Chronogramme : définition, logiciels et exemples

Un chronogramme, aussi appelé diagramme temporel, est un graphique qui met visuellement en perspective les tâches à accomplir par rapport à une chronologie déterminée. Il est utilisé comme un outil de suivi et de gestion de projet qui précise les étapes, les sous-étapes et les jalons. Il représente donc de manière visuelle le projet pour permettre de se rendre compte de son envergure et des enjeux. Son analyse aide également à évaluer les ressources à allouer, en amont du lancement du projet. Il est partagé, sous forme de document de travail ou en simple consultation, à tous les membres de l'équipe projet. Ils peuvent ainsi suivre pas à pas l'avancement et procéder ensemble à des recadrages, si nécessaire.

Exemples de chronogrammes

Un chronogramme peut prendre plusieurs apparences, comme l'illustrent les deux exemples ci-dessous. L'idée est toujours la même : faire apparaître les différentes tâches en fonction de leur intervention dans le calendrier du projet.

Dans ce premier exemple, la structure du document ne comporte que les données temporelles, autrement dit une représentation du calendrier, de la date de début du projet à sa date de clôture prévisionnelle. Les informations complémentaires correspondant aux étapes du projet et à leur durée sont inscrites directement dans les cellules associées. Pour chaque étape, la durée se déduit du nombre de cellules occupées. Par exemple, la sixième étape (création de prototypes) se déploie sur 12 semaines, puisque chaque colonne représente une semaine de travail.

Dans ce second exemple, la mise en page reprend la présentation utilisée dans le premier exemple. En revanche, les différentes tâches identifiées sont inscrites dans une colonne dédiée, à gauche du document. Elles peuvent être accompagnées d'une colonne « Remarques » ou « Commentaires », qui permet de préciser l'idée, de préciser le nombre d'heures de travail nécessaires ou encore le nombre de personnes mobilisées. La réalisation de chacune des étapes est marquée par la coloration des cellules situées au croisement de la ligne de tâches et de la colonne des dates affectées.

Quand utiliser un chronogramme ?

Le chronogramme se révèle très utile dans le suivi de projet, mais il nécessite d'être élaboré le plus tôt possible. Le chef de projet doit le créer dès la naissance du projet pour qu'il soit détaillé et que l'équipe ait accès à une vision à double échelle : macro et micro.

Il est également indispensable lorsque le projet est de grande envergure. La multiplication des étapes et des acteurs peut être synonyme de management complexe pour le chef de projet et de confusion pour les membres de l'équipe. Le chronogramme permet alors de partager une représentation commune, qui devient une référence pour évoquer le projet et son avancement.

De même, dans le cadre d'un projet de longue durée, le chronogramme aide à respecter un rythme régulier. Il donne l'occasion, à chaque étape, de faire un point pour s'assurer de la bonne progression du projet ou pour décider d'appliquer des ajustements. Ainsi, les objectifs sont plus facilement atteints.

Le chef de projet dispose donc d'un outil de contrôle et de management qui offre à tous une vision commune et qui vient nourrir la cohésion d'équipe. Chacun est parfaitement impliqué et dispose du même niveau d'information. Chaque collaborateur peut alors s'organiser en autonomie et se sentir responsabilisé.

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Comment créer un chronogramme ?

Cadrer le projet

La création d'un chronogramme est pertinente lorsqu'un projet est déjà lancé et que le chef de projet a déjà eu l'occasion de réfléchir au sujet. Dans un premier temps, il définit l'objet du projet, ses objectifs, ses enjeux, sa chronologie, c'est-à-dire sa date de lancement et sa date de clôture.

Une réflexion sur la structure du projet est également entamée. Dans l'idéal, les experts dont l'intervention est requise doivent être identifiés afin de constituer une équipe projet pouvant contribuer à la structuration du projet. Cette étape constitue la base du projet.

Structurer le projet en étapes

Après avoir procédé au cadrage, le chef de projet et son équipe doivent articuler le projet autour de quelques grandes étapes et sous-étapes qui se succéderont logiquement. Ce découpage permet de rythmer le projet en plusieurs phases et donc plusieurs objectifs.

Il attire l'attention en début et en fin d'étape pour s'assurer du bon déroulement du projet et de sa bonne exécution dans le temps. Cette technique offre la possibilité de réduire les retards et d'identifier précisément les problèmes en temps réel.

De plus, chaque étape peut être attribuée aux personnes concernées, permettant à ceux qui n'ont pas besoin d'intervenir de se pencher sur d'autres sujets tout en restant informés de l'avancée du projet.

Établir un graphique

Une fois toutes ces caractéristiques définies, le chronogramme peut être élaboré. Le chef de projet porte souvent cette responsabilité puisqu'il doit être capable de prendre du recul sur le projet et d'avoir une vision globale. Il se charge d'inscrire le titre du projet, puis les différentes étapes et tâches à effectuer.

Il intègre ensuite les dates de début et de fin prédéfinies. Puis, il attribue une date de début à chaque tâche et fait apparaître sa durée par des marqueurs visuels. La technique la plus utilisée est la coloration des cases correspondantes, comme illustré précédemment dans les exemples. Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet, mais la liste ci-dessous se focalise sur la création de chronogrammes.

GitMind

GitMind est un logiciel en ligne facile à prendre en main. Il dispose d'une bibliothèque de modèles permettant à l'utilisateur de gagner du temps et de faciliter son travail. Une fois terminé, le chronogramme peut être extrait en tant qu'image ou au format PDF.

Visio

Visio est un outil développé par Microsoft. Tout comme GitMind, il présente différents modèles de chronogrammes. Il propose également un éditeur qui aide l'utilisateur dans la construction du graphique, lorsqu'il choisit de partir d'une feuille blanche. Ce logiciel offre une version d'essai gratuite de 30 jours afin de le prendre en main.

Excel

Excel peut se révéler très utile lorsque le besoin de créer un chronogramme est ponctuel. Il fait partie des logiciels automatiquement intégrés dans le pack bureautique et n'induit aucun coût supplémentaire. Intuitif, il ne demande pas de prise en main particulière. La fonction SmartArt permet d'intégrer des diagrammes.

Draw.io

Draw.io est une application web dédiée à la création de diagrammes. Elle permet notamment d'importer tous les éléments nécessaires à la création d'un chronogramme.

Dia

Dia est un logiciel libre de droits et donc gratuit. Parmi tous les diagrammes disponibles, cet outil présente une fonction spécifique pour les chronogrammes. Il donne à l'utilisateur la possibilité d'extraire son travail sous différents formats comme JPEG ou PDF.

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