Comment rédiger le cahier des charges d'un site internet ?

Préparer un cahier des charges facilite la création d'un site web. Le document en effet sert de feuille de route pendant tout le déroulement du projet. Voici comment faire un cahier des charges de site internet compréhensible et utile à toutes les parties prenantes.

Pourquoi faire un cahier des charges pour son site web ?

Faire un cahier des charges pour son site web sert à fixer par écrit les détails du projet de création ou de refonte, pour faciliter son déroulement et garantir le résultat. Voici 6 raisons précises de prendre le temps de préparer le cahier des charges.

1. Se poser les bonnes questions sur le site web
2. Servir de référence tout au long du projet
3. Donner une vision précise du projet web
4. Améliorer la communication entre les différents acteurs
5. Respecter le budget et les délais
6. Garantir une meilleure satisfaction client

1 - Se poser les bonnes questions sur le site web

Faire un cahier des charges impose de prendre un temps de réflexion. C'est une bonne occasion de réfléchir à l'apparence et au fonctionnement du futur site web, à la faisabilité du projet et aux moyens à mettre en œuvre pour le concrétiser. Avant de formaliser le projet, il est judicieux de se poser, entre autres, les questions suivantes :

• Quel est le budget alloué à la création du site web ?
• Le commanditaire a-t-il les ressources nécessaires pour lancer son site ?
• Doit-il créer le site lui-même ou faire appel à une agence ?
• Quelle identité graphique mettre en avant ?
• Quel hébergement utiliser ?
• Quels sont les revenus escomptés du site web ?
• Est-il nécessaire de développer une version mobile du site web ?

Ce temps de réflexion aide à prendre les meilleures décisions stratégiques et techniques pour la conception du site web. Il n'est question ni d'improviser, ni d'agir dans la précipitation, tout est bien pensé en amont.

2 - Servir de référence tout au long du projet

Le cahier des charges du site web est le document de référence, du début à la fin du projet : les parties prenantes le consultent régulièrement, pour s'assurer d'aller toujours dans la bonne direction.

Faire un cahier des charges rassure les intervenants au projet. Chacun sait en effet qu'en respectant les lignes directrices du document, il respecte les exigences du commanditaire.

3 - Donner une vision précise du projet web

D'un point de vue concret, faire un cahier des charges sert à consigner par écrit les détails du projet. Charte graphique, fonctionnalités et attentes techniques : tous les éléments sont décrits avec une grande précision. Au moment de lancer le projet, il « suffit » d'appliquer les instructions. Cette manière de procéder fait gagner du temps et limite le risque d'erreurs de conformité.

Le cas échéant, une grande précision dans la description des prestations souhaitées permet au commanditaire de mettre en concurrence plusieurs prestataires, sur la base de devis comparables.

4 - Améliorer la communication entre les différents acteurs

Le cahier des charges du site web est un document unique de référence : les instructions sont les mêmes pour tout le monde et chaque intervenant a une vision globale du projet. Ainsi, toute l'équipe avance main dans la main, sans erreur ni perte de temps.

Grâce au cahier des charges du site web, le commanditaire évite par ailleurs les questions redondantes et chronophages.

5 - Respecter le budget et les délais

Le cahier des charges du site web encadre précisément les délais et le budget du projet : cela limite grandement les dépassements.

Si un projet web est moyennement structuré, à l'inverse, son exécution peut entraîner une élévation des coûts et des dépassements de délais. La rédaction d'un cahier des charges est donc capitale pour fixer un budget et un calendrier, et s'y tenir.

6 - Garantir une meilleure satisfaction client

Un bon cahier des charges aide à réaliser le projet web conformément aux besoins et aux exigences du commanditaire, ce qui constitue un prérequis pour satisfaire son client.

Fonctionnalités, design, expérience utilisateur ou encore aspects techniques : chaque détail est précisé, donc chaque choix du commanditaire peut être respecté. Si l'équipe a un doute sur la faisabilité ou la pertinence d'un aspect du projet, elle en discute avec le commanditaire en amont, pour éviter de mauvaises surprises au moment du livrable.

