Prendre rendez-vous avec un client est une étape essentielle dans le parcours commercial, et la manière dont le rendez-vous est pris pourra déterminer la finalité de votre vente. Mais l'exercice peut s'avérer plus difficile lorsqu'il s'agit de prendre un rendez-vous en anglais. Il s'agit de connaître les formules de politesse pour proposer, confirmer, refuser ou reporter un rendez-vous, avec un ton professionnel et clair.

Il serait dommage de passer à côté de belles opportunités commerciales à cause de lacunes en anglais professionnel. De nombreuses formules existent en anglais pour demander, confirmer, reporter ou annuler un rendez-vous.

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Les formules de politesse pour prendre un rendez-vous en anglais

Effectuer une demande de rendez-vous implique de poser la question de manière polie, tout en étant clair sur la date planifiée et sur l'intention de ce rendez-vous.


Les formules générales

La langue de Shakespeare regorge de formulations claires pour prendre rendez-vous de manière formelle.

Anglais Français
To make an appointment Prendre un rendez-vous
To schedule a meeting Planifier une réunion
To arrange / organise an appointment Arranger un rendez-vous
Can I call you to arrange an appointment? Puis-je vous appeler pour arranger un rendez-vous ?
Are you available on [+ date] to talk about your business plan ? Êtes-vous disponible le… [+Date] pour parler de votre business plan ?
How about we discuss our project tomorrow morning? Que dites-vous de parler de notre projet demain matin ?
Would you be able to meet on Friday to talk about a potential collaboration? Seriez-vous disponible vendredi pour parler d'une potentielle collaboration ?

 

Proposer une date et une heure de rendez-vous en anglais

Si la demande de rendez-vous implique une date pré-établie, il est recommandé de l'inclure directement dans la phrase.

Attention, le système horaire anglo-saxon se compte en 12 heures et non en 24 heures. Ainsi, pour dire 16H il faudra dire 4pm. Pour dire 10H du matin, il faudra dire 10am.

Un petit rappel des heures et des jours de la semaine en anglais :

Anglais Français
[Hour] am indique «du matin»  (10am, 11am…)
[Hour] pm indique «de l'après-midi» : 6pm (18H), 3pm (15H)
Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Saturday, Sunday Les jours de la semaine
Today Aujourd'hui
Tomorrow Demain
Next week / month / Friday  La semaine prochaine / le mois prochain / vendredi prochain

 

Selon que l'anglais soit utilisé au Royaume-Uni ou aux États-Unis, le format de la date peut changer. Par exemple, pour dire le 15 juin 2022 :

Anglais britannique : 15th of June 2022  à l'oral, 15th June 2022 à l'écrit

Anglais américain : June 15th 2022

Mis en contexte dans une phrase, vous pouvez dire :

Anglais Français
Are you available for a meeting next Thursday at 10 am? Êtes-vous disponible pour une réunion jeudi prochain à 10 heures ?
Can we meet at the café at 4pm to discuss the project? Pouvons nous nous retrouver au café à 16H afin de discuter du projet ?
Would Wednesday at 10am work well for you? Est-ce que le mercredi à 10H du matin serait bon pour vous ?
How about [Date]? Que pensez-vous de [Date] ?
Is next Tuesday convenient for you? Est-ce que mardi prochain vous irait ?
Are you free on [+date]? Êtes-vous disponible [+date] ?

 


Répondre à une demande de rendez-vous en anglais

Lorsque vous recevez une demande de prise de rendez-vous, il convient d'y répondre de manière positive ou négative. Plusieurs tournures de phrases anglaises peuvent alors être utilisées :


Confirmer une date

Anglais Français
To be free Être libre
To be available Être disponible
Yes, 11am is fine. Oui, 11H du matin me convient.
Thursday at 9am works for me. Jeudi à 9H me convient.
I am confirming our appointment for tomorrow. Je confirme notre rendez-vous de demain.
I'm available on Monday the 6th at 10am. Je suis disponible lundi 6 à 10H.

