Vous passerez sans doute plus de temps avec vos collègues cette année qu'avec votre compagnon, vos parents, votre meilleur ami ou vos frères et sœurs, ou votre chat, ou... enfin, vous voyez où je veux en venir.

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Si vous y réfléchissez bien, en travaillant 40 heures par semaine, 52 semaines par an, vous arrivez à un total de plus de 2 000 heures passées avec les mêmes personnes, à quelques semaines de vacances près, bien entendu. C'est un temps considérable, qui débouche parfois sur des frustrations tues.

C'est pour cette raison qu'établir des relations positives avec vos collègues est indispensable, et parfois même une question de survie. Même n'oubliez pas que vous cohabitez professionnellement et il ne tient qu'à vous de vous présenter de la façon la plus favorable possible.

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De l'art d'être un excellent collègue

Nos collègues ont beaucoup à nous apprendre, et tout commence par la mise en place d'une cohabitation et d'une collaboration productive. Si vous voulez savoir comment vous présenter sous votre meilleur jour, alors poursuivez votre lecture.

1 -  Exprimez votre gratitude et votre reconnaissance

Lorsqu'un salarié ne se sent pas apprécié à sa juste valeur, il finit par ne plus trouver aucun intérêt à fournir des efforts supplémentaires. Si personne ne reconnaît ses mérites et son travail, où trouvera-t-il la motivation pour continuer à en faire plus ?

C'est là que vous entrez en jeu. Que vous fassiez partie de l'équipe de direction ou que vous soyez un collègue reconnaissant, faites part de votre gratitude lorsque cela est mérité. Vous pouvez communiquer vos remerciements de vive voix lors d'une réunion ou au moyen d'un e-mail bienveillant.

« Marquez le coup lorsqu'ils vivent un événement heureux ou qu'ils atteignent un objectif une promotion, un mariage, une course remportée... Une petite remarque ou un petit geste pour exprimer vos félicitations sera toujours apprécié et leur rappellera qu'ils font partie d'une équipe solidaire », explique Corey Wainwright, le directeur du contenu de HubSpot.

2 - Répondez rapidement aux appels et aux e-mails

Chacun a un travail à accomplir et si votre approbation ou vos retours sont indispensables à un collègue pour qu'il puisse avancer sur un projet, ne le faites pas attendre.

Retarder l'avancement d'un projet est non seulement frustrant, mais peut également avoir des répercussions significatives sur les capacités d'un individu (voire d'une équipe toute entière) à atteindre des objectifs fixés par l'entreprise.

Pour éviter de vous retrouver dans cette situation et vous permettre de prioriser vos tâches, vous pouvez demander à vos collègues de spécifier une échéance dans le corps de leur e-mail. Si vous n'avez pas le temps de leur répondre immédiatement, vous pouvez expliquer en quelques mots que vous êtes occupé pour l'instant mais que vous regarderez leur e-mail de plus près un peu plus tard dans la journée ou le lendemain.

3 - Évitez les commérages

Ah, la machine à café du bureau... C'est là, qu'autour d'une tasse bien chaude de leur boisson préférée, Marc vient se plaindre à son ami commercial de l'éthique de travail de Guillaume, ou que Sarah et Émilie s'épanchent sur l'étrange relation qu'entretiennent leurs deux stagiaires.

S'il est tentant d'écouter ces ragots ou même d'y participer (c'est dans notre nature, après tout), il est tout de même préférable de tout faire pour les éviter. Cette pratique risquée et aux limites du professionnalisme peut, en outre, être à l'origine de situations délicates.

Au lieu d'alimenter des rumeurs sans fondement, efforcez-vous de les endiguer lorsqu'elles sont blessantes. Le meilleur moyen de limiter les bruits de couloir est de maintenir les lignes de communication ouvertes. Plus une équipe fait preuve de transparence et d'honnêteté, moins elle est susceptible de se prêter au jeu des spéculations.

