La diversité des services intervenant dans les projets entraîne une multiplication des données, le risque de se référer à des informations erronées et de prendre de mauvaises décisions. La Single Source of Truth ou source d'information unique est une base documentée qui regroupe toutes les informations relatives à une entreprise ou à un projet afin de faciliter le partage de données et de travailler dans les meilleures conditions.
Qu'entend-on par Single Source of Truth ?
La Single Source of Truth ou SSOT est une pratique qui consiste à rassembler toutes les données d'une entreprise ou d'un projet à un seul et même endroit. Ce système de collecte et de sauvegarde de l'information est particulièrement efficace lorsqu'il existe de multiples interfaces qui dupliquent les données au sein de l'organisation.
Avec la méthode SSOT, tout le monde a accès aux mêmes informations, les plus récentes et les plus précises et peut les exploiter pour prendre des décisions stratégiques. La mise en place d'une source d'information unique nécessite que les données soient centralisées et que des processus dédiés soient implémentés afin de pouvoir vérifier qu'elles sont régulièrement actualisées et accessibles.
Il peut s'agir de travailler à partir du cloud, une solution de stockage qui permet d'accéder à l'information de n'importe où, tout en ayant la garantie que tous les membres de l'équipe travaillent sur la même version du fichier. Le service Drive de Google, par exemple, autorise le partage de fichiers entre différents intervenants, même s'ils n'appartiennent pas à la même organisation.
Pourquoi la Single Source of Truth est-elle importante ?
Dans les grandes entreprises, de nombreux collaborateurs issus de services différents sont amenés à intervenir à un moment donné du processus projet.
Chacun utilise ses propres outils pour travailler et stocker l'information, ce qui entraîne bien souvent une altération de la qualité de la production. Les données sont dédoublées, indexées différemment, la manière de nommer les fichiers n'est pas uniformisée. Toutes ces différences créent de la confusion et augmentent les risques d'erreur.
La mise en place d'une Single Source of Truth est également essentielle dans le cadre de la protection des données et du respect de la propriété intellectuelle. En effet, lorsque des données sont dupliquées, les droits, eux, ne le sont pas forcément, entraînant une possible mauvaise utilisation et le risque d'être poursuivi juridiquement.
Avantages et inconvénients de la Single Source of Truth
Avantages
Un gain de temps et une diminution du risque d'erreur
La SSOT a pour principe de centraliser l'ensemble des données et de les rendre accessibles à tous les collaborateurs. Elle supprime les doublons et permet une utilisation plus efficace des données stockées tout en garantissant que tout le monde a accès à la même information. Lorsque l'un des collaborateurs a besoin d'une donnée, il peut la consulter immédiatement.
Une prise de décision facilitée
L'un des avantages de la Single Source of Truth est qu'elle facilite la prise de décision. Lorsqu'un collaborateur ou un service met en place une action ou opère un changement, il est davantage en mesure d'en mesurer les conséquences sur le reste des équipes.
Plus de confiance entre les collaborateurs
La mise en place d'une SSOT crée une culture de la transparence et développe la confiance entre les équipes. Tous les collaborateurs ont accès à la même information. Tous peuvent suivre l'avancement du projet et consulter l'état des lieux des étapes à venir.
Un objectif commun
Tous les services partagent le même objectif, celui de réussir le développement du projet. Grâce à la Single Source of Truth, il est beaucoup plus facile de se rendre compte de la contribution de chacun à la réussite du projet.
Des collaborateurs plus productifs
Avec une approche SSOT, les collaborateurs n'ont plus à collecter des données de différentes sources pour créer des rapports, ce qui entraîne une augmentation de la productivité et une qualité de production supérieure.
Une intégration simplifiée des nouveaux collaborateurs
La source unique d'information facilite enfin l'intégration des nouveaux arrivants. Lors des premiers jours dans une entreprise, les nouveaux venus doivent emmagasiner une multitude de données, de nature diverse, ce qui peut constituer une source de stress. Avec la SSOT, toute l'information concernant l'entreprise est disponible à un seul et même endroit et chacun peut s'y référer à tout moment. Tous les collaborateurs utiliseront par exemple un même tableau de bord commercial, empêchant ainsi toute confusion.
Inconvénients
La sécurité
L'un des inconvénients majeurs de la Single Source of Truth est lié à sa sécurité. À partir du moment où toute l'information est regroupée au même endroit, elle est exposée à un risque.
La mise en place d'un important système de sécurité est donc nécessaire pour préserver les données et garantir leur sécurité. Il est également essentiel de définir des règles de bonne utilisation de la base qui devront être appliquées par toutes les personnes disposant des droits d'accès.
Une mise en place chronophage
La mise en place d'une source unique d'information prend du temps que ce soit en termes de collecte, de choix du système de stockage ou encore de formation des collaborateurs. D'autant qu'il ne faut pas oublier les mises à jour régulières de la base afin d'assurer à l'ensemble des intervenants qu'ils travaillent bien sur la dernière version des documents, ce qui inclut un archivage des données obsolètes.
Un potentiel surplus d'informations
Attention également, l'existence d'une base unique ne doit pas conduire à une surabondance d'informations qui pourraient nuire à la productivité des collaborateurs. Au contraire, la SSOT doit leur permettre d'accéder rapidement à un document sans s'y perdre parmi toutes les données disponibles.
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