Refuser un rendez-vous en anglais

Si la réponse à la demande de rendez-vous est négative, il existe des formules de politesse courtoise et simple. Il est également de coutume d'ajouter une explication au refus.

Anglais Français
Unfortunately, my schedule is full. I am busy tomorrow. Malheureusement mon emploi du temps est plein. Je suis occupé(e) demain.
I'm sorry, I can't make it tomorrow. Je suis désolé(e), je ne pourrai pas demain.

 

 


Annuler un rendez-vous en anglais

Des tournures de phrases existent si le rendez-vous pris doit être annulé.

Anglais Français
To cancel Annuler
I'm sorry, I have an emergency. I would like to cancel our meeting. Je suis désolé(e), j'ai une urgence. J'aimerais annuler notre rendez-vous.
I found the solution to my problem. Is it possible to cancel our meeting? J'ai trouvé une solution à mon problème. Est-il possible d'annuler notre rendez-vous ?
I was really looking forward to our meeting, but I've got to go on a business trip. Sorry for the inconvenience. J'avais vraiment hâte de vous rencontrer, mais je dois aller en voyages d'affaires. Désolé pour le dérangement.
Due to unforeseen circumstances, I have to cancel our appointment on Monday. I apologize for any inconvenience. À cause d'un imprévu, je suis dans l'obligation d'annuler notre rendez-vous de lundi. Je m'excuse pour le dérangement.

 


Reporter un rendez-vous en anglais  

Si le rendez-vous est fixé, mais qu'un imprévu survient tel qu'un retard, des tournures de phrases existent afin d'en informer votre interlocuteur.


Prévenir d'un retard à un rendez-vous

Anglais Français
To be late être en retard
Sorry, I'll be late to our meeting. Désolé, je serai en retard à notre rendez-vous.
I can't be on time for our appointment.  Sorry for the inconvenience. Je ne peux pas être à l'heure à notre rendez-vous. Désolé pour le dérangement.
My meeting lasts longer than expected, I might be a bit late. Mon rendez-vous dure plus longtemps que prévu, il se peut que je sois en retard.

 


Demander à repousser le rendez-vous en anglais

Anglais Français
To postpone Reporter
To reschedule  Déplacer un rendez-vous
I'm sorry but I have another appointment tomorrow. Can we postpone it ? Je suis désolé mais j'ai un autre rendez-vous demain. Pouvons nous le reporter ?
I'm busy on Friday, but I'm free on Monday. Je suis occupé vendredi, mais je suis libre lundi.
Can we reschedule ? Pouvons nous déplacer le rendez-vous ?

 


Des exemples d'applications

Afin de bien comprendre comment mettre en pratique ces phrases, il est important de mettre des phrases dans le contexte. Il faut notamment prendre en compte son interlocuteur, la formalité du ton à adopter. La demande sera également différente selon qu'elle se fait par e-mail ou par téléphone.


Exemples d'e-mail pour prendre un rendez-vous en anglais


Exemple de prise de rendez-vous en anglais au téléphone

- Hello I'm Jane from Paper Company. I'm looking for Mark, is that you ?

- Hello, yes I'm Mark.

- I'm calling because I saw you're looking for a paper supplier.  Would you be available to schedule a meeting, so I can give you more information about our company ?

- Yes of course. I'm available next Monday.

- Perfect - Monday the 15th at 12am, is that okay for you?

-Yes

Pour s'assurer de la bonne l'orthographe ou la syntaxe de vos phrases, des traducteurs en ligne existent pour vérifier l'écriture et la grammaire. Ces phrases sont assez simples à utiliser - une fois maîtrisées, prendre un rendez-vous en anglais deviendra une étape facile de votre parcours commercial.

 

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Publication originale le 22 novembre 2022, mise à jour le 22 novembre 2022

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