18 logiciels de prise de rendez-vous en ligne (gratuits et payants)

La gestion des rendez-vous constitue une tâche chronophage pour de nombreux professionnels. Heureusement, il existe une solution simple pour réduire le temps consacré à cette mission : adopter un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne de HubSpot permet aux entreprises de programmer des réunions plus rapidement sans échanges superflus, avec un simple lien de réservation.

Quels sont les avantages d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne offre principalement l'avantage du gain de temps. C'est une alternative ou un complément utile à la prise de rendez-vous par téléphone, qui est assurée par le professionnel ou déléguée à un service de secrétariat.

Gain de temps

Le principal avantage du logiciel de prise de rendez-vous en ligne réside dans le gain de temps substantiel qu'il génère : le professionnel économise un temps précieux dans la mesure où l'outil effectue la tâche à sa place.

Le professionnel ne passe pas l'appel téléphonique et ne reste pas longuement au téléphone avec le client : le temps économisé peut être consacré à son cœur de métier. Cette optimisation permet de mieux développer son activité et de booster son chiffre d'affaires. En remobilisant cette ressource sur des tâches plus stratégiques, le professionnel améliore également son intérêt et sa motivation au travail.

Optimisation du planning

Digitaliser la prise de rendez-vous facilite considérablement l'administratif à plusieurs égards.

• Le professionnel remplit et consulte son planning facilement, en quelques clics, depuis une plateforme intuitive accessible sur ordinateur et sur mobile.
• Les données se mettent à jour automatiquement en temps réel, ce qui évite le risque de doublons.
• L'outil permet de diminuer les annulations de rendez-vous et les absences non justifiées, car le logiciel envoie une notification de rappel au client et lui permet d'annuler en ligne. Le professionnel, le cas échéant, est averti et peut prendre un autre rendez-vous pour optimiser son planning.

Connaissance client accrue

Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne collecte et centralise les données client conformément aux paramètres indiqués par le professionnel, dans le respect du RGPD. Le professionnel dispose ainsi d'une base de contacts ordonnée, qu'il peut utiliser pour affiner sa connaissance client en vue de communiquer efficacement.

Amélioration de l'expérience utilisateur

Certains clients préfèrent prendre rendez-vous en ligne en quelques clics, à tout moment, peu importe les horaires de l'entreprise et sans risque d'être mis en attente au téléphone. Ces clients apprécient également l'autonomie dans la prise de rendez-vous, ainsi que l'aspect ludique de la plateforme. De manière générale, le logiciel de prise de rendez-vous en ligne améliore l'expérience client autant que celle du professionnel.

Quels critères pour choisir son logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Le choix d'un logiciel de prise de rendez-vous en ligne repose sur 3 critères fondamentaux : le prix, l'étendue des fonctionnalités et les possibilités d'intégration avec les outils déjà en place. La plupart des logiciels peuvent être testés gratuitement, ou présentés lors d'une démonstration. C'est essentiel pour faire son choix final.

Fonctionnalités essentielles à privilégier

Les fonctionnalités de base incluent la gestion du calendrier, les rappels automatiques par e-mail ou SMS et la personnalisation de la page de réservation aux couleurs de la marque.

Les solutions les plus complètes proposent également la gestion de plusieurs collaborateurs, la réservation de groupe, et la création de différents types de rendez-vous avec des durées variables. La possibilité de bloquer des périodes d'indisponibilité et de définir des plages horaires spécifiques selon les jours de la semaine constitue un atout majeur pour adapter le logiciel au rythme de travail du professionnnel.

Synchronisation calendrier et intégrations CRM

La synchronisation avec les calendriers populaires comme Google Agenda, Outlook ou Office 365 évite les conflits de planification et garantit une vision unifiée de l'emploi du temps.

L'intégration avec un CRM est un critère différenciant majeur, permettant d'enrichir automatiquement la base de contacts avec les informations collectées lors de chaque prise de rendez-vous.

Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne de HubSpot se distingue : cet outil gratuit intègre prise de rendez-vous, CRM et automatisation marketing dans une plateforme unique, garantissant un taux d'adoption élevé et un enrichissement accru de la connaissance client.

Options de paiement et personnalisation

Les fonctionnalités de paiement en ligne via Stripe, Square ou PayPal permettent de sécuriser les rendez-vous en demandant un acompte ou un prépaiement intégral. Cette option réduit considérablement le taux d'absences non justifiées.

La personnalisation avancée de l'interface, incluant l'ajout du logo, le choix des couleurs et la création de formulaires d'admission sur-mesure renforce l'image professionnelle. Certaines solutions proposent également des pages de réservation multilingues, essentielles pour une clientèle internationale.

