Pour une prospection efficace, une préparation est nécessaire dans le but de rencontrer de nouveaux clients et de développer votre entreprise. Par ce travail en amont, vous obtiendrez de meilleurs résultats. Grâce à la mise en place progressive d'étapes bien définies, vous serez en mesure de rechercher de potentiels futurs clients et de créer le plan de prospection qui correspond à votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un plan de prospection ?
Un plan de prospection désigne l'ensemble des démarches successives qu'un professionnel doit mettre en œuvre pour acquérir de nouveaux clients. Il s'agit d'un plan d'action qui cherche à comprendre le « pourquoi » et le « comment » de la prospection pour dénicher les meilleures opportunités.
Un plan de prospection rassemble plusieurs astuces pour bien cibler les prospects. Structuré et bien pensé, il sera d'autant plus efficace. Il permet de ne pas prospecter pour rien et de se fixer de multiples motifs pour se créer un réseau développé de futurs clients.
Pour mener à bien un plan de prospection réfléchi, il faut donc posséder un fichier prospect qui sera alimenté des renseignements nécessaires et mis à jour régulièrement. Un plan de prospection est similaire à un programme, mis en place pour être bien prêt lors du lancement officiel de la campagne.
Comment faire un plan de prospection ?
Afin de créer un plan de prospection, il faut tout d'abord définir ses objectifs, puis qualifier les prospects, choisir un ou plusieurs canaux en fonction du budget, poursuivre en développant un script et, enfin, mettre en place un suivi.
Définir vos objectifs de prospection
Pour une bonne communication avec les futurs prospects, les objectifs et la stratégie commerciale doivent être bien alignés. Il s'agit d'abord de définir des objectifs précis : chiffre d'affaires moyen et acquisition d'un nombre indiqué de vrais clients. Côté stratégie commerciale, il est préférable de mettre en place l'inbound marketing, le tout étant de bien organiser le temps à consacrer à la prospection et celui à accorder à chacun des prospects.
Vos objectifs de prospection seront différents si vous vous donnez une cible précise. À titre d'exemple, vous pouvez décider de démarcher pour garder vos clients actuels et les fidéliser, contacter des professionnels ou des particuliers ou encore cibler des prospects sur une zone géographique précise. L'essentiel est d'analyser vos personas pour prospecter au moment opportun.
Vous pouvez également décider de vous adresser à une cible plus générale comme une tranche d'âge définissant vos prospects ou une marge bien définie d'un chiffre d'affaires pour une entreprise que vous allez contacter.
Qualifier les prospects
Une fois que les objectifs sont bien définis, il est important de déterminer la cible et de bien qualifier les prospects. Pour cela, vous devez posséder suffisamment d'informations sur eux pour évaluer leur potentiel intérêt pour vos produits ou vos services.
Pour qualifier un prospect, vous devez :
- Identifier son besoin
- Connaître son budget
- Déterminer son processus de prise de décision
Utilisez un fichier de prospection dans lequel vous listerez tous les prospects correspondant à votre cible ainsi que leurs coordonnées, leur secteur d'activité ou encore l'origine du contact.
Avec une bonne qualification, vous serez en mesure de vous concentrer sur les profils prioritaires, c'est-à-dire ceux qui seront les plus susceptibles de conclure la vente.
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Utilisation d'un ou plusieurs canaux en fonction du budget
Une autre étape très importante à ne pas négliger est le choix d'un ou de plusieurs canaux les plus pertinents pour votre plan de prospection. Ce choix sera impacté par des facteurs tels que la localisation de votre société ou le budget que vous possédez pour votre prospection commerciale. Si ce budget est limité, le fait d'utiliser les fonctionnalités gratuites des réseaux sociaux ou d'écrire des e-mails sera adapté à la situation de votre entreprise. De même, vous rendre sur le terrain pour prospecter ne vous demandera pas un grand investissement.
Au contraire, si vous disposez d'un budget plus important, vous pouvez opter pour des publicités payantes sur le terrain ou sur les réseaux sociaux ou créer un certain nombre de courriers pour attirer vos futurs clients. De même, posséder un stand sur un salon vous sera très bénéfique tout comme l'envoi de SMS à vos prospects, une méthode qui a fait ses preuves. Quoi qu'il en soit, le choix du multicanal participera à la réussite de votre stratégie commerciale.
Développer un script
Un script est comme un guide conversationnel sur lequel reposera votre plan de prospection. Il sera la base de votre argumentation pour que vous ne soyez pas perdu au moment de prendre la parole. Souvent, pour une prospection orale, le script est un message explicite pour le futur client et met en avant tous vos atouts. Il doit être adapté à la cible et à la problématique de la situation et démontrer l'expertise de votre entreprise. En revanche, n'utilisez ce script que si vous en ressentez le besoin.
Mettre en place un suivi
La dernière étape consiste à se montrer réactif face aux réponses que vous recevez. Le but est d'assurer un suivi personnalisé de vos prospects, par exemple, en renvoyant un e-mail après chaque appel avec le compte-rendu des échanges. Pour cela, vous pouvez utiliser un logiciel de prospection qui automatisera certaines tâches.
