Le service d'administration des ventes est un pôle central de toute entreprise, il contrôle et modère les rapports entre les clients et la marque. Il gère et garantit la bonne exécution des relations commerciales d'une société, depuis les commandes jusqu'aux livraisons en passant par la facturation et les éventuels litiges. De plus, pour la bonne réalisation de sa mission, le service d'administration des ventes est en rapport avec les opérateurs externes qui interviennent pour l'activité de l'entreprise. Aujourd'hui, toutes les marques font de la satisfaction client un pilier central de leurs politiques et l'ADV participe grandement de cette satisfaction.
Qu'est-ce que l'administration des ventes ?
L'administration des ventes, de son abréviation ADV, désigne le service en charge de la gestion et de l'administration des rapports avec les clients. Il regroupe des fonctions administratives, financières et commerciales. C'est un pôle clé au sein d'une entreprise pour garantir le parfait déroulement des ventes et la satisfaction client.
À quoi sert l'administration des ventes ?
L'administration des ventes occupe une place fondamentale au sein des entreprises, qu'elles soient privées ou publiques. L'ADV intervient aussi bien dans des sociétés commerciales, industrielles ou de services, et ce dans des secteurs très variés. Le rôle du gestionnaire ADV peut varier légèrement avec l'ajout ou la suppression de certaines tâches en fonction du secteur et de la taille de l'entreprise. Il s'adapte à l'écosystème de chaque société.
De manière générale, l'ADV est garante du bon déroulement des ventes entre l'entreprise et ses clients. Sa mission est de garantir une satisfaction client à toute épreuve, c'est donc un acteur majeur de la relation client. Le service d'administration des ventes occupe une position stratégique dans l'entreprise puisque ses objectifs sont d'optimiser les ventes et d'accroître le chiffre d'affaires. Sa mission polyvalente mêle de multiples compétences administratives, commerciales et financières qui garantissent une mise en application optimum des processus internes de l'entreprise.
Quelles sont les missions de l'administration des ventes ?
Organiser, gérer et suivre les commandes
En premier lieu, l'ADV veille à la bonne prise en compte des commandes et est garant du respect du délai d'expédition et de livraison auprès des clients. Il est donc chargé d'enregistrer les commandes sur l'ERP de son entreprise et de prévenir le service de production.
Il est aussi garant de la bonne communication envers le client concernant l'avancée du traitement de la commande. Pour ce faire, il est responsable d'émettre les accusés de réception et les bons de livraison, afin d'éviter tout litige. C'est aussi à lui que revient la planification des livraisons en collaboration avec les transporteurs ou le service logistique. Dans le cadre de sa mission, le chargé d'administration des ventes a pour mission de gérer les contrats de vente. Il peut s'agir des contrats passés avec des clients ou des prestataires. De plus, c'est à lui que revient la gestion des stocks, il doit donc les anticiper et planifier les commandes selon la demande client. Il assure donc la vérification de la disponibilité des marchandises et encadre l'approvisionnement des différents points de vente en nouveaux produits et services.
D'autre part, il est tenu d'informer sa hiérarchie des informations liées aux ventes via des indicateurs de performance. Pour cela, il effectue des tableaux de bord de suivi.
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Coordonner les acteurs internes et externes
Afin de garantir le bon déroulement des ventes, la mission de l'administration des ventes consiste à faciliter les relations entre les différents services internes (comptabilité, achat, finance, commercial, informatique) et les prestataires (transporteurs).
En effet, il assure une place d'intermédiaire et collabore étroitement avec tous les services de l'entreprise. Cela permet d'établir et de maintenir un lien entre les différents pôles.
De plus, il gère les relations quotidiennes avec les clients, que ce soit par la prise de contact à travers différents canaux ou par l'organisation de rencontres.
Gérer la partie administrative et la facturation
Du côté administratif, le gestionnaire ADV s'assure que toutes les parties ont connaissance des informations administratives liées à la vente.
Sa fonction l'amène à répondre à des appels d'offres et à négocier les conditions de vente avec les clients pour qu'elle se déroule au mieux. Il est également chargé d'implémenter les procédures de vente et de réaliser un cahier des charges fixant les relations entre l'entreprise et les fournisseurs.
De plus, à travers toutes les étapes de la vente, il garantit le respect des normes de qualité, des processus et de livraison. C'est également le rôle de l'administration des ventes de traiter et de résoudre les possibles litiges aussi bien avec les clients que les fournisseurs. Ceux-ci peuvent être multiples et liés à des retards de livraison, des produits défectueux ou encore des mauvaises quantités. Dans tous les cas, il doit être capable de trouver une solution adéquate pour garantir la satisfaction client malgré un litige.
Et enfin, sa mission finale consiste à établir la facturation et gérer les impayés.
Quels diplômes pour faire de l'administration des ventes ?
Les postes au sein des services d'administration des ventes sont accessibles dès le niveau bac + 2 du type DUT commerce ou comptabilité-gestion, BTS, DECF, DESCF. Mais les employeurs leur préfèrent couramment les diplômés de niveau bac + 5 issus de masters ou d'écoles de commerce. Quel que soit le niveau du postulant, il devra avoir fait ses armes en commerce et en finance, gestion ou comptabilité. Les masters professionnels offrent des possibilités de connaissances approfondies et exécutoires du métier. Quant aux écoles de commerce, elles permettent un enseignement bilingue souvent apprécié des recruteurs.
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