Contrôle de gestion : comment faire un tableau de bord ?

Le tableau de bord d'entreprise n'est pas qu'une simple présentation de chiffres et de résultats, il s'agit d'un outil clé de pilotage proactif pour une entreprise. Il permet de mettre en exergue les différences entre les prévisions et la réalité afin d'engager rapidement les actions nécessaires pour rectifier les écarts.

Le tableau de bord de gestion, également appelé dashboard est l'instrument de prédilection du contrôleur de gestion. En plus d'être un outil de contrôle, c'est un véritable instrument d'aide à la décision qui favorise une amélioration continue des process et de la performance de l'entreprise.

Avant de vous lancer dans la conception de votre tableau de bord de contrôle de gestion, il est essentiel de définir vos besoins et attentes ainsi que de déterminer les utilisateurs de chacune des données.

Dès cette première phase de réflexion, il s'avère indispensable d'impliquer vos collaborateurs dans l'élaboration du dashboard. En effet, fédérer vos équipes autour de ce projet sera une source de motivation supplémentaire quant à sa future utilisation.

1 - Définir les objectifs du tableau de bord

Pour que le tableau de bord soit un outil efficace et surtout bien utilisé par vos collaborateurs, vous pouvez mener une étude en amont afin de définir les besoins de chacun et ainsi commencer à structurer votre dashboard. Vous devez vous poser les questions suivantes :

• À qui va-t-il servir ?
• Quel est le niveau de familiarité des utilisateurs avec ce type d'outil ?
• À quelle périodicité va-t-il être utilisé ?
• Quel contenu ou quelle forme doit-il revêtir ?

L'utilisation d'un tableau de bord s'inscrit dans une démarche de progrès. Il aide à la prise de décision pour atteindre des objectifs fixés dans un certain délai, et induit donc la nécessité de fixer l'horizon d'analyse de l'outil :

• Le long terme : décliner la stratégie de l'entreprise en une série d'indicateurs qui servent à mesurer la performance.
• Le moyen terme : mesurer les résultats de l'entreprise et l'efficacité des actions engagées.
• Le court terme : suivre l'évolution d'indicateurs tels que le niveau de stock, le nombre de clients prospectés ou encore le respect des budgets engagés.

Les tableaux de bord stratégique et opérationnel constituent les deux grands types de tableaux d'aide au contrôle de la gestion.

Outil de pilotage à long terme, le dashboard stratégique peut être destiné à toute l'entreprise, mais est principalement utilisé par les comités de direction. Il a pour objectif d'aider à la prise de décision et de permettre la communication sur les stratégies de l'entreprise. Rédigé de manière annuelle, semestrielle, trimestrielle ou mensuelle, il permet de suivre les performances de l'entreprise grâce à des indicateurs clés définis préalablement. Il aide au suivi de la mise en œuvre de la stratégie de l'entreprise et à l'évaluation de l'impact des plans d'action sur les performances de la société. Il intègre également les analyses financières des résultats à postériori. Il s'agit donc avant tout d'un outil de pilotage global de l'entreprise.

Le tableau de bord opérationnel est quant à lui un outil de gestion à court terme, mis à jour quotidiennement, à la semaine ou au mois. Il analyse l'avancement de la mise en œuvre des plans d'action. La question posée ici est l'atteinte des objectifs de pilotage et de performance prédéfinis. Ce tableau offre une vision claire et instantanée des succès et des axes d'amélioration. Il est destiné à une audience précise et doit être adapté à celle-ci. Il permet donc une grande réactivité et la mise en place rapide d'actions de correction quand cela s'avère nécessaire.

Source: Hubspot

2 - Choisir les indicateurs

Vos indicateurs, ou encore KPI, doivent être en accord avec la stratégie de votre entreprise. Ils sont en lien direct avec le type de tableau de bord défini à l'étape précédente et doivent absolument pouvoir définir des actions immédiates. Les indicateurs se doivent d'être clairs, peu nombreux, interprétables par le public visé. Ils doivent également permettre de prévoir les évènements futurs ou la prise en compte de certaines évolutions. L'entreprise sera alors en capacité d'identifier le niveau de réalisation des plans d'action et de suivre l'atteinte des objectifs prédéfinis. Il existe différents types d'indicateurs.

