Comment faire une newsletter interne réussie ?

Dans leur stratégie marketing, les entreprises proposent souvent une newsletter à destination de leurs clients ou des communiqués de presse pour les médias. La communication interne passe souvent au second plan. La diffusion d'une newsletter interne permet pourtant de faire passer des messages facilement et rapidement à l'intégralité des équipes tout en renforçant l'esprit d'appartenance à l'entreprise.

Interpeler avec un objet de newsletter créatif

L'objet est l'élément qui détermine si la newsletter va être lue. C'est le premier élément qui va s'afficher dans la boite mail des collaborateurs. Il doit être créatif et direct afin d'attirer leur attention.

• Il faut donc éviter les objets tels que « Newsletter de Janvier » ou « Information importante ».
• Le contenu de la newsletter doit être mis en avant dans l'objet, mais sans trop en dire.
• Les chiffres et le mode interrogatif peuvent être utilisés, contrairement aux points d'exclamation qui sont à éviter.
• Selon le message à faire passer, il peut être conseillé de créer un sentiment d'urgence et de suspense.

Choisir un intitulé pour sa newsletter interne

Une newsletter peut être considérée comme un rendez-vous, une réunion régulière pour le personnel de l'entreprise. Les collaborateurs doivent attendre la diffusion de cette newsletter. Celle-ci doit donc être nommée de façon explicite pour créer un sentiment d'attente et de régularité. Exemples : « Le journal », « La revue », « L'hebdo ».

Spécifier l'expéditeur

Une newsletter interne ne doit jamais indiquer un email no-reply comme adresse d'expéditeur. Tout d'abord pour une raison technique : en envoyant une newsletter en no-reply, l'emailing risque d'être reçu parmi les courriers indésirables, ou spams, des salariés. De plus, la newsletter interne étant tout d'abord un outil de communication, il est important pour l'entreprise de pouvoir recevoir le feedback de ses collaborateurs. Il est donc nécessaire de personnaliser l'expéditeur pour que chacun puisse identifier la personne à contacter ou lui faire un retour de mail. Exemples : « prenom.nom@mon-entreprise.com » ou « service-communication@mon-entreprise.com ».

Publier du contenu à valeur ajoutée

Pour que les collaborateurs s'investissent et prennent le temps de lire la newsletter interne de leur entreprise, le contenu doit être pertinent et cohérent avec leurs attentes. Une grande diversité de sujets peut y être abordée, tout en respectant la ligne éditoriale fixée par l'entreprise et en répondant au besoin d'informations des collaborateurs. Le contenu permet de mettre tous les employés et tous les services sur un pied d'égalité.

La newsletter interne est le support à privilégier pour communiquer sur l'actualité de l'entreprise : la participation à un salon, un article paru dans la presse ou le recrutement d'un nouveau collaborateur. C'est aussi le lieu pour communiquer sur le lancement d'un nouveau produit, informer sur la vie de l'entreprise ou rassurer en temps de crise. Enfin, l'entreprise peut profiter de cet espace pour informer ses collaborateurs sur l'évolution du marché et son positionnement par rapport à la concurrence.

Entretenir l'esprit d'équipe

L'entreprise peut également utiliser la newsletter interne pour mettre en avant ses employés sous différentes formes.

• Présentation d'un nouveau collaborateur avec un article et une photo.
• Information sur des mobilités internes ou des changements d'équipes.
• Zoom sur un projet en mettant en avant le service ou le collaborateur en charge du développement.
• Parution d'articles dont la rédaction a été déléguée à un collaborateur pour parler d'une mission particulière.
• Création de jeux-concours, de sondages ou de challenge au sein de l'entreprise avec la mise en avant d'un employé en fonction de ses résultats ou de l'atteinte de ses objectifs.

Structurer sa newsletter interne

Une newsletter interne est souvent parcourue rapidement par les collaborateurs. Ils doivent identifier rapidement et facilement les éléments qui les intéressent. Il est donc primordial de s'attarder sur la structure de sa newsletter interne. Un système de rubriques, des blocs distincts, l'insertion de titres et de courtes descriptions permettront de hiérarchiser les informations et de mieux appréhender le contenu. Exemples : « Dans la presse », « Actualités », « Nouveaux produits » ou « Recrutement ».

