À l'ère du digital, les entreprises B2B prennent conscience de l'intérêt d'optimiser leur chaîne d'approvisionnement et la gestion de leurs achats. C'est un véritable défi qu'elles doivent relever lorsqu'elles ont de nombreuses commandes à passer dans de courts délais. La meilleure solution est alors de recourir à l'e-procurement.
Qu'est-ce que l'e-procurement ?
L'e-procurement est un terme anglais qui désigne l'approvisionnement en ligne ou l'approvisionnement électronique. Il s'agit d'un ensemble de solutions visant à digitaliser les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs dans l'objectif d'optimiser les processus d'achat.
Comment fonctionne l'e-procurement ?
L'e-procurement fonctionne selon un principe spécifique. Basé sur une digitalisation et une utilisation de plateformes électroniques, il permet de dématérialiser les achats sur une partie ou l'ensemble des transactions du processus Procure to Pay (P2P). Dans une démarche d'approvisionnement en ligne, les entreprises suivent trois grandes étapes :
- Le choix des produits.
- L'envoi de la commande.
- La réception de la facture.
Tout d'abord, les entreprises consultent un catalogue en ligne ou une plateforme d'achat en ligne B2B afin de sélectionner les produits qu'elles souhaitent commander. De cette façon, elles accèdent directement au site du fournisseur et à son offre, qui comprend ses conditions générales de vente. Après avoir choisi leurs produits, l'entreprise envoie en un seul clic une demande d'achat. Celle-ci est ensuite intégrée dans le système d'achat de l'entreprise afin de suivre le circuit de validation défini en amont.
Ensuite, lorsque la demande d'achat est validée, elle se transforme en commande. L'étape suivante consiste à transmettre la commande au fournisseur. L'envoi peut être effectué de deux manières différentes : par le biais d'un document électronique ou d'une marketplace. Après réception du bon de commande, le fournisseur passe immédiatement à la préparation des produits pour la livraison.
Enfin, une fois la commande livrée, les entreprises reçoivent la facture correspondante par voie dématérialisée. Certifiée par un service tiers, la facture peut prendre la forme d'un document électronique EDI ou d'un document PDF. La réception de la facture par le service comptabilité déclenche le paiement de la commande.
Quels sont les bénéfices de l'e-procurement ?
Une baisse des coûts transactionnels
L'e-procurement permet de réduire les coûts liés aux transactions et à la gestion des achats. Cette baisse se justifie par une diminution, voire une absence de frais de main-d'œuvre, liée à l'automatisation des processus d'achat. En recourant à des solutions d'approvisionnement en ligne, les entreprises réalisent des économies significatives. Pour information, une transaction dématérialisée coûte environ 19 € contre 95 € pour une transaction classique.
Des processus d'achat optimisés
L'e-procurement aide également les entreprises à optimiser leurs processus d'achat et d'approvisionnement. La passation de commande, l'envoi du bon de commande, la demande de validation et les tâches administratives représentent autant d'étapes chronophages et répétitives. Grâce à l'approvisionnement en ligne, les services des achats peuvent réduire toutes les tâches à exécuter puisque la plupart sont désormais automatisées. L'e-procurement leur permet donc de consacrer leur temps et leur énergie pour des missions à plus forte valeur ajoutée, tout en gagnant en efficacité et en productivité. De plus, l'automatisation de l'ensemble des processus d'achat permet une baisse du taux d'erreur de 30 à 50 % en moyenne.
Des délais réduits
Grâce à l'e-procurement, les processus d'achat et d'approvisionnement sont simplifiés et plus rapides, réduisant considérablement les délais de commande et de livraison. De ce fait, les entreprises s'épargnent les relances, les temps morts et les papiers administratifs à classer et gérer. Toutes ces suppressions permettent aux services des achats de gagner un temps précieux dans les processus. Sans oublier que la commande est transformée en bordereau de préparation chez le fournisseur. Ainsi, les entreprises sont livrées selon des délais raccourcis.
Une meilleure maîtrise des dépenses
L'e-procurement offre aux entreprises une vision globale et en temps réel de leurs achats par l'intermédiaire de fonctionnalités de reporting. De cette manière, il leur permet de maîtriser et gérer au mieux leurs dépenses, mais également d'ajuster leur stratégie d'achat en identifiant des pistes d'amélioration.