Limites des versions gratuites vs formules payantes

Les versions gratuites comportent généralement des limitations sur le nombre de rendez-vous mensuels et le nombre de collaborateurs, et/ou privent l'utilisateur de fonctionnalités avancées telles que les rappels SMS, la suppression de la marque de l'éditeur et l'accès aux statistiques détaillées.

Les formules payantes débloquent ces restrictions et offrent un support client prioritaire, des intégrations supplémentaires et des options de personnalisation poussées.

Il faut bien regarder les limites des versions gratuites avant de choisir un logiciel gratuit, et comparer les tarifs sur les versions payantes.

À quelles professions convient le logiciel de prise de rendez-vous en ligne ?

Les professions libérales, les prestataires de services et les commerciaux, notamment, ont l'utilité d'un logiciel de rendez-vous en ligne.

Les professions libérales

Les professionnels de santé et les professions paramédicales sont particulièrement concernés, et la pratique le prouve : Doctolib est devenu un réflexe pour beaucoup au moment de prendre rendez-vous avec un médecin.

Pour ces professionnels, le logiciel de prise de rendez-vous en ligne est une alternative ou un complément au secrétariat, et les patients apprécient l'autonomie qu'il confère.

Médecins, kinésithérapeutes, psychologues ou encore ostéopathes utilisent un logiciel de prise de rendez-vous en ligne. L'outil convient également à d'autres professionnels libéraux tels que les avocats.

Les prestataires de services

Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne est utilisé par de nombreux prestataires de services aux métiers variés.

Garagiste ou coiffeur : des artisans permettent à leurs clients et à leurs prospects de choisir leur créneau sur internet, parfois même de payer directement en ligne. Les réservations s'effectuent depuis le site web de l'entreprise ou sur la plateforme hébergée par l'éditeur. Les instituts de beauté y ont également recours.

Avoir une solution de réservation en ligne s'avère particulièrement utile lorsque l'entrepreneur exerce seul, ou tant qu'il n'est pas en capacité de recruter des collaborateurs dédiés à la prise de rendez-vous clients.

Les commerciaux

Le commercial tire pleinement parti du logiciel de prise de rendez-vous en ligne. L'outil lui permet de déléguer une tâche fastidieuse de prospection : le logiciel et le client font le travail pendant que le commercial se concentre sur des activités plus stratégiques.

Lorsque l'activité du commercial s'accroît, digitaliser son agenda facilite également son organisation. Le commercial dispose de son agenda en ligne auquel il accède via une interface claire, dotée de fonctionnalités avancées pour gérer son emploi du temps. Le commercial équipé d'un CRM enrichit sa base de contacts grâce aux données renseignées par les clients dans l'outil au moment de prendre leur rendez-vous.

Le logiciel permet également aux commerciaux de rendre service aux prospects, qui apprécient leur pouvoir de décision : le prospect décide de prendre ou non rendez-vous, et choisit le créneau. La démarche n'est pas intrusive, elle contribue ainsi aux bons résultats de la prospection et au succès de la stratégie d'inbound marketing de l'entreprise.

Quels sont les 18 logiciels de prise de rendez-vous en ligne à tester ?

HubSpot

Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne de HubSpot, outil de référence pour les commerciaux, intègre prise de rendez-vous, CRM et automatisation dans une plateforme unique. Cette solution permet aux professionnels de réduire les échanges superflus avec leurs prospects et clients, générant un gain de productivité immédiat. Ses points forts :

• L'utilisateur peut paramétrer des workflows automatisés pour le nurturing post-rendez-vous et le suivi du pipeline commercial, via le Sales Hub et le Marketing Hub.
• Grâce à l'intégration CRM native, les fiches de contacts sont enrichies automatiquement à chaque prise de rendez-vous, sans action de l'utilisateur.
• La synchronisation avec Google Agenda et Microsoft 365 permet de programmer rendez-vous et réunions sans conflit d'agenda.

Prix

Gratuit.

CalenDoc

À la fois agenda et solution de prise de rendez-vous en ligne, calenDoc s'adresse principalement aux professions médicales et paramédicales. Cet outil permet aux patients et clients de prendre facilement rendez-vous en fonction des disponibilités proposées. Ses points forts :

• Une fonctionnalité d'agenda partagé facilite la collaboration entre collaborateurs.
• CalenDoc facture en fonction du nombre de rendez-vous pris.
• Le logiciel se synchronise avec Google Agenda et Microsoft 365.
• Une intégration Stripe permet de proposer le prépaiement en ligne.

Prix

À partir de 9,99 € par mois.

Reservatoo

Reservatoo propose un module de réservation en ligne complet et personnalisable, dédié aux indépendants et aux petites entreprises.

