Une bonne gestion des achats permet à une entreprise d'être plus productive, rentable et stable. C'est en développant une véritable stratégie de procurement qu'elle pourra optimiser ce service spécifique et essentiel à son expansion.
Qu'est-ce que la gestion d'achat ?
La gestion d'achat ou procurement est l'ensemble des processus d'acquisition de produits ou services permettant à une entreprise de garantir le bon déroulement de ses activités. Elle inclut les achats directs, indirects, hors production, ainsi que l'optimisation des procédures appliquées.
Quelle est l'importance de la gestion des achats dans une entreprise ?
Le rôle-clé du service achat
Le service achat, ou procurement, joue un rôle-clé dans la procédure de l'entreprise puisqu'il organise la gestion de l'ensemble des achats nécessaires à son fonctionnement. Pour ce faire, le responsable des achats utilise un plan d'action structuré rappelant les acteurs du processus d'achat et la documentation nécessaire. Ce plan permet la mise en place d'une politique d'achat et donc d'une stratégie d'achats et d'approvisionnement.
Le service achat poursuit différentes missions telles que :
- Le contrôle du budget et l'optimisation des coûts de la chaîne d'approvisionnement.
- La maîtrise du portefeuille des achats.
- La négociation avec les fournisseurs.
- La réévaluation des objectifs de marge avec les commerciaux.
- La gestion des stocks et les risques en cas de rupture.
Il participe également au développement des produits, au contrôle qualité et aux coûts d'achats de production.
Impact du service achat sur la performance globale de l'entreprise
Le service achat à un rôle primordial dans l'achat des composants nécessaire à la production. Il participe à la réduction des coûts, à la bonne gestion des stocks et donc à la rentabilité de l'entreprise. Il agit positivement pour l'entreprise sur le plan financier, commercial et stratégique. Grâce à son action, l'entreprise profite d'une diminution des coûts d'achat des produits et peut ainsi accroître sa marge. Les produits achetés sont de meilleure qualité et l'entreprise est informée des problèmes d'approvisionnement et des autres incidents.
La gestion des achats ou procurement influence la compétitivité et le développement de l'entreprise. Elle permet d'éviter certaines problématiques qui pourraient affecter l'image de marque de l'entreprise et faire baisser sa rentabilité, sa notoriété, la confiance de ses clients et partenaires.
En ce sens, l'optimisation des achats fait partie intégrante de la stratégie de l'entreprise.
Comment mettre en place un système de gestion d'achat efficace ?
La planification de la gestion des achats
Pour planifier la gestion des achats de l'entreprise, les collaborateurs du service achat interrogent les personnes qui bénéficieront des achats. Cela leur permet d'identifier les ressources nécessaires pour concrétiser les projets en cours et à venir. Pour les aider, ils utilisent un logiciel de gestion du travail qui rassemble les documents importants comme les appels d'offres ou les demandes d'achats. Le service achat, ou procurement, exerce aussi une mission d'évaluation des ressources actuelles de l'entreprise et des besoins des équipes. Il est en effet plus rentable d'utiliser les ressources que l'entreprise a déjà en sa possession que de nouveaux achats. Le service achat s'interroge également sur la date à laquelle les équipes demandent la disponibilité des ressources pour organiser leur fourniture.
L'identification des besoins
Pour identifier les besoins de l'entreprise, il faut en premier lieu s'interroger sur leur nature. En effet, il peut s'agir de besoins ponctuels, répétitifs, réguliers ou répétitifs irréguliers. Il sera également nécessaire d'inventorier les produits à acheter dont les volumes sont les plus importants, les produits les plus sensibles et à risque pour l'entreprise. De plus, les fournisseurs les plus sensibles du fait de l'importance des commandes exécutées devront être identifiés. De même, les évolutions futures des besoins quantitatifs autant que qualitatifs seront à prendre en compte.
La réalisation des appels d'offres
Un appel d'offres consiste en une demande faite à plusieurs offreurs et fournisseurs. Chacun définit une proposition commerciale pour un acheteur potentiel. De cette manière, plusieurs options d'approvisionnement vont répondre à la requête de l'acheteur. Il va ainsi pouvoir choisir l'offre commerciale la plus avantageuse en tenant compte de différents critères, notamment la qualité des produits, les coûts d'acquisition et les délais de livraison.
