Le trombinoscope reste le meilleur support d'information interne et externe pour identifier les membres d'une entreprise et leur fonction. Du simple portrait à la présentation la plus originale, tout est désormais possible pour se démarquer et communiquer sur l'image du groupe.
Qu'est-ce qu'un trombinoscope ?
Un trombinoscope rassemble les portraits de chaque membre du personnel d'une entreprise ou d'un service en particulier. Cette photo est accompagnée du nom, du prénom et/ou de la fonction du collaborateur. Il est utile pour le service RH, mais aussi pour la communication à l'égard des partenaires ou des clients.
Quelle est l'utilité d'un trombinoscope pour une entreprise ?
Mettre un visage et une fonction sur un nom
Cet outil permet de mettre un visage sur un nom et un poste au sein de l'entreprise. Il s'avère particulièrement utile dans les moyennes et grandes entreprises qui comprennent plusieurs services. Dans les petites structures de moins de 20 salariés, il n'est pas forcément nécessaire, mais rien n'empêche d'en créer un. Ce support est généralement diffusé sur l'intranet d'entreprise afin de favoriser l'identification des membres de la hiérarchie, l'information sur l'organisation interne des services et des équipes qui les composent.
Communiquer en interne et/ou en externe
Le trombinoscope participe à une bonne communication au travail en personnalisant notamment les forces vives de l'entreprise. Non seulement les collaborateurs se reconnaissent entre eux, mais aussi se sentent appartenir à un groupe, une même communauté. Ce sentiment d'appartenance est primordial pour la cohésion sociale interne et la collaboration interservices. Cela crée du lien et fédère les collaborateurs autour d'un projet commun enclin à favoriser le sentiment de solidarité vis-à-vis des intérêts du groupe. De plus, c'est une manière de reconnaître et saluer la valeur et la contribution de chacun à la réussite de l'entreprise.
Le trombinoscope sert souvent de support en termes d'image pour la communication externe. En effet, c'est la première représentation que les prospects et les jeunes clients se font d'une marque. En ayant connaissance du trombinoscope par service, les clients établissent une relation plus humaine, plus concrète et de confiance avec la marque. Cette communication positive rapproche les clients de la marque qu'il crédibilise.
Avoir une vitrine d'entreprise
À l'instar d'un magasin, le trombinoscope constitue la vitrine de l'entreprise. Il est plus facile de marquer les esprits en donnant un visage à une entité. Ainsi, cet annuaire du personnel sera intégré à la correspondance adressée à ses partenaires et à ses clients. La marque peut aussi l'ajouter à un message de remerciement. Le destinataire, quel qu'il soit, se rappellera certaines personnes figurant dans le message et fera immédiatement le lien avec l'entreprise.
Montrer les talents de l'entreprise
Réaliser et diffuser un trombinoscope est le meilleur moyen pour présenter et promouvoir les talents associés à une marque. Cette présentation, que ce soit sur son site internet ou sur ses réseaux sociaux, permet de communiquer sur l'organisation structurelle de l'entreprise à l'externe, mais également de démontrer l'importance accordée à ses collaborateurs.
Faciliter la prise en main de nouvelles procédures
Là encore, le trombinoscope a toute sa place. En effet, lors du lancement d'un nouveau projet ou d'une réorganisation structurelle, le plan d'action s'avèrera plus parlant si l'on peut identifier les différentes parties prenantes, les intervenants et les nouveaux venus. Lors de la mise en place d'une nouvelle procédure au travail, associer un visage à une tâche particulière, à des objectifs précis offre à chacun la possibilité de mieux se représenter qui fait quoi, où il se situe, et ce qu'il apporte. Cette personnalisation de l'action se révèle en outre un bon moyen de valorisation et de reconnaissance de l'importance du rôle de chacun.
4 étapes pour réaliser son trombinoscope
Faire appel à un photographe professionnel
Il est important de faire appel à un photographe aguerri à ce genre de clichés professionnels. Ce qui n'empêche nullement l'artiste de se montrer créatif et original. En effet, les photos seront de meilleure qualité, avec un angle de prise harmonisé pour un tirage au rendu professionnel, digne de l'image souhaitée. Il saura mettre en valeur chaque modèle (techniques d'éclairage, mise en scène, valorisation des caractéristiques personnelles, retouches éventuelles …).
