8 étapes pour rédiger un mémo efficace (+modèles)

Mémo est l'abréviation de « mémorandum », un document interne dont le rôle est d'informer un groupe de personnes au sein de l'entreprise. Pour rédiger ce texte à dimension officielle, il est important de suivre quelques étapes clés. Celles-ci permettent de transmettre une information en bonne et due forme à l'ensemble des destinataires. Autrement, il est également possible de suivre un modèle pour construire un mémo clair et efficace.

Préciser à qui s'adresse la fiche mémo

Toute fiche mémo se conforme à une structure précise. L'adresse aux destinataires fait partie de l'un des éléments les plus importants du mémorandum. Cette dernière doit être formelle, afin de correspondre au caractère officiel de la fiche mémo.

Ainsi, sous le titre du mémo, il faut inscrire « À : », suivi du nom complet de la ou des personnes à qui la note est envoyée. Idéalement, cette inscription est suivie du titre professionnel du destinataire, ou de l'intitulé de son poste dans l'entreprise. Si la note de service est transmise à toute l'entreprise ou à tout un service, il est recommandé d'écrire : « à tout le personnel » ou bien « à tous ».

Renseigner l'identité de l'émetteur du mémo

Si une fiche mémo est rédigée pour communiquer avec un destinataire ou une audience de plusieurs personnes, il est également important de rapidement comprendre qui en est à l'origine. C'est pourquoi l'émetteur de la fiche mémo doit s'identifier clairement. Comme pour les destinataires, il faut écrire son nom ainsi que l'intitulé de son poste.

Ajouter la date

Inscrire la date à laquelle le mémo est écrit permet de suivre dans le temps l'affaire ou le problème dont il est question.

Formuler un objet précis

Comme dans un e-mail, l'objet définit le sujet abordé dans le document. Pour être efficace, il doit être à la fois concis et précis. Sile mémo aborde un problème, il faut tenter d'être le plus descriptif possible. De préférence, l'objet de la fiche mémo doit tenir sur une ligne.

Présenter la question posée

Le problème ou la question posée constitue l'élément central de la fiche mémo. Il faut donc le rappeler à l'esprit des destinataires dans les premières lignes du corps du texte. Cependant, il est souvent nécessaire d'évoquer le contexte afin de capter l'attention des lecteurs.

Dans cette partie, il n'est pas question de livrer tous les détails du mémorandum, mais bel et bien de formuler un résumé du problème afin de permettre aux destinataires de comprendre en quelques secondes les enjeux de cette note interne.

Contextualiser le problème posé dans la fiche mémo

La personne en charge de rédiger la fiche mémo doit commencer par poser les éléments contextuels (par exemple : « un dysfonctionnement technique survenu le… »). Ensuite, elle peut énoncer le sujet principal du mémo (suite de l'exemple : « a entraîné des retards de livraison et de nombreuses insatisfactions de la part de nos clients »).

Résumer le plan d'action de l'entreprise pour répondre à ce problème

Après avoir développé la question ou le problème et l'avoir mis en contexte avec les éléments dont elle a connaissance, la personne en charge de la rédaction de la fiche mémo doit avancer des pistes de résolution, afin de présenter aux destinataires la façon dont l'entreprise va répondre à la situation rencontrée.

Pour cela, il est important d'argumenter, en incluant des données concrètes, si possible quantitatives. Par exemple, si l'entreprise doit réaliser un investissement financier pour parer au problème, il est alors vivement conseillé de préciser le montant dépensé. Pour renforcer la pertinence de chaque information présentée dans cette partie, il faut développer un discours factuel et argumenté, étayé par une présentation des avantages pour les destinataires de la fiche mémo. De même, il faut les encourager à passer eux aussi à l'action pour soutenir les prises de décision de la direction de l'entreprise.