Une gestion des appels d'offres en temps réel
En mettant en œuvre une démarche d'e-procurement, les entreprises ont la possibilité de gérer les appels d'offres en temps réel. Ainsi, elles peuvent trouver rapidement des fournisseurs, comparer leurs offres et négocier les contrats en ligne.
Exemple d'application du e-procurement
Les cas d'application de l'e-procurement sont nombreux. À titre d'exemple, la mission principale des professionnels du retail consiste à gérer les flux de marchandises, les entrepôts et les points de vente. Digitaliser l'ensemble de leur processus d'approvisionnement et d'achat leur permet donc de le simplifier.
Dans ce secteur, mais également pour les magasins franchisés, l'e-procurement peut notamment être appliqué pour recenser et gérer tous les prestataires certifiés d'une entreprise. Les franchises peuvent également avoir accès à tous leurs fournisseurs partenaires et obtenir un tarif préférentiel. Les solutions de e-procurement sont également utilisées par les grandes enseignes de retail qui travaillent en partenariat avec des sociétés prestataires de services pour des besoins ponctuels (communication ou promotion) ou des besoins réguliers (ménage).
3 outils d'e-procurement
- Odoo
- WeProc
- CostTracker
Odoo
Avec Odoo, les entreprises disposent d'un moyen à la fois simple et efficace de gérer leur chaîne d'approvisionnement et leurs achats. Ce logiciel met à leur disposition différents outils et fonctionnalités qui leur permettent de tenir au mieux leur activité commerciale et d'éviter une rupture de stock, à savoir :
- La gestion des stocks.
- La gestion des bons de commande.
- La gestion des dépenses.
- La gestion des fournisseurs.
- La gestion du sourcing.
- La gestion des contrats et des licences.
- Le traitement des factures.
- Le catalogage et la catégorisation.
- La budgétisation et les prévisions.
De plus, Odoo offre aux entreprises la possibilité d'établir le meilleur rapport de quantités pour leurs stocks en spécifiant des prévisions de vente, des niveaux de stocks ou encore des règles de réapprovisionnement. Il leur permet également de rester à jour sur les prix de leurs produits et les délais d'expédition grâce à l'importation des listes de prix des fournisseurs.
Odoo présente l'avantage de proposer des tarifs abordables avec des abonnements à partir de 19,90 € par mois pour toutes les applications qui peuvent être testées gratuitement. Il existe également une formule gratuite pour une de leurs applications.
WeProc
WeProc est un outil d'approvisionnement SaaS spécialement conçu pour les PME et les ETI. Il aide ces entreprises à gérer leurs achats de manière fluide et automatisée. WeProc propose une solution digitale complète et facile à utiliser qui permet aux entreprises d'inclure les meilleures pratiques de leurs clients au sein de leur activité. C'est aussi un outil qui favorise la collaboration interne.
WeProc dispose de 2 types d'abonnement (mensuel et annuel) déclinés en 3 formules : Basique, Standard et Pro. Les tarifs de l'abonnement mensuel sont situés entre 30 et 84 € par utilisateur et par mois. Une remise de - 20 % est appliquée sur l'abonnement annuel, réduisant les prix à :
- 25 €/utilisateur/mois pour la formule Basique.
- 50 €/utilisateur/mois pour la formule Standard.
- 70 €/utilisateur/mois pour la formule Pro.
CostTracker
CostTracker est une solution cloud de gestion des achats destinée aux entreprises qui optent pour une approche par projets et qui se base sur la maîtrise totale des coûts. Cet outil leur permet de :
- Créer, approuver et suivre les bons de commande et les commandes clients en fonction de leurs moyens financiers afin d'arriver à un alignement complet sur la facture.
- Proposer à leur équipe des outils appropriés pour prendre les meilleures décisions en matière d'approvisionnement, tout en automatisant la gestion des coûts.
CostTracker fonctionne de façon autonome et est intégrée au système de comptabilité des entreprises. Avec cet outil, ces dernières trouvent un moyen rapide de démarrer la gestion de leur chaîne d'approvisionnement.
CostTracker propose des abonnements payants de 149 à 599 $ par mois avec essai gratuit de 14 jours.
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