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Qui doit écrire le cahier des charges du site web ?

La rédaction du cahier des charges d'un site internet incombe à l'entreprise commanditaire du projet, c'est-à-dire au client. L'intervention du prestataire est judicieuse : fort de son expertise technique et de son expérience, il guide le client dans ses choix.

Rédiger le cahier des charges d'un site web est un travail qui exige de la méthodologie et de la rigueur, et surtout beaucoup de temps. La tâche peut donc au besoin être sous-traitée.

1 - Présenter l'entreprise commanditaire

La présentation de l'entreprise commanditaire du site web intervient dans les premières pages du cahier des charges, à titre d'introduction. Très importante pour créer un contexte autour du projet, cette présentation doit inclure les éléments suivants :

• La date de création de l'entreprise
• Les services ou produits commercialisés
• Le nombre de salariés
• Le chiffre d'affaires sur l'année en cours
• Les principaux concurrents, avec leurs sites web
• Les principaux axes de développement

Dans le cadre de cette présentation, il faut détailler le rôle du projet web dans la stratégie globale. Il s'agit d'expliquer en quoi ce projet représente une avancée pour les objectifs stratégiques de l'entreprise.

2 - Décrire l'existant

Dans le cadre de la refonte d'un site internet, la description de l'existant est particulièrement importante, puisque le prestataire part de l'existant. Cette description permet par ailleurs de mieux faire comprendre les modifications souhaitées.

Si l'entreprise ne dispose pas encore d'un site web, cette étape de la réalisation du cahier des charges porte sur les autres supports de présence en ligne. Le commanditaire présente notamment ses réseaux sociaux et la stratégie de publication associée.

Pour une première création de site web, le cahier des charges inclut une partie à propos du choix du nom de domaine. Si l'entreprise n'en est pas encore propriétaire, il faut prévoir plusieurs options, au cas où le premier choix ne serait plus disponible. C'est aussi à cette étape que la question de l'hébergement du site web est traitée. Si le commanditaire n'a aucune exigence spécifique à cet égard, il peut requérir du prestataire qu'il le conseille.

La description de l'existant porte aussi sur les éléments de la plateforme de marque. Le cahier des charges inventorie les ressources dont dispose l'entreprise et qui peuvent être utiles au moment de la création du site : logos, anciens visuels ou éléments graphiques, textes, etc.

Enfin, la question des ressources humaines se pose. Il faut commencer à réfléchir aux personnes compétentes et disponibles en interne pour superviser le projet.

3 - Détailler les objectifs du futur site web

La fonction d'un site internet est variable d'une entreprise à une autre, et selon le contexte. Selon sa fonction, le site n'est pas conçu de la même manière. Il faut donc déterminer les objectifs en amont et avec précision.

Une entreprise commande par exemple :

• Un site de e-commerce pour vendre des produits.
• Une plateforme de vente de services.
• Un site vitrine pour présenter l'activité de l'entreprise.
• Un blog intégré au site existant, pour partager des contenus experts ou d'actualité.
• Un site dédié à un événement promotionnel ponctuel.

Éventuellement, le cahier des charges détaille plus précisément les objectifs chiffrés du projet web, afin de l'inscrire dans une dimension marketing et de justifier le budget alloué à sa création. Il s'agit notamment de répondre aux questions suivantes :

• Quel est le volume de trafic visé sur le site internet ?
• Quel est l'objectif de ventes s'il s'agit d'un site e-commerce ?
• Si le site comprend des formulaires, quel est le volume de leads attendu ?

Idéalement, le cahier des charges définit aussi le public cible. Pour le prestataire qui crée le site web, ces éléments donnent des indications à propos de l'audience. Ces éléments contribuent à guider la conception graphique et les choix techniques.

