Réserver un bureau en entreprise : 7 outils de flex office à connaître

Avec le travail hybride qui se démocratise, le flex office s'impose comme une solution incontournable pour de nombreuses entreprises. Cette approche plus flexible et dynamique implique une meilleure gestion de l'environnement de travail et des ressources, favorisant ainsi la performance et l'efficacité. Pour répondre aux enjeux du flex office, il est conseillé d'utiliser des outils de gestion et d'organisation facilitant l'adoption de ce nouveau modèle.

Quelle est l'utilité d'un outil de flex office ?

Les outils de flex office, comme les logiciels de réservation de salles de réunion, se révèlent très utiles pour les entreprises ayant adopté ce nouveau modèle de travail. En effet, l'enjeu principal du flex office est de répondre aux besoins et aux attentes de l'ensemble des collaborateurs pour favoriser la performance et la productivité. Répondre à cet enjeu implique de proposer un environnement de travail optimisé. Pour y parvenir, il convient de se tourner vers des outils des flex office afin de :

• Définir les différents espaces de travail.
• Faciliter la communication entre les collaborateurs.
• Recueillir des données pour déceler les tendances et calculer le taux d'occupation.
• Gérer efficacement les ressources.
• S'adapter rapidement au changement.

Quelles fonctionnalités privilégier pour choisir un bon outil de flex office ?

Le choix des fonctionnalités présentes dans un outil de flex office dépend de la taille de l'entreprise. Ces outils permettent à chaque office manager d'harmoniser les besoins des collaborateurs avec les objectifs de l'entreprise, afin d'assurer une gestion efficace des ressources. Pour ce faire, l'outil de flex office doit présenter plusieurs fonctionnalités essentielles comme :

• La gestion des espaces de travail et des ressources avec la réservation des bureaux en open space et des bulles individuelles, la réservation des salles de réunion ou encore la répartition du matériel informatique.
• La gestion du travail hybride avec la consultation des plannings, la création d'annonces concernant le télétravail et la visibilité des présences.
• L'intégration de services pour créer du lien social en utilisant par exemple une messagerie d'équipe ou en organisant des événements directement via l'outil.
• La collecte et l'analyse de données afin de suivre et calculer le taux d'occupation pour chaque espace.
• L'hébergement en Europe pour le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD).

1 - Deskbird

Hébergée en Allemagne, l'application Deskbird est conçue pour faciliter la gestion des ressources et du travail hybride. Les utilisateurs peuvent réserver des bureaux et visualiser les plannings de chaque collaborateur.

L'application offre également plusieurs fonctions d'analyse permettant de mesurer et de comprendre le succès de la politique de flex office. En effet, les entreprises peuvent avoir une vision holistique du comportement des collaborateurs grâce à des heatmaps ou des analyses du taux d'occupation des espaces. De plus, cette application s'intègre facilement dans plusieurs systèmes existants comme Microsoft Teams, le calendrier Google, Outlook, Slack ou encore le logiciel SIRH, permettant ainsi de récolter un maximum de données fiables.

La solution est disponible à partir de 1,80 euro par mois par utilisateur.

2 - Witco

Hébergée en France, l'application Witco est un outil de flex office tout-en-un permettant de dynamiser l'environnement de travail et de faciliter l'organisation des équipes. L'application permet entre autres :

• de réserver des bureaux, des postes de travail et des équipements.
• de suivre le taux d'occupation de chaque espace de travail pour optimiser les ressources.
• de centraliser les services existants en entreprise, comme la conciergerie ou la livraison de colis.
• de renforcer la culture d'entreprise et le sentiment d'appartenance des salariés en proposant des activités de team building ou des événements.
• de favoriser une communication fluide entre les collaborateurs avec des forums internes.
• d'analyser la satisfaction des collaborateurs grâce à des enquêtes.
• de localiser les collègues avec une carte interactive facilitant ainsi la collaboration.

Le tarif n'est pas fourni par l'éditeur, il convient de réserver une démonstration.

3 - MOFFI

Hébergée en France, l'application de flex office MOFFI facilite la gestion du télétravail, la réservation des bureaux et la visualisation des plannings. L'application permet aussi de contrôler, de mesurer et d'analyser le taux d'occupation des bureaux pour réduire les coûts immobiliers.

MOFFI propose également une solution de « smart office » en intégrant des objets connectés au sein des espaces de travail, comme des étiquettes numériques ou des éclairages connectés, fluidifiant ainsi la journée de travail des collaborateurs.

La solution est disponible à partir de 2,50 euros par poste de travail.

4 - Woby

Woby est un outil collaboratif conçu pour gérer le flex office. L'outil est adapté pour piloter le travail multisite grâce aux fonctionnalités comme les demandes d'accès par site, les jauges d'occupation en temps réel et les rapports de fréquentation, permettant ainsi aux entreprises d'observer les habitudes et les tendances au sein des locaux.

La solution est disponible à partir de 1,50 euro par utilisateur par mois.

5 - M-Work

Hébergée au sein de l'Union européenne, l'application de flex office M-Work dispose de multiples fonctionnalités comme la réservation de postes de travail, la personnalisation des espaces ou encore l'intégration dans les systèmes d'information existants (SIRH, Google, Microsoft).

L'application offre également une visibilité complète sur le statut des collaborateurs en déplacement, en télétravail ou présents sur différents sites, tout en assurant un suivi précis du taux d'occupation. De plus, l'application se distingue par sa dimension RSE, en proposant aux entreprises de calculer l'empreinte carbone liée aux déplacements entre le domicile et les locaux. Cette fonctionnalité permet d'adapter les stratégies RSE en se basant sur des données concrètes.

M-Work propose une version gratuite de l'application et une version « business » à partir de 3 euros par mois par utilisateur.

6 - Google sheets

Google Sheets s'avère être un excellent outil pour aider les équipes lors de la transition vers le flex office, en attendant l'adoption d'une solution plus permanente. La simplicité d'utilisation de Google Sheets permet aux entreprises de créer rapidement des plannings partagés favorisant ainsi la communication et la coordination entre les équipes.

Google propose une version gratuite de l'outil et une version « business » à partir de 11,50 euros par mois par utilisateur.

7 - Slack

Avant d'être un outil de flex office, Slack est surtout un outil de communication interne. Tout comme Google Sheets, les entreprises peuvent se servir de Slack en tant que solution temporaire pour connaître et gérer les présences au bureau. À moyen terme, Slack peut facilement être intégré à diverses applications de flex office pour faciliter la communication et le partage d'informations entre les collaborateurs.

L'application est gratuite et une version « pro » est disponible à partir de 6,75 euros par mois par utilisateur.

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