La gestion des rendez-vous est une tâche qui peut s'avérer chronophage. Heureusement, il existe une solution simple pour réduire le temps consacré à cette mission : adopter un logiciel de prise de rendez-vous en ligne.
Quels sont les avantages d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?
Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne est une alternative ou un complément utile à la prise de rendez-vous par téléphone, qui est assurée par le professionnel lui-même ou déléguée à un service de secrétariat. Trois différences majeures entre les deux pratiques : la tâche est assurée par un logiciel et non par l'humain, le rendez-vous est à l'initiative du client et non du professionnel, et le planning est automatiquement digitalisé. Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne offre en conséquence de nombreux avantages.
Gain de temps
C'est le principal avantage du logiciel de prise de rendez-vous en ligne, et sa première raison d'être : le professionnel gagne du temps dans la mesure où l'outil effectue la tâche à sa place. Le professionnel ne passe pas l'appel téléphonique, et il ne reste pas longuement au téléphone avec le client : il consacre le temps économisé à son cœur de métier. C'est l'opportunité de mieux développer son activité et de booster son chiffre d'affaires. En remobilisant cette ressource sur des tâches plus stratégiques, il améliore en outre son intérêt et sa motivation au travail.
Optimisation du planning
Digitaliser la prise de rendez-vous facilite l'administratif. Le professionnel remplit et consulte son planning facilement, en quelques clics, depuis une plateforme intuitive accessible sur ordinateur et sur mobile. Les données sont mises à jour automatiquement en temps réel, ce qui évite le risque d'erreurs de type doublons. L'outil permet en outre de diminuer les annulations de rendez-vous et les « no-shows », car le logiciel envoie une notification de rappel au client et lui permet d'annuler en ligne. Le professionnel, le cas échéant, est averti : il prend un autre rendez-vous pour optimiser son planning.
Connaissance client accrue
Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne collecte et centralise les données client conformément aux paramètres indiqués par le professionnel, et dans le respect du RGPD. Le professionnel dispose ainsi d'une base de contacts ordonnée, qu'il peut utiliser pour affiner sa connaissance client en vue de communiquer efficacement.
Amélioration de l'expérience utilisateur
Le client, désormais habitué à la digitalisation, apprécie prendre rendez-vous en ligne. Non seulement parce qu'il peut le faire à tout moment, peu importent les horaires de l'entreprise, mais aussi parce que c'est lui qui est à l'initiative de la prise de rendez-vous. L'outil contribue ainsi à favoriser le selfcare, un aspect très recherché dans le cadre de la relation client. Le client en outre apprécie le caractère ludique de la plateforme. De manière générale, le logiciel de prise de rendez-vous en ligne améliore l'expérience client autant que celle du professionnel.
À quelles professions convient le logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?
Le fonctionnement du logiciel de prise de rendez-vous en ligne est très simple : le professionnel renseigne ses disponibilités et gère les différents paramètres disponibles. Le client n'a plus qu'à faire son choix entre les créneaux libres pour réserver en quelques clics celui qui lui semble le plus adapté. Quel que soit le niveau digital du professionnel, il prend rapidement l'outil en main.
Avec la digitalisation grandissante des entreprises, l'utilisation d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne s'avère de plus en plus nécessaire, et notamment pour certaines professions.
Les professions libérales
Les professionnels de santé et les professions paramédicales sont particulièrement concernés : difficile de décrocher le téléphone pendant les soins. Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne est une alternative moins coûteuse au secrétariat, et les patients apprécient. La solution Doctolib a connu à cet effet un essor d'autant plus considérable qu'elle a développé les téléconsultations pendant la crise sanitaire.
Médecins, kinésithérapeutes, psychologues ou encore ostéopathes utilisent majoritairement un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. L'outil convient également à d'autres professionnels libéraux, tels que les avocats.
Les prestataires de services
Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne est utilisé par de nombreux prestataires de services, aux métiers variés. Garagiste ou coiffeur, par exemple : des artisans permettent à leurs clients et à leurs prospects de choisir leur créneau sur internet, parfois même de payer directement en ligne. Les réservations sont effectuées depuis le site web de l'entreprise ou sur la plateforme hébergée par l'éditeur, ce que propose le logiciel Planity, notamment. Les instituts de beauté y ont également recours.