4 - Lister les exigences en matière de design

Une partie du cahier des charges est consacrée aux attentes – voire aux exigences – en matière de design et de navigation. Cela revient à donner des lignes directrices plus ou moins cadrées en ce qui concerne l'apparence du site web et l'expérience utilisateur. Cette partie est réalisée au format texte et/ou avec des visuels. Le commanditaire fait par exemple une ébauche de la page d'accueil, pour la représenter visuellement au prestataire.

Cette partie du document reprend par ailleurs les éléments de graphisme de la plateforme de marque, à intégrer tels quels ou à faire évoluer. Cela concerne :

• Le code couleur du site web, avec une teinte dominante et une palette de couleurs adaptée.
• Le logo, et éventuellement ses différentes déclinaisons.
• La police de caractère souhaitée, ainsi que la hiérarchisation des titres.
• Tous éléments visuels de l'entreprise à réutiliser.

Le cas échéant, les maquettes graphiques sont insérées dans cette partie du cahier des charges. Le commanditaire qui veut laisser une grande liberté au prestataire indique que les maquettes sont proposées à titre indicatif.

5 - Formuler les attentes fonctionnelles et techniques

Certains projets web reposent sur des attentes fonctionnelles et techniques détaillées, qu'il est absolument nécessaire de mentionner dans cette partie. Si elles sont trop longues à décrire, elles peuvent être mises en annexe du cahier des charges.

Parmi les attentes fonctionnelles, l'arborescence du site web est un élément de premier plan. Le schéma est le format le plus adapté pour la dessiner. L'arborescence se présente de la même manière qu'un arbre généalogique. Elle inclut les grandes sections du site web, puis ses différentes rubriques et enfin ses pages. Le schéma doit permettre de comprendre l'organisation fonctionnelle du site web en un coup d'œil.

Les commandes et les fonctionnalités du site web sont également des éléments majeurs à cette étape du cahier des charges. Ils recouvrent tous les moyens à disposition des utilisateurs pour interagir : boutons du parcours d'achat sur un site de e-commerce, chatbot conversationnel, formulaire d'inscription à une newsletter ou encore sélecteur de langue.

S'il est possible de créer un espace personnel, la description fonctionnelle et technique doit englober toutes les étapes de la connexion, et évoquer les enjeux de sécurisation.

6 - Aborder les prérequis en termes de SEO

Les contenus du site web ainsi que certaines de ses caractéristiques techniques sont déterminants de son référencement naturel. Le cahier des charges aborde les points d'attention spécifiques au projet.

Dans le cadre d'un projet de refonte pour modification de l'arborescence ou changement de nom de domaine, le cahier des charges peut inclure un tableau des redirections URL. Le tableau liste les correspondances entre les anciennes URL et les URL actualisées. Ces redirections sont indispensables pour conserver les bénéfices des efforts SEO passés.

Dans le cadre d'un projet de création de site web, les prérequis en termes de SEO portent sur 2 volets :

• Le SEO technique, qui relève a priori des compétences du prestataire. Optimiser la vitesse de chargement du site, renseigner les balises pertinentes ou encore adopter un design responsive comptent parmi les bonnes pratiques de référencement naturel du site web. Le commanditaire peut préciser dans le cahier des charges qu'il exige un audit du SEO technique au moment de la livraison du site.
• La qualité et la pertinence du contenu, pour attirer du trafic. Le contenu englobe majoritairement des textes, secondairement des images et des vidéos. Ces éléments doivent être de bonne qualité et répondre aux attentes du public cible du site web. À la différence du SEO technique, le volet éditorial relève rarement des compétences du prestataire. Il faut faire appel à un prestataire distinct, ou réfléchir en interne à une solide stratégie de mots-clés.

7 - Évoquer les points de nature juridique

Des règles régissent la création et le fonctionnement des sites internet : la première catégorie de règles encadre les paiements en ligne, la seconde impose de publier certaines mentions d'informations légales. Le cahier des charges du site peut rappeler ces règles.

En ce qui concerne les paiements en ligne, le site de e-commerce doit respecter le processus de vente à distance tel que précisé par la loi. Il s'agit notamment de mettre en place la règle du double-clic : l'acheteur clique pour valider sa commande, puis clique pour confirmer sa commande une fois qu'il l'a vérifiée. C'est un moyen de sécuriser les acheteurs.

