Le fichier des écritures comptables est un document informatique obligatoire pour certaines catégories d'entreprises. Il peut être demandé par l'administration fiscale pour vérifier la véracité des comptes lors d'un contrôle. Voici tout ce qu'il faut savoir sur le fichier FEC.
Qu'est-ce qu'un fichier des écritures comptables ?
Le fichier des écritures comptables, aussi appelé fichier FEC, désigne un document dématérialisé qui répertorie tous les mouvements comptables d'une entreprise sur un exercice fiscal donné. Il doit pouvoir être présenté à l'administration fiscale en cas de contrôle.
Le fichier FEC concerne toutes les entreprises :
- Soumises à l'impôt sur les sociétés ou l'impôt sur le revenu, dans la catégorie BIC (bénéfices industriels et commerciaux), BNC (bénéfices non commerciaux) ou BA (bénéfices agricoles).
- Tenant leur comptabilité par le biais de systèmes informatisés.
Les micro-entreprises, les SCI et les entreprises exemptées de l'obligation de tenir une comptabilité, sont dispensées de l'obligation d'avoir un fichier des écritures comptables.
Où trouver le fichier FEC ?
Le fichier des écritures comptables est un document standardisé, qui doit respecter certaines règles déterminées par l'administration fiscale. De ce fait, il doit être généré avec un logiciel de comptabilité.
Pour l'obtenir, l'entreprise doit contacter son service comptabilité ou son expert-comptable ou le générer à partir de son logiciel comptable.
Dans le dernier cas, en général, il suffit d'aller dans le menu « Fichier », « Documents » ou « Déclarations » et de cliquer sur « Exporter le FEC ». Il faut ensuite sélectionner l'export d'un FEC définitif, car c'est cette version qu'il faut remettre à l'administration fiscale.
Par ailleurs, il est important de souligner qu'il est possible de générer un FEC uniquement pour les exercices clôturés.
Quelle est l'utilité d'un FEC ?
Le fichier FEC est obligatoire pour les entreprises concernées depuis le 1er janvier 2014, au risque de s'exposer à d'importantes sanctions. Il doit être remis à l'administration fiscale en cas de contrôle.
Il permet à l'administration fiscale de vérifier la déclaration d'impôt émise par une société. Il porte sur l'ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice. Le contrôleur peut ainsi s'assurer de la correspondance entre les documents comptables et les déclarations fiscales déposées. En somme, le fichier des écritures comptables permet de retracer toutes les transactions réalisées par l'entreprise.
Quelles données doivent figurer dans un fichier des écritures comptables ?
- Le code journal de l'écriture comptable.
- Le libellé journal de l'écriture comptable.
- Le numéro sur une séquence continue de l'écriture comptable.
- La date de comptabilisation de l'écriture comptable.
- Le numéro de compte.
- Le libellé du compte.
- Le numéro de compte auxiliaire (à laisser vide si non applicable).
- Le libellé de compte auxiliaire (à laisser vide si non applicable).
- La référence de la pièce justificative.
- La date de la pièce justificative.
- Le libellé de l'écriture comptable.
- le montant au débit.
- Le montant au crédit.
- Le lettrage de l'écriture comptable (à laisser vide si non applicable).
- La date de lettrage (à laisser vide si non applicable).
- La date de validation de l'écriture comptable.
- Le montant en devise (à laisser vide si non applicable).
- L'identifiant de la devise (à laisser vide si non applicable).
Quelles sont les sanctions lors de la non-présentation du FEC et de non-conformité ?
Le fichier des écritures comptables doit être donné au vérificateur de comptabilité dès sa première intervention sur place.
Lors de la vérification, le contrôleur s'assure de la conformité du fichier, autant sur le fond que sur la forme. Sa non-conformité est considérée comme une tentative de fraude.
Si le fichier FEC est non remis ou qu'il apparaît non conforme, l'entreprise risque les sanctions suivantes :
- Une amende d'un montant de 5 000 euros ou une majoration de 10 % des droits, en cas de rectification et si le montant est plus élevé.
- Une évaluation d'office des bases d'imposition si les erreurs identifiées font l'objet d'un rejet de comptabilité.
Il faut par ailleurs noter que les sanctions sont cumulables et sont applicables à chaque année contrôlée.
Comment se présente un fichier FEC ?
Les normes techniques
Le fichier FEC doit faire apparaître différentes normes :
- Il doit être au format texte (.txt), organisé en colonnes et en lignes.
- Les enregistrements des écritures doivent être séparés par des retours à la ligne.
- Les champs du fichier FEC comportent des informations comme la date de l'écriture (exprimée au format AAAAMMJJ sans séparateur), le numéro de compte, le montant, la référence, la nature de l'opération, le code journal.
- Les valeurs alphanumériques sont exprimées en mode caractère et en base décimale. La fraction entière est séparée de la partie décimale par une virgule, sans séparateur des milliers.
- Les zones alphanumériques doivent être cadrées à gauche et complétées à droite par des espaces.
Le nom du document
Le nom du fichier des écritures comptables doit respecter le format suivant : SIRENFECAAAAMMJJ. Il contient donc le numéro de SIREN de l'entreprise et la date de clôture de l'exercice visé par le contrôle.
L'ordre à respecter
Le fichier FEC est organisé de manière à respecter une hiérarchie et un ordre. Les enregistrements doivent être classés par ordre chronologique et par code journal.
Comment importer un FEC sur Excel ?
Pour importer un fichier FEC sur Excel, celui-ci doit être correctement formaté et répondre aux normes en vigueur. Pour commencer l'importation, il faut suivre les étapes ci-dessous :
- Ouvrir Microsoft Excel.
- Cliquer sur la barre de menu supérieure et sur l'onglet « Données ».
- Cliquer sur « Obtenir des données externes » et choisir « À partir d'un fichier texte ».
- Sélectionner le fichier FEC à importer et cliquer sur le bouton « Importer ».
- Il faut s'assurer que le type de fichier est défini sur « Délimité » dans la boîte de dialogue.
- Cocher la case « Tabulation », dans la liste des délimiteurs, puis « Suivant » et enfin « Terminer ».
- Dans « Importer des données », sélectionner « Tableau existant » et choisir la cellule où les données commenceront.
- Cliquer sur « Ok » et les données du fichier FEC seront importées dans Excel.
Une fois les données importées, il est possible de les analyser et les modifier.
Pour aller plus loin dans votre stratégie, téléchargez le guide pour intégrer la comptabilité aux services clés d'une entreprise.
