8 exemples de rapports essentiels pour les commerciaux

Les rapports commerciaux sont essentiels à l'activité d'une entreprise. En effet, de nombreuses personnes travaillant dans la vente se concentrent principalement sur l'aspect externe de la recherche de prospects. Cependant, il convient de s'attacher aussi aux ressources internes et de s'appuyer notamment sur les informations contenues dans le CRM.

Les commerciaux n'étudient pas systématiquement le comportement des leads dans les différents canaux utilisés. Un logiciel CRM peut pourtant apporter des informations utiles et faciliter d'autres tâches comme la planification, la délégation et le suivi des objectifs.

8 rapports commerciaux essentiels pour son équipe

1. Le rapport sur les contacts
2. Le rapport de prévisions de ventes
3. Le récapitulatif du chiffre d'affaires
4. Le suivi des entreprises
5. Les transactions conclues et perdues
6. La répartition des leads
7. Le rapport de retour sur investissement (ROI)
8. Les rapports personnalisés

1 - Le rapport sur les contacts

Le rapport sur les contacts peut représenter une excellente occasion pour déceler de nouveaux créneaux commerciaux à exploiter. Par exemple, la rapidité de conversion de leads sur la base d'un produit permet de faire un focus sur celui-ci et de s'en inspirer pour améliorer les autres.

De plus, faire l'usage d'un rapport commercial sur lesdits contacts est indispensable pour :

• Gagner en visibilité sur le début de l'entonnoir de conversion
• Identifier rapidement les conditions de la dernière prise de contact (source, secteur, date)
• Suivre la progression des leads dans l'entonnoir et en cibler les failles à corriger

Dans le cadre d'une vente, considérer, analyser et actualiser ses contacts représente un atout précieux pour le commercial. Il s'agit non seulement d'un moyen d'obtenir des leads, mais surtout, à terme, d'atteindre des clients potentiels. Ceux-ci, dans le cas où ils seraient convaincus par une offre, sont aussi une nouvelle source de génération de contacts/leads, par simple effet boule de neige.

Afin de réussir son rapport de contacts, il faut que la base de données des contacts soit bien mise à jour en ce qui concerne :

• Les différents contacts (nom, prénom, adresse postale, email et téléphone)
• Leurs interactions avec la marque (dates, lieux, nom du ou des collaborateurs présents et thèmes abordés)
• Leurs besoins, leurs problématiques et leur comportement d'achat
• Les solutions proposées et les délais pour mettre en place ses solutions
• Les données propres au suivi des contacts

2 – Le récapitulatif du chiffre d'affaires

Avoir une visibilité sur le chiffre d'affaires, grâce à ce rapport, est particulièrement important pour justifier ses choix auprès de la direction et des intervenants de son entreprise. Cette dernière peut également utiliser le récapitulatif du chiffre d'affaires pour établir des prévisions et définir de nouveaux objectifs en fonction des taux de conclusion de ses ventes actuelles. En intégrant ces données dans son tableau de bord commercial, elle peut suivre en temps réel l'évolution de son chiffre d'affaires et ajuster ses stratégies en conséquence.

Ainsi, en accédant à ce récapitulatif du chiffre d'affaires, les managers et l'ensemble de la direction peuvent davantage comprendre la progression de leurs équipes selon les objectifs qui leur ont été initialement fixés.

Ce rapport commercial peut aider l'entreprise à connaître les tactiques les plus efficaces en matière de vente et les domaines dans lesquels elle doit redoubler d'efforts et ainsi ajuster ses budgets, notamment en :

• Réseaux sociaux.
• E-mailing (reciblage, newsletter).
• SEO et SEA (recherches naturelles et payantes).

Dans l'objectif de réaliser un document de qualité, il est tout à fait possible de personnaliser un tel rapport sur la base de ses besoins, que cela passe par :

• La source.
• Le produit concerné.
• Le représentant commercial à l'origine des ventes.

De plus, le reporting de l'ensemble de l'activité de l'entreprise peut se voir effectué de manière trimestrielle ou mensuelle selon les impératifs inhérents à l'organisation.

3 - Le rapport de prévisions de ventes

Le rapport de prévisions de ventes fixe une estimation des ventes attendues par l'équipe commerciale la plus précise possible. Pour obtenir cette prévision, l'entreprise s'appuie sur les ventes de l'année précédente pour les entreprises ayant plus d'un an d'ancienneté ou sur une étude de marché pour les nouvellement créées. Ce document joue un rôle capital pour définir le budget les investissements nécessaires à la bonne santé financière de l'entreprise. Anticiper cette vision d'ensemble des ventes potentielles, quel que soit le terme, évite de se retrouver confronté à certains obstacles comme une rupture de stock et surtout de ne pas passer à côté d'opportunités.

Un bon rapport implique des objectifs commerciaux réalistes et atteignables. Le recours aux indicateurs permettra d'affiner les données en termes de KPI sur :

• Le volume du chiffre d'affaires sur une période donnée (mois, trimestre, semestre ou année)
• Le nombre de nouveaux clients
• Le panier moyen
• La marge prévisionnelle

Les prévisions de ventes sont à actualiser régulièrement selon les évolutions et fluctuations constantes du marché. En effet, plus les prévisions seront fiables, plus elles seront enclines à créer et générer une dynamique vertueuse pour l'entreprise en termes de rentabilité et de croissance.

4 - Le suivi des entreprises

Ce rapport des entreprises est un outil précieux pour toute équipe commerciale souhaitant surveiller les actions des grands groupes derrière leurs interlocuteurs. De cette manière, les collaborateurs peuvent gagner en lisibilité sur le marché et sur l'influence de chaque entreprise sur leur activité.

