Comment faire un bon de livraison ? Utilité et modèle inclus

Le bon de livraison, connu également sous le nom de bordereau de livraison ou de bon de prestation, est l'une des pièces légales essentielles de la comptabilité des entreprises, au même titre que les factures, le devis et le bon de commande. Ce document est le gage d'une relation client optimale. C'est pourquoi il est capital d'en connaître l'utilité, mais surtout comment le créer en toute conformité.

A quoi sert le bon de livraison ?

Bien que n'étant pas obligatoire, le bon de livraison présente une grande utilité juridique pour le vendeur comme pour le client. L'objectif de ce document est de valider la bonne réception des marchandises commandées afin de déclencher une facturation.

Accompagné de la facture, le bon de livraison fait non seulement office d'attestation de la vente d'un produit ou d'une prestation de services, mais il constitue surtout un véritable élément de réassurance pour le client. En effet, il permet à ce dernier de vérifier la conformité de l'ensemble de la commande par rapport à ses attentes, que ce soit au niveau de la nature, de la quantité ou du prix des biens et des services. Le bon de livraison constitue alors une preuve solide de la bonne foi de l'expéditeur et du respect de ses obligations contractuelles. Ce document s'avère indispensable en cas de litiges entre les deux parties comme la non-livraison de l'article acquis.

Le bon de livraison déclenche la facturation des marchandises et en exige le paiement une fois la réception signée, ce qui protège le vendeur contre les impayés. Il transfère également la responsabilité de la marchandise au destinataire lors de son expédition. Ainsi, en cas de dommages ou de perte, le client doit entamer un recours contre le transporteur, et non vis-à-vis du vendeur.

Le bon de livraison présente aussi un intérêt non négligeable en cas de litige entre l'expéditeur et son client. Il peut notamment servir dans le cas d'un défaut de paiement ou de la constatation d'une anomalie par le destinataire.

Qui crée le bon de livraison ?

Le bon de livraison est établi soit par le fournisseur, c'est-à-dire le vendeur du bien ou du service, une fois le devis signé ou la commande validée par le client, soit par le transporteur, entreprise en charge de l'acheminement et de la remise de la marchandise au destinataire final et à une adresse précise. Un exemplaire doit d'ailleurs être remis à ce dernier au moment de ladite livraison.

Comment faire un bon de livraison ?

Respecter la structure du document

La structure du bon de livraison est relativement simple. Le titre fonctionnel du document apparaît en en-tête afin d'identifier la nature du bordereau.

Support qui doit comporter un numéro de commande ou de livraison, la liste des articles commandés ainsi qu'un champ libre permettant au client d'indiquer la date de réception souhaitée. Déterminer la structure du bon de livraison est particulièrement utile pour les entreprises qui passent des commandes en grosse quantité ou en grand nombre. En effet, les données enregistrées fournissent à leurs destinataires une idée précise des marchandises livrées et de leur date de réception, sans oublier les conditions particulières de livraison.

Indiquer les mentions obligatoires

Compte tenu de la nature commerciale du bon de livraison, un certain nombre de mentions obligatoires doivent y apparaître. Il s'agit en général d'informations légales de l'entreprise qui expédie les marchandises : nom, forme sociale, raison sociale, 'siège social qui correspondent à l'adresse de facturation, capital social ainsi que numéro RCS et lieu d'immatriculation.

En plus des mentions obligatoires et du numéro de commande, le bon de livraison doit indiquer :

• Le nom et l'adresse du client.
• La date de livraison.
• Le détail des biens ou services livrés avec la nature, la quantité et le prix.

Prévoir un espace dédié aux observations et réserves du client

Il peut arriver que la livraison ne corresponde pas à la commande du client ou que ce dernier constate des anomalies sur les marchandises reçues. Raison pour laquelle le bon de livraison comporte un espace libre où indiquer toutes observations ou réclamations. Ainsi, le destinataire pourra indiquer ses remarques et réserves concernant la livraison de sa commande :

• Articles manquants ou en trop.
• Produits non conformes.
• Détérioration du colis ou des marchandises.
• Retard de livraison.

Choisir la méthode d'expédition

La livraison de biens ou de prestations de services fait l'objet de réglementations spécifiques en matière d'acheminement, d'où l'intérêt pour l'entreprise de bien choisir sa méthode d'expédition lors de la rédaction du bon de livraison. En effet, pas moins de 11 incoterms peuvent être utilisés pour déterminer droits et obligations des acheteurs et des vendeurs lors d'échanges nationaux et internationaux de marchandises :

• DDP (Delivered Duty Paid)
• DAP (Delivered at place)
• DPU (Delivered at Place Unloaded)
• EXW (Ex Works)
• CPT (Carriage Paid To)
• CIP (Carriage and Insurance Paid To)
• FCA (Free Carrier)
• FAS (Free Alongside Ship)
• FOB (Free on board)
• CFR (Cost and freight)
• CIF (Cost, insurance and freight)

Choisir le format

Lors de la création du bon de livraison, l'entreprise doit également décider de son format. Ce document peut être présenté sous deux formes possibles : papier ou numérique. Si le bon de livraison prend la forme d'un document papier, il est recommandé de l'éditer en 3 exemplaires : un pour le client, un pour le livreur et un pour l'entreprise expéditrice.

En version dématérialisée, l'entreprise transmet le bon de livraison au client par email. Puis, dans le cadre d'une campagne d'email marketing, elle pourra lui envoyer un message pour lui communiquer le produit et les modalités de livraison, mais aussi pour lui faire découvrir d'autres produits similaires ou complémentaires à sa commande précédente.

Conserver le bon de livraison

Le bon de livraison étant un document comptable d'un point de vue juridique, l'entreprise expéditrice des marchandises est tenue de le conserver durant au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Quant à l'exemplaire remis au transporteur, il doit être archivé en tant que justificatif de livraison. Il est également possible de conserver le bon de livraison sous format digital.

Modèle de bon de livraison

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