Dans le cadre d'une mission, le salarié peut avancer des dépenses dans l'intérêt de l'entreprise. C'est notamment le cas lors d'un déplacement, d'un repas d'affaires ou tout simplement s'il utilise sa voiture personnelle pour se rendre au travail. Ces dépenses peuvent être remboursées par l'entreprise. Pour cela, il doit rédiger une note de frais. Voici tout ce qu'il faut savoir sur la note de frais et un modèle d'inspiration.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
La note de frais désigne une fiche, dématérialisée ou non, permettant à un salarié de se faire rembourser par son employeur les frais qu'il a engagés lors d'une mission professionnelle. Ce document liste les différentes dépenses professionnelles du salarié et est adressé au service comptable.
Tous les employés d'une entreprise peuvent faire une demande de note de frais, quel que soit leur statut. Il peut s'agir des employés non-cadres, des cadres, des bénévoles et des dirigeants.
Le remboursement de notes de frais fait partie des droits des salariés. En revanche, il n'est pas forcément stipulé dans le contrat de travail. Lors de la négociation et de la signature du contrat de travail, l'employeur est libre de proposer une indemnisation forfaitaire ou un remboursement au réel.
Quels éléments doivent être mentionnés dans une note de frais ?
- La date d'engagement des frais.
- Le nom du salarié ayant réalisé la dépense.
- Le descriptif de la mission.
- Le lieu du déplacement.
- La nature des frais par catégorie.
- Les montants hors taxes et toutes taxes comprises de chaque frais.
Quels types de notes de frais existent-ils ?
Il existe plusieurs types de notes de frais. Parmi les plus courantes engagées par les salariés, il y a :
- Les frais de repas : ce sont les dépenses réalisées pour se restaurer dans le cadre d'un repas d'affaires, d'un déplacement, d'un repas pour célébrer l'anniversaire de l'entreprise. En cas d'invité, le nom du client, sa fonction et le nom de l'entreprise dans laquelle travaille ce client doivent être mentionnés au dos du justificatif.
- Les frais de déplacement : ils concernent les dépenses pour effectuer des déplacements courts ou longs lors d'une mission professionnelle. Il peut s'agir des billets de train, de taxi et autres titres de transport.
- Les frais d'hébergement : il s'agit des nuitées d'hôtel engagées par le salarié lorsqu'il ne peut pas regagner son domicile (+ de 50 km d'éloignement).
- Les frais kilométriques : lorsque le salarié est obligé d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut demander le remboursement des frais de carburant, de péage, d'entretien et d'usure du véhicule, d'assurance. La note de frais kilométriques peut être faite aux frais réels ou au forfait par rapport à un barème de l'administration fiscale.
- Les frais de télétravail : le salarié peut se faire rembourser une partie des frais liés au télétravail comme son forfait internet ou téléphone.
- Les frais de communication et d'informatique : cela peut être les frais de téléphone, d'accessoires informatiques ou d'ordinateur avancés par le salarié à des fins professionnelles.
- Les frais vestimentaires : certaines professions exigent des vêtements spécifiques (robe d'avocat, blouse de travail, chaussures de sécurité, bleu de travail etc).
Quelles sont les conditions pour soumettre une note de frais ?
Les notes de frais doivent répondre à des règles précises pour éviter les abus et faciliter les procédures.
Pour faire l'objet de remboursements, les dépenses doivent être engagées pour les besoins de l'activité professionnelle du salarié et s'élever à des montants raisonnables sous peine d'être considérées comme étant des avantages en nature. Il est également impératif de fournir les justificatifs d'achat ou les factures pour prouver l'existence du frais. Si le justificatif est manquant, la note de frais ne peut pas être remboursée.
Il faut savoir que même s'il n'y a pas d'obligation sur les délais, les notes de frais s'établissent, en général, de manière mensuelle. Les remboursements figurent ensuite sur le bulletin de paie, dans la rubrique de salaire brut, sous le nom d'« Indemnité note de frais ». L'entreprise est libre de fixer une date limite de remise des notes de frais pour formaliser leur gestion.
