L'onboarding IT est une étape clé dans le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs. Au-delà de l'aspect administratif et RH, il faut préparer un environnement de travail informatique opérationnel et sécurisé pour permettre aux nouvelles recrues d'être rapidement productives. En anticipant et en automatisant un maximum de tâches, l'entreprise offre une expérience d'intégration fluide et professionnelle à ses nouveaux talents, tout en réduisant les risques de sécurité.
Onboarding IT : de quoi s'agit-il ?
L'onboarding IT est le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs qui inclut la création des comptes utilisateurs, la configuration des postes de travail, l'installation des logiciels et outils nécessaires, ainsi que la formation aux bonnes pratiques informatiques de l'entreprise. Il permet de préparer un environnement de travail informatique opérationnel et sécurisé pour les nouveaux employés.
Pourquoi l'onboarding IT est important ?
Un onboarding IT réussi permet de réduire significativement le temps d'adaptation des nouveaux collaborateurs. En leur fournissant un poste de travail opérationnel dès le premier jour, avec tous les accès et outils nécessaires, ils peuvent être immédiatement productifs. Cela évite les pertes de temps liées aux problèmes techniques et améliore la performance globale de l'entreprise.
De plus, l'onboarding IT renforce la sécurité informatique. Chaque nouveau collaborateur représente une potentielle vulnérabilité s'il n'est pas formé aux bonnes pratiques de sécurité. En les intégrant dès le processus d'onboarding, les risques de failles et de cyberattaques sont réduits.
Par ailleurs, un onboarding IT de qualité favorise l'engagement et la fidélisation des talents. En offrant une expérience d'intégration fluide et professionnelle, l'entreprise montre qu'elle est organisée et attentive au bien-être de ses collaborateurs. Cela renforce la motivation des nouvelles recrues qui se sentent rapidement impliquées. Ce processus renvoie alors une image positive de l'entreprise, tant en interne qu'en externe. C'est donc un atout pour attirer les meilleurs talents et gagner en crédibilité auprès des clients et partenaires. Comme le dit Reid Hoffman, cofondateur de LinkedIn : « Faites attention à votre culture et à vos recrues dès le début. ».
Quelles sont les étapes essentielles d'un onboarding IT ?
Préparer l'arrivée en amont
Pour mettre en place un onboarding IT efficace, il faut en amont préparer soigneusement l'arrivée du nouveau collaborateur. Cela passe par la collecte des informations nécessaires auprès du service RH, comme les coordonnées, la fonction et la date d'arrivée. Sur cette base, le service IT pourra créer les comptes utilisateurs dans les différents systèmes (Active Directory, messagerie, CRM, ERP) et commander les équipements requis (ordinateur, téléphone, badge).
Installer et configurer le poste de travail
L'étape suivante concerne l'installation et la configuration du poste de travail. L'ordinateur doit être préparé et paramétré selon les standards de sécurité de l'entreprise, avec les dernières mises à jour installées. Les logiciels métiers et outils collaboratifs nécessaires à la fonction du collaborateur seront également déployés. Un point à ne pas oublier est de tester le bon fonctionnement du poste avant le jour J.
Accueillir le collaborateur le 1e jour
Le jour de l'arrivée du nouveau collaborateur, l'équipe IT doit être présente pour l'accueillir et lui remettre son matériel, ainsi que ses accès et mots de passe. Une visite des locaux peut être organisée pour lui présenter les autres membres de l'équipe IT et lui montrer où se trouvent les équipements partagés. C'est aussi l'occasion d'expliquer le fonctionnement du système d'information et de rappeler les bonnes pratiques à respecter.
Former aux outils et procédures IT
La formation aux outils et procédures IT est une autre étape de l'onboarding. Des sessions doivent être planifiées pour montrer au collaborateur comment utiliser efficacement les logiciels et comment contacter le support en cas de besoin via le helpdesk ou la base de connaissances. Un volet important concerne la sensibilisation à la sécurité informatique, avec la présentation de la charte IT et des règles RGPD.
Assurer un suivi régulier
Pour s'assurer que l'intégration se déroule bien, un suivi régulier doit être mis en place durant la période d'essai. Des points hebdomadaires avec le collaborateur permettront de :
- Recueillir des feedbacks.
- D'identifier ses besoins éventuels.
- D'ajuster si nécessaire les accès et la configuration de son environnement de travail.
Évaluer la réussite de l'onboarding
Enfin, pour mesurer la réussite de l'onboarding IT, il est recommandé de faire un bilan complet à 30, 60 et 90 jours avec le collaborateur et son manager. Des indicateurs comme le temps passé à résoudre les tickets IT, le nombre de demandes d'assistance ou les résultats d'enquêtes de satisfaction permettront d'évaluer l'efficacité du processus. L'objectif est de l'optimiser en continu, en identifiant les points d'amélioration pour offrir la meilleure expérience possible aux nouveaux talents et peut alors augmenter de 69 % la probabilité que les employés restent dans l'entreprise pendant trois ans.