La sélection des fournisseurs
Il s'avère tout d'abord important de s'assurer que les fournisseurs respectent les normes et les réglementations en vigueur, mais également les valeurs et les principes éthiques de l'entreprise. Ces éléments sont primordiaux, notamment quand l'entreprise fait appel à un fournisseur dont les locaux se situent à l'étranger. Ensuite, il faut vérifier la qualité des produits et étudier les prix en faisant des comparatifs entre les fournisseurs.
La mise en place des contrats
Ayant au préalable sollicité un juriste pour l'aiguiller sur les appels d'offres et les options disponibles, le responsable des achats peut prendre sa décision. Il se fera également accompagner par le service juridique lors des négociations et la signature du contrat. Pour le conseiller, il va interroger les collègues concernés sur les différentes solutions proposées par les fournisseurs pour que celles-ci répondent aux besoins du projet de l'entreprise. Le responsable des achats va alors déposer chez le fournisseur un bon de commande conforme au contrat qui précise entre autres le prix, la quantité, le délai de livraison, le mode de paiement.
La facturation des achats
Une fois les produits livrés, le fournisseur transforme le bon de commande en facture à régler et l'entreprise effectue alors le règlement. La facture est un document indispensable à l'entreprise qui va l'intégrer à sa comptabilité. Elle atteste de la vente du produit ou service et précise les détails de la transaction, le montant à payer et la date d'échéance du règlement.
Comment optimiser la gestion des achats en entreprise ?
La définition de la politique d'achat
La politique d'achat permet de définir les priorités d'achats au sein d'une entreprise. Le service des achats met alors en place une stratégie pour répondre aux objectifs de l'entreprise. Elle peut, par exemple, vouloir réduire ses coûts ou son empreinte carbone. La politique d'achat répond aux spécificités de l'entreprise, de son marché et des tendances d'achats. Pour la réaliser, il faut donc mettre en place un plan d'action, mettre à jour les procédures et définir les attributions de chacun.
Par la suite, il sera nécessaire d'analyser certains KPI comme la durée du cycle d'approvisionnement ou le taux de défaut du fournisseur.
La négociation des contrats avantageux
Négocier ne signifie pas forcément obtenir des prix bas. En effet, il est possible de négocier les heures de livraison, les conditions de paiement et surtout la qualité du produit. Un bon contrat est un contrat qui satisfait toutes les exigences de l'entreprise ou ses besoins.
Le choix des outils
Il est important de bien choisir ses outils pour la gestion des achats et des approvisionnements. Certains outils permettent de mettre en avant le suivi, la cartographie des dépenses, les stocks, la gestion des commandes, des factures ou des appels d'offres. Ainsi, l'entreprise peut développer un e-procurement, module de gestion électronique des acquisitions et approvisionnements, efficace.
Le suivi des achats
La performance du service achat peut être mesurée à l'aide de multiples KPI, lesquels doivent être en corrélation avec les objectifs identifiés. Il faut notamment définir ceux liés aux fournisseurs comme la qualité des produits, leur prix ou les délais de livraison. Les achats travaillant avec tous les autres services de l'entreprise, il est nécessaire d'évaluer des métriques spécifiques comme la qualité de transmission des informations.
Comment surmonter les difficultés les plus courantes dans la gestion des achats ?
Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs
Il est important de créer de bonnes relations avec ses fournisseurs. Pour ce faire, les entreprises doivent fournir des efforts pour entretenir leurs partenariats sur le long terme. Il faut certes régler ses factures dans les temps, mais également être intransigeant sur la conformité des transactions. Pour maintenir de bonnes relations, saines et solides, les fournisseurs ont besoin d'être valorisés. Ainsi, ils s'intéresseront à l'entreprise tout en lui permettant de faire des économies, ou en lui prodiguant des conseils sur ses produits.
Contrer les difficultés de suivi des contrats
Les contrats d'achat sont parfois complexes à gérer. En effet, certaines informations sont difficiles à dénicher dans ces écrits. Les entreprises qui essaient de suivre les contrats manuellement sont sujettes aux erreurs. Des augmentations de prix, des problèmes de conformité ou de délais de livraison peuvent ne pas être détectés. La solution consiste alors à mettre en œuvre un système digital de gestion numérique des contrats. Les contrats de l'entreprise seront centralisés et sécurisés sur une plateforme unique, ce qui simplifiera les recherches de données. Grâce à elle, il sera également possible d'automatiser les approbations ou les signatures en ligne. De plus, ce logiciel facilitera la réception des notifications pour les renouvellements de contrat ou leur expiration.
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