4 étapes pour réaliser une note de frais
- Remplir et transmettre la note de frais à la comptabilité.
- Vérifier les éléments de la note de frais.
- Traiter et effectuer le remboursement de la note de frais.
- Récupérer la TVA.
1 - Remplir et transmettre la note de frais à la comptabilité
Il est recommandé de créer un modèle de fiche de déclaration de notes de frais pour chaque entreprise. Celle-ci récapitule toutes les informations nécessaires pour justifier les frais engagés.
La fiche peut être réalisée en version papier ou en version dématérialisée. Pour l'option papier, il revient au salarié de l'imprimer, de la signer et d'y joindre les justificatifs utiles au remboursement des frais engagés. Il doit ensuite la faire parvenir au service comptabilité de l'entreprise.
S'il s'agit d'une version en ligne, le salarié doit remplir le formulaire en ligne et scanner les justificatifs correspondants. C'est une solution qui permet d'intégrer automatiquement les notes de frais et les remboursements dans les systèmes d'information de l'entreprise.
2 - Vérifier les éléments de la note de frais
Pour être valide, la note de frais doit respecter la politique de dépense mise en place par l'entreprise.
Elle doit aussi respecter les limites d'indemnisation fixées par l'URSSAF. À savoir que les dépenses doivent être effectuées pendant une mission répondant aux besoins de l'entreprise et qu'elles ne doivent pas être disproportionnées.
Si la note de frais ne respecte pas les conditions requises, la personne chargée de la validation peut la corriger.
3 - Traiter et effectuer le remboursement de la note de frais
Une fois que la note de frais est intégrée dans les systèmes d'information de l'entreprise, elle peut être remboursée au salarié.
Qu'il s'agisse d'un remboursement au réel ou au forfait, une note de frais s'enregistre en ajoutant une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6.
Chaque type de dépense correspond à un compte :
- 6234 « Cadeaux » : il s'agit des cadeaux offerts à des tiers.
- 6251 « Voyages et déplacements » : pour les frais de déplacement.
- 6256 « Missions » : il s'agit des frais de logement.
- 6257 « Réceptions » : il concerne les frais de repas.
- 647 ou 625 « Autres charges sociales » : pour les frais de transport entre le lieu de travail et le domicile.
- 6181 « Documentation générale » : il concerne les achats utiles à l'entreprise comme les lettres d'informations professionnelles ou les revues spécialisées.
- 6064 « Fournitures administratives » : il s'agit des achats des fournitures et matériels du bureau.
Le remboursement peut s'effectuer à date fixe par virement bancaire ou elle peut être ajoutée en crédit sur le bulletin de paie du salaire.
4 - Récupérer la TVA
L'entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais pour certaines dépenses et sous certaines conditions. Celle-ci est à entrer dans la catégorie « TVA déductible ».
Pour que la récupération de la TVA soit possible sur les notes de frais, il faut respecter les conditions suivantes :
- La fiche ou le justificatif de note de frais doit indiquer le montant de la TVA, le taux de la TVA appliqué et le montant HT.
- Elle doit être au nom de l'entreprise.
- La dépense doit être réalisée uniquement dans l'intérêt de l'entreprise.
- La TVA est exigible chez le fournisseur.
La TVA peut être récupérée pour les frais de repas, les frais de déplacement (ticket de péage d'autoroute, frais de carburant), les frais d'hébergement (uniquement sur les petits-déjeuners et boissons ou lorsqu'il s'agit d'une nuitée payée pour un client), les frais de cadeaux tant que le montant ne dépasse pas 69 € TTC par client et par an.
Modèle de note de frais
Voici un modèle de note de frais à utiliser. Il est disponible sous différents formats téléchargeables.
Pour aller plus loin dans la gestion interne, téléchargez le guide pour intégrer la comptabilité aux services clés d'une entreprise.
