La gestion est une activité particulièrement chronophage, en particulier pour une association. Néanmoins, il existe de nombreux outils et logiciels gratuits qui permettent aux associations de digitaliser leur activité pour rester performantes.
Pourquoi utiliser un logiciel pour son association ?
Les responsables et les bénévoles d'associations assurent au quotidien de nombreuses tâches telles que la gestion des coûts, des adhérents, la création de billets, l'éboration d'un dossier de sponsoring, le suivi des dons ou encore l'organisation d'événements.
Bien qu'elles participent au bon fonctionnement de l'association, ces activités demandent beaucoup de temps et d'investissement. Pour alléger leurs tâches, les associations ont accès à des logiciels gratuits spécialement conçus pour faciliter leurs opérations et leur permettre d'automatiser les tâches les plus chronophages.
En travaillant à partir d'un logiciel, les associations vont pouvoir :
- Numériser leurs documents.
- Centraliser les données sur leurs adhérents.
- Simplifier leur processus d'adhésion.
- Optimiser la gestion de leurs budgets.
- Consulter leurs statistiques pour mieux piloter leur activité.
Quelles fonctionnalités prioriser pour choisir un logiciel d'association ?
- La gestion des membres.
- La gestion des adhésions.
- La gestion des dons.
- La communication.
- La comptabilité.
- La création de sites web.
- La gestion des billetteries et événements.
La gestion des membres
La gestion des membres est l'une des fonctionnalités les plus importantes pour un logiciel de gestion d'association. Selon les besoins identifiés, celui-ci doit permettre :
- D'actualiser en temps réel la liste des membres de l'association.
- De centraliser des informations sur les membres.
- De suivre les cotisations et les dons de chaque membre.
- De sécuriser les données relatives aux membres afin de garantir leur confidentialité.
La gestion des adhésions
Les adhésions sont essentielles au bon fonctionnement des associations et représentent leur principale source de revenus. Pour les gérer, certains logiciels proposent :
- De créer un formulaire personnalisé.
- D'effectuer une inscription en ligne.
- De configurer les modalités d'adhésions.
- De gérer les remises.
- De collecter les règlements des adhésions, tous modes de paiement confondus.
- D'enregistrer les dates de début et de fin des adhésions.
La gestion des dons
Pour être accompagnées dans la gestion de leurs dons, les associations peuvent solliciter un logiciel qui leur permette de :
- Mettre en place une campagne de dons en ligne.
- Déployer une campagne de communication associée.
- Assurer l'intégration automatique des dons à la comptabilité.
La communication
Une bonne communication permet de renforcer les liens entre les membres d'une association tout en apportant de précieuses informations pour son fonctionnement interne. Elle peut prendre la forme de mailings personnalisés ou d'une newsletter pour association périodique envoyée aux membres. Quel que soit le support utilisé, les associations peuvent opter pour un logiciel d'association intégrant des outils de gestion de leur communication.
La comptabilité
Les associations ont tout intérêt à tenir une bonne comptabilité pour gérer leur activité. Pour cela, elles peuvent opter pour un logiciel de comptabilité ou un logiciel de gestion intégrant des fonctionnalités comptables. Quel que soit l'outil choisi, les associations auront la possibilité :
- D'assurer le suivi de la trésorerie en temps réel.
- De saisir leurs écritures comptables.
- D'effectuer un rapprochement bancaire.
- De gérer les dons.
- De procéder à la sortie automatique des comptes annuels comme le bilan et le compte de résultat.
La création de sites web
Certains logiciels de gestion permettent aux associations de créer facilement un site web sans aucune compétence informatique. Grâce à ces outils, elles ont également la possibilité de créer leur propre nom de domaine et de suivre le trafic généré sur leurs sites.
Pour celles qui choisissent de concevoir une boutique en ligne, le logiciel de gestion va leur servir à gérer le paiement, les livraisons et les demandes de remboursement.
La gestion des billetteries et événements
L'utilisation d'un logiciel de gestion est un bon moyen de simplifier l'activité événementielle de certaines associations. L'outil peut proposer :
- La création d'événements en ligne.
- La mise en place de réductions.
- La définition du nombre de participants et des tarifs.
- La personnalisation des billets.
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6 logiciels gratuits pour son association
- HubSpot
- HelloAsso
- AssoConnect
- MaCotisation
- OHME
- Diacamma
1 - HubSpot
Le CRM pour association de HubSpot se révèle un logiciel puissant en matière de gestion d'association. Il propose une version gratuite avec des fonctionnalités permettant de digitaliser facilement certaines tâches :
- Le mail marketing.
