Dans le cadre d'une mission, le salarié peut avancer des dépenses dans l'intérêt de l'entreprise. C'est notamment le cas lors d'un déplacement, d'un repas d'affaires ou tout simplement s'il utilise sa voiture personnelle pour se rendre au travail. Ces dépenses peuvent être remboursées par l'entreprise. Pour cela, une note de frais doit être rédigée.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
La note de frais est une fiche, dématérialisée ou non, qui liste les différentes dépenses liées à l'activité d'un collaborateur. Adressé au service comptable, ce justificatif permet à l'employeur de rembourser à ses salariés les frais engagés lors de missions ou d'événements professionnels.
Tous les employés d'une entreprise peuvent faire une demande de note de frais, quel que soit leur statut. Il peut s'agir des employés non-cadres, des cadres, des bénévoles et des dirigeants.
Le remboursement de notes de frais fait partie des droits des salariés. En revanche, il n'est pas forcément stipulé dans le contrat de travail. Lors de la négociation et de la signature du contrat de travail, l'employeur est libre de proposer une indemnisation forfaitaire ou un remboursement au réel.
Quelles sont les conditions pour soumettre une note de frais ?
Les notes de frais doivent répondre à des règles précises pour éviter les abus et faciliter les procédures.
- Revêtir un caractère professionnel.
- Présenter des dépenses non excessives.
- Justifier les frais engagés.
1 - Revêtir un caractère professionnel
Pour faire l'objet de remboursements, les dépenses doivent être engagées pour les besoins de l'activité du salarié dans le cadre d'une mission au service de l'entreprise. Les notes de frais doivent donc être pleinement justifiées et purement d'ordre professionnel.
2 - Présenter des dépenses non excessives
Les notes de frais doivent rester proportionnées par rapport aux impératifs incontournables liés à l'activité de l'entreprise et à l'action concernée. Les dépenses réalisées lors de missions professionnelles doivent s'élever à des montants raisonnables par rapport aux achats effectués, sous peine d'être considérées comme étant des avantages en nature.
3 - Justifier les frais engagés
Pour rembourser une note de frais, il est également impératif de fournir toutes les preuves matérielles prouvant la réalité de l'avance faite par le salarié sur les dépenses liées à sa mission ou assurer ses ventes : une facture, un reçu, un ticket de caisse, une réservation, un billet ou encore une preuve de paiement électronique. Pour rendre la note de frais conforme, le justificatif doit indiquer les mentions suivantes :
- Le nom et les coordonnées du fournisseur.
- La date de la dépense.
- La description de l'achat effectué.
- Le montant de la dépense.
- La TVA.
Pièce maîtresse du processus de gestion d'une note de frais, le justificatif est un élément à conserver précieusement. S'il est manquant, la note de frais ne peut pas être remboursée.
Quels éléments doivent être mentionnés dans une note de frais ?
- La date d'engagement des frais.
- Le nom du salarié ayant réalisé la dépense.
- Le descriptif de la mission.
- Le lieu du déplacement.
- La nature des frais par catégorie.
- Les montants hors taxes et toutes taxes comprises de chaque frais.
Quels sont les différents types de notes de frais ?
Il existe plusieurs types de notes de frais. Parmi les plus couramment engagées par les salariés se trouvent :
- Les frais de repas.
- Les frais de déplacement.
- Les frais d'hébergement.
- Les frais kilométriques.
- Les frais de télétravail.
- Les frais de communication et d'informatique.
- Les frais vestimentaires.
Les frais de repas
Ce sont les dépenses réalisées pour se restaurer dans le cadre d'un repas d'affaires, d'un déplacement, d'un repas pour célébrer l'anniversaire de l'entreprise. En cas d'invité, le nom du client, sa fonction et le nom de l'entreprise dans laquelle travaille ce client doivent être mentionnés au dos du justificatif.
Les frais de déplacement
Il s'agit de toutes les dépenses effectuées lors de déplacements professionnels sur des trajets courts ou longs : billets de train, facture de taxi et autres titres de transport, ticket de péage et d'essence, ainsi que de la location d'un véhicule.
Les frais d'hébergement
Le remboursement des dépenses liées à l'hébergement concerne en général les nuitées d'hôtel lorsque le salarié en déplacement ne peut pas regagner son domicile, mais sous certaines conditions. En effet, la distance entre le lieu de la mission et l'adresse privée de l'employé doit se situer :
- À plus de 50 km de son domicile.
- À une distance nécessitant au moins 1 h 30 de transport en commun.
Les frais kilométriques
Lorsque le salarié est obligé d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut demander le remboursement des frais de carburant, de péage, d'entretien et d'usure du véhicule, d'assurance. La note de frais kilométriques peut être faite aux frais réels ou au forfait par rapport à un barème de l'administration fiscale.
Les frais de télétravail
Le salarié peut se faire rembourser une partie des frais liés au télétravail. Ces dépenses concernent notamment le loyer, le forfait internet ou téléphonique et le matériel informatique utilisé.
Les frais de communication et d'informatique
L'entreprise peut également assurer le remboursement des dépenses de communication et d'informatique avancées par le salarié à des fins professionnelles. Cela peut être les frais de téléphone, d'accessoires informatiques ou d'ordinateur.
Les frais vestimentaires
Certaines professions exigent des vêtements spécifiques tels que la tenue obligatoire de travail (agent de sécurité, agent d'entreprises publiques, avocats…) ou estampillée du logo de l'entreprise (Total, PME…), les équipements de sécurité, etc. Seuls ceux destinés à l'usage professionnel et souvent mentionnés dans le contrat de travail peuvent justifier des notes de frais, excluant donc les vêtement et chaussures de ville même s'ils sont utilisés dans le cadre professionnel.