L'interface web et mobile permet de gérer en temps réel les réservations et le planning, partout et à tout moment. Le paiement en ligne, les acomptes, les empreintes bancaires et les notifications automatiques sont entièrement intégrés, pour aider à réduire les no-show.

Prix

À partir de 29 € par mois.

SimplyBook.me

Grâce à SimplyBook.me, les professionnels peuvent concevoir leur site de réservation en ligne ou créer un widget dédié à intégrer s'ils disposent déjà d'un site web. L'outil est personnalisable et s'adapte à la charte graphique de l'entreprise. Il est possible d'enregistrer les réservations directement sur le logiciel, depuis son propre site internet ou depuis les réseaux sociaux. Tous les types de paiement sont acceptés et configurables.

L'outil permet également d'ajouter différentes fonctionnalités comme des coupons de réduction ou l'envoi de cartes-cadeaux. Il offre aussi l'accès à un chat en direct 24 heures sur 24 pour accompagner les utilisateurs en cas de problème.

Prix

Gratuit jusqu'à 50 réservations mensuelles, à partir de 11,90 € par mois au-delà.

TIMIFY

TIMIFY fait partie des logiciels de prise de rendez-vous en ligne de référence. Ses points forts :

• Une intégration Meta permet de proposer la réservation de créneaux depuis Facebook.
• L'outil est totalement personnalisable pour correspondre à la charte graphique de l'entreprise.
• TIMIFY prend en charge la gestion des différents fuseaux horaires.
• Des rapports statistiques sont fournis.

Prix

Gratuit pour les indépendants et avec des fonctionnalités limitées, forfait Premium à partir de 25 € par mois.

Voxiplan

Voxiplan est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne adapté à toutes les activités. Facile d'utilisation, il offre notamment un système vocal interactif intégré à l'agenda et qui propose des rendez-vous aux clients. Il dispose également d'une fonctionnalité de rappel de rendez-vous par SMS et par e-mail.

Prix

Une version gratuite avec des fonctionnalités limitées, des abonnements à partir de 8 € par mois.

Reservio

Reservio est une solution de prise de rendez-vous en ligne populaire, qui convient à tous les secteurs d'activité : prestations de services, médical et paramédical, divertissement ou encore éducation. Le module de réservation peut être intégré sur le site web, et un lien est disponible pour être envoyé par e-mail ou diffusé sur les réseaux sociaux. Reservio propose aussi un système de prise de rendez-vous via QR code.

Prix

Gratuit jusqu'à 40 réservations par mois, forfaits payants à partir de 7,38 € par mois.

Resaclick

Resaclick est une solution 100 % française de prise de rendez-vous en ligne, conçue pour les indépendants et petites structures en quête de simplicité. Ses points forts :

• L'agenda professionnel se synchronise avec Google Calendar.
• Resaclick inclut une fonctionnalité de paiement en ligne, sans commission.
• L'outil notifie instantanée les clients en liste d'attente lorsqu'un créneau se libère, optimisant ainsi le taux de remplissage du planning.
• Un module de facturation et suivi du chiffre d'affaires est disponible.
• Le support client est basé en France, et disponible par e-mail et par téléphone.

Prix

Gratuit pendant 14 jours, forfaits à partir de 9,90 € par mois.

Planyo

Planyo est un outil de prise de rendez-vous en ligne flexible à intégrer à son site internet. Il permet de définir facilement des périodes d'indisponibilité, notamment pour les activités saisonnières ou en cas de départ en vacances. L'outil prend en charge une trentaine de langues afin qu'un public étranger puisse réserver sans effort.

Prix

À partir de 31,26 € par mois.

Setmore

Setmore est un logiciel de planification gratuit permettant aux entreprises de toutes tailles d'accepter des réservations 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'outil se distingue par sa simplicité d'utilisation et son accessibilité pour les indépendants et les petites équipes. Ses points forts :

• Les utilisateurs peuvent paramétrer un système de rappels par e-mail.
• Des intégrations Square, Stripe et PayPal permettent de proposer le paiement en ligne.
• Setmore accepte les réservations de groupe.
• L'outil facilite la gestion d'équipe avec des calendriers individuels.

Prix

Gratuit jusqu'à 4 utilisateurs et 200 rendez-vous par mois, forfait Pro à partir de 5 $ par utilisateur par mois.

ClicRDV

ClicRDV est une solution de prise de rendez-vous en ligne qui facilite la gestion des rendez-vous et qui propose différents outils pour gagner des clients et les fidéliser. Le logiciel permet, entre autres, d'ajouter un bouton de prise de rendez-vous à son encart Pages Jaunes pour augmenter sa visibilité et inciter les internautes à s'engager.

Prix

À partir de 29 € par mois.