En ce qui concerne les mentions d'informations légales :

• Les mentions légales sont obligatoires sur tous les sites web, marchands ou non. Elles renseignent les internautes sur l'identité de l'entreprise, en quelques lignes.
• Les CGV (conditions générales de vente) sont obligatoires sur tous les sites qui proposent un système de paiement en ligne. Les CGV constituent le contrat de vente à distance. Ces CGV doivent inclure toutes les clauses obligatoires, notamment les clauses de garanties légales. Il faut les faire rédiger par un professionnel du droit, ou adapter un modèle, et les annexer au cahier des charges comme un élément à intégrer sur le site web.
• Les CGU (conditions générales d'utilisation) détaillent les règles que les utilisateurs du site doivent respecter, notamment lorsque le site intègre un espace membre. Elles ne sont pas obligatoires, mais elles sécurisent l'entreprise : en cas de problème, l'entreprise peut se référer à ses CGU pour s'exonérer de sa responsabilité. Là encore, le recours à un professionnel du droit est requis. Les CGU sont également annexées au cahier des charges pour intégration.
• La charte de protection des données personnelles et la politique de gestion des cookies, conformément au RGPD, doivent figurer sur le site dès lors qu'il contient des formulaires qui collectent des données personnelles. Le cahier des charges peut proposer au prestataire d'inclure la rédaction et l'intégration de ces éléments sur le site web.

8 - Soulever les aspects liés à la sécurité

À moins d'avoir l'expertise en interne, l'entreprise s'en remet au prestataire pour assurer la sécurité du site web. Deux risques majeurs doivent être évités, via des dispositifs adaptés : le vol des données personnelles des utilisateurs du site, l'inaccessibilité momentanée du site. Le cahier des charges délimite les missions du prestataire dans le cadre de la sécurisation du site web.

Exemples de missions :

• Prestation de conseil sur les méthodes et les outils à déployer pour sécuriser le site web.
• Fourniture de dispositifs de sécurité.
• Contrat de maintenance, avec des mises à jour régulières.
• Sauvegardes régulières.

Si le commanditaire ne souhaite pas s'engager sur le long terme avec son prestataire, il peut se cantonner d'une formation de ses équipes aux bonnes pratiques de sécurisation.

Préciser dans le cahier des charges les exigences de sécurité paraît superflu, tant ces exigences sont évidentes. Pourtant il est utile de les rappeler, ne serait-ce que pour se protéger en cas de litige : l'entreprise commanditaire dispose d'un écrit qui prouve que les aspects liés à la sécurité relevaient de la mission du prestataire.

9 - Indiquer les prestations attendues

La liste des prestations attendues au cours de la création du site web doit être présentée de façon claire et précise. Ici, il n'est pas nécessaire de formuler des phrases. Une simple liste facilite la lecture et la compréhension du cahier des charges. Les prestations attendues peuvent être :

• Le développement du site en langage web
• La création du design de l'interface
• La maintenance et des mises à jour régulières
• Une formation à la gestion du site
• Un accompagnement marketing global
• La rédaction des mentions légales

Les besoins varient d'une entreprise à une autre, de la même manière que les compétences des prestataires sont plus ou moins globales. Le cahier des charges met les parties d'accord sur le périmètre exact de la mission.

10 - Construire un planning de projet

Le planning du projet est un élément d'organisation fondamental.

• Le prestataire se base sur le planning pour évaluer la faisabilité du projet, pour dimensionner son équipe de développement, et pour établir un devis.
• Le commanditaire, de son côté, se fie au planning pour suivre le projet à chaque échéance importante.
• Faire figurer le planning dans le cahier des charges permet d'aligner tout le monde sur les mêmes délais d'exécution et de livraison.
• Dans le cadre d'un appel d'offres, le planning informe les candidats de la date limite de candidature, et de la date à laquelle le choix du prestataire est arrêté.

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