Comment rédiger le cahier des charges d'un site internet ?

La rédaction d'un cahier des charges est un passage obligé dans la phase de préparation à la création d'un site internet. Il s'agit pourtant d'un exercice à part entière qui ne s'improvise pas. Mise en forme, contenu, méthodologie à adopter. Voici comment faire un cahier des charges de site internet à la fois lisible et utile pour toutes les parties prenantes du projet.

Pourquoi faire un cahier des charges pour son site web ?

Pour un site internet comme pour tout autre projet structurel, le cahier des charges est un document qui remplit plusieurs fonctions.

1. Se poser les bonnes questions sur le site web
2. Définir le périmètre et le déroulement du projet
3. Servir de référence tout au long du projet
4. Donner une vision précise du projet web
5. Améliorer la communication entre les différents acteurs
6. Respecter le budget et les délais
7. Garantir une meilleure satisfaction client

1 - Se poser les bonnes questions sur le site web

Tout d'abord, le cahier des charges permet de réfléchir sur la trame du futur site. Pour formaliser le projet, il est bon de se poser les questions suivantes :

• Quel le budget est alloué à la création du site web ?
• Le porteur du projet web a-t-il les ressources nécessaires pour lancer son site ?
• Doit-il créer le site lui-même ou faire appel à une agence ?
• Quelle identité graphique mettre en avant ?
• Quel hébergement utiliser ?
• Quels sont les revenus escomptés du site web ?
• Est-il nécessaire de développer une version mobile du site web ?

Cette réflexion va permettre de prendre les meilleures décisions stratégiques et techniques pour la conception du site web.

2 - Définir le périmètre et le déroulement du projet web

Le cahier des charges permet de délimiter le périmètre du projet afin de quantifier les actions à mener et d'éviter à toutes les parties prenantes une perte de temps et d'argent. Puis, il fixe les objectifs à atteindre et donne ainsi une direction au projet dans son ensemble.

3 - Servir de référence tout au long du projet

Le but général du cahier des charges est de constituer un point de référence consultable à toutes les étapes du projet web. Les parties prenantes s'appuient sur ce document pour s'assurer de la conformité entre les choix techniques et les exigences du commanditaire.

4 - Donner une vision précise du projet web

Plus concrètement, le cahier des charges précise la charte graphique du projet. Il présente les fonctionnalités attendues et décrit en détail les attentes techniques du futur site web. Pour le commanditaire du produit final, une grande précision dans la description des prestations souhaitées permet de mettre en concurrence plusieurs prestataires, des agences web dans le cas de la refonte ou de la création d'un site internet.

5 - Améliorer la communication entre les différents acteurs

Toutes les personnes impliquées dans la création du site web doivent connaître les contraintes liées au déroulement du projet, les besoins et les attentes client. Le cahier des charges permet de partager le même niveau d'information, simplifiant ainsi la communication entre les différentes parties prenantes et évitant les questions chronophages ou redondantes.

6 - Respecter le budget et les délais

Si un projet web est mal défini, son exécution peut entraîner une élévation des coûts et des dépassements de délais. Par conséquent, la rédaction d'un cahier des charges est capitale. Ce document aide à déterminer le budget et le calendrier à mettre en place pour organiser efficacement la réalisation du projet web.

7 - Garantir une meilleure satisfaction client

Un cahier des charges bien conçu se traduit par la création d'un projet web répondant parfaitement aux besoins des donneurs d'ordre en matière de fonctionnalités, design, expérience utilisateur ou performance. Pour les concepteurs, il est important de bien comprendre ce que les porteurs de projet attendent pour leur livrer un site internet de qualité optimale. Le respect du cahier des charges du site à construire est ainsi garant d'une grande satisfaction des clients.

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Qui doit écrire le cahier des charges du site web ?

Idéalement, la rédaction du cahier des charges d'un site internet incombe au porteur principal du projet, c'est-à-dire au client. Cet exercice peut également nécessiter l'intervention du prestataire externe qui, par son expertise technique et son point de vue sur les technologies à utiliser, guide le client dans la création du site. De plus, l'équipe interne concernée par le projet doit être consultée pour la conception du cahier des charges.

Rédiger le cahier des charges d'un site web est un travail qui demande de la rigueur, de la méthodologie, de la pertinence, et surtout beaucoup de temps et d'investissement. Cette tâche peut donc au besoin être sous-traitée.

1 - Présenter l'entreprise commanditaire

La présentation de l'entreprise commanditaire du site web intervient dans les premières pages du cahier des charges. Très importante pour créer un contexte autour du projet, cette présentation doit comprendre les éléments suivants :

• La date de création de l'entreprise
• Les services ou produits commercialisés
• Le nombre de salariés
• Le chiffre d'affaires sur l'année en cours
• Les principaux concurrents
• Les principaux axes de développement souhaités

Une fois l'entreprise présentée, il convient de détailler le rôle qu'aura le projet web dans sa stratégie globale. Cela consiste à expliquer en quoi ce projet représente une avancée pour les objectifs stratégiques de l'entreprise.

2 - Décrire l'existant

Dans le cadre de la refonte d'un site internet, la description de l'existant est particulièrement importante. Si l'entreprise ne dispose pas encore d'un site web, cette partie peut porter sur les outils dont elle dispose actuellement pour assurer sa présence en ligne : réseaux sociaux, forums, etc.