• Les indicateurs d'activité : ils mesurent des volumes tels que les quantités vendues ou les références en stock. Ils servent à identifier l'activité globale d'une entreprise ou spécifique de certains de ses départements. Ils permettent l'évaluation et la prise en compte du volume des opérations réalisées.
• Les indicateurs de performance/de résultats : ils mesurent l'atteinte des objectifs et l'optimisation des ressources. Ils permettent de visualiser l'adéquation entre l'efficacité et l'efficience des actions menées. Il s'agit là non seulement de vérifier les objectifs, mais également de s'assurer de la bonne utilisation des moyens mis en œuvre pour les atteindre. A savoir, utiliser les ressources le plus efficacement possible et réduire les coûts.
• Les indicateurs de pilotage : pour définir ces indicateurs, il faut au préalable connaître les plans d'action décidés, ainsi que les actions concrètes, chiffrées et mesurables à entreprendre. Il faut également avoir la garantie que ces actions sont suffisamment ambitieuses tout en étant réalisables. Et pour finir, il est nécessaire de savoir qui est responsable de la mise en application de ces actions. Il sera ensuite possible d'identifier les indicateurs les plus explicites, comme les tâches réalisées, les tâches planifiées ou la date de fin initiale.
• Les indicateurs financiers : permettent de prendre des décisions rapides et dans les meilleures conditions, il s'agit de la marge brute, du seuil de rentabilité ou encore du retour sur investissement.

3 - Structurer le tableau de bord

Il s'agit d'organiser les indicateurs afin que le message distribué soit le plus explicite et le plus complet possible. Le tableau de bord doit offrir une vision claire en un clin d'œil, et sa présentation doit donc être efficace et concise. Il doit tout d'abord rappeler les objectifs, les échéances ainsi que la période d'analyse.

Son apparence doit être visuelle et agréable à lire en privilégiant les graphiques : des histogrammes pour comparer les ventes de différents produits ou des courbes pour une vision dynamique sur plusieurs années par exemple. Il doit être synthétique et, de préférence, tenir sur une page ou deux maximum, être orienté action et utiliser un vocabulaire adapté à ses destinataires.

Le tableau de bord peut être organisé en :

• Regroupant des indicateurs par objectif dans le cas d'un tableau de bord stratégique.
• Hiérarchisant les indicateurs si vous souhaitez évaluer les performances des forces de vente par exemple.
• Reliant les indicateurs les uns aux autres et en déterminant leurs interactions.

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4 - Définir la périodicité de mise à jour

Afin de connaître la périodicité à laquelle le tableau de bord doit être mis à jour, il est nécessaire de vous demander à quels intervalles se produisent les changements et à quelle périodicité l'analyse est pertinente pour la mise en place d'actions correctives.

De manière générale, il est inutile d'avoir une vision quotidienne sur un indicateur dont la mesure change trimestriellement ou sur lequel aucune action ne serait possible à court terme. Plus le périmètre étudié est proche de l'opérationnel, plus la mise à jour doit être fréquente.

Dans le cas du suivi des stocks par exemple, il est utile d'avoir un inventaire journalier des références stockées afin d'éviter la rupture. Dans le cas d'un tableau de bord stratégique, la vision à long terme imposera plutôt une mise à jour trimestrielle ou annuelle.

5 - Mesurer les écarts

Il s'agit là de définir comment mesurer les différents indicateurs choisis et identifier les écarts. Là encore, l'utilisation de graphiques est recommandée, mais vous pouvez également choisir d'intégrer vos indicateurs dans un tableau qui reprendra :

• L'historique : le CA des années précédentes par exemple.
• Les prévisions sur une période donnée.
• Les résultats réels obtenus sur cette même période.
• Les écarts observés.
• Les actions à mettre en place.

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6 - Déterminer la solution technique

Le support sur lequel vous allez choisir de construire et délivrer votre tableau de bord est un élément décisif. Il doit être simple d'utilisation et vous permettre une mise à jour rapide et facile. Cela peut être :

• Un tableau Excel.
• Un service spécialisé SaaS sur Internet.
• Un logiciel de gestion.
• Un outil de reporting interne à votre entreprise.

La source d'alimentation des données est également à prendre en compte. Il peut s'agir là aussi d'un fichier Excel, d'un CRM ou encore d'un logiciel de gestion comptable. Enfin, réfléchissez à la manière dont les données vont être remontées, soit en important le fichier dans l'outil, soit en créant un lien entre vos fichiers et l'outil.

Il peut également être utile de prévoir une phase d'audit pour vérifier dans le temps que l'outil est toujours pertinent, bien utilisé et en adéquation avec les objectifs de l'entreprise.

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