Déterminer la bonne direction artistique
L'entreprise doit échanger avec son photographe sur sa stratégie de communication, sur ses valeurs et sur ses aspirations. Un trombinoscope montre un visage humain de l'entreprise. Il doit donc être représentatif de la marque. La pose des collaborateurs doit être adaptée selon la nature de l'activité, de la fonction et de la cible. Le photographe pourra choisir un angle de prise de vue original pour mieux se démarquer des standards. Le recours à des fonds de couleurs différentes, à des objets symboliques ou tout autre idée singulière est souvent sollicité pour asseoir sa différence et affirmer une identité visuelle conforme à la politique et aux valeurs du groupe.
Choisir le bon moment et le bon endroit
Trouver le bon moment pour des séances photo avec ses collaborateurs peut être un vrai casse-tête. L'entreprise doit en effet organiser méthodiquement cet évènement à l'avance et expliquer son importance auprès de l'ensemble de son personnel. Les photos peuvent aussi être prises lors d'un séminaire d'entreprise ou d'un évènement.
Pour le lieu, le photographe professionnel proposera diverses suggestions à l'entreprise : dans les locaux de l'entreprise, au sein de son studio photo ou à l'extérieur comme dans un parc ou sur une place.
Organiser des séances avec les nouveaux collaborateurs
Lorsqu'une entreprise s'agrandit, il faut actualiser le trombinoscope. Certains groupes concluent des partenariats avec des photographes et leur envoient les nouvelles recrues pour une prise en studio dès leur arrivée. Sinon, il est possible d'organiser deux séances par an avec les nouveaux collaborateurs.
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Quels logiciels/outils utiliser pour faire un trombinoscope ?
Canva
Canva est une solution gratuite, complète et très simple, qui peut être utilisée ponctuellement. Pour plus de fonctionnalités et une assistance complète, il est possible d'investir dans la version Canva Pro, pour 8,99 € par mois avec un engagement d'un an. La version Pro sans engagement ne coûte que 11,99 € par mois.
L'avis de HubSpot :
La prise en main de Canva est intuitive, propose de nombreux modèles, et offre une excellente qualité pour créer des designs. Il existe une version gratuite, mais aux fonctionnalités limitées et à l'exportation des fichiers assez lente.
ClicFace
L'application française ClicFace comprend plusieurs options pour réaliser des organigrammes et des trombinoscopes avancés. L'utilisateur peut utiliser le cloud qui contient ses informations. L'outil gère également les autorisations. Disponible en français et en anglais, il est accessible sur devis en fonction des besoins de son entreprise.
L'avis de HubSpot :
ClicFace est un outil haut de gamme, avec une interface personnalisable. Des démonstrations sont accessibles sur rendez-vous. Parmi les inconvénients, citons le coût.
Lucidchart
Lucidchart est une solution permettant de faire un organigramme ou un trombinoscope en ligne. À noter que cet outil est traduit en français. Son coût, plus bas que celui de ses concurrents est à 4.95 € par mois pour la version de base, 8.95 € pour la version pro et 20 € pour un accès entreprise.
L'avis de HubSpot :
Parmi les avantages, Lucidchart permet de partager les données de manière simple, rapide et sécuriser sur le cloud. Il a un bon rapport qualité-prix. En revanche, cet outil peut être compliqué pour de nouveaux utilisateurs et les appellations de fonctionnalités ne sont pas toujours explicites.
Exemples de trombinoscope d'entreprise
Le trombinoscope grille
Le trombinoscope grille est la présentation la plus utilisée.
Le trombinoscope médaillon
Ce trombinoscope en médaillon est assez sobre, mais avec une touche particulière de distinction. Il est possible de choisir l'emplacement des bulles, de manière hiérarchisée ou sur une même ligne.
Le trombinoscope dessiné
Ce trombinoscope dessiné s'avère le plus original pour mettre en avant les membres d'une entreprise ou d'un service. Cela diffère du traditionnel portrait.
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