Le rapport d'activité est un bilan du travail réalisé par une entreprise sur une période définie. Avant de se lancer dans la rédaction d'un rapport d'activité, il est nécessaire d'en comprendre les tenants et les aboutissants pour que la perception qu'en a le lecteur soit la bonne. Voici la marche à suivre pour réaliser un rapport en bonne et due forme.
Définition d'un rapport d'activité
Le rapport d'activité est un compte-rendu écrit de l'activité d'une entreprise sur une période précise. Ce document comprend stratégies menées et résultats obtenus, comparés aux objectifs initiaux. Il intègre également les prévisions pour la prochaine période.
Pourquoi faire un rapport d'activité ?
Le rapport d'activité est utile car il représente une synthèse des actions menées à travers laquelle l'entreprise évalue ses actions menées et les résultats obtenus lors de la période en question.
L'objectif est d'offrir une synthèse de l'activité passée, actuelle et à venir. Le rapport d'activité présente ainsi les accomplissements et les actions menées par l'entreprise. Il doit établir un plan d'action avec les coûts associés, faire un parallèle entre les objectifs qui avaient été fixés et les chiffres obtenus et présenter la stratégie mise en place.
En plus de mettre en avant les actions accomplies, le rapport d'activité permet également à l'entreprise de faire le point sur sa situation actuelle. De ce fait, il constitue un appui pour le pilotage des projets à venir et pour l'allocation de certaines ressources. Grâce à lui, les managers sont à même de prendre des décisions éclairées.
Le rapport d'activité comprend plusieurs parties :
- Un résumé.
- Une introduction.
- Un sommaire.
- Une liste des sigles utilisés dans le corps du texte.
- Une présentation incluant un plan d'action.
- Une conclusion.
5 étapes pour rédiger un rapport d'activité
- Comprendre quelle est l'utilité du rapport.
- Regrouper les informations nécessaires.
- Réaliser le plan de son rapport d'activité.
- Mettre en forme son rapport d'activité.
- Faire relire son rapport d'activité.
Comprendre quelle est l'utilité du rapport
Pour rédiger un rapport d'activité pertinent, il faut comprendre ce qui est attendu de ce document.
- Quel est son contexte ?
- À quoi va-t-il servir ?
- De quelles connaissances le lecteur dispose-t-il sur le sujet traité ?
La demande formulée par le destinataire doit être parfaitement intégrée, au risque d'être hors sujet.
Regrouper les informations nécessaires
La rédaction d'un rapport d'activité exige d'avoir de nombreuses informations à portée de main, celles-ci étant à la fois internes à l'entreprise et externes. Elles peuvent provenir d'entretiens avec des partenaires ou de comptes rendus, par exemple. Leur sélection doit être pertinente afin de ne pas être submergé par un nombre excessif de données.
Réaliser le plan de son rapport d'activité
Un rapport d'activité comprend trois parties principales, à savoir l'introduction, le corps du texte et la conclusion.
Comment rédiger l'introduction d'un rapport d'activité ?
Avant même de procéder à la rédaction du rapport d'activité, il faut en réaliser le plan et réfléchir à son contenu. L'introduction doit évoquer le contexte du rapport et expliquer en quoi il est important. Elle doit être précise et présenter en quelques lignes l'objet du présent rapport. Elle reformule la demande et doit permettre au lecteur d'en comprendre l'objet même si le rapport est relu quelques mois plus tard.
Comment rédiger le corps de texte d'un rapport d'activité ?
Le corps du texte, quant à lui, évoque les projets qui ont été menés au cours de la période définie, les événements de l'entreprise ainsi que les chiffres clés. Il doit analyser l'existant pour en faire une critique négative et/ou constructive. Il doit faire apparaître un plan d'action précis pour la période à venir. Cette partie doit être argumentée et accompagnée des avantages, des inconvénients et des moyens à mettre en œuvre pour le mener à bien. À la différence du compte-rendu, il ne faut pas hésiter ici à donner clairement son avis.
Comment rédiger la conclusion d'un rapport d'activité ?
Enfin, la conclusion ne doit pas apporter de nouveaux éléments, mais reprendre les principaux points évoqués dans le rapport d'activité. Elle doit offrir des perspectives et donner une réponse précise à la question posée à l'auteur du rapport.
Mettre en forme son rapport d'activité
Si le contenu du rapport d'activité est important, sa mise en forme l'est tout autant. Il est indispensable de choisir un vocabulaire pertinent et d'utiliser des termes reflétant l'action. Attention également à la syntaxe et à l'orthographe.
De même, il faut veiller à structurer correctement son texte. Le choix des titres est important : ce sont eux qui apporteront une meilleure visibilité au contenu. Des visuels peuvent être ajoutés pour rendre la lecture plus fluide. Les graphiques, les images et les schémas offrent également une meilleure compréhension du rapport d'activité.
Bon à savoir : Si le rapport d'activité est plus long que 2 ou 3 pages, il est recommandé de l'accompagner d'un sommaire.
Faire relire son rapport d'activité
Avant d'envoyer ou de remettre un rapport d'activité à son destinataire, il faut le relire. La relecture doit toutefois avoir lieu plusieurs jours après la fin de la rédaction pour permettre à son auteur de prendre un peu de recul.
Il peut l'assurer lui-même ou faire appel à une autre personne. Dans ce dernier cas, l'auteur pourra profiter de conseils et d'un regard extérieur sur d'éventuels points à retravailler ou à affiner pour améliorer son rapport d'activité.
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