Avoir une solution de réservation en ligne est particulièrement utile lorsque l'entrepreneur exerce seul, ou quand il ne souhaite pas recruter de collaborateurs dédiés à la prise de rendez-vous clients.
Les commerciaux
Le commercial tire parti du logiciel de prise de rendez-vous en ligne. L'outil lui permet de déléguer une tâche fastidieuse de prospection : le logiciel, et le client, font le travail. Lorsque l'activité du commercial s'accroît, digitaliser son agenda facilite en outre son organisation. Il dispose de son agenda en ligne auquel il accède via une interface claire, dotée de fonctionnalités avancées pour gérer son emploi du temps. Le commercial équipé d'un logiciel de type CRM, en outre, enrichit sa base de contacts grâce aux données renseignées par les clients dans l'outil au moment de prendre leur rendez-vous.
Le logiciel permet également aux commerciaux de rendre service aux prospects, qui apprécient leur pouvoir de décision : le prospect décide de prendre ou non rendez-vous, il choisit le créneau. La démarche n'est pas intrusive, elle contribue même aux bons résultats d'une prospection et au succès de la stratégie d'inbound marketing de l'entreprise.
Les 14 meilleurs logiciels de prise de rendez-vous en ligne
- HubSpot
- CalenDoc
- SimplyBook.me
- Timify
- Voxiplan
- Reservio
- Planyo
- PushRDV
- ClicRDV
- EspaceRDV
- SuperSaaS
- Bookafy
- Wix Bookings
- Calendly
HubSpot
HubSpot propose un logiciel gratuit de prise de rendez-vous en ligne, pour permettre au professionnel de réduire les échanges superflus avec ses prospects et clients. Résultat : un gain de productivité visible. Le calendrier est, au choix de l'utilisateur, intégré au site web ou partagé via un lien par e-mail. Le professionnel dispose d'une application mobile pour visualiser et optimiser son planning, même en déplacement. À chaque prise de rendez-vous, il est alerté grâce au système de notifications en temps réel.
Synchronisable avec Google Agenda et Office 365, l'outil permet à la fois de programmer en ligne des rendez-vous et des réunions. Il ajoute également au CRM de HubSpot les rendez-vous pris par un prospect de façon efficace afin de compléter la base de données.
Prix
Gratuit.
CalenDoc
À la fois agenda et solution de prise de rendez-vous en ligne, CalenDoc s'intègre au site internet de l'entreprise. Cet outil permet aux clients de prendre facilement rendez-vous en fonction des disponibilités proposées.
Gérable et personnalisable depuis un ordinateur, un mobile ou une tablette, il simplifie également la collaboration entre collègues. CalenDoc ne propose ni abonnement ni engagement. Il facture l'entreprise en fonction du nombre de rendez-vous pris.
Prix
À partir de 9 € par mois.
SimplyBook.me
Grâce à SimplyBook.me, les professionnels peuvent concevoir leur site de réservation en ligne, ou bien créer un widget dédié à intégrer s'ils disposent déjà d'un site web. L'outil est personnalisable et s'adapte à la charte graphique de l'entreprise. Il est possible d'enregistrer les réservations directement sur le logiciel, depuis son propre site internet ou depuis les réseaux sociaux. Tous les types de paiement sont acceptés et configurables.
L'outil permet également d'ajouter différentes fonctionnalités comme des coupons de réduction ou l'envoi de cartes-cadeaux. Il offre aussi l'accès à un chat en direct 24 h/24 pour les accompagner en cas de problème.
Prix
Gratuit jusqu'à 50 réservations mensuelles, SimplyBook.me est disponible pour 8 à 50 € par mois, selon les options sélectionnées.
Timify
Timify offre une visibilité en direct de l'agenda aux utilisateurs et il est possible de réserver un créneau sur le site ou depuis Facebook. L'outil est totalement personnalisable pour correspondre à la charte graphique de l'entreprise.
Une offre gratuite est disponible ainsi qu'une version premium, permettant notamment de disposer de fonctionnalités comme le rappel automatique de rendez-vous.