Vous devez également confirmer les prochaines étapes pour prévenir votre interlocuteur et lui donner des instructions à suivre si vous attendez de lui une action précise. Surtout, n'arrêtez pas le suivi même si une vente a été conclue, gardez le contact en background pour de futurs projets.
Bien entendu, il est très important de mesurer la performance de votre prospection : avez-vous atteint vos objectifs ? Pour le savoir, veillez à déterminer les indicateurs les plus pertinents à évaluer, tels que :
- Le chiffre d'affaires généré par l'action commerciale
- La rentabilité de l'action
- Le nombre de nouveaux clients
- La part de marché gagnée
Cette étape est primordiale pour anticiper et optimiser les futures campagnes de prospection.
Un plan de prospection bien réfléchi donnera des résultats visibles et vous permettra d'avoir confiance en vous. Ce plan est essentiel pour mener une prospection active.
Quel budget pour mon plan de prospection ?
Cette question est capitale dans l'élaboration de votre stratégie commerciale et surtout concernant votre plan de prospection. Définir le budget permet ainsi de connaître les moyens et outils nécessaires pour établir le plan de prospection. C'est à partir de cette étape que vous allez pouvoir étudier et garantir votre retour sur investissement.
Le budget dépend bien évidemment de chaque entreprise et de ses propres paramètres. Cela dépend également si la prospection est pratiquée en interne ou avec l'aide de prestataires spécialisés. C'est pour cela que la détermination des besoins et objectifs est primordiale dans l'établissement du plan de prospection. Avoir un budget précis est très difficile, mais obtenir un budget minimum est faisable en récoltant toutes les données nécessaires.
Voici quelques éléments pour vous aider dans le calcul de votre budget :
Prendre en compte le moindre détail
Afin de calculer votre budget pour le plan de prospection, il est important de prendre en compte toutes les données nécessaires : les résultats souhaités, la cible, etc. Si l'entreprise avait établi un précédent plan de prospection, il est toujours intéressant de se pencher sur les résultats obtenus à l'époque et soit de s'en inspirer ou au contraire ne pas reproduire certaines erreurs. Il est également essentiel de connaître le coût d'acquisition d'un nouveau client.
Méthode de calcul :
Diviser les coûts marketing (CM) et les coûts de vente (CV) par le nombre de clients acquis (CA) afin d'avoir le coût d'acquisition (CAC).
CAC = (CM + CV) / CA
Le conseil de HubSpot
En plus du CAC, plusieurs autres indicateurs, issus du marketing, sont très utiles pour évaluer le coût des actions de prospection, notamment le coût par clic (CPC), le coût pour mille impressions (CPM), le coût par acquisition (CPA) ou encore le coût par lead (CPL). Je recommande alors aux représentants commerciaux de s’appuyer dessus pour anticiper la rentabilité des campagnes de prospection sur chaque canal d’acquisition.
Choisir un outil marketing
En effet, le choix d'un outil marketing est également nécessaire afin de vous faire gagner du temps et pour suivre vos résultats. Sa prise en compte dans l'établissement de votre budget est donc à noter. De nombreux détails ont besoin d'être répertoriés et utilisés pour établir le budget de votre plan de prospection et il est logique de vous tourner vers un outil performant pour vous aider dans cette démarche. Avec un CRM, vous obtenez une automatisation du processus, mais également vous pouvez connaître votre coût d'acquisition plus facilement.
Le conseil de HubSpot
« Aujourd’hui, les entreprises utilisent en moyenne 200 applications et outils. 1 représentant commercial sur 4* estime avoir trop d’outils à disposition. Une surabondance qui impacte négativement leur performance et leur productivité.
C’est pourquoi il est conseillé de rationaliser la pile technologique et d’évaluer les outils essentiels à l’activité de l’entreprise. Ensuite, il convient de former les forces de vente à l’ensemble des outils mis à leur disposition. »
*Sales Trends Report 2024, HubSpot
Opter pour ses canaux et ses techniques de prospection
Le choix de vos canaux est déterminant pour affiner votre budget. En effet, si vous utilisez des canaux proposant des fonctionnalités gratuites ou si vous optez pour de la publicité payante par exemple, le budget n'est pas le même. Il vous faut donc évaluer vos besoins sur quels canaux votre cible est la plus accessible.
Vos techniques de prospection changent également la donne sur le budget de votre plan de prospection. Si vous souhaitez utiliser l'e-mailing par exemple, vous devez donc investir dans une solution adaptée et donc qui génère un coût. Si vous souhaitez faire appel à un prestataire externe pour traiter la prospection téléphonique, cela nécessite inévitablement un coût supplémentaire. Quelle que soit votre technique de prospection ou le choix de vos canaux, cela nécessite un investissement matériel ou de personnel.
Pour aller plus loin, développez votre performance commerciale en téléchargeant le modèle de plan d'action, ou découvrez le logiciel de vente de HubSpot.