Espace Rendez-Vous

Espace Rendez-Vous est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne complet, adapté à tous types de professionnels. Le développement est réalisé sur mesure afin d'offrir une intégration parfaitement optimisée sur le site internet de l'entreprise.

Prix

À partir de 18 € par mois.

Square

Le logiciel de prise de rendez-vous en ligne de Square est une solution tout-en-un de réservation et de point de vente particulièrement adaptée aux commerces et services utilisant déjà l'écosystème Square. L'outil combine prise de rendez-vous, traitement des paiements et gestion d'inventaire dans une même plateforme. Ses points forts :

• Le paiement en ligne lors de la réservation est disponible avec les intégrations Square, Stripe ou PayPal. Les utilisateurs ont la possibilité de paramétrer des demandes d'acomptes pour réduire les no-show.
• Square propose la gestion complète d'équipe avec calendriers individuels, autorisations personnalisées et rapports de performance par collaborateur
• L'outil intègre la vente en ligne, pour créer un site web complet.

Prix

Gratuit pour un point de vente et avec des fonctionnalités limitées, puis formules payantes à partir de 19 € par mois.

Acuity

Acuity, propriété de Squarespace, est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne qui se distingue par ses options de personnalisation et ses fonctionnalités professionnelles avancées. L'outil permet de créer une expérience de réservation sur mesure parfaitement intégrée à l'image de marque de l'entreprise. Les points forts :

• L'intégration native avec Squarespace permet de créer une présence en ligne complète au-delà de la simple page de réservation.
• Acuity prend en charge la gestion avancée des paiements avec Stripe, Square et PayPal, et intègre un module de facturation.
• Une application mobile d'administration permet de gérer le calendrier et les informations clients en déplacement.

Prix

À partir de 16 $ par mois.

Bookafy

Bookafy est un logiciel de prise de rendez-vous en ligne populaire, qui propose de nombreuses fonctionnalités : confirmations de réservation, rappels ou encore paiements en ligne. Il est possible de le synchroniser avec Google Agenda.

Prix

Gratuit pour les indépendants puis à partir de 9 $ par mois.

Wix Bookings

Wix Bookings est la solution dédiée aux sites internet réalisés avec Wix. Elle met à disposition des entreprises une fonction de prise de rendez-vous en ligne, et s'intègre aux pages sélectionnées en générant les formulaires adaptés. L'outil facilite la prise de rendez-vous et propose l'envoi de rappels automatiques.

Prix

À partir de 16,80 € par mois.

Calendly

Calendly fait partie des leaders sur le marché des logiciels d eprise de rendez-vous en ligne. L'outil se distingue par sa simplicité d'utilisation et sa fiabilité éprouvée. Calendly permet aux professionnels de partager leurs disponibilités via un lien personnalisé, éliminant ainsi les échanges d'e-mails pour trouver un créneau commun. Ses points forts :

• L'interface intuitive se synchronise automatiquement avec les calendriers Google, Outlook, Office 365 et iCloud pour proposer uniquement les créneaux réellement disponibles.
• Calendly propose des intégrations nombreuses avec plus de 70 applications tierces incluant Zoom, Salesforce et HubSpot, pour créer des workflows automatisés
• Le logiciel est en conformité RGPD, garantissant la protection des données des utilisateurs.

Prix

À partir de 10 $ par mois pour un usage professionnel.

Doodle

Doodle se spécialise dans la coordination de disponibilités pour les réunions de groupe et les événements multi-participants. L'outil permet de créer des sondages de disponibilités où chaque participant vote pour les créneaux qui lui conviennent, facilitant ainsi la planification collective. Les points forts :

• Les sondages de groupe permettent d'interroger jusqu'à 1000 participants sur leurs disponibilités, facilitant la coordination d'équipes et l'organisation d'événements.
• Doodle se synchronise automatiquement avec Google Calendar, Outlook et iCloud pour éviter les conflits d'agenda lors de la proposition de créneaux.

Prix

Version gratuite avec publicités, formule Pro à partir de 6,95 € par mois.

Comment comparer rapidement les logiciels de prise de rendez-vous en ligne ?

Voici un tableau comparatif des 18 logiciels de prise de rendez-vous.

Tableau comparatif des fonctionnalités principales

Ce tableau comparatif met en évidence les différences essentielles entre les solutions pour faciliter votre choix. HubSpot se distingue comme la seule solution entièrement gratuite avec intégration CRM native, éliminant le besoin d'outils tiers. Les autres logiciels proposent des versions gratuites limitées ou des essais temporaires, avec des formules payantes débloquant fonctionnalités avancées et support client prioritaire.

Pour aller plus loin, découvrez le logiciel de prise de rendez-vous en ligne gratuit de HubSpot.