Prix
À partir de 25 € par mois pour la version premium.
Voxiplan
Voxiplan est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne adapté à toutes les activités. Facile d'utilisation, il offre notamment un système vocal interactif intégré à l'agenda et qui propose des rendez-vous aux clients. Il dispose également d'une fonctionnalité de rappel de rendez-vous par SMS et par e-mail.
Prix
Voxiplan est gratuit jusqu'à 50 rendez-vous par mois.
Reservio
Reservio est une solution de prise de rendez-vous en ligne très utilisée et présente dans plus de 30 pays à travers le monde. L'outil permet de planifier des réservations, de promouvoir son entreprise et de réserver des créneaux en ligne 7 j/7, 24 h/24.
Prix
Une version gratuite est disponible, limitée à 40 rendez-vous par mois. Les tarifs des formules premium, plus complètes, vont de 8 à 30 € par mois.
Planyo
Planyo est un outil de prise de rendez-vous en ligne flexible à intégrer à son site internet. Il permet de définir facilement des périodes d'indisponibilité, notamment pour les activités saisonnières ou en cas de départ en vacances. L'outil prend en charge une trentaine de langues afin qu'un public étranger puisse réserver sans effort. Planyo est accessible gratuitement pendant 30 jours, après quoi il devient payant.
Prix
À partir de 21,02 € par mois.
PushRDV
PushRDV est un logiciel personnalisable qui permet de gérer son agenda en ligne et de visualiser les rendez-vous pris par les clients. Il est également possible d'ajouter un système de paiement en ligne à l'agenda afin de générer des revenus supplémentaires et de limiter les annulations.
Prix
L'outil est accessible à partir de 29 € par mois.
ClicRDV
ClicRDV est un agenda en ligne qui facilite la gestion des rendez-vous et qui propose différents outils pour gagner des clients et les fidéliser. L'outil permet, entre autres, d'ajouter un bouton « Prendre RDV » à son encart Pages Jaunes pour augmenter sa visibilité et inciter les internautes à s'engager.
Prix
Ce logiciel est accessible à partir de 29 € par mois.
Espace RDV
Espace RDV est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne pour tout type de professionnel. Le développement est réalisé sur mesure afin d'offrir une intégration parfaitement optimisée sur le site internet de l'entreprise.
Prix
L'outil est accessible à partir de 18 € par mois.
SuperSaaS
SuperSaaS est un agenda en ligne totalement personnalisable, accessible sur ordinateur et sur mobile. Il est disponible soit dans une version gratuite limitée avec publicités, soit dans une version payante.
Prix
À partir de 6 € par mois.
Bookafy
Bookafy est un logiciel qui crée des sites internet intégrant un outil de prise de rendez-vous. Les fonctionnalités sont nombreuses. L'outil permet en effet d'envoyer des confirmations de réservation et des rappels ou d'effectuer un paiement en ligne. Il est également possible de le synchroniser avec Google Agenda. Disponible en version gratuite, Bookafy propose également une offre payante.
Prix
À partir de 7 € par mois.
Wix Bookings
Wix Bookings est la solution dédiée aux sites internet réalisés avec Wix. Elle met à disposition des entreprises une fonction de prise de rendez-vous en ligne. Elle s'intègre aux pages sélectionnées et génère les formulaires adaptés. L'outil facilite la prise de rendez-vous et propose l'envoi de rappels automatiques.
Prix
Les comptes premium sont accessibles à partir de 20 $ par mois.
Calendly
Bien qu'il soit dédié à l'organisation d'événements, Calendly reste un outil de prise de rendez-vous en ligne. Il affiche les disponibilités de l'organisateur et permet de les partager avec chaque participant. Disponible en version gratuite et payante, l'outil n'existe toutefois qu'en anglais.
Prix
À partir de 12 $ par mois.
Pour aller plus loin, téléchargez le guide des meilleures pratiques pour rédiger une offre commerciale et découvrez toutes les bonnes pratiques à considérer pour rédiger une offre commerciale convaincante ou découvrez le logiciel de prise de rendez-vous en ligne gratuit de HubSpot.