4 étapes pour réaliser une note de frais
- Remplir et transmettre la note de frais à la comptabilité.
- Vérifier les éléments de la note de frais.
- Traiter et effectuer le remboursement de la note de frais.
- Récupérer la TVA.
1 - Remplir et transmettre la note de frais à la comptabilité
Il est recommandé de créer un modèle de fiche de déclaration de notes de frais pour chaque entreprise. Celle-ci récapitule toutes les informations nécessaires pour justifier les frais engagés.
La fiche peut être réalisée en version papier ou en version dématérialisée. Pour l'option papier, il revient au salarié de l'imprimer, de la signer et d'y joindre les justificatifs utiles au remboursement des frais engagés. Il doit ensuite la faire parvenir au service comptabilité de l'entreprise.
S'il s'agit d'une version en ligne, le salarié doit remplir le formulaire en ligne et scanner les justificatifs correspondants. C'est une solution qui permet d'intégrer automatiquement les notes de frais et les remboursements dans les systèmes d'information de l'entreprise.
2 - Vérifier les éléments de la note de frais
Pour être valide, la note de frais doit respecter la politique de dépense mise en place par l'entreprise.
Elle doit aussi se conformer aux limites d'indemnisation fixées par l'URSSAF. À savoir que les dépenses doivent être effectuées pendant une mission répondant aux besoins de l'entreprise et qu'elles ne doivent pas être disproportionnées.
Si la note de frais ne respecte pas les conditions requises, la personne chargée de la validation peut la corriger.
3 - Traiter et effectuer le remboursement de la note de frais
Une fois que la note de frais est intégrée dans les systèmes d'information de l'entreprise, elle peut être remboursée au salarié. Pour simplifier ce processus, des outils de gestion des notes de frais comme Shine permettent aux entreprises de gérer efficacement les dépenses de leurs équipes, automatisant ainsi la validation et le remboursement des notes de frais.
Qu'il s'agisse d'un remboursement au réel ou au forfait, une note de frais s'enregistre en ajoutant une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6.
Chaque type de dépense correspond à un compte :
- 6 234 « Cadeaux » : il s'agit des cadeaux offerts à des tiers.
- 6 251 « Voyages et déplacements » : pour les frais de déplacement.
- 6 256 « Missions » : il s'agit des frais de logement.
- 6 257 « Réceptions » : il concerne les frais de repas.
- 647 ou 625 « Autres charges sociales » : pour les frais de transport entre le lieu de travail et le domicile.
- 6 181 « Documentation générale » : il concerne les achats utiles à l'entreprise comme les lettres d'informations professionnelles ou les revues spécialisées.
- 6 064 « Fournitures administratives » : il s'agit des achats des fournitures et matériels du bureau.
Le remboursement peut s'effectuer à date fixe par virement bancaire ou elle peut être ajoutée en crédit sur le bulletin de paie du salaire.
4 - Récupérer la TVA
L'entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais pour certaines dépenses et sous certaines conditions. Celle-ci est à entrer dans la catégorie « TVA déductible ».
Pour que la récupération de la TVA soit possible sur les notes de frais, il faut respecter les conditions suivantes :
- La fiche ou le justificatif de note de frais doit indiquer le montant de la TVA, le taux de la TVA appliqué et le montant HT.
- Elle doit être au nom de l'entreprise.
- La dépense doit être réalisée uniquement dans l'intérêt de l'entreprise.
- La TVA est exigible chez le fournisseur.
La TVA peut être récupérée pour les frais de repas, les frais de déplacement (ticket de péage d'autoroute, frais de carburant), les frais d'hébergement (uniquement sur les petits-déjeuners et boissons ou lorsqu'il s'agit d'une nuitée payée pour un client), les frais de cadeaux tant que le montant ne dépasse pas 69 € TTC par client et par an.
Quelles sont les modalités de remboursement des notes de frais ?
L'employeur peut rembourser les frais professionnels de ses salariés selon deux modalités : au réel ou au forfait.
Le remboursement des frais réels consiste à indemniser le collaborateur de la valeur exacte des dépenses professionnelles engagées. Dans ce cas de figure, les note de frais doivent être accompagnées de tous les justificatifs de paiement conservés par les salariés en mission ou en déplacement. En effet, ils doivent avancer personnellement toutes les dépenses avant d'être remboursés par l'entreprise. La méthode des frais réels est généralement utilisée pour le remboursement des frais d'hébergement, de transport et de restauration.
Pour les remboursements des frais au forfait, l'employeur indemnise les frais professionnels de ses salariés au travers d'allocations dont le montant est déterminé selon un barème annuel établi par l'URSSAF. Le calcul de ce forfait varie en fonction de la nature de la mission ou du déplacement, mais également de la position hiérarchique et de la catégorie socioprofessionnelle des salariés. Le remboursement des frais forfaitaires permet à l'employeur de disposer d'une visibilité complète sur les dépenses à rembourser, tout en évitant la collecte de justificatifs aux collaborateurs. Les frais kilométriques sont un exemple de dépenses professionnelles à rembourser au forfait.
Même s'il n'y a pas d'obligation sur les délais, les notes de frais s'établissent, en général, de manière mensuelle. Cependant, l'entreprise est libre de fixer une date limite de leur remise pour formaliser leur gestion. Les remboursements figurent ensuite sur le bulletin de paie, dans la rubrique « salaire brut », sous le nom « Indemnité note de frais ».
Modèle de note de frais
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