Comment faire un devis ? (étapes + outils)

Pour faire un devis commercial, il est nécessaire de suivre les règles imposées par la loi. Certaines informations sont indispensables au document pour que celui-ci soit valable, et il doit être réalisé à un moment précis du processus de vente.

Comment faire un devis commercial sans utiliser d'outil ?

Il est tout à fait possible de réaliser des devis en bonne et due forme sans utiliser d'outil. Il suffit de suivre les étapes ci-dessous :

Les étapes pour rédiger un devis commercial

La première étape consiste à présenter l'entreprise, ses produits et ses services. Son rôle est primordial puisque c'est ici que les professionnels vont pouvoir inclure le client dans leur document et lui prouver que ce sont les bonnes personnes pour la réussite de ce projet. Si les professionnels ont déjà réalisé des missions similaires, ou qui demandaient des compétences identiques, c'est dans cette rubrique qu'il faut l'indiquer.

La deuxième étape nécessite la reformulation de la demande du client et ses objectifs. Une bonne pratique consiste à répéter mot pour mot la problématique énoncée lors des rendez-vous prospects. Cette « reformulation » assure au client que sa demande a été entendue et comprise. Si les professionnels pensent à d'autres objectifs que le client n'aurait pas mentionnés, c'est dans cette rubrique qu'ils peuvent les mentionner.

Petite astuce pour s'assurer que le devis est assez personnalisé : remplacer le nom du client par un autre. Le devis semble interchangeable ? Cela signifie qu'il faut encore plus précisément cibler les besoins ou les réponses apportées.

Cette troisième étape invite les professionnels au cœur de leur proposition commerciale. Elle consiste à détailler le plan d'action prévu pour le client. Ce plan d'action comprend notamment le développement, la communication ou encore le marketing direct.

Dans cette rubrique, le but des professionnels est d'expliquer précisément ce qui va être mis en œuvre pour que les objectifs mentionnés dans la rubrique précédente soient atteints.

Dans cette quatrième partie, les professionnels décrivent par quel moyen ils tiendront leur client informé des résultats de leurs actions. Cette dernière partie du devis comprend l'évaluation de la prestation à fournir.

Les informations à faire figurer sur un devis

Un devis demande de faire apparaître un certain nombre d'informations pour être valable :

• Les coordonnées de la société.
• Les coordonnées du client.
• La date d'édition du devis.
• La description des prestations qui seront réalisées.
• La date de début de la prestation et la durée estimée de sa réalisation.
• Le prix de la prestation, le coût de la main d'œuvre, s'il y a lieu les frais de déplacement avec le récapitulatif du montant global à payer.
• Les modalités du règlement.
• Les conditions de garantie liées aux prestations.

Le devis doit préciser qu'il a été édicté avant le début des prestations.

A ces informations s'ajoutent, pour les artisans et les auto-entrepreneurs exerçant une activité artisanale et soumis à l'obligation de souscription à une assurance professionnelle :

• L'assurance souscrite dans le cadre de leur activité.
• Les coordonnées de l'assureur ou du garant.
• La zone géographique du contrat ou de la garantie.

Les informations optionnelles

Selon les situations, il peut être nécessaire de préciser la durée de validité du devis, et s'il a été établi gratuitement ou moyennant rémunération.

Modèle de devis disponible

En utilisant ce modèle de devis, il est possible de structurer et personnaliser ses devis de manière professionnelle et efficace. Le processus de sa création et une bonne présentation des informations claires et détaillées attireront facilement l'attention des clients potentiels.

Grâce aux 8 outils présentés ci-dessous, créer un devis commercial ne prend que quelques minutes.

Le logiciel de création de devis en ligne de HubSpot

Le logiciel de devis en ligne HubSpot permet de générer des devis de qualité. Le document est disponible immédiatement. Les professionnels ont la possibilité de signer électroniquement leurs documents et de gérer les paiements en ligne.

Pour un devis à leur image, les professionnels peuvent y insérer leur logo et en personnaliser les couleurs. 

L'outil de création de devis peut commencer à être utiliser avec le CRM gratuit de HubSpot. Des fonctionnalités plus avancées sont disponibles dans le Sales Hub.

Leadlist, le logiciel de devis et de facturation

Leadlist permet de créer un devis ou une facture en moins de 5 minutes. Il est possible de personnaliser ses devis de manière simple, avec un joli rendu esthétique. Les entreprises peuvent notamment ajouter leur logo et un slogan. Cette fonction se couple aux contacts de l'entreprise, à l'envoi d'emails et de SMS. L'outil propose des modèles de devis.

Le logiciel permet par ailleurs de respecter la loi antifraude.

Cet outil est gratuit après création d'un compte. 

Crater, le logiciel de facturation open source

Crater se revendique comme étant l'application de facturation idéale pour les pigistes et les petites entreprises. Elle permet d'éditer des factures, d'estimer le montant d'un devis et de suivre facilement les paiements, les dépenses, les rapports ou encore de calculer le montant de ses impôts.

Crater est gratuit, mais propose aussi des fonctionnalités payantes, comme l'installation du logiciel sur le serveur de l'entreprise. 

Odoo, pour passer facilement du devis à la facture

Ce logiciel permet de facturer automatiquement en s'appuyant sur des bons de commandes, des commandes de livraisons, des contrats ou encore des frais générés. L'outil propose des modèles au design travaillé. Il simplifie la comptabilité puisque les mouvements sur le compte en banque et le statut des factures sont gardés en mémoire.

L'outil prend en charge les rappels automatiques des clients en cas de retard de paiement. Les facturations sont rationnalisées et les paiements plus rapides. 

Cet outil est gratuit dans sa version test. Le service de facturation coûte ensuite 8 €/ mois. 

BonneFacture, un outil simple et très fonctionnel

Le logiciel BonneFacture permet de créer des devis, de créer une commande, d'éditer une facture sans TVA, de créer une note d'honoraires ou encore de créer une facture avec saisie des valeurs TTC. Des exemples de documents sont proposés. Il suffit de s'inscrire pour bénéficier des fonctionnalités de l'outil. 

Cet outil revient à 12 € HT par mois et par utilisateur. 

Kafeo, le logiciel bien connu des entrepreneurs solo et des freelances

Le logiciel Kafeo permet de créer gratuitement des devis, des factures et de gérer ses contacts et son activité. L'outil s'adapte à la gestion des différents taux de TVA comme à son absence. Il permet de visualiser, sauvegarder, archiver, générer des documents au format PDF ou encore de transformer un devis en facture.

Petit plus de l'outil: les factures réglées apparaissent en vert et les factures en attente en rouge.

Le logiciel coûte 79 €. 

Facture.net, pour mieux gérer sa gestion commerciale

Le logiciel gratuit Facture.net permet de générer des devis et des factures gratuitement. Les professionnels ont la possibilité de dupliquer les documents ou de les transformer. Les documents sont rattachés à des clients. Facture.net permet aussi de concentrer toute sa gestion commerciale sur une seule plateforme.

Un moteur de recherche permet de filtrer les factures en fonction des clients, des périodes ou des objets.

Factomos, l'outil validé par les experts-comptables

Le logiciel Factomos promet d'être efficace même entre les mains des débutants. Il propose des devis et des factures prêts à être utilisés.  Son interface mêle avec succès simplicité d'utilisation et gestion comptable simplifiée.

L'outil permet de rapprocher les encaissements des factures de vente et les factures de décaissement des factures d'achat. 

Bon à savoir : Factomos est un outil payant. Les abonnements démarrent à 9,90 € par mois, suivis d'une formule à 19,90 €, et d'une dernière à 39,90 € par mois.

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