Rédiger un rapport d'activité en 5 étapes

Le rapport d'activité est utilisé par les entreprises et par les associations pour faire un bilan du travail réalisé sur une période définie. La loi ne rend pas ce document obligatoire. Aucun formalisme n'est imposé, mais la pratique impose un document de synthèse très visuel. Le rapport d'activité rend compte aux investisseurs, aux partenaires, aux employés ou encore aux donateurs des actions menées sur une année, pour justifier ou valoriser leur contribution quelle qu'en soit la forme. Le document par ailleurs se prête à des comptes rendus ponctuels : un manager ou un client peut requérir un rapport d'activité pour suivre l'avancement d'un projet ou les performances mensuelles des commerciaux, par exemple.

Avant de se lancer dans la rédaction d'un rapport d'activité, il est nécessaire d'en identifier les objectifs et les enjeux, pour fournir au lecteur un document à valeur ajoutée. Voici la marche à suivre pour réaliser un rapport d'activité utile et clair.

Pourquoi faire un rapport d'activité ?

Informer, rassurer, fidéliser ou encore motiver : l'utilité d'un rapport d'activité dépend de son destinataire.

• À destination d'un public d'investisseurs – ou de donateurs dans le cas d'une association – le rapport d'activité est un outil de communication. L'entreprise a gagné la confiance d'investisseurs, il faut la garder en leur rendant régulièrement compte de l'utilisation de leur argent. C'est un gage de transparence, et un moyen de faire perdurer le partenariat : quand le rapport expose de belles performances, les investisseurs maintiennent volontiers leur implication financière.
• À destination d'un client, ou d'un manager, le rapport d'activité rend compte de l'état d'avancement d'un projet à une étape intermédiaire. L'objectif est de rassurer sur la progression, et de vérifier que le commanditaire et les exécutants soient alignés sur les mêmes objectifs. Le document, présenté dans un format très visuel, permet de comprendre facilement à quel stade de travail en est l'équipe, et à quel point les objectifs sont atteints.
• À destination des employés d'une entreprise, un rapport d'activité annuel présente les résultats financiers pour se féliciter ou redonner une impulsion. Le but est de remercier les employés pour leur contribution, et de motiver pour l'année à venir.

Rapport d'activité commerciale, marketing ou encore R&D : rendre compte de résultats par écrit permet en tout état de cause d'archiver de l'information. Telles actions, menées de telle manière par telles personnes, ont abouti à tels résultats : il est possible d'en tirer des conséquences.

1 - Comprendre l'utilité du rapport

Un rapport d'activité est rédigé et mis en forme différemment selon son utilité. Or son utilité est très liée au destinataire du document. Rédiger un rapport à destination d'un investisseur, par exemple, sert à rendre compte d'un bilan financier, alors qu'un client attend de la visibilité sur les délais d'exécution de sa commande. Chaque rapport met en valeur des éléments distincts.

Pour rédiger un rapport d'activité pertinent, il faut commencer par identifier le destinataire puis cerner ses attentes. Voici des questions à se poser pour comprendre l'utilité du rapport.

• Quel est son contexte ? Le contexte est souvent lié à la périodicité. Quand il s'agit d'un rapport annuel, il est probable que le bilan et les comptes annuels soient cœur du document. S'il s'agit d'un rapport mensuel, il faut probablement rendre compte d'une stratégie ou d'un plan d'action ponctuel.
• À quoi va-t-il servir ? Le rapport informe, rassure, fidélise ou motive.
• De quelles connaissances le lecteur dispose-t-il sur le sujet traité ? Le rapport n'entre pas dans le même niveau de détails auprès d'un profane et auprès d'un expert. De même, le jargon technique est à proscrire si le lecteur n'est pas du métier.

La demande formulée par le destinataire du rapport d'activité doit être parfaitement intégrée, au risque d'être hors sujet.

2 - Regrouper les informations nécessaires

La rédaction d'un rapport d'activité exige d'avoir de nombreuses informations à portée de main, celles-ci étant à la fois internes à l'entreprise et externes. Elles peuvent provenir d'entretiens avec des partenaires ou de comptes rendus, par exemple. Leur sélection doit être pertinente afin de ne pas être submergé par un nombre excessif de données.

3 - Rédiger le plan de son rapport d'activité

Voici de bonnes pratiques et des recommandations pour rédiger les éléments introductifs, le corps du rapport d'activité et sa conclusion.

Comment rédiger l'introduction d'un rapport d'activité ?

Trois éléments constituent l'introduction d'un rapport d'activité :

• Une accroche personnalise le document et le rend moins « froid ». Si le rapport est réalisé en interne pour les employés, l'accroche peut être un mot du dirigeant. Une statistique ou une citation peut introduire un rapport rédigé pour un client, par exemple.
• Un résumé synthétise le rapport. Il faut se référer à l'utilité du document et aux attentes de son destinataire : le résumé répond directement et précisément à la problématique. Si une équipe rend compte à son manager avec un rapport d'activité hebdomadaire, le résumé peut par exemple mentionner que les objectifs de la semaine sont atteints ou non atteints, et que les délais vont être respectés ou dépassés.
• Un sommaire structure le document et facilite la lecture.

Comment rédiger le corps d'un rapport d'activité ?

Le corps du document détaille les actions menées sur la période définie. Adopter une approche chronologique facilite la rédaction du rapport d'activité, et sa lecture.