- Le chat en direct.
- Des outils de conversion de leads comme des formulaires et des pop-up.
- La création de listes dynamiques.
- La publicité.
- Le suivi des demandes d'adhésion.
- Des rapports personnalisés.
- Des modèles de mails responsives.
- Un nombre illimité d'utilisateurs et de contacts.
- La connexion à différents outils comme Outlook ou Gmail.
Tarif : Le CRM HubSpot est un outil gratuit.
2 - HelloAsso
HelloAsso est un logiciel de paiement en ligne et de gestion de collecte de fonds conçu spécialement pour les associations. La plateforme propose diverses fonctionnalités telles que la collecte de dons, la gestion des adhésions, la création et la gestion de billetteries pour des événements, la création de campagnes de crowdfunding, ainsi que la vente de biens et de services.
Facile d'utilisation, HelloAsso permet aux associations de bénéficier d'un accompagnement personnalisé pour l'organisation de leurs projets. Il leur est également possible :
- De créer des formulaires personnalisés.
- De visualiser l'ensemble de leurs paiements en ligne en temps réel.
- D'envoyer des mails de confirmation automatiques.
- D'exporter les données des tableaux de suivi pour la comptabilité.
Tarifs : HelloAsso est totalement gratuit.
3 - AssoConnect
Le logiciel AssoConnect se présente comme l'une des solutions les plus complètes en matière de gestion d'association. Il fournit un CRM permettant de gérer tous les aspects de l'activité sur une seule plateforme et ajoute des fonctionnalités telles que : la gestion des adhésions et des membres, l'appel aux dons, la gestion comptable, des outils de communication ou encore la création et la gestion de sites web.
Tarif : l'offre gratuite d'AssoConnect comprend la gestion des collectes et paiements de l'association. Pour obtenir d'autres fonctionnalités, il faudra soit souscrire à la version tout-en-un à 24 €/mois, soit choisir l'un des packs « Comptabilité » ou « Communication » à 19 €/mois.
4 - MaCotisation
Avec MaCotisation, toutes les associations peuvent accéder à une solution tout-en-un pour la gestion de leurs affaires. Parmi les fonctionnalités proposées par ce logiciel se trouvent la gestion des membres, des adhésions, des événements, de la communication, de la boutique en ligne, le paiement en ligne ainsi que la création de rapports et de statistiques.
MaCotisation est un logiciel particulièrement apprécié pour sa prise en main facile et son ergonomie. Avec son interface simple et intuitive, il automatise les tâches répétitives de la gestion associative, apportant un gain de temps précieux à ses utilisateurs.
Tarif : MaCotisation propose une formule gratuite destinée aux petites associations de moins de 50 contacts. Seule la gestion comptable est absente des fonctionnalités de cette version. Il est possible de l'ajouter à la formule à raison de 7,50 €/mois.
5 - OHME
OHME est un CRM SaaS dédié aux associations, aux fondations et aux fédérations. Ce logiciel fournit des fonctionnalités permettant de centraliser l'ensemble de la gestion associative :
- La segmentation de la base de contacts.
- La gestion des paiements et des revenus fiscaux.
- Le suivi des collectes de dons, des campagnes, des interactions avec les contacts et des statistiques.
- La billetterie.
Tarifs : OHME propose une offre découverte gratuite limitée à 1 utilisateur et à 150 contacts et une offre à 20 €/mois intégrant toutes les fonctionnalités.
6 - Diacamma
Diacamma est le nom d'un ensemble de logiciels open source de gestion administrative et financière à destination des associations et des copropriétés. Il offre de nombreuses fonctionnalités permettant aux associations et aux syndicats de gérer les affaires de manière centralisée et collaborative, à savoir :
- La gestion des adhésions.
- La gestion des cotisations par catégories.
- La gestion de stocks.
- La gestion d'événements.
- La gestion financière et comptable.
- Le partage de données.
Diacamma met aussi à disposition un module de comptabilité, un manuel d'utilisation téléchargeable sous format PDF et un forum permettant aux utilisateurs d'échanger des conseils entre eux.
Tarifs : Diacamma est un logiciel d'association 100 % gratuit. Toutefois, pour pouvoir utiliser ce site, les associations doivent être hébergées chez un partenaire de Diacamma.
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