Tenir un livre de caisse : les bonnes pratiques à adopter (+modèle)

Les dépenses et les recettes font partie intégrante de la vie d'une entreprise. Pour disposer d'une trace des transactions, notamment en espèces, il est indispensable de tenir un livre de caisse. Il s'agit d'un journal de bord répertoriant chaque mouvement d'argent dans une journée. Il constitue une preuve comptable des finances de l'entreprise. Voici les bonnes pratiques pour tenir un livre de caisse, ainsi qu'un modèle sur lequel s'appuyer.

Pourquoi tenir un livre de caisse ?

Les paiements en espèces sont encore courants, même si les modes de paiement dématérialisés sont de plus en plus plébiscités.

Le livre de caisse permet de suivre toutes les transactions d'encaissement et de décaissement. Lorsqu'un commerçant vend un produit ou un service, de l'argent liquide entre dans sa caisse. Lorsqu'il rend de la monnaie à l'acheteur, l'argent sort. Tous ces mouvements journaliers sont indiqués dans le livre de caisse, aussi appelé journal de caisse.

L'inscription des transactions s'effectue, de manière générale, en fin de journée, au moment de la clôture de la caisse.

Tenir un livre de caisse est indispensable pour toutes les entreprises qui ont pour objet le commerce de détail. Ce document permet de justifier l'origine et l'existence des revenus et des paiements en espèces à l'administration fiscale. De plus, le livre de caisse est un élément constitutif du bilan comptable, il est enregistré comme actif sous le poste d'actif circulant. Il est donc essentiel au calcul de votre performance commerciale.

Par ailleurs, le livre de caisse permet d'optimiser la gestion de caisse, de tenir une comptabilité à jour et d'éviter les erreurs. Il permet d'avoir une vision détaillée de la situation financière de l'entreprise et de connaître le solde de caisse à tout moment.

La date de la transaction

Afin que le livre de caisse soit conforme à la réglementation, il doit être parfaitement structuré et contenir des éléments indispensables. Il est présenté sous la forme d'un tableau, que ce soit en version papier ou numérique.

Tout à gauche, il faut créer une colonne « Date » où il convient d'inscrire, chaque jour, la date des opérations. Cela permet d'avoir une trace précise de quand a été réalisée la transaction.

Le numéro de document

À la suite de cette colonne, il convient de répertorier le numéro du document à attribuer. Ce numéro doit être unique et permet d'avoir un suivi chronologique.

La description de l'opération

Ensuite, vient le libellé de l'entrée ou de la sortie d'argent. Il faut indiquer le nom du produit vendu et ajouter une brève description si besoin. Chaque ligne horizontale équivaut à un produit.

Le montant et la devise des mouvements en espèces

Le livre de caisse fait apparaître deux colonnes pour les mouvements :

• Une colonne « dépense » lorsqu'il s'agit des sorties d'argent.
• Une colonne « rentrée d'argent » lorsqu'il s'agit des entrées d'argent.

Il convient de remplir ces colonnes avec le prix TTC de la marchandise, dans la devise adéquate.

Il est également important d'indiquer le montant de la TVA à chaque ligne.

Le solde du livre de caisse et l'objectif prévisionnel de solde

Et enfin, le livre de caisse doit faire apparaître le solde à chaque ligne de transaction.

Celui-ci doit être égal à l'objectif de solde prévisionnel. Cela signifie qu'il n'y a aucune différence et donc pas d'erreur de caisse.

Les bonnes pratiques pour tenir un livre de caisse

Le principe d'un livre de caisse est de répertorier chaque transaction en espèce, que ce soit une entrée ou une sortie.

Il convient de respecter quelques bonnes pratiques pour posséder un livre de caisse en bonne et due forme :

• Le livre de caisse doit être mis à jour à chaque opération pour un suivi précis.
• Il est recommandé d'inscrire le solde du livre de caisse de la veille dès l'ouverture de caisse.
• Chaque mouvement du livre de caisse doit être justifié par un document comptable. Cela peut être un ticket de caisse, une facture.
• Les opérations sont enregistrées chaque jour. Le solde journalier calculé peut être comparé au solde réel de la caisse. En cas de différence entre le solde calculé et le solde réel, il s'agit d'une erreur de caisse. Il faut réussir à trouver d'où provient cette erreur pour régulariser la caisse.
• Les entrées ou les sorties d'espèces doivent être notifiées de façon individuelle et l'enregistrement doit s'effectuer par ordre chronologique.
• Un livre de caisse ne doit jamais faire apparaître un solde négatif. La caisse ne peut pas être vide, elle doit toujours avoir un fond de caisse.
• Il est conseillé de détailler au maximum les libellés des transactions pour simplifier le contrôle de gestion.

Exemple d'un livre de caisse

Voici à quoi peut ressembler une saisie sur un livre de caisse. Celui-ci peut servir de modèle.

Quels logiciels ou outils pour un livre de caisse ?

Avoir un livre de caisse électronique facilite la gestion comptable, mais assure aussi plus de sécurité au niveau des contrôles opérationnels.

Il existe diverses manières de tenir un livre de caisse numérique :

• Utiliser un modèle de livre de caisse vierge sur Excel ou Google Sheets : l'utilisation est simple, c'est une solution adaptée pour les petites entreprises qui ne disposent pas trop de moyens pour investir dans un logiciel professionnel de caisse. Néanmoins, un tableur reste manipulable et l'administration fiscale peut le refuser.
  
  

• Choisir un outil en ligne : c'est une alternative pratique et intuitive. L'outil est accessible depuis tous les types d'appareils, il n'y a pas besoin de l'installer.

• Opter pour un logiciel de caisse : c'est l'assurance d'avoir une solution performante et fiable pour tenir un livre de caisse en bonne et due forme. Même s'il existe des logiciels de caisse gratuits et certifiés (comme Hiboutik), la plupart sont payants. Ce type d'outil s'adresse aux structures qui ont des mouvements de caisse conséquents.

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