Les entreprises sont généralement amenées à prendre en charge de multiples projets en parallèle et ont besoin de se fixer des priorités si elles souhaitent maîtriser leur emploi du temps et gagner en productivité. La matrice Eisenhower fait partie des outils incontournables en matière de gestion du temps. Ce concept a été créé par Dwight Eisenhower, 34e président des États-Unis, dans le but de faciliter l'aide à la décision.
Cette méthode repose sur le principe qu'il existe deux sortes de problèmes : les problèmes urgents et les problèmes importants. Ceux qui sont urgents sont rarement importants et ceux qui sont importants sont rarement urgents.
Qu'est-ce qu'une matrice Eisenhower ?
La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps destiné à améliorer la productivité. Elle permet de classer l'ensemble des tâches à accomplir dans 4 quadrants constitués à partir de deux axes : le premier à la verticale représente le degré d'urgence du travail et le second à l'horizontale définit son niveau d'importance.
À quoi sert la matrice Eisenhower ?
La matrice Eisenhower aide à faire la distinction entre l'urgence et l'importance. Ainsi, l'entreprise est en mesure de prioriser les tâches à accomplir afin de tenir les délais imposés et de limiter le stress des collaborateurs.
Cet outil, efficace et simple d'utilisation, permet de :
- Gérer le temps.
- Mieux organiser le travail.
- Prioriser les tâches à accomplir.
- Aider la prise de décision.
- Déléguer.
Selon le temps disponible, le degré d'urgence et l'importance de la tâche, le manager peut choisir d'en confier tout ou une partie à ses collaborateurs. L'objectif est de conserver le contrôle sur leur charge de travail et d'exploiter la valeur ajoutée de chacun à bon escient.
L'utilisation de la matrice Eisenhower facilite l'organisation et la répartition des tâches lorsque l'entreprise souhaite optimiser son temps et la productivité de ses collaborateurs.
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Comment créer une matrice Eisenhower ?
La première étape dans la création d'une matrice Eisenhower consiste à lister de manière précise et exhaustive l'ensemble des travaux à effectuer et le temps nécessaire à la réalisation de chacun d'entre eux.
Ils doivent ensuite être positionnés dans l'un des quatre quadrants de la matrice :
- Quadrant 1, en haut à gauche : important et non urgent. Ces tâches n'ont pas de deadline et sont à planifier.
- Quadrant 2, en haut à droite : important et urgent. Il s'agit des tâches à traiter en priorité numéro 1. Elles ont un impact direct sur les objectifs.
- Quadrant 3, en bas à gauche : non important et non urgent. Ces tâches peuvent être abandonnées.
- Quadrant 4, en bas à droite : non important et urgent. Ces actions nécessitent une attention immédiate, mais peuvent être réalisées par une tierce personne.
Une fois qu'une action est positionnée dans la matrice, elle est traitée en fonction de son degré d'importance et d'urgence. Le manager peut planifier son travail, déléguer les tâches les moins importantes et abandonner celles qui lui font perdre du temps sans apporter de valeur ajoutée.
La matrice doit faire partie intégrante des habitudes de travail et doit être mise à jour régulièrement. Des outils, simples d'utilisation, existent pour créer une matrice Eisenhower. Cela peut être un tableur comme Excel, un outil de gestion de projet tel que Trello ou encore un outil de gestion des tâches (Todoist, par exemple).
Exemple de matrice Eisenhower sur l'organisation d'un Webinar
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