Répondeur : exemples de messages pour commerciaux

Le téléphone est un moyen de contact privilégié dans les échanges commerciaux. Lorsqu'un commercial est indisponible, ses interlocuteurs tombent directement sur sa messagerie vocale : le message de répondeur peut être déterminant de la suite de la relation. 

Le Sales Hub, logiciel de vente de HubSpot, permet de configurer des messages d'accueil personnalisés et de suivre l'historique complet des interactions téléphoniques sur chaque fiche contact. Voici une sélection de messages de répondeur professionnel adaptés à chaque situation, et de bonnes pratiques pour les enregistrer.

Contenu et structure d'un répondeur bien conçu

Ces 3 règles fondamentales s'appliquent à tous les types de messages de répondeur professionnel.

• La durée ne doit pas excéder 30 secondes. Au-delà, l'appelant risque de raccrocher.
• Le commercial indique son identité, et confirme son indisponibilité temporaire.
• Le message invite clairement et poliment à laisser un message.

Consulter un script d'appel aide à structurer son message avant l'enregistrement.

Ton, enregistrement et qualité audio du message

• Le ton du message transparaît à l'écoute. Le commercial s'efforce donc d'être naturel et relativement chaleureux pour mettre l'appelant dans de bonnes dispositions.
• Le débit vocal reste modéré pour faciliter la compréhension, surtout lorsque le message contient un numéro ou une adresse e-mail à retenir.
• Pour s'assurer de l'intelligibilité du message de répondeur, le commercial s'enregistre dans un endroit silencieux.

Avant de s'enregistrer, répéter le message à voix haute devant quelqu'un permet de corriger ses maladresses.

Quels messages de répondeur génériques utiliser sur un téléphone professionnel ?

Messages de répondeur téléphonique individuel

Voici des exemples de messages de répondeur téléphonique pour les commerciaux dans un contexte générique.

• « Bonjour, vous êtes bien sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je suis actuellement indisponible. N'hésitez pas à me laisser un message et je vous rappellerai dans les meilleurs délais. »
• « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [Prénom et Nom] de la société [Nom de l'entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment. Merci de rappeler entre [Heure] et [Heure], du [Jour] au [Jour], ou de me laisser un message pour que je puisse vous recontacter. »
• « Bonjour, vous êtes en relation avec [Prénom et Nom] de la société [Nom]. Je suis actuellement en déplacement. Laissez-moi un message et je vous recontacterai dès que possible. Bonne journée. »

Messages de répondeur pour standard d'entreprise

Lorsque l'appel arrive sur un standard ou sur une ligne partagée, le message reflète l'identité de l'entreprise et oriente l'appelant vers la bonne ressource.

• « Bonjour, vous êtes bien au service commercial de [Nom de l'entreprise]. Nos équipes sont actuellement indisponibles. Merci de laisser un message avec vos coordonnées et nous vous rappellerons dans les meilleurs délais. »
• « Bonjour, vous êtes sur la messagerie du service commercial de [Nom de l'entreprise]. Pour toute demande, laissez un message en précisant l'objet de votre appel. Pour une demande urgente, contactez [Prénom et Nom] au [Numéro de téléphone]. Merci. »

Comment formuler un message de répondeur orienté prospection commerciale ?

Messages pour prospects en cours de qualification

Ces messages s'adressent à des prospects qui cherchent à joindre le commercial en charge de leur dossier, ou qui rappellent dans le cadre d'une relance téléphonique. Ils rassurent et encouragent à laisser un message. La tonalité est plus ou moins familière, selon le relationnel établi par le commercial et en fonction du type de prospects.

• « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je suis soit en communication, soit en rendez-vous. Laissez-moi un message avec vos coordonnées et je vous rappellerai dans les meilleurs délais. »
• « Bonjour, vous êtes bien en relation avec [Prénom et Nom], je vous remercie pour votre appel ! Indisponible pour le moment, je vous rappelle très vite. N'hésitez pas à me contacter par SMS ou WhatsApp si besoin. »
• « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [Prénom et Nom]. Navré de ne pas pouvoir vous répondre, veuillez me laisser un message et je vous recontacte rapidement. En cas d'urgence, vous pouvez joindre mon collègue [Prénom et Nom] au [Numéro de téléphone]. Merci. »

Messages pour clients actifs en attente de rappel

Lorsque le message de répondeur s'adresse aux appelants qui sont déjà clients, il gagne à être personnalisé et légèrement plus chaleureux. Il faut aussi faire preuve de déférence, pour témoigner du respect porté au client. Indiquer un délai de traitement de l'appel, ou de rappel par le commercial, est une bonne pratique pour rendre l'attente du client moins pénible.

• « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je suis momentanément indisponible, je suis navré. Soyez assuré que votre appel sera traité avant [Heure ou fin de journée], et n'hésitez pas à m'envoyer un e-mail en cas d'urgence. Je vous souhaite une très bonne journée. »
• « Bonjour, [Prénom et Nom] de [Nom de l'entreprise], actuellement indisponible. Je serai de retour vers [Heure] et vous rappellerai en priorité. Merci de votre confiance. »

Quels messages de répondeur prévoir en cas d'absence ou de congé ?

Messages pendant une absence courte

Pendant la durée du congé, ou à l'occasion d'un déplacement pendant lequel le commercial est difficilement joignable, le message du répondeur indique des informations précises et fiables : la date de retour, et éventuellement une solution de contact alternative. Le commercial peut aussi fournir un canal de contact alternatif, l'e-mail notamment.

• « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom]. Je suis en congé jusqu'au [Date]. Laissez-moi un message avec vos coordonnées et je vous recontacterai à mon retour. En cas d'urgence, [Prénom et Nom] joignable au [Numéro de téléphone] assure le relais. »
• « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [Prénom et Nom]. Je ne pourrai pas prendre connaissance de votre message avant le [Date]. Si besoin, vous pouvez contacter [Prénom et Nom] au [Numéro de téléphone], ou m'envoyer un e-mail à [Adresse e-mail]. Merci. »

Messages pour fermeture annuelle ou absence de longue durée

Une fermeture annuelle ou une absence prolongée mérite un message plus explicite, avec une orientation systématique vers un contact de remplacement ou une date de réouverture précise.

• « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom], chez [Nom de l'entreprise]. Notre équipe est en congé annuel jusqu'au [Date]. Laissez-nous un message et nous vous rappellerons dès notre retour. Nous vous souhaitons [De belles fêtes / Un bel été]. »
• « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [Prénom et Nom]. Je suis en absence prolongée jusqu'au [Date], mais mon collègue est disponible pour vous répondre pendant cette période. Veuillez contacter [Prénom et Nom] au [Numéro de téléphone] ou par e-mail à [Adresse e-mail]. Merci. »

Quels messages de répondeur utiliser hors heures de bureau ?

Messages pour les appels reçus en dehors des plages d'ouverture

Ces exemples de messages de répondeur s'activent automatiquement en dehors des horaires de bureau. Ils rappellent les horaires d'ouverture et invitent l'appelant à rappeler ou à laisser un message.

• « Bonjour, vous êtes bien chez [Nom de l'entreprise]. Nos bureaux sont actuellement fermés. Les équipes sont disponibles du [Jour] au [Jour], de [Heure] à [Heure]. Laissez un message et vous serez recontacté dès l'ouverture. »
• « Bonjour, vous êtes sur la messagerie de [Prénom et Nom], de [Nom de l'entreprise]. Je suis joignable du [Jour] au [Jour], de [Heure] à [Heure]. N'hésitez pas à rappeler, ou laissez-moi un message pour que je vous recontacte. »

Message en cas de situation particulière

Certaines situations nécessitent d'orienter l'appelant vers un service spécifique, ou de traiter les urgences en dehors des horaires habituels. Voici un exemple de message de répondeur approprié.

• « Bonjour, vous êtes sur le répondeur de [Prénom et Nom]. Je ne suis pas joignable pour le moment. Pour toute urgence concernant [Demande particulière], contactez directement ce numéro dédié [Numéro de téléphone] ou envoyez-moi un e-mail à [Adresse e-mail] en précisant URGENT en objet. Pour toute autre demande, laissez-moi un message. »

Pourquoi utiliser HubSpot pour gérer la messagerie vocale des commerciaux ?

Le Sales Hub, logiciel de vente de HubSpot, intègre des fonctionnalités natives de messagerie vocale : les commerciaux configurent leur répondeur téléphonique directement dans HubSpot, les messages sont automatiquement enregistrés dans le CRM. HubSpot permet ainsi de gérer toute la relation client depuis une interface unique, pour faciliter et accélérer le travail des commerciaux.

Centraliser la messagerie vocale dans le CRM

Le Sales Hub, adossé au CRM de HubSpot, assure le suivi des appels et des messages vocaux : les transcriptions sont enregistrées dans les fiches contact correspondantes. Concrètement, les fonctionnalités de messagerie vocale du Sales Hub de HubSpot permettent de :

• Personnaliser les messages de répondeur directement depuis l'interface.
• Rattacher chaque message vocal entrant à sa fiche contact.

Les équipes commerciales disposent ainsi d'un historique complet des interactions téléphoniques, et d'une interface unique pour gérer toute leur relation client.

Automatiser les relances après un message vocal

Le Sales Hub de HubSpot inclut des fonctionnalités d'automatisation qui allègent le travail des commerciaux. Parmi ces fonctionnalités, les commerciaux ont la possibilité de paramétrer des séquences : ils déterminent des déclencheurs pour certains processus. En ce qui concerne les messages sur le répondeur, l'automatisation permet notamment de déclencher cette séquence :

1. Un contact laisse un message.
2. Le statut « message vocal laissé » est directement attribué à la fiche contact.
3. Le contact est inscrit automatiquement dans une séquence d'e-mails de relance.

Ainsi, le risque de perte de contact après un appel sans réponse est considérablement réduit.

Les tarifs du Sales Hub de HubSpot

La messagerie vocale et les fonctionnalités d'automatisation sont incluses dans les abonnements Starter, Pro et Entreprise du Sales Hub de HubSpot.

• L'abonnement Starter, dès 9 € par mois et par utilisateur, permet de configurer une messagerie téléphonique standard. Cet abonnement donne accès à un numéro de téléphone et 500 minutes d'appel par mois.
• L'abonnement Pro, au tarif de 90 € par mois et par utilisateur, débloque les fonctionnalités de transcription et d'enregistrement des messages de répondeur dans le CRM de HubSpot. Il inclut 3 numéros de téléphone et 3 000 minutes d'appel par mois, ainsi que les résumés d'appels par IA. L'abonnement Pro du Sales Hub de HubSpot donne aussi accès aux séquences automatisées de relance après message vocal.
• L'abonnement Entreprise, au tarif de 150 € par mois et par utilisateur, augmente les capacités de téléphonie, de messagerie vocale et d'automatisation : 5 numéros, 12 000 minutes d'appel, 1 000 heures de transcription d'appels et de messages répondeur, 1 000 séquences automatisées. L'abonnement Entreprise propose aussi des fonctionnalités de routage intelligent des appels et des messages vocaux via un serveur vocal interactif (SVI).

Pour aller plus loin dans la gestion de vos appels commerciaux, découvrez le logiciel de vente de HubSpot.