Le guide pour créer la newsletter d'une association (+ 3 exemples)

La newsletter est devenue depuis quelques années un des moyens marketing les plus puissants pour toucher une audience cible. Boutiques en ligne, sites vitrine ou encore indépendants, de nombreuses personnes se sont lancées dans le concept. Les associations sont d'ailleurs de plus en plus attirées par cet outil leur permettant de communiquer avec leurs adhérents et de mettre en avant leurs actions. Certains conseils sont cependant à retenir afin que la newsletter soit efficace et qu'il y ait des retombées positives.

Par quoi commencer avant la création d'une newsletter pour association ?

Créer et diffuser une newsletter d'association ne demande pas de compétences techniques particulières et le fonctionnement est assez simple. Cependant, il est essentiel de suivre quelques étapes avant d'envoyer sa première newsletter. 

Faire le point sur sa base de données

La première étape consiste à relever tous ses contacts et en faire une liste précise de diffusion. Cette dernière peut être établie dans un tableau à l'aide d'un logiciel pour association gratuit et doit contenir certains éléments tels que : 

• Nom et prénom de la personne
• Adresse e-mail
• Date de naissance
• Sa qualité : adhérent, donateur, lecteur, etc. 
• Centres d'intérêt.

Il est important de vérifier que toutes les données collectées sont exactes afin de qualifier au mieux cette liste et supprimer également les doublons. Il s'agit d'une étape fastidieuse, qui prend du temps, mais qui est nécessaire pour obtenir une liste de diffusion qualifiée. En procédant ainsi, l'association évite d'avoir à envoyer sa newsletter à des lecteurs qui ne sont pas intéressés ou non qualifiés.

Réfléchir à l'objectif de la newsletter

Toute association souhaitant lancer sa newsletter a souvent en tête un objectif principal : promouvoir l'association, parler de son actualité, annoncer un évènement ou pour toute autre raison. Quoiqu'il en soit, pour diffuser une newsletter efficace qui saura retenir l'attention des lecteurs, il est important de ne pas se fixer trop d'intentions. Trop de sujets évoqués dans la newsletter risqueraient de faire fuir les lecteurs et provoqueraient certainement un désabonnement. Il est donc essentiel de déterminer un ou deux objectifs maximum pour sa newsletter afin de ne pas noyer les destinataires d'informations. La newsletter fait partie intégrante de la stratégie de communication d'une association et l'objectif est avant tout de convertir les lecteurs.

Choisir la fréquence d'envoi

Il est également essentiel de réfléchir en amont sur la fréquence d'envoi de cette newsletter. Sera-t-elle envoyée tous les mois ou chaque semaine ? L'association aura-t-elle assez de contenus pour une newsletter hebdomadaire ? Ces éléments sont à prendre en compte, car ils vont être déterminants pour le succès de la newsletter. Si l'envoi est programmé chaque semaine, alors l'association doit être en mesure de fournir du contenu régulier, de le mettre en forme et d'en assurer la gestion. Cela demande du temps et de la régularité. Ce qui fait l'adhésion également des lecteurs est le fait que la newsletter soit régulière. La fréquence parfaite n'existe pas, elle est déterminée en fonction des contenus à publier et du temps à y consacrer.

Être en règle avec le RGPD

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un élément crucial à mettre en place dans le processus de diffusion. Avant l'envoi de la newsletter, l'association doit s'assurer que chaque destinataire a accepté au préalable les règles du RGPD :

• L'utilisateur est informé qu'il va recevoir des informations par e-mail et l'a accepté via un formulaire.
• L'utilisateur a donné son consentement pour l'utilisation de ses données dans le but de recevoir des informations par e-mail.
• L'utilisateur a la possibilité de se désabonner quand il le souhaite.

8 bonnes pratiques pour créer une newsletter d'association

La régularité

L'association mettant en place sa newsletter doit se tenir à son rythme de publication, car la régularité crée le succès de la newsletter. Très souvent, il s'agit d'un rendez-vous que les lecteurs attendent avec impatience. Ils savent que la newsletter arrive chaque semaine ou chaque mois et ont hâte de lire le contenu. Si le rythme n'est pas régulier, alors le risque est que les abonnés perdent de l'intérêt pour l'association ou pire se désabonnent.

Rédiger un objet de newsletter accrocheur

Les premiers mots que découvrent les abonnés sont ceux présents dans l'objet de l'e-mail. Ils doivent donc être impactants et accrocheurs afin de donner envie aux destinataires d'ouvrir l'e-mail et ainsi d'avoir un excellent taux d'ouverture. Pour susciter l'intérêt, il est indispensable de bannir le terme “newsletter” ou les termes ressemblant à “e-mail d'information”. Rien de pire pour que les destinataires mettent le message directement à la corbeille, sans même l'ouvrir. Il est préférable d'annoncer subtilement le contenu de la newsletter, mais sans trop en dire. Les emojis sont également de plus en plus utilisés dans l'objet d'e-mail et peuvent être privilégiés s'ils sont en lien avec le sujet évoqué.

