De nombreux commerciaux se concentrent principalement sur l'aspect externe de la recherche de prospects. Cependant, il convient de s'attacher aussi aux ressources internes et de s'appuyer notamment sur les informations contenues dans le CRM.

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En effet, les commerciaux n'étudient pas systématiquement le comportement des leads dans les différents canaux utilisés. Un logiciel CRM peut pourtant apporter des informations utiles et faciliter d'autres tâches comme la planification, la délégation et le suivi des objectifs.

6 rapports commerciaux essentiels pour votre équipe

1 - Le rapport sur les contacts

Dans le cadre d'une vente, considérer, analyser et actualiser ses contacts représente un atout précieux pour le commercial. Il s'agit non seulement d'un moyen d'obtenir des leads, mais surtout, à terme, d'atteindre des clients potentiels. Ceux-ci, dans le cas où ils seraient convaincus par une offre, sont aussi une nouvelle source de génération de contacts/leads, par simple effet boule de neige.

Ainsi, faire l'usage d'un rapport commercial sur cesdits contacts est indispensable pour :

  • Gagner en visibilité sur le début de l'entonnoir de conversion.
  • Identifier rapidement les conditions de la dernière prise de contact (source, secteur, date).
  • Suivre la progression des leads dans l'entonnoir et en cibler les failles à corriger.

Au-delà de ces premiers avantages, le rapport sur les contacts peut représenter une excellente occasion pour déceler de nouveaux créneaux commerciaux à exploiter. Par exemple, la rapidité de conversion de leads sur la base d'un produit peut permettre de faire un focus sur celui-ci et de s'en inspirer pour améliorer les autres.

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2 - La répartition des leads

Lorsqu'une entreprise souhaite mesurer la progression de ses clients potentiels dans son entonnoir de conversion, elle peut compter sur l'avantage que représente la répartition des leads. Dans les faits, il s'agit d'un excellent indicateur mesurant la conversion d'un lead selon des critères variés, déterminés en amont sur la base de l'offre de l'entreprise. Par exemple, cela peut très bien concerner :

  • Une répartition des leads par produit.
  • Une répartition des leads par canal source.
  • Une répartition des leads par marché.
  • Une répartition des leads par ligne de produits.

Bien entendu, pour connaître avec précision l'origine de vos leads, vous devez intégrer votre base de données CRM à un logiciel de marketing automation compatible, mais aussi diffuser le bon contenu.

2 - Le récapitulatif du chiffre d'affaires

Le reporting de l'ensemble de l'activité de l'entreprise peut se voir effectué de manière trimestrielle ou mensuelle selon les impératifs inhérents à l'organisation.

Ainsi, en accédant à ce récapitulatif du chiffre d'affaires, les managers et l'ensemble de la direction peuvent davantage comprendre la progression de leurs équipes selon les objectifs qui leur ont été initialement fixés. De plus, il est tout à fait possible de personnaliser un tel rapport sur la base de ses besoins, que cela passe par :

  • La source.
  • Le produit concerné.
  • Le représentant commercial à l'origine des ventes.

Ce rapport commercial peut vous aider à connaître les tactiques les plus efficaces en matière de vente et les domaines dans lesquels vous devez redoubler d'efforts et ainsi ajuster vos budgets, notamment en :

  • Réseaux sociaux.
  • E-mailing (reciblage, newsletter).
  • SEO et SEA (recherches naturelles et payantes).

Avoir une visibilité sur le chiffre d'affaires est particulièrement important pour justifier vos choix auprès de la direction et des intervenants de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser le récapitulatif du chiffre d'affaires pour établir des prévisions et définir de nouveaux objectifs en fonction de vos taux de conclusion de ventes actuels.

4 - Le suivi des entreprises

Dans le cas où une base de données n'inclut que des leads individuels, il peut rapidement devenir compliqué de la gérer dans son intégralité si plusieurs leads proviennent de la même entreprise. Pour répondre à une telle problématique, il est possible d'effectuer un suivi plus global par organisation.

Ce rapport est un outil précieux pour toute équipe commerciale souhaitant surveiller les actions des grands groupes derrière leurs interlocuteurs. De cette manière, les collaborateurs peuvent gagner en lisibilité sur le marché et sur l'influence de chaque entreprise sur leur activité.

Par exemple, cela peut permettre d'identifier rapidement une part trop importante de ventes auprès d'un client donné par rapport aux autres. Ainsi, rebondir et éviter la dépendance à un même client ou un groupe de clients restreint est préférable.

D'un autre côté, ce rapport commercial est primordial pour les stratégies de vente basées sur les comptes, mais aussi pour les stratégies marketing. Combiner le score des leads individuels et les rapports sur les entreprises ou les comptes est un excellent moyen d'être à jour dans votre stratégie marketing et de cibler les opportunités les plus prometteuses.

5 - Les transactions conclues et perdues

Mesurer l'efficacité d'une équipe commerciale, cela passe essentiellement par l'analyse et le reporting des ventes menées, conclues et perdues. Dans les faits, cela peut, entre autres, concerner les indicateurs suivants :

  • Taux d'efficacité.
  • Taux de transformation.
  • Nombre de ventes perdues.

Le premier concerne la part de rendez-vous obtenus par les commerciaux, ou bien de ventes conclues sur le total d'appels qu'ils ont effectués. Ainsi, un premier aperçu de la performance des équipes commerciales est possible sur l'ensemble de l'entonnoir.

Le second mesure la capacité des commerciaux à convaincre leurs interlocuteurs à l'aide de l'argumentaire de vente. En effet, il vient proposer un ratio du nombre de ventes conclues par rapport au nombre de rendez-vous obtenus.

Le troisième, comme son nom l'indique, vient rapporter la part de ventes perdues sur l'ensemble de celles menées par les commerciaux.

6 - Les rapports personnalisés

Les cinq rapports commerciaux mentionnés ci-dessus sont essentiels pour adopter la bonne stratégie de vente, mais vous pouvez aussi créer des rapports personnalisés qui refléteront les particularités de votre gamme de produits ou de votre cycle d'achat.

Si vous avez l'habitude des rapports de base, vous pouvez plus facilement concevoir de nouveaux rapports afin d'exploiter davantage vos données. Des rapports personnalisés peuvent inclure les indicateurs suivants :

  • Valeur moyenne par transaction.
  • Délai entre la prise de contact avec le lead et la conclusion de la vente.
  • Coût par lead.
  • Performance de chaque représentant commercial.
  • Opportunités à saisir.
  • Leads inbound et outbound.

Plus vous examinerez vos données, plus vous pourrez vous améliorer. Si vous utilisez déjà un logiciel CRM, de précieuses informations qui vous aideront à rendre votre entreprise et votre équipe commerciale plus compétitives sont déjà disponibles à portée de main, et selon l'outil utilisé vous aurez également accès à des rapports personnalisés et lisibles.

Pour aller plus loin, téléchargez ce modèle gratuit de tableau de bord commercial et suivez l'évolution de vos données de ventes.

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Publication originale le 25 juin 2019, mise à jour le 19 août 2020

Sujet(s):

Reporting commercial