Comment organiser une réunion commerciale avec vos prospects ?

La première réunion programmée avec un prospect représente l'opportunité de vous présenter à un client potentiel. Dans la mesure où la première impression est souvent décisive, cette étape ne doit pas être négligée et votre équipe doit être préparée. Après cette première réunion, votre prospect choisira votre agence ou l'un de vos concurrents. Pour vous aider à communiquer avec vos prospects afin de les transformer en futurs clients, voici une liste des étapes essentielles à suivre dans l'organisation d'une première réunion commerciale.

1 - Préparer la réunion en amont

L'enjeu de cette première rencontre physique est grand et vous devez vous préparer méticuleusement afin de parer à toutes les éventualités. Du point de vue pratique, il faut prévoir un temps de réunion suffisant, quitte à ce que la réunion se termine plus tôt si tous les points ont été abordés. Il n'y a rien de pire qu'une réunion commerciale se terminant dans la hâte, sans que vous ayez pu conclure et en face d'interlocuteurs inattentifs, car se projetant déjà dans leur réunion suivante.

Par ailleurs, il est conseillé de procéder à une recherche approfondie des dernières décisions stratégiques prises par le prospect, qu'il s'agisse de :

• Une montée en gamme.
• Une expansion géographique.
• Une réduction de la masse salariale.

Ces événements fournissent des informations majeures sur le contexte dans lequel se tiendra la réunion commerciale, l'état d'esprit de vos interlocuteurs et leurs potentielles interrogations durant la réunion.

Enfin, il est important de définir au préalable un ou des objectifs à cette réunion commerciale en répondant à la question : qu'attendez-vous de cette rencontre ? Selon les précédents échanges, il peut s'agir de l'organisation d'un second rendez-vous avec un acheteur directement, d'une demande de devis ou même de la signature d'un premier contrat.

2 - Identifier votre audience cible

Lors d'une réunion commerciale avec un prospect, votre discours, dans la forme comme dans le fond, devra être adapté à vos interlocuteurs afin d'optimiser son impact. Pour ce faire, assurez-vous tout d'abord que les interlocuteurs avec un pouvoir décisionnel important, c'est-à-dire les acheteurs le plus souvent, seront autour de la table.

Votre premier contact n'est souvent pas avec eux, il vous revient donc de vous renseigner sur le système hiérarchique et décisionnel de votre prospect pour identifier les personnes qui valident les achats et pouvoir offrir une expérience client personnalisée. Votre communication doit cependant tenir compte de l'ensemble des publics présents, un expert du produit ou service en question pouvant influencer l'acheteur par exemple.

3 - Mettre en évidence la valeur ajoutée de votre agence

Il s'agit ici de définir votre proposition de valeur, à savoir les bénéfices de votre produit ou service et les problèmes rencontrés par le prospect qu'il sera en capacité de résoudre. Avant de construire votre argumentaire, vous devez identifier les attentes de votre prospect et les difficultés auxquelles il fait actuellement face.

À cette fin, il peut être judicieux de recourir à une analyse SWOT des opportunités, menaces, forces et faiblesses de votre potentiel client. Par exemple, valorisez les fonctionnalités de reporting et de pilotage d'activité de votre système d'information de ressources humaines face à une entreprise d'une taille conséquente souffrant d'une certaine inertie.

4 - Positionner votre agence par rapport à ses concurrents

Une proposition commerciale adéquate et séduisante apportera toutefois des résultats décevants si elle est similaire à celle de vos concurrents. Ainsi, il est impératif de vous démarquer de vos compétiteurs directs. Pour cela, une étude du marché de votre secteur d'activité est indispensable.

Vous pourrez recourir au modèle des cinq forces de Porter, qui schématise les cinq dimensions sur lesquelles un acteur peut agir afin d'optimiser son avantage concurrentiel :

• La menace des nouveaux entrant.
• Celle des produits de substitution.
• Le pouvoir de négociation des clients.
• Celui des fournisseurs.
• La rivalité entre concurrents.

Une fois vos atouts déterminés, vous n'avez plus qu'à les mettre fortement en lumière lors de la réunion commerciale.

5 - Présenter vos résultats avec des données pertinentes

Rien ne pourra mieux illustrer vos réussites et les bénéfices de votre produit ou service que des chiffres et des graphiques. Chaque assertion requiert d'être démontrée par une donnée chiffrée : augmentation des ventes, de la notoriété ou encore des parts de marché.

Votre audience se rappellera davantage de chiffres marquants que de longs discours et ne vous en accordera que plus de crédibilité et de sérieux.

6 - Associer un discours clair et une animation innovante

D'une part, pour une communication efficace et une réunion sans temps-mort, votre support de réunion et votre discours doivent être soigneusement préparés, livrant les informations essentielles de manière claire et concise. Le contenu de votre présentation commerciale répondra à titre d'exemple aux questions suivantes :

• À qui s'adresse le produit ?
• Quels avantages peut-on en retirer ?
• En quoi ce produit représente-t-il une offre unique ?

Des listes à puces vous permettront d'énoncer les éléments clés de votre offre commerciale.

D'autre part, mettre en place des pratiques d'animation innovantes participera à vous démarquer de vos concurrents aux yeux du prospect et illustrera votre créativité et votre dynamisme. Créez par exemple de l'interaction en proposant un quizz sur les fonctionnalités de votre produit avec l'outil Klaxoon en début de réunion.

7 - Conclure et donner de la visibilité

Quel que soit le type de réunion, il est fortement conseillé de mettre à profit les 5 ou 10 dernières minutes pour conclure. Dans le cas d'une réunion commerciale avec votre prospect, il s'agit d'abord de faire un récapitulatif des décisions prises afin de valider la bonne compréhension de votre auditoire et, le cas échéant, de clarifier certains points.

Ensuite, il faut tourner le partenariat vers l'avenir en rappelant les prochaines étapes à accomplir, comme l'organisation d'un rendez-vous avec le responsable des achats ou la réalisation d'un devis. Cette réunion commerciale n'est que le premier jalon d'une relation qui s'entretient sur le long terme.

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