De nos jours, les entreprises font face à de nombreuses crises majeures : économiques, sanitaires ou environnementales. Il est donc primordial qu'elles mettent en place un Business Continuity Plan pour limiter les conséquences de ces crises pouvant mener jusqu'à la cessation d'activité.
Qu'est-ce qu'un Business Continuity Plan ?
Le Business Continuity Plan (BCP) se traduit en français par « Plan de Continuité des Activités (PCA) » et désigne un document qui précise et anticipe l'ensemble des mesures à mettre en place au sein d'une entreprise pour faire face à une crise majeure pouvant altérer son activité normale.
La stratégie BCP permet d'assurer la remise en service de l'infrastructure et la remise en fonction des systèmes d'information de l'activité de l'entreprise en cas de sinistre imprévu comme une cyberattaque, une catastrophe naturelle, une atteinte de sécurité ou une coupure de service.
Le Business Continuity Plan permet de rétablir les fonctions stratégiques de l'entreprise. En effet, les activités sont remises en fonctionnement avec un temps d'arrêt minimal. Le Plan de Continuité des Activités permet d'organiser la poursuite des tâches opérationnelles, d'assurer le maintien et la continuité des activités essentielles. Enfin, le BCP permet également de préparer la sortie de crise et la reprise planifiée des activités.
Une interruption d'activité est différente d'une entreprise à une autre, mais le Business Continuity Plan doit respecter un cadre fixé à l'avance. Tout d'abord, il faut que tous les collaborateurs acceptent la continuité d'activité, donc il faut communiquer dans ce sens au sein de l'organisation.
Pour établir un Plan de Continuité des Activités, il faut définir une structure d'équipe, c'est-à-dire une hiérarchie claire pour la prise de décision. Les employés doivent savoir à qui s'adresser en cas de crise. Une équipe doit donc prendre en charge cette stratégie de continuité des activités. L'équipe est alors composée de membres du personnel issus de différents services : RH, informaticien, cadre ou responsable de la sécurité. Il faut prévoir une équipe de soutien dédiée à chaque tâche.
L'entreprise élabore son Business Continuity Plan selon différents scénarios de crise, elle définit le contexte et les objectifs dans chacun des cas. Il procède donc à l'évaluation des risques, identifie les évènements qui peuvent affecter le bon fonctionnement de l'entreprise, de la production aux services supports. Il faut envisager et tenir compte des pires cas de figure, définir une stratégie pour faire face aux risques commerciaux, déterminer les priorités et anticiper la réalisation de chaque tâche, notamment en cas d'absence de la personne référente. Avec la crise sanitaire Covid-19 et les différents confinements, la nécessité d'aborder les sujets liés au télétravail des collaborateurs paraît également incontournable.
Après avoir élaboré le Plan de Continuité des Activités, il faut le mettre en œuvre et le mettre à jour chaque année pour tenir compte des différents changements et évolutions.
Une fois établi, le Business Continuity Plan doit en effet ensuite faire l'objet de tests réguliers. L'entreprise peut par exemple créer une simulation d'urgence chaque année. Ce sera l'occasion de tester la communication de crise, les exercices de sécurité ou le processus de reprise au sein de l'environnement de travail. Les tests seront ensuite analysés et les résultats amèneront à revoir certains aspects du BCP pour rester dans une dynamique d'amélioration continue. Le Plan de Continuité des Activités est en effet amené à évoluer constamment en fonction des besoins de l'entreprise en termes de crise.
Enfin, la Direction doit aussi créer une stratégie de communication de crise. Elle établit des procédures de notification d'urgence, détermine l'ensemble des parties prenantes à la communication d'urgence et élabore des communiqués régulièrement mis à jour et disponibles pour toutes les personnes concernées. L'ensemble des collaborateurs auront aussi été préparés en amont à la continuité d'activité et la hiérarchie doit donc communiquer dans ce sens. Elle se charge également d'organiser la formation du personnel aux procédures de sécurité. Les collaborateurs doivent connaître les procédures à suivre en cas d'urgence et doivent savoir à qui s'adresser.
Quel est le but d'un Business Continuity Plan ?
Il faut tout d'abord savoir que dans certaines structures comme celles des secteurs bancaires, financiers et de la santé, le Business Continuity Plan est une obligation légale. Dans les autres secteurs, le BCP a fait son apparition à la suite des crises de ces dernières années, dont les mouvements sociaux ou la pandémie du Coronavirus. Les entreprises font actuellement face à de nombreuses crises et évoluent dans un environnement instable. Une crise peut avoir de lourdes conséquences sur une entreprise, comme un arrêt temporaire de l'activité, voire une cessation d'activité. C'est pour cette raison que le Plan de Continuité des Activités est nécessaire pour toutes les organisations, quelle que soit leur taille.
En effet, grâce à son Business Continuity Plan, une entreprise peut maintenir son activité durant la crise à laquelle elle fait face. Son retour à une activité normale sera plus rapide et les effets de la crise seront également limités. La rédaction d'un BCP incite également l'entreprise à hiérarchiser ses fonctions et à prioriser les activités essentielles, telles que l'aspect technique ou le support des clients, qui seront maintenues en priorité au moment de la crise.
Le Business Continuity Plan impacte positivement l'activité de l'entreprise, que ce soit sur le fonctionnement de son organisation, sur sa situation financière, sur son image de marque et sur son implication dans le RSE. Grâce au BCP, une organisation peut traverser la crise, évaluer de manière rapide les préjudices et se remettre en état de fonctionnement rapidement.
Dans quels cadres utiliser un Business Continuity Plan ?
Le Business Continuity Plan doit être utilisé au moment où une organisation ne peut plus fonctionner de manière normale à cause d'une crise majeure. Il existe de nombreux évènements, qu'ils soient internes ou externes, qui peuvent perturber l'activité d'une organisation. Voici quelques exemples :
- La défaillance du système informatique ;
- Les attaques terroristes ou financières ;
- Les conditions climatiques extrêmes ;
- Les incendies ou le bris de machine ;
- L'accès restreint aux locaux ;
- La perturbation de l'approvisionnement en carburant ou en électricité ;
- Le vol, le vandalisme et le sabotage ;
- Une épidémie ou des accidents du travail ;
- Le départ d'une personne clé ;
- Les catastrophes qui affectent les fournisseurs ou les clients.
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