La structure doit être simple, claire et l'espace doit être optimisé. Sans oublier qu'une newsletter se doit aujourd'hui d'être responsive pour être lue sur ordinateur, tablette et smartphone.
Pour être lisible, le contenu doit également être concis. Il faut limiter le nombre de sujets abordés pour ne pas être contre-productif, l'ouverture d'un emailing interminable pouvant en effet décourager. L'insertion de boutons call-to-action permettra d'avoir accès à des contenus corporate plus approfondis hébergés sur le site web de l'entreprise.

Inciter à l'action et au partage

Comme leur nom l'indique, les boutons de call-to-action attirent l'attention des lecteurs sur une action : inscription à une formation ou à un événement, téléchargement d'une nouvelle application, découverte de nouveaux outils internes. Ce lien doit attirer l'œil : le texte est court et explicite, des couleurs et une police spécifiques peuvent être utilisées. Exemples de textes de call-to-action : « Découvrez l'application », « Lire la suite...  », « Inscrivez-vous à cet événement !  ».

La newsletter interne est envoyée à l'ensemble des employés de l'entreprise. Même si communication interne et communication externe sont envisagées sur des supports différents, il ne faut pas oublier que les collaborateurs sont les premiers ambassadeurs de l'entreprise pour laquelle ils travaillent. C'est ce qu'on appelle l'employee advocacy. Grâce aux boutons de partage, ils pourront diffuser un contenu qui les interpelle au-delà de l'entreprise. Un article peut ainsi être transmis par mail ou diffusé sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou LinkedIn, comme dans cet exemple.

Rendre le contenu attractif

Le choix des contenus et les articles rédigés sont donc importants, mais ils ne seront lus que si l'environnement graphique est agréable et engageant. Il faut varier les formats pour ne pas perdre l'attention du lecteur. Le rédacteur de la newsletter interne doit donc prévoir l'intégration de d'images, d'infographies et de vidéos. 

Respecter la charte graphique de la marque

La charte graphique définit des règles qui garantissent une utilisation correcte du logo, des couleurs et des  polices associées. Elle a été réfléchie pour incarner l'image d'une entreprise auprès du grand public. Au moment de créer la maquette d'une newsletter interne, il est important de respecter cet environnement graphique de la marque. Le collaborateur identifiera immédiatement l'emailing comme une communication interne et cela renforcera le sentiment d'appartenance à une communauté, celle de l'entreprise. Le service Communication, en général en charge de la création des maquettes pour les newsletters internes et externes, se basera sur cette charte pour adapter chaque élément graphique : couleurs, police des titres, images ou boutons d'appel à l'action. 

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Respecter une fréquence de diffusion

Il n'existe aucune règle quant à la fréquence de diffusion d'une newsletter interne. Elle peut être hebdomadaire, mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle. L'entreprise détermine cette fréquence en fonction du contenu à diffuser. Il est cependant nécessaire que l'envoi se fasse de façon régulière. Si l'entreprise communique sur une newsletter interne mensuelle, elle doit s'engager à respecter cette fréquence de diffusion. La régularité permettra d'ancrer ce rendez-vous dans les habitudes des collaborateurs, d'améliorer le taux de lecture et de maintenir la continuité des échanges.

Choisir le bon moment pour envoyer sa newsletter interne

Selon la politique de l'entreprise, le créneau d'envoi des newsletters internes peut varier. Certaines privilégient la fin de semaine pour jouer sur l'état d'esprit suscité par l'approche du week-end. D'autres, au contraire, préfèrent éviter le vendredi et privilégient le lundi pour lancer les actualités de la semaine. Dans tous les cas, il n'est pas recommandé d'envoyer la newsletter en dehors des heures de travail pour ne pas aller à l'encontre du droit à la déconnexion des employés. 

Contrôler l'efficience de sa newsletter interne

Comme pour une newsletter BtoC ou BtoB, l'entreprise doit également surveiller les données métriques, ou metrics en anglais, de ses newsletters internes. Ces informations sont généralement fournies par les logiciels de création de newsletters. Elles vont permettre à l'entreprise d'analyser les taux d'ouverture et de délivrabilité, le nombre de partages et de clics sur les différents articles. Le suivi statistique permet donc de mesurer l'efficacité de la newsletter, mais aussi d'envisager des évolutions pour la rendre encore plus attractive. 

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