Quelles sont les bonnes pratiques pour un onboarding IT réussi ?
- Automatiser le provisioning des accès et la configuration du poste.
- Créer un portail d'onboarding avec les ressources clés.
- Adopter des outils de gestion des actifs IT (ITAM).
- Impliquer les managers et les RH dans le processus.
- Dématérialiser et signer électroniquement les documents.
1 - Automatiser le provisioning des accès et la configuration du poste
L'automatisation du provisioning des accès et de la configuration du poste est un levier majeur d'efficacité. En utilisant des outils comme Microsoft Endpoint Manager, il est possible de créer des workflows d'approbation pour gérer finement les droits d'accès selon les profils. Le déploiement d'images de poste standardisées permet de gagner un temps précieux et d'harmoniser les environnements de travail. Lindsey Savarino, Directrice Senior des Ressources Humaines chez Aware, souligne que « la majorité des entreprises ont commencé à utiliser l'IA pour automatiser leurs processus d'onboarding, rendant le processus plus efficace et engageant. ».
2 - Créer un portail d'onboarding avec les ressources clés
La création d'un portail d'onboarding est également essentielle pour offrir aux nouveaux collaborateurs un point d'entrée unique vers toutes les ressources dont ils ont besoin. Les informations et documents utiles y seront centralisés comme le livret d'accueil, l'organigramme ou le règlement intérieur. L'intégration de vidéos de présentation des outils et de tutoriels facilitera la prise en main et un système de suivi permettra à chacun de visualiser sa progression dans le processus d'intégration.
3 - Adopter des outils de gestion des actifs IT (ITAM)
Pour gérer efficacement le cycle de vie des équipements IT, de leur acquisition jusqu'à leur renouvellement, l'adoption d'outils de gestion des actifs (ITAM) est recommandée. La mise en place d'une base de données de gestion de configuration (CMDB) offrira une vue complète du parc. Il sera ainsi plus facile de suivre les équipements attribués, de planifier les maintenances et de gérer les licences logicielles de façon automatisée.
4 - Impliquer les managers et les RH dans le processus
L'implication des managers et des ressources humaines dans le processus d'onboarding IT est un facteur clé de succès. La définition claire des rôles et responsabilités de chaque partie prenante est primordiale. L'organisation d'ateliers de co-construction du parcours d'intégration permettra de prendre en compte tous les aspects, qu'ils soient techniques, organisationnels ou humains. La mise en place de points réguliers entre les équipes IT, RH et les managers garantira également un suivi optimal.
5 - Dématérialiser et signer électroniquement les documents
Fluidifier l'onboarding, la dématérialisation et la signature électronique des documents administratifs est un must et peut faire gagner aux managers RH jusqu'à 14 heures par semaine. Des solutions comme DocuSign ou Adobe Sign permettent de gérer facilement les contrats, règlements intérieurs et autres formulaires. Leur intégration dans le portail d'onboarding simplifiera alors les démarches pour le collaborateur, et les documents signés pourront être automatiquement archivés dans son dossier personnel, facilitant la gestion administrative.
Modèle de checklist d'onboarding IT
Ce fichier Excel permettra de planifier et suivre facilement l'intégration IT des nouveaux collaborateurs. Il couvre l'ensemble des étapes, du provisioning des accès à la configuration du poste de travail, en passant par les formations et la remise du matériel. Ce modèle est tout à fait adaptable selon vos besoins spécifiques.
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Comment gérer l'offboarding IT ?
L'offboarding IT intervient lors du départ d'un collaborateur, qu'il soit volontaire ou non, et est tout aussi importante pour assurer la sécurité et la continuité de l'activité. Dès l'annonce du départ, il faut rapidement révoquer tous ses accès informatiques (comptes, badges) afin d'éviter tout risque d'accès non autorisé ou de fuite de données.
Il faudra ensuite récupérer le matériel attribué (ordinateur, téléphone, clés USB) et vérifier le bon fonctionnement avant de le réaffecter. Les données professionnelles doivent être transférées et le poste réinitialisé. L'entretien de départ est par ailleurs l'occasion de recueillir les feedbacks du collaborateur sur les outils et processus IT pour alimenter l'amélioration continue, mais aussi de lui rappeler ses engagements de confidentialité. Une statistique notable indique que 93 % des employés sortants estiment que leurs feedbacks sont précieux et peuvent aider leurs anciens employeurs à améliorer leurs pratiques.
Après son départ, il faudra archiver ses données selon les règles en vigueur et les transférer à son manager ou son équipe pour assurer la continuité des dossiers. Une fois tout cela terminé, il faut penser à mettre à jour l'organigramme et informer les clients et partenaires de ce départ en leur désignant un nouvel interlocuteur. Un offboarding IT maîtrisé permet donc de protéger le patrimoine informationnel de l'entreprise.
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