Maximiser le processus de vente en faveur de la satisfaction client, voilà ce que souhaitent toutes les entreprises. Pour ce faire, le service administration des ventes, garant de la bonne exécution des commandes clients, est indispensable. Celui-ci est alors chargé de toute la partie gestion et administration liées aux rapports client / entreprise, comme la facturation des prestations, vente des marchandises et contrôle de la réception du paiement. Mais il est aussi garant des relations avec les différents fournisseurs. Voici en détail le rôle de l'administration des ventes et les missions qui lui sont attribuées.

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Quel est le rôle d'une personne chargée de l'administration des ventes ?

L'administration des ventes occupe une place fondamentale au sein d'une entreprise, qu'elle soit privée ou publique. L'ADV intervient aussi bien dans des sociétés commerciales, industrielles ou de services, et ce dans des secteurs très variés. Le rôle du gestionnaire ADV peut légèrement varier avec l'ajout ou la suppression de certaines tâches en fonction du secteur et de la taille de l'entreprise. Il s'adapte à l'écosystème de chaque société. 

Le poste d'ADV est une position stratégique puisque ses objectifs sont d'optimiser les ventes et d'accroître le chiffre d'affaires.

Pour cela, le gestionnaire administration des ventes possède des missions multiples et variées lui permettant de maximiser les étapes du cycle de vente et ainsi satisfaire au mieux les clients. De manière générale, il est garant du bon déroulement des ventes entre son entreprise et ses clients. Et ce, depuis la prise de commande jusqu'à la livraison des produits ou des services. C'est donc un acteur majeur de la relation client. 

Plus précisément, il a pour rôle de veiller à la gestion et au suivi des commandes, de coordonner les différents intervenants internes et externes, de gérer la partie administrative et la facturation. Autrement dit, c'est l'intermédiaire entre les différents services de l'entreprise, les transporteurs et les clients.

Sa mission polyvalente mêle aussi bien des compétences administratives, commerciales que financières. Le gestionnaire ADV peut aussi bien passer des commandes, veiller au respect des conditions de paiement, négocier des contrats que gérer des litiges avec les sociétés de transports. C'est un garant des processus financiers et administratifs de l'entreprise. 

En outre, il met en place des tableaux de bord pour garantir un suivi optimal de l'activité de l'entreprise. Son objectif est de garantir une satisfaction client à toute épreuve. 

Pour exercer au mieux son métier, l'administration des ventes requiert une aisance relationnelle, de la diplomatie, de la rigueur et du dynamisme. Mais aussi une bonne maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableurs, logiciels administratifs, CRM) puisqu'il est amené à travailler quotidiennement avec. L'ADV a également un sens de la négociation développé et des compétences élevées en comptabilité et en finances.

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Les missions de l'administration des ventes

 

Organiser, gérer et suivre les commandes

En premier lieu, l'ADV veille à la bonne prise en compte des commandes et est garant du respect du délai d'expédition et de livraison auprès des clients. Il est donc chargé d'enregistrer les commandes sur l'ERP de son entreprise et de prévenir le service de production. 

Il est aussi garant de la bonne communication envers le client concernant l'avancée du traitement de la commande. Pour ce faire, il est responsable d'émettre les accusés de réception et les bons de livraison, afin d'éviter tout litige. C'est aussi à lui que revient la planification des livraisons en collaboration avec les transporteurs ou le service logistique.

Dans le cadre de sa mission, le chargé d'administration des ventes a pour mission de gérer les contrats de vente. Il peut s'agir des contrats passés avec des clients ou des prestataires. 

De plus, c'est à lui que revient la gestion des stocks, il doit donc les anticiper et planifier les commandes selon la demande client. Il assure donc la vérification de la disponibilité des marchandises et encadre l'approvisionnement des différents points de vente en nouveaux produits et services. 

D'autre part, il est tenu d'informer sa hiérarchie des informations liées aux ventes via des indicateurs de performance. Pour cela, il effectue des tableaux de bord de suivi

 

Coordonner les acteurs internes et externes

Afin de garantir le bon déroulement des ventes, la mission de l'administration des ventes consiste à faciliter les relations entre les différents services internes (comptabilité, achat, finance, commercial, informatique) et les prestataires (transporteurs).

En effet, il assure une place d'intermédiaire et collabore étroitement avec tous les services de l'entreprise. Cela permet d'établir et de maintenir un lien entre les différents pôles. 

De plus, il gère les relations quotidiennes avec les clients, que ce soit par la prise de contact à travers différents canaux ou par l'organisation de rencontres.

 

Gérer la partie administrative et la facturation

Du côté administratif, le gestionnaire ADV s'assure que toutes les parties ont connaissance des informations administratives liées à la vente

Sa fonction l'amène à répondre à des appels d'offres et à négocier les conditions de vente avec les clients pour qu'elle se déroule au mieux. Il est également chargé d'implémenter les procédures de vente et de réaliser un cahier des charges fixant les relations entre l'entreprise et les fournisseurs. 

De plus, à travers toutes les étapes de la vente, il garantit le respect des normes de qualité, des processus et de livraison. C'est également le rôle de l'administration des ventes de traiter et de résoudre les possibles litiges aussi bien avec les clients que les fournisseurs. Ceux-ci peuvent être multiples et liés à des retards de livraison, des produits défectueux ou encore des mauvaises quantités. Dans tous les cas, il doit être capable de trouver une solution adéquate pour garantir la satisfaction client malgré un litige.

Et enfin, sa mission finale consiste à établir la facturation et gérer les impayés.

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Publication originale le 15 novembre 2021, mise à jour le 15 novembre 2021

Sujet(s):

Service client