D'un autre côté, ce rapport commercial est primordial pour les stratégies de vente basées sur les comptes, mais aussi pour les stratégies marketing. Combiner le score des leads individuels et les rapports sur les entreprises ou les comptes est un excellent moyen d'être à jour dans votre stratégie marketing et de cibler les opportunités les plus prometteuses.

Dans le cas où une base de données n'inclut que des leads individuels, il peut rapidement devenir compliqué de la gérer dans son intégralité si plusieurs leads proviennent de la même entreprise.

Pour répondre à une telle problématique et produire un rapport de qualité, il est possible d'effectuer un suivi plus global par organisation.

De plus, il faut identifier rapidement une part trop importante de ventes auprès d'un client donné par rapport aux autres. Ainsi, rebondir et éviter la dépendance à un même client ou un groupe de clients restreint est préférable.

5 - Les transactions conclues et perdues

Mesurer l'efficacité d'une équipe commerciale, cela passe essentiellement par l'analyse et le reporting des ventes menées, conclues et perdues. Dans les faits, cela peut, entre autres, concerner les indicateurs suivants :

• Taux d'efficacité
• Taux de transformation
• Nombre de ventes perdues

Le premier concerne la part de rendez-vous obtenus par les commerciaux ou de ventes conclues sur le total d'appels qu'ils ont effectué. Ainsi, un premier aperçu de la performance des équipes commerciales est possible sur l'ensemble de l'entonnoir.

Le second mesure la capacité des commerciaux à convaincre leurs interlocuteurs à l'aide de l'argumentaire de vente. En effet, il vient proposer un ratio du nombre de ventes conclues par rapport au nombre de rendez-vous obtenus.

Le troisième, comme son nom l'indique, vient rapporter la part de ventes perdues sur l'ensemble de celles menées par les commerciaux.

Un bon rapport des transactions répertorie de manière exhaustive le parcours du démarchage commercial de chaque client dans ses moindres détails. En effet, parmi les professionnels des ventes qui n'ont pas confiance dans les données de leur entreprise, 38 % disent que la raison en est le manque d'exhaustivité, 37 % le stockage dans des formats multiples, et 37 % le manque de mises à jour régulières.

Chaque fiche doit contenir des données intéressantes pour la marque, collectées à partir de :

• La base de données clients
• Le CRM faisant augmenter la précision des rapports de 42 %
• Les réseaux sociaux
• Son système de point de vente dans le cas d'une activité de commerce au détail
• Sa plateforme de e-commerce

Il faut ensuite interpréter les résultats et les tendances à l'aide de KPI utilisés dans le secteur de la vente comme la marge bénéficiaire brute ou le taux de conversion.

6 - La répartition des leads

Le rapport de la répartition des leads est une synthèse de chaque nouveau prospect susceptible de devenir un client de la marque. Lorsqu'une entreprise souhaite mesurer la progression de ses clients potentiels dans son entonnoir de conversion, elle peut compter sur l'avantage que représente la répartition des leads. Dans les faits, il s'agit d'un excellent indicateur mesurant la conversion d'un lead selon des critères variés, déterminés en amont sur la base de l'offre de l'entreprise.

Pour réussir son rapport de répartition des leads, il faut, par exemple, faire apparaître dans ce document :

• Une répartition des leads par produit.
• Une répartition des leads par canal source.
• Une répartition des leads par marché.
• Une répartition des leads par ligne de produits.

Pour connaître avec précision l'origine de ses leads, l'entreprise peut intégrer sa base de données CRM à un logiciel de marketing automation compatible.

7 – Le rapport de retour sur investissement (ROI)

Le reporting de retour sur investissement permet d'évaluer l'efficacité et la rentabilité d'une action ou campagne commerciale. Cet indicateur financier mesure le taux de profit ou de perte générés par la stratégie adoptée par l'entreprise sur une période donnée en mettant en évidence les produits les plus rentables. Au-delà du gain financier de la vente, le rapport renseigne sur la valeur ajoutée de l'investissement concédé et sur l'intérêt de le reconduire ou au contraire de le réorienter. Le ROI permet donc de mesurer les performances de l'entreprise, mais aussi d'orienter la prise de décisions stratégiques.

Pour réussir son rapport de retour sur investissement, l'objectif fixé par l'entreprise doit être réaliste, mesurable et atteignable. Il doit comprendre toutes les données internes et conjoncturelles à analyser. Ce reporting élaboré à partir des bons KPI présente le niveau du ROI sous forme de tableaux et de graphiques.

8 - Les rapports personnalisés

Les 7 rapports commerciaux mentionnés ci-dessus sont essentiels pour adopter la bonne stratégie de vente, mais il est aussi possible de créer des rapports personnalisés qui refléteront les particularités de sa gamme de produits ou de son cycle d'achat.

Si l'entreprise a l'habitude des rapports de base, elle peut plus facilement concevoir de nouveaux rapports afin d'exploiter davantage ses données. Des rapports personnalisés peuvent inclure les indicateurs suivants :

• Valeur moyenne par transaction
• Délai entre la prise de contact avec le lead et la conclusion de la vente
• Coût par lead
• Performance de chaque représentant commercial
• Opportunités à saisir
• Leads inbound et outbound

Pour réaliser un rapport de qualité, une entreprise peut s'appuyer un logiciel CRM afin d'obtenir de précieuses informations qui l'aideront à rendre son entreprise et son équipe commerciale plus compétitives.

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