Lors d'une création à partir de zéro, il faut aussi penser au nom de domaine. La direction de l'entreprise doit alors se demander si elle est déjà propriétaire du nom de domaine qu'elle souhaite utiliser. C'est également lors de cette étape qu'il faut aussi choisir un hébergement de site web.

Plus globalement, le cahier des charges dresse l'inventaire de toutes les ressources dont dispose l'entreprise et qui peuvent être utiles au moment de la création du site : logos, anciens visuels ou éléments graphiques, textes, etc. À ce stade, il ne s'agit pas de trier, mais de réunir le plus de ressources possibles afin de les mobiliser par la suite.

Enfin, la question des ressources humaines se pose également. Il faut commencer à déterminer quelles personnes ont les compétences nécessaires pour coordonner le projet.

3 - Détailler les objectifs du futur site web

Ici, il faut se demander : « en tant qu'outil, quels objectifs le site web remplira-t-il ? ». En effet, la finalité globale d'un site internet peut être variée :

• Site e-commerce pour vendre des produits, matériels ou immatériels.
• Site vitrine pour présenter l'activité de l'entreprise.
• Média en ligne pour partager des contenus d'actualité autour d'un sujet ou domaine particulier.
• Support lié à l'organisation d'un événement promotionnel.

Ensuite, le cahier des charges détaille plus précisément les objectifs quantitatifs du projet web afin de l'inscrire dans une dimension marketing et de justifier le budget alloué à sa création. Pour cela, il est conseillé à l'entreprise de répondre en équipe aux questions suivantes :

• Quel est le volume de trafic visé sur le site internet ?
• Quel est l'objectif de ventes, s'il s'agit d'un site e-commerce ?
• Si le site comprend des formulaires, quel est le volume mensuel de leads espéré ?

4 - Déterminer les objectifs graphiques et ergonomiques

Dans le cahier des charges, la partie consacrée aux objectifs graphiques et ergonomiques du site commence par un état des lieux des attentes de l'entreprise en matière de design pour son futur site web. Ainsi, le cahier des charges peut évoquer la volonté du commanditaire d'intégrer un effet de parallaxe en page d'accueil, par exemple.

Puis sont mentionnés les éléments graphiques existants. L'entreprise peut souhaiter les intégrer tels quels dans le nouveau site web ou les faire évoluer vers une version plus moderne. Ainsi, cette section indique :

• Le code couleur général du site web, avec une teinte dominante et une palette de couleurs adaptée.
• Le logo, ainsi que ses différentes déclinaisons, si cela est prévu.
• Les éléments visuels de l'entreprise à réutiliser.
• La police de caractère souhaitée, ainsi que la taille des différents niveaux de titre.

Enfin, les maquettes graphiques sont placées à la suite de cette partie si l'entreprise a pris le soin de les faire réaliser. Cette étape n'est pas obligatoire si le commanditaire laisse une liberté plus importante au prestataire en charge du site web.

5 - Formuler les attentes fonctionnelles et techniques

Certains projets web reposent sur des attentes fonctionnelles et techniques détaillées, qu'il est absolument nécessaire de mentionner dans cette partie. Si elles sont trop longues à décrire, elles peuvent être placées en annexe du cahier des charges.

Tout d'abord, cette section du cahier des charges met en forme l'arborescence du site web. Pour cela, un schéma est le format le plus adapté. L'arborescence se présente de la même manière qu'un arbre généalogique. Elle inclut les grandes sections du site web, puis ses différentes rubriques et enfin ses pages. Le schéma d'arborescence doit permettre de comprendre l'organisation fonctionnelle du site web d'un simple coup d'œil.

Puis, la description fonctionnelle du site internet approfondit l'analyse technique du futur outil. Si le projet est un site e-commerce, il faut, par exemple, préciser les modes de livraison envisagés, les fonctionnalités relatives au parcours d'achat, etc. Si les futurs utilisateurs disposent d'un espace personnel, la description fonctionnelle et technique doit prendre en compte toutes les étapes de la connexion, y compris les enjeux de sécurisation. Plus largement, des éléments comme un module d'inscription à une newsletter ou encore un blog sont des prérogatives techniques dont le cahier des charges doit absolument faire mention.

6 - Indiquer les prestations attendues

La liste des prestations attendues au cours de la création du site web doit être présentée de façon claire et précise. Ici, il n'est pas nécessaire de formuler des phrases. Une simple liste facilite l'exploitation du cahier des charges. Ainsi, les prestations attendues peuvent être :

• Le développement du site en langage web
• Son design
• Son intégration
• Une maintenance et des mises à jour régulières
• Une formation à la gestion du site (pour combien de personnes ?)
• Un accompagnement marketing global

Une prestation de création de site web peut largement varier d'un prestataire à un autre. Le rôle du cahier des charges est de fixer un accord entre les deux parties pour déterminer les actions à mener.

7 - Construire un planning de projet

Le planning de projet fait partie intégrante de l'organisation des équipes en charge de la création. Faire figurer une ébauche de ce planning dans le cahier des charges est une bonne idée. Cela permet en effet aux différents prestataires, s'il s'agit d'un appel d'offres, d'avoir en tête la date limite pour soumettre leur candidature. De même, ils sont aussi informés de la date à laquelle le choix du prestataire aura lieu.

Enfin, le planning de projet mentionne les principales deadlines à respecter tout au long du projet afin de s'assurer que celui-ci ne subisse pas de retards. L'entreprise peut également préciser la date à laquelle elle souhaite recevoir la livraison finale du projet.

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