Diagramme des affinités : comment le faire (+ exemples)

Organiser des idées ou des données nécessite de la méthode afin de visualiser clairement les informations disponibles. L'erreur la plus commune lorsqu'on est en recherche de solutions sur une problématique complexe est de se laisser submerger par les multiples idées disponibles. La réalisation d'un diagramme d'affinités permet de contourner ce problème et d'améliorer les résultats des analyses lors de séances de brainstorming ou d'extrapolation de données.

Quel est l'intérêt d'un diagramme d'affinités ?

L'utilisation du diagramme d'affinités apporte beaucoup au processus d'analyse des situations et données complexes. L'intérêt majeur de cette méthode est l'efficacité de sa simplicité. Ce type de brainstorming, à la fois créatif et structurant, apporte également d'autres avantages.

Structurer un processus créatif

Le processus créatif passe par différentes phases au cours desquelles il est aisé de digresser. Définir un processus complet, clair et reproductible rend alors possible la libre expression ordonnée de chacun. Chaque collaborateur peut donc laisser libre cours à son imagination dans un cadre structuré. Pour les situations floues, complexes et les données massives, l'organisation en diagramme d'affinités permet aussi de dégager des axes de réflexion pertinents et originaux.

Canaliser l'intelligence collective

L'utilisation de la méthode KJ permet de mettre en œuvre plusieurs compétences liées à l'intelligence collective : créativité, compréhension, collaboration, communication et esprit critique. L'animateur du brainstorming adopte une posture sans ambiguïté et définit un cadre comportant des règles de savoir-être utiles au bon fonctionnement de l'échange. De cette façon, la méthode permet à chacun de mettre ses compétences au service de la problématique pour pouvoir trouver des solutions ensemble.

Développer l'esprit d'équipe

Réfléchir ensemble à une situation précise permet de développer ses aptitudes collectivement. L'animateur de la réunion va permettre à chacun d'exprimer ses idées, de les partager avec les autres, d'écouter et d'accueillir les différents points de vue. Il fait circuler l'information et incite à l'entraide. Chacun se sentira alors impliqué dans le processus, ce qui développera de la solidarité dans l'équipe. Les collaborateurs vont ainsi pouvoir se rassembler autour d'un but commun.

S'adapter à différents contextes

Le diagramme d'affinités permet de résoudre différentes problématiques. Il peut convenir à la réflexion d'une équipe déjà constituée ou d'un groupe pluridisciplinaire. En effet, il est particulièrement adapté aux projets et aux contextes interservices. La méthode peut mettre en présence des collaborateurs de niveaux et de compétences différentes pour qu'ils développent ensemble des solutions communes.

Dans quel cas utiliser un diagramme d'affinités ?

• Analyser de grandes quantités de données comme pour les études, notamment qualitatives, ou pour regrouper les besoins clients.
• Trouver une solution à un problème complexe quand, par exemple, il implique différents services.
• Trier un grand nombre d'idées par thèmes pour clarifier une situation complexe ou floue.
• Visualiser et traiter des informations pour les structurer et faire ressortir les points principaux de la problématique.
• Collaborer à la mise en œuvre de solutions ou plans d'action pour créer un consensus qui sera accepté et donc mis en œuvre par tous.

1 – Le choix du sujet et de l'équipe

Pour réaliser un diagramme d'affinités, il est tout d'abord nécessaire de bien définir le questionnement général. Il peut s'agir, par exemple, d'améliorer ou de rechercher des idées sur un projet, un produit ou un service, d'analyser des données ou d'identifier des problématiques. Ensuite, il faudra identifier les objectifs et cerner les besoins liés à la problématique dégagée. Le sujet choisi sera présenté sous forme interrogative, soit une question posée à l'ensemble des collaborateurs présents.

Sur certaines questions transverses, pour un brainstorming plus efficient, il est recommandé de rassembler des collaborateurs de différents horizons et fonctions. Les angles d'attaque et points de vue seront ainsi plus diversifiés.

2 – La phase de réflexion

L'animateur devra au préalable poser un cadre, expliquer le fonctionnement de la démarche et énumérer les savoir-être indispensables à une bonne coopération et une bonne communication. En effet, la méthode KJ fonctionne mieux sur la base de la bienveillance de chacun envers les autres membres du groupe.

Même si la réflexion peut débuter par une phase de discussion sur le thème, il ne s'agit pas là d'une obligation. Quel que soit le point de départ choisi, chacun devra obligatoirement réfléchir individuellement à la question posée. Par la suite, il écrira ses idées sur des fiches et les positionnera sur le tableau ou le mur prévu à cet effet.

Chaque fiche devra :

• Comporter une seule idée.
• Relater un fait ou une expérience.
• N'émettre aucune opinion.
• Identifier une affirmation concise, précise et claire.

3 – Le tri des idées et leur regroupement

Lors de l'affichage des notes, il ne devra y avoir aucune critique concernant les idées des autres collaborateurs. En effet, chaque idée doit être accueillie avec bienveillance et sans jugement. Pour débuter, chaque fiche sera lue avant que l'animateur vérifie sa bonne compréhension par l'ensemble du groupe. Si une incompréhension subsiste, l'auteur devra expliquer son affirmation.

Le tri et le regroupement des énoncés doivent se faire par intuition et par affinité, parce qu'ils se rapprochent naturellement ou appartiennent à la même catégorie. Les rassemblements se font par groupes appelés « clusters », en dégageant les points communs et des liens logiques entre chaque idée. Cependant, il peut rester des fiches isolées, ou loups solitaires, après ce tri. Ces idées restent pertinentes et sont donc à conserver.

4 – La structuration en thèmes et catégories

Une fois les groupes constitués, les collaborateurs devront s'accorder sur la thématique qui lie les différentes fiches présentes dans chacun des clusters. La catégorie à laquelle appartiennent les fiches rassemblées peut s'exprimer sous forme de phrases, bien que ce soit la concision de chacune qui apportera de la clarté à l'ensemble. De plus, la thématique choisie devra englober la totalité des idées du groupe.

5 – La cartographie des résultats

Cette phase approfondit la réflexion précédente sur les thématiques. Des liens sont identifiés entre les clusters et permettent un niveau supérieur de classement des fiches. Des subdivisions sont alors opérées par affinités entre les thématiques. Elles amènent à créer différents niveaux de regroupement.

6 – La présentation et le plan d'action

Le diagramme d'affinités sert un objectif prédéfini. Il devra donc apporter des pistes et des solutions en lien direct avec la problématique identifiée. Pour définir un plan d'action, il sera nécessaire de passer par différentes étapes :

• La sélection des idées les plus pertinentes, efficientes et adéquates par rapport aux objectifs définis. Elle se fait par discussion entre les collaborateurs et est suivie par un vote.
• L'identification des étapes du plan, des pistes de solutions et des chantiers à entreprendre.
• La création d'une chronologie d'exécution. Il est nécessaire de définir un temps pour chaque étape ou solution envisagée et de convenir d'un délai global pour le plan à mener.
• Le suivi de la réalisation des étapes ou de la mise en application des solutions.

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3 exemples d'utilisation d'un diagramme d'affinités

Le diagramme d'affinités appliqué aux remontées d'incidents

Le diagramme d'affinités appliqué à un projet de certification ISO 9001

Le diagramme d'affinités appliqué aux retours et besoins clients sur la facturation

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