4 - Restez humble

Rester humble ne signifie pas sous-estimer sa propre valeur. Cela ne signifie pas non plus être passif ou manquer d'assurance. Au contraire, l'humilité indique que vous avez une vision bien définie des choses et êtes conscient de vos capacités et de vos limites. C'est en réalité une forme d'intelligence émotionnelle.

Être capable de définir ses propres limites et lacunes dans un contexte professionnel peut vous faciliter la tâche lorsque vous souhaitez établir des relations significatives avec vos collègues.

Par exemple, prendre conscience que vous n'avez pas réponse à tout vous poussera peut-être à demander conseil autour de vous. Vous indiquerez alors à vos collègues que vous êtes ouvert à de nouvelles idées et serez ainsi à même d'identifier et de résoudre des problèmes qui leur sont spécifiques. Tout le monde y gagne.

5 - Évitez les habitudes de bureau dérangeantes

Selon une étude sur les habitudes de bureau réalisée par Viking, un fournisseur de fournitures de bureau, près de 29 % des participants admettent être frustrés par les retards répétés de leurs collègues.

Mais ce n'est pas tout : plus de 20 % des personnes interrogées n'apprécient pas quand leurs collègues ne remplacent pas ce qu'ils finissent (café, papier dans l'imprimante...), 21 % reconnaissent être gênés par leurs collègues trop bruyants au téléphone, et la liste continue...

La leçon à retenir ici ? Soyez prévenant. Si vous partagez des espaces communs comme des salles de réunion, assurez-vous de les ranger après vous en être servi et n'excédez pas le créneau horaire qui vous est imparti. Si vous travaillez dans un open space, gardez un œil sur le volume de votre musique ou sur la fréquence à laquelle vous prenez des appels de longue durée.

6 - Faites le premier pas auprès des nouveaux venus

L'angoisse du premier jour est épouvantable. Vous peinez à trouver le sommeil la veille, tout préoccupé que vous êtes par votre nouveau trajet, vos chances de vous intégrer facilement dans votre nouvelle équipe, ou la petite histoire que vous serez forcément amené à raconter à votre sujet lorsqu'il faudra faire les présentations.

Pour mettre vos collègues à l'aise, faites l'effort de les aider à s'acclimater, même s'il ne s'agit que de petites attentions comme leur poser des questions rassurantes ou leur fournir des informations sur les différents lieux où déjeuner.

C'est toujours une sensation étrange que d'être le "petit nouveau" et de pénétrer dans une pièce remplie de visages inconnus. Asseyez-vous à côté d'eux lors de leur première réunion. C'est un geste presque anodin qui les fera se sentir d'autant mieux accueillis.

7 - Partagez vos ressources

Prenez un instant pour observer les gens avec qui vous travaillez en étroite collaboration. Ils ont tous été embauchés pour une raison, n'est-ce pas ? Nathan excelle peut-être lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes, alors que Susanne est une négociatrice hors-pair. Ils peuvent tous vous apprendre quelque chose.

En dépit de nos aptitudes individuelles et de nos titres, partager des ressources qui peuvent s'avérer bénéfiques pour l'ensemble de l'équipe permet indéniablement d'en améliorer les performances.

« Vous êtes tombé sur quelque chose qui a suscité un vif enthousiasme chez vous ou a particulièrement stimulé vos méninges ? Qu'il s'agisse d'un article de blog ou d'un design intrigant, c'est peut-être exactement ce que recherche votre collègue pour lancer son projet », insiste ma collègue Megan Conley. 

Chez HubSpot, nous utilisons constamment les canaux de Slack pour partager des idées ou des articles.

8 - Ne faites pas perdre de temps à vos collègues

Nous sommes tous occupés et stressés. Nous avons tous des obligations qui ne nous enchantent pas et surtout, nous aimerions tous que nos journées fassent plus de 24 heures.

S'il est impossible de résoudre ces problèmes d'un coup de baguette magique, vous pouvez néanmoins vous en faciliter la gestion en ne faisant pas perdre de temps à vos collègues. Conscient du fait que 5 minutes par-ci et 20 minutes par-là finissent par faire une belle quantité de temps à la fin de la journée, assurez-vous d'être ponctuel et évitez d'arriver les mains dans les poches.