• Point de départ : une problématique amène à fixer des objectifs de travail.
• Développements : le travail est décrit sous forme d'actions, exécutées conformément à une stratégie.
• Terme : les résultats sont présentés et analysés. Les graphiques sont essentiels à cette étape.

À cette étape du rapport d'activité, il peut être pertinent d'intégrer des projections sur la période à venir. Cette partie doit être argumentée et documentée. À la différence du compte-rendu, il ne faut pas hésiter ici à donner clairement son avis.

Comment rédiger la conclusion d'un rapport d'activité ?

Rédiger une conclusion n'est pas toujours utile. Si le résumé introductif répond parfaitement à la question, si le corps du document détaille suffisamment les développements et ouvre sur les perspectives à venir, ajouter une conclusion est redondant.

Sur les rapports d'activité particulièrement denses, la conclusion est utile pour recentrer l'attention sur les éléments importants en fin de lecture.

4 - Mettre en forme son rapport d'activité

En tant que document de synthèse, un rapport d'activité doit aller droit au but : privilégier les éléments graphiques aux tournures de texte littéraires est recommandé, pour permettre au lecteur de visualiser immédiatement l'information importante. Les diagrammes de tous types, les encadrés, les niveaux de titres, les listes et les images sont des éléments fondamentaux pour rédiger un rapport d'activité lisible et plaisant.

La mise en forme du rapport d'activité concerne également le support. Si le document est long, le diaporama de présentation s'impose. Pour un court rapport quotidien ou hebdomadaire, l'infographie est un format populaire : une page affiche l'intégralité de l'information.

Des outils de conception graphique en ligne aident à créer un rapport d'activité.

5 - Faire relire son rapport d'activité

Avant d'envoyer ou de remettre un rapport d'activité à son destinataire, il faut le relire. La relecture doit avoir lieu plusieurs jours après la fin de la rédaction pour permettre à son auteur de prendre un peu de recul.

Si les délais sont serrés, l'auteur du rapport peut faire appel à un collaborateur pour relire le document, au lieu d'attendre d'avoir du recul. Dans ce cas, l'auteur profite en plus de conseils et d'un regard extérieur sur d'éventuels points à retravailler ou à affiner pour améliorer son rapport d'activité.

Quelles informations décrire dans un rapport d'activité ?

Découvrez ce modèle pour inspirer et organiser votre rapport d'activité.

• Missions et valeurs
• Lettre aux actionnaires
• Résultats financiers
• Chiffres clés

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3 exemples de rapport d'activité

Rapport mensuel d'activité commerciale

Source : SlideTeam

Les forces de vente utilisent régulièrement le rapport d'activité pour suivre l'évolution des performances commerciales de l'entreprise. Un rapport interne peut être préparé chaque mois :

• Par chaque commercial, pour rendre compte au manager
• Par le manager, pour rendre compte à la direction

La périodicité mensuelle impose un format court, il n'y a pas matière à rédiger un long rapport à moins qu'une opération très exceptionnelle se soit déroulée pendant cette période. La matière et l'objet du document, par ailleurs, impose un format très visuel : des graphiques pour observer l'évolution, des chiffres pour indiquer le volume des ventes et le CA généré. L'infographie est un support très adapté.

Comme dans tout rapport d'activité, il faut rappeler les objectifs – les objectifs de vente en l'occurrence –, détailler les actions menées pour les atteindre et indiquer si les objectifs sont atteints, non atteints ou dépassés.

Rapport financier annuel d'une entreprise

Actionnaires et investisseurs ont mis de l'argent dans l'entreprise, ils méritent une information éclairée à propos de ce qu'il s'y passe. Ils attendent notamment des explications sur l'utilisation de leurs fonds, et des projections à court terme. L'entreprise, de son côté, fait le rapport d'activité pour remercier et « fidéliser » ses partenaires financiers.

Le format est relativement long, dans la mesure où le document fait le bilan d'une année. Un diaporama est un support indiqué. Parmi les éléments essentiels du rapport financier annuel :

• Un mot du dirigeant à l'attention de ses partenaires
• Les résultats financiers qui représentent le cœur du document
• Des données sociales et environnementales, déterminantes de la bonne réputation d'une entreprise
• Des perspectives financières
• Une citation inspirante, éventuellement, pour clore le document

HubSpot propose un modèle de rapport d'activité annuel gratuit, à télécharger et à personnaliser.

Rapport d'activité pour un client

Source : Canva

Un client attend des retours réguliers : le rapport d'activité, hebdomadaire ou mensuel selon l'envergure du projet, est tout à fait adapté. Le document fait apparaître l'état d'avancement à trois égards :

• Pourcentage atteint par rapport aux objectifs fixés
• Part du budget consommé et estimations des coûts finaux
• Respect des délais par rapport à l'échéancier initial

Le client a priori n'est pas professionnel dans le domaine d'activité de l'entreprise qu'il fait travailler : il faut éviter le jargon, pour simplifier la compréhension.

Ce type de rapport d'activité étant récurrent, il est recommandé de concevoir ou de trouver un modèle, à adapter ensuite à chaque échéance.

Pour aller plus loin, découvrez comment étoffer et organiser votre contenu en téléchargeant le modèle de rapport annuel ; ou découvrez l'outil de reporting et de création de tableaux de bord.