Le rapport d'activité est un bilan du travail effectué par un salarié sur une période définie. Il s'agit d'une forme d'évaluation personnelle qui doit être réalisée dans de nombreux postes de travail. Avant de se lancer dans la rédaction d'un rapport d'activité, il est nécessaire d'en comprendre les tenants et les aboutissants pour que la perception qu'en a le lecteur soit la bonne. Voici la marche à suivre pour réaliser un rapport en bonne et due forme.

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Pourquoi faire un rapport d'activité ?

Généralement rédigé sur demande du manager, le rapport d'activité peut aussi être réalisé de sa propre initiative. En plus de démontrer une attitude extrêmement professionnelle, cette action permet de présenter une proposition à son supérieur.

L'objectif est d'offrir une synthèse de l'activité passée, actuelle et à venir. Le rapport d'activité présente ainsi les tâches accomplies et les actions menées par le salarié. Il doit établir un plan d'action avec les coûts associés, faire un parallèle entre les objectifs qui avaient été fixés et les chiffres obtenus et présenter la stratégie mise en place.

En plus de mettre en avant les actions accomplies, le rapport d'activité permet également à son auteur de faire le point sur son propre travail. De ce fait, il constitue un appui pour le pilotage des projets à venir et pour l'allocation de certaines ressources. Grâce à lui, le manager est à même de prendre des décisions éclairées.

Le rapport d'activité comprend plusieurs parties :

  • Un résumé.
  • Une introduction.
  • Un sommaire.
  • Une liste des sigles utilisés dans le corps du texte.
  • Une présentation incluant un plan d'action.
  • Une conclusion.

 

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Comprendre quelle est l'utilité du rapport

Pour rédiger un rapport d'activité pertinent, il faut comprendre ce qui est attendu de ce document.

  • Quel est son contexte ?
  • À quoi va-t-il servir ?
  • De quelles connaissances le lecteur dispose-t-il sur le sujet traité ?

La demande formulée par le destinataire doit être parfaitement intégrée, au risque d'être hors sujet.

 

Regrouper les informations nécessaires

La rédaction d'un rapport d'activité exige d'avoir de nombreuses informations à portée de main, celles-ci étant à la fois internes à l'entreprise et externes. Elles peuvent provenir d'entretiens ou de comptes rendus, par exemple. Leur sélection doit être pertinente afin de ne pas être submergé par un nombre excessif de données.

 

Réaliser le plan de son rapport d'activité

Un rapport d'activité comprend trois parties principales, à savoir l'introduction, le corps du texte et la conclusion.

Avant même de procéder à la rédaction du rapport d'activité, il faut en réaliser le plan et réfléchir à son contenu. Par exemple, l'introduction doit évoquer le contexte du rapport et expliquer en quoi il est important. Elle doit être précise et présenter en quelques lignes l'objet du présent rapport. Elle reformule la demande et doit permettre au lecteur d'en comprendre l'objet même si le rapport est relu quelques mois plus tard.

Le corps du texte, quant à lui, évoque les projets qui ont été menés au cours de la période définie, les événements de l'entreprise ainsi que les chiffres clés. Il doit analyser l'existant pour en faire une critique négative et/ou constructive. Il doit faire apparaître un plan d'action précis pour la période à venir. Cette partie doit être argumentée et accompagnée des avantages, des inconvénients et des moyens à mettre en œuvre pour le mener à bien. À la différence du compte-rendu, il ne faut pas hésiter ici à donner clairement son avis.

Enfin, la conclusion ne doit pas apporter de nouveaux éléments, mais reprendre les principaux points évoqués dans le rapport d'activité. Elle doit offrir des perspectives et donner une réponse précise à la question posée à l'auteur du rapport.

 

Mettre en forme son rapport d'activité

Si le contenu du rapport d'activité est important, sa mise en forme l'est tout autant. Il est indispensable de choisir un vocabulaire pertinent et d'utiliser des termes reflétant l'action. Attention également à la syntaxe et à l'orthographe.

De même, il faut veiller à structurer correctement son texte. Le choix des titres est important : ce sont eux qui apporteront une meilleure visibilité au contenu. Des visuels peuvent être ajoutés pour rendre la lecture plus fluide. Les graphiques, les images et les schémas offrent également une meilleure compréhension du rapport d'activité.

Bon à savoir : Si le rapport d'activité est plus long que 2 ou 3 pages, il ne faut pas hésiter à l'accompagner d'un sommaire.

 

Faire relire son rapport d'activité

Avant d'envoyer ou de remettre son rapport d'activité à son destinataire, il faut le relire. La relecture doit toutefois avoir lieu plusieurs jours après la fin de la rédaction pour permettre à son auteur de prendre un peu de recul.

Il peut l'assurer lui-même ou faire appel à une autre personne. Dans ce dernier cas, l'auteur pourra profiter de conseils et d'un regard extérieur sur d'éventuels points à retravailler ou à affiner pour améliorer son rapport d'activité.

 

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Publication originale le 10 juin 2021, mise à jour le 10 juin 2021

Sujet(s):

Reporting commercial