Si une réunion se termine en avance, ne la faites pas durer inutilement. Si elle n'a plus lieu d'être, annulez-la. Respecter l'emploi du temps des autres est une qualité appréciée.

9 - Apportez un goûter

Vous souvenez-vous de l'école primaire, lorsque vous apportiez un gâteau pour fêter votre anniversaire ? Ne vous êtes-vous jamais demandé pourquoi vous aviez arrêté ?

L'idée est très simple ici : l'un des meilleurs moyens de gagner le cœur de vos collègues passe par leur estomac... Méfiez-vous simplement des allergies !

10 - Établissez des connexions et des associations de valeur

Vous avez entendu dire qu'un de vos collègues est à la recherche d'un travailleur indépendant pour son projet et vous savez exactement à qui il devrait s'adresser ? Alors mettez-les en contact.

Aidez vos collègues à atteindre leurs objectifs en identifiant les opportunités de mettre en relation des gens qui auraient tout à gagner à se connaître. Vous pouvez recommander un candidat potentiel pour un poste qui vient de s'ouvrir dans votre équipe ou présenter un nouveau salarié à un de vos collègues de longue date pour qu'il lui explique les ficelles du métier. Deux réseaux valent toujours mieux qu'un ! 

11 - Allégez leur charge de travail quand ils sont absents

À chaque fois que vous devez vous absenter quelques jours du bureau, que ce soit pour des raisons personnelles, des vacances ou parce que vous êtes malade, cela peut aisément générer une certaine quantité de stress. Vous vous inquiétez du nombre d'e-mails que vous aurez à rattraper, des réunions que vous aurez manquées et du nombre d'heures qu'il vous faudra pour combler votre retard. Il n'en faut pas plus pour vous rendre malade... mais attendez... vous êtes déjà malade.

Aidez vos collègues à éviter ce cercle vicieux en leur donnant un coup de main lorsque cela vous est possible. Offrez de prendre en charge une petite partie de leur travail pour qu'ils n'en aient pas une montagne à gérer à leur retour ou qu'ils n'aient pas à s'en occuper pendant leurs vacances.

12 - Instaurez des traditions

Dans le cadre de mon premier emploi, tous les vendredis, nous prenions notre déjeuner en équipe. Quand j'ai commencé à travailler pour HubSpot, j'ai été agréablement surpris de découvrir qu'eux aussi avaient leur propre tradition hebdomadaire (toute aussi délicieuse au demeurant) : les mercredis gaufres.

En plus d'offrir une excellente excuse pour se régaler, ce genre de traditions offre la perspective d'une expérience commune à partager entre collègues. Que votre péché mignon soit les viennoiseries, que vous organisiez un séminaire en plein air avec votre équipe, ou que vous alliez simplement prendre un verre pour célébrer l'anniversaire d'un collègue, ces moments partagés renforcent les relations entre collègues, ainsi que la culture d'entreprise et l'identité de votre organisation.

13 - Écoutez

« Si l'un de vos collègues a besoin de vider son sac de temps en temps, soyez à son écoute », encourage ma collègue Emma Snider.

Parfois, tout ce que l'on peut faire pour un collègue, c'est lui donner l'opportunité de dire ce qu'il a sur le cœur. Écouter de façon active, c'est faire preuve d'empathie et cela vous permettra à la fois de vraiment comprendre l'épreuve que traverse votre collègue et de l'aider à trouver une solution.

Étant donné que nos capacités à déceler, comprendre et ressentir les émotions d'autrui influencent la façon dont nous créons des liens et renforçons nos relations, ce simple geste de gentillesse peut fortement contribuer à créer un climat de confiance et de camaraderie.

Pour aller plus loin dans la collaboration avec vos collègues, téléchargez ce modèle de plan de communication complet et diffusez votre message de manière efficace.

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Publication originale le 13 mai 2016, mise à jour le 05 août 2020

Sujet(s):

Collaboration professionnelle