7 points clés à aborder lors d'une première réunion avec un nouveau client

L'une des étapes les plus importantes du processus de vente est sans aucun doute la réunion de lancement. Elle permet d’établir une bonne relation de travail entre toutes les parties concernées.

Quels sont les objectifs de cette réunion ?

Cette réunion ou cet appel téléphonique est une conversation entre les principales parties impliquées afin de s'assurer qu'elles se comprennent. Elle doit permettre d'élaborer un plan marketing, de définir les priorités et de réaffirmer les objectifs dévoilés et acceptés lors du processus de vente.

Grâce à cette réunion, vous serez à même de mieux comprendre les forces, les faiblesses et les opportunités de cette collaboration naissante. Ces conclusions vous aideront à développer un plan marketing stratégique comprenant :

  • Des objectifs commerciaux concrets
  • Une analyse concurrentielle
  • Un aperçu des précédents efforts marketing du client
  • Des buyer personas
  • Une méthodologie pour définir un prospect qualifié pour le marketing et un prospect qualifié pour la vente
  • Des références reconnues
  • Les indicateurs de performance que vous mesurerez tous les mois, tous les trimestres et tous les ans
  • Une stratégie inbound détaillée, comprenant les services et le temps attribués à chaque activité pour atteindre vos objectifs

Ce document établis entre les deux parties vous servira de base pour le trimestre suivant.

7 éléments à aborder lors d'une réunion avec un nouveau client

1 - Les présentations

Lors de l'appel ou de la réunion, demandez à chacun de se présenter et d'expliquer son rôle. L'équipe de projet regroupe des membres de votre équipe et de celle du client. Il est donc indispensable que tout le monde apprenne à se connaître.

Ces présentations pourront également vous donner une idée de l'expertise de chacun et vous faciliter ainsi la tâche au moment de créer du contenu. Enfin, le dernier objectif est de construire de bonnes relations de groupe.

2 - Les objectifs

Vous avez certainement entendu parler des objectifs du client lors du processus de vente mais il est maintenant temps de fixer des objectifs SMART, c'est-à-dire :

  • Spécifique : déterminez le type d'objectif et soyez précis. L'augmentation du trafic est trop vague pour constituer un objectif contrairement à l'augmentation du trafic naturel.
  • Mesurable : définissez la façon de suivre vos objectifs. Il se peut que le client souhaite augmenter le niveau d'affinité de la marque, mais vous devrez d'abord commencer par développer un processus permettant de mesurer le taux de réussite de cet objectif et d'en assurer le suivi.
  • Acceptable : apprenez-en davantage sur les précédents efforts de votre client. Essayez de mesurer ce qui a déjà été fait pour avoir une idée plus précise des améliorations réalisées.
  • Réaliste : créez des attentes. Le client a certainement envie de constater une augmentation de 5 000 leads par mois, mais si son contrat de prestation de services ne comprend que deux articles de blog par mois et qu'aucun lead n'a jamais été généré par son site web, cet objectif n'est probablement pas réalisable.
  • Temporellement défini : fixez une échéance pour la réalisation de ces objectifs. Discutez du nombre d'heures nécessaires pour créer et développer des activités marketing mais aussi du temps nécessaire pour constater les premiers bénéfices de ces activités.

3 - Plans d'action

En fonction des objectifs fixés, vous pouvez commencer à réfléchir aux tactiques qui vous permettront de les atteindre. 

Exemples d'objectifs :

  • Attirer x visiteurs uniques par mois
  • Augmenter le taux de conversion entre visiteur et lead de x
  • Convertir x visiteurs en leads
  • Augmenter le taux de conversion entre lead et client de x
  • Obtenir x clients grâce à la méthodologie inbound

Plans pour atteindre les objectifs :

  • Augmenter la fréquence de publication sur le blog
  • Créer des e-books pour le sommet de l'entonnoir
  • Réaliser l'A/B testing des call-to-action pour les e-books
  • Utiliser les e-mails pour encourager les leads efficacement
  • Développer un système de qualification des prospects pour identifier ceux qui représentent les meilleures opportunités

Il n'est pas nécessaire d'établir un projet concret et complet lors de la réunion ou de l'appel de lancement, mais vous pouvez d'ores et déjà définir quelques tactiques qui aideront le client à atteindre son objectif principal le plus rapidement possible.

4 - Les défis

La partie défis de la réunion ou de l'appel est tout simplement le premier point d'une liste de tâches à effectuer.

Si vous avez besoin d'augmenter le trafic naturel, vous devez alors développer une stratégie de mots-clés. Si vous souhaitez attirer des leads à partir d'offres existantes, vous devez créer des pages de destination ainsi que des pages de remerciement. Vous pourrez affiner et rectifier cette liste pendant le reporting après la réunion.

À partir de ces informations, créez un tableau qui reprend les points clés et les informations de votre conversation avec le client. Celui-ci vous servira lorsque vous développerez votre stratégie inbound.

5 - Les échéances

En fonction des défis et des objectifs définis, il sera nécessaire d'identifier les principaux éléments que votre équipe devra rapidement commencer à mettre en place. Si le client possède déjà une grande liste de leads mais ne sait pas comment les qualifier, votre première étape pourra donc être une campagne de lead nurturing par e-mail.

Vous pourrez également chercher à savoir si le client doit atteindre des objectifs à l'échelle de son entreprise. S'il effectue des rapports trimestriels, vous devrez alors ajuster le rythme de vos projets pour vous y conformer. Vous devez être sûr d'avoir bien en tête les résultats attendus par le client ainsi que leurs échéances.

6 - Les rôles et les responsabilités

Il s'agit d'un partenariat : votre agence et le client devront accepter d'assumer certaines responsabilités. Qui approuve le travail effectué ? Qui devez-vous contacter en cas de problème de facturation ? Qui doit créer du contenu et à quelle fréquence ?

Renseignez-vous sur la structure interne et les processus déjà mis en place par le client, puis déterminez ensemble le rôle de votre agence. Ne craignez pas de créer des attentes pour le client. 

Vous devez présenter des résultats, n'hésitez donc pas à faire comprendre au client que pour cela, vous aurez besoin d'obtenir des informations, du soutien, mais aussi l'accord de son équipe.

7 - Une présentation marketing

Vous aurez besoin de comprendre les précédents efforts marketing de votre client. Discutez avec lui pour savoir lesquels ont été mis en place par le passé et quels résultats ont été obtenus. 

Il est important de comprendre les tactiques utilisées par le client, qu'elles fassent appel au marketing traditionnel ou à la méthodologie inbound, les défis rencontrés lors de leur application et surtout leur retour sur investissement.

N'oubliez pas non plus d'aborder brièvement la question du client cible de l'entreprise. Une discussion plus longue sera nécessaire pour établir ou affiner les buyer personas du client. L'objectif principal est de comprendre si les clients de votre client forment un groupe, deux groupes ou plusieurs groupes indépendants. 

Si ces clients font partie de plusieurs groupes, vous devrez ajouter des questions de profilage aux nouveaux questionnaires ou aux questionnaires déjà existants pour segmenter l'audience de votre client et mieux comprendre ses acheteurs.

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