En ce qui concerne la mise en forme de la partie « plan d'action » de la fiche mémo, il est tout à fait possible d'inclure des tableaux ou des graphiques pour favoriser la compréhension des données quantitatives. En somme, tout choix de mise en forme dont le but est de raccourcir le mémo ou de faciliter sa lecture est bienvenu.

Finir en ouvrant le sujet à la discussion

Bien que l'objectif d'une fiche mémo soit de présenter un problème ou un blocage, il est important d'inviter les destinataires à échanger, notamment avec les décisionnaires. La conclusion du mémorandum est le lieu idéal pour ouvrir le sujet au débat. Pour cela, la conclusion doit être présentée de manière chaleureuse.

Pour ce faire, il faut commencer par rappeler les points importants évoqués précédemment, c'est-à-dire poser de nouveau le problème rencontré. Ensuite (et c'est là que l'exercice se complexifie), il faut savoir rebondir sur une note optimiste. Dans le cas d'un problème technique ayant entraîné des retards de livraison (mentionné ci-dessus), l'éditeur du mémo peut conclure par : « Nous sommes assurés que cet événement a permis à l'entreprise de mettre en avant les limites de notre système technique et de nos processus de mise en livraison, de façon à ce que ce type de situation ne se reproduise plus à l'avenir. »

Enfin, quelque soit le problème posé ou la question soulevée dans la fiche mémo, il est important de ne pas trop faire durer la conclusion. Pour être pertinente, celle-ci doit permettre de « boucler la boucle » en montrant que le problème rencontré a bénéficié d'un traitement ou, a minima, d'une réflexion, et qu'il a permis à l'entreprise d'en tirer un enseignement.

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Modèles de mémo

En fonction du secteur d'activité de l'entreprise ou des situations rencontrées, les membres de la direction n'utiliseront pas nécessairement les mêmes modèles de fiche mémo. En fait, le format à privilégier pour rédiger un mémo dépend surtout de la nature du message que l'expéditeur souhaite délivrer à ses destinataires.

Ci-dessous, HubSpot a répertorié quatre modèles de fiche mémo correspondant à des situations professionnelles différentes. Ces templates peuvent tout à fait servir de base pour une rédiger une note interne efficace et pertinente.

Écrire une fiche mémo dans le cas d'un retard de lancement

Qu'il s'agisse d'une prise de retard dans le lancement d'un projet client ou en interne, ou bien du report de la mise en commercialisation d'un produit, ce template de fiche mémo peut servir à exposer de façon habile et factuelle une situation peu réjouissante pour les clients ou les collaborateurs.

Rédiger une fiche mémo dans le cadre de travaux d'aménagement dans l'entreprise

Même si l'objet du mémorandum n'impacte pas directement le travail des collaborateurs, il peut être important de les informer au travers d'une fiche mémo. Par exemple, la réalisation de travaux ou la réparation de matériel utilisé par les employés peut être à l'origine de la rédaction d'une note de service. En effet, ce type d'annonce, même s'il présente peu d'impact, est important pour intégrer les équipes dans les prises de décision. Le mémo exemple ci-dessous est rédigé dans le cadre d'une rénovation de l'espace repas de l'entreprise.

Envoyer un mémo informel dans le cadre d'un événement exceptionnel

SI la fiche mémo est, à l'origine, un document très officiel, il est aussi possible d'y avoir recours pour communiquer en interne de manière plus informelle. Dans ce type de contexte, le mémorandum peut devenir un élément de team building à part entière. L'exemple ci-dessous en est la preuve.

Se servir d'une fiche mémo pour inciter à l'action

Les fiches mémos d'appel à l'action sont conçues pour inciter les lecteurs à réaliser une action engageante vis-à-vis d'un événement ou d'une proposition. Il peut s'agir, par exemple, de rappeler l'existence d'une pétition ou d'une campagne de votes.

Attention, pour être efficace, ce type de mémo doit servir uniquement de rappel. Il n'est pas question d'insister, mais simplement d'informer sur la démarche à suivre pour réaliser l'action demandée, comme dans l'exemple présenté ci-dessous.

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