Concevoir une structure de newsletter adaptée

Le taux de lecture d'une newsletter est nettement plus intéressant lorsque le contenu est structuré. Une fois l'e-mail ouvert grâce à un objet percutant, il est important d'attirer l'attention du lecteur avec un contenu adapté. Aujourd'hui, où les lecteurs reçoivent de nombreuses newsletters, il est essentiel de se démarquer et de réussir à capter leur intérêt le plus longtemps possible. Pour cela, l'association doit proposer aux lecteurs un contenu structuré mélangeant aussi bien texte, photos et vidéos. Les contenus doivent être aérés pour éviter la nuisance visuelle et permettre la facilité de lecture. De nombreux modèles sont proposés gratuitement par certains outils.

Personnaliser le texte 

ll est de plus en plus habituel de lire des newsletters avec des champs de texte personnalisé. En général, le prénom du destinataire apparaît dans la formule de politesse pour dire bonjour au lecteur et il peut apparaître aussi tout au long du texte aux endroits stratégiques. Cela a pour effet d'impliquer complètement le lecteur dans le sujet de la newsletter et permet de conserver son attention jusqu'à la fin. Le fonctionnement de la personnalisation est assez simple : en utilisant un outil d'aide à la diffusion, chaque adresse e-mail est corrélée au prénom du destinataire. Si la base de données est bien remplie au départ, alors la personnalisation se fait automatiquement.

S'assurer de la lisibilité sur smartphone

Il s'agit d'une erreur qui arrive encore bien trop souvent : créer une newsletter d'association sans qu'elle puisse être lue depuis un smartphone. Les lecteurs sur mobile sont extrêmement nombreux et il est indispensable de ne pas les négliger. La newsletter doit être prévue pour la lecture sur tout type de support : pc, tablette et smartphone. Le lecteur qui ouvre une newsletter non responsive se retrouve face à des textes avec une police disproportionnée, inadaptée ou encore avec des éléments qui ne s'affichent pas. La conséquence est que le lecteur arrête sa lecture et quitte immédiatement l'e-mail.

Insérer un appel à l'action

Une bonne newsletter d'association est une newsletter comprenant un appel à l'action. Cet appel à l'action est représenté par un bouton cliquable incitant le lecteur à réaliser une action. Il peut s'agir d'une invitation à s'inscrire à un événement, d'une proposition pour lire un article de blog ou encore pour effectuer un don. Quel que soit l'objectif de la newsletter, pour réussir à l'atteindre, il est essentiel de placer ce bouton d'appel à l'action. Il peut être inséré à la fin de l'e-mail ou dans le texte sous forme de lien cliquable. Son visuel doit être percutant avec une couleur différente du texte de l'e-mail et le lecteur doit être incité à cliquer dessus. Si, en effet, le lecteur ne trouve aucun intérêt à cliquer alors il ne se passera rien. Il est donc nécessaire de créer l'envie d'en savoir plus.

Varier les contenus

Afin de créer la surprise auprès des lecteurs, il est important d'essayer au maximum de diversifier les contenus. Une newsletter peut contenir des informations sur un événement à venir avec une invitation en appel à l'action, puis la suivante pourra contenir un résumé de l'événement en photos ou en vidéos. Il est également possible de présenter un article de blog lors d'une newsletter et ensuite de proposer un quizz aux lecteurs. Plus les contenus sont variés et plus l'attention des lecteurs est captée. La newsletter est un excellent moyen pour les associations de diffuser différents messages sans ennuyer son audience.

Suivre les statistiques

Les bénéfices d'une bonne newsletter ne peuvent être connus que si des statistiques sont réalisées régulièrement. L'association doit pour cela mettre en place un système d'analyse afin de vérifier l'efficacité de sa newsletter. Elle pourra observer le taux d'ouverture, le taux de clic, le taux de rebond et bien d'autres mesures encore qui lui permettront d'adapter ses contenus en fonction des résultats.

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3 exemples de newsletter d'associations

Save the Children

Save the Children est une association qui lutte contre la pauvreté des enfants dans le monde. Pour remercier ses adhérents de s'être abonnés, l'association envoie systématiquement une newsletter de remerciement mettant en avant ses principes, ses objectifs et les diverses possibilités pour le lecteur de participer à ses actions.

Unicef

L'association UNICEF quant à elle joue essentiellement sur une newsletter à contenu restreint. Elle l'envoie à ses abonnés avec une structure minimaliste afin de capter l'attention immédiatement et qu'ils puissent retenir l'information principale. En général, la newsletter se compose d'un titre, d'une photo, d'un texte explicatif et d'un bouton d'appel à l'action. Le message est simple, clair et rapide.

Médecins sans frontières

L'association MSF (Médecins Sans Frontières) tient régulièrement informés ses lecteurs avec une newsletter comprenant toutes les actualités. Les adhérents peuvent suivre l'évolution de leur investissement et des actions réalisées par l'association. La newsletter se construit avec des mini articles à lire accompagnés de photos.

La newsletter pour une association représente un excellent canal de communication pour valoriser les actions mises en place et présenter ses actualités. L'association doit cependant garder en tête que l'efficacité de sa newsletter sera notamment due aux objectifs qu'elle s'est fixés et à son rythme régulier de diffusion.

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