L'essentiel à retenir :
Un message d'absence automatique informe les contacts d'une indisponibilité et leur communique un délai de réponse ou un contact alternatif.
- Inclure l'objet, les dates exactes d'absence et de retour, ainsi qu'un contact de substitution pour les urgences
- Adapter le ton et le contenu au motif : congé standard, arrêt maladie, vacances, congé parental ou départ définitif
- La configuration des réponses automatiques est disponible sur Outlook et Gmail en quelques clics
- Les équipes RH et managers gagnent à centraliser le suivi des absences dans un outil dédié pour maintenir la continuité opérationnelle
Avant un départ en vacances ou lors d'une absence prolongée, un e-mail d'absence automatique trouve toute son utilité pour informer ses contacts et leur communiquer une date de retour. Pour servir son objectif, le message d'absence doit être clair et concis.
Pour les équipes RH et les managers qui coordonnent plusieurs absences simultanées, le générateur d'e-mails utilisant l'IA de HubSpot permet d'accélérer la création et la personnalisation de ces messages à grande échelle. Découvrez dans cet article 25 modèles de message d'absence du bureau à utiliser, ainsi que les bonnes pratiques de gestion des absences en équipe.
Sections
- Quelques conseils pour rédiger un message d'absence du bureau
- Exemples de message d'absence pour congés standards
- Exemple de message d'absence pour arrêt maladie
- Exemple de message d'absence due aux jours fériés
- Exemples de message d'absence pour vacances d'été
- Exemples de message d'absence pour fêtes de fin d'année
- Exemples de message d'absence à longue durée
- Exemples de message d'absence due aux activités de l'entreprise
- Exemples de message d'absence original
- Gérer les absences en équipe
Quelques conseils pour rédiger un message d'absence du bureau
Un message d'absence efficace comporte un objet clair, les dates précises d'absence et de retour, la raison de l'indisponibilité et un contact de substitution pour les urgences. Une touche de personnalité peut rendre le message mémorable tout en préservant un ton professionnel adapté au contexte.
Exemples de message d'absence pour congés standards
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis absent du bureau du [date] au [date] compris.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse e-mail]
Cordialement,
[Prénom Nom]
Il est possible d'insérer une signature électronique qui s'affichera systématiquement à chacun des messages.
En congé du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. Actuellement en congé, je ferai de mon mieux pour répondre rapidement à votre e-mail à mon retour le [date].
Veuillez contacter [Prénom Nom] pour toute question urgente.
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Absence du bureau — de retour le [date]
Bonjour,
Je vous informe que je serai absent du bureau du [date] au [date] et donc injoignable. Cependant, [Prénom Nom] se fera un plaisir de répondre à vos questions pendant mon absence. Vous pouvez le/la joindre à cette adresse : [adresse e-mail].
Merci,
[Prénom Nom]
Absent du bureau — accès limité aux e-mails
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. Je suis absent du bureau du [date] au [date] avec un accès limité à mes e-mails. Je ferai mon possible pour vous répondre dans les meilleurs délais à mon retour.
Pour toute question urgente, merci de contacter [Prénom Nom] à l'adresse suivante : [adresse e-mail].
Cordialement,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence standard en anglais
OOO from [date] to [date]
Hi,
Thank you for your message. I'm currently out of the office with no access to my emails and will be back on [date].
For urgent matters, please reach out to [Prénom Nom] at [adresse e-mail].
Best regards,
[Prénom Nom]
On holiday from [date] to [date]
Hello,
Thank you for your email.
I am currently out of office. I'll get back to you as soon as I return on [date].
For urgent matters please e-mail [adresse e-mail].
Kind regards,
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour arrêt maladie
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous informe que je suis actuellement en arrêt maladie et ce, jusqu'au [date de fin prévue de l'arrêt maladie]. Pendant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre à mes e-mails ni de traiter mes dossiers en cours.
Pour toute question urgente ou besoin d'assistance, je vous invite à contacter [Prénom Nom] à l'adresse suivante : [adresse e-mail du collègue ou du supérieur hiérarchique] ou par téléphone au [numéro de téléphone du collègue ou du supérieur hiérarchique].
Cordialement,
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence due aux jours fériés
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre message. Nos bureaux sont actuellement fermés en raison du [jour férié].
Nous reprendrons nos activités le [date].
Je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence pour vacances d'été
En vacances du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement en vacances sans accès à ma boîte e-mail. Je prendrai connaissance de votre e-mail à mon retour, le [date].
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à l'adresse suivante : [adresse e-mail].
Bonne journée,
[Prénom Nom]
En congé — retour le [date]
Bonjour,
Je suis en vacances dans/en/à [lieu] jusqu'au [date] compris et n'aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période.
Je vous répondrai aussi vite que possible à compter de mon retour le [date].
Cordialement,
[Prénom Nom]
En vacances en Provence — Retour le [date]
Bonjour,
Vous m'avez contacté au mauvais moment : je suis actuellement en train de profiter du soleil et des jolis sentiers de randonnée en Provence.
Je ne pourrai pas répondre à votre e-mail jusqu'au [date]. Dès mon retour, je prendrai connaissance de votre message et tâcherai d'y répondre dans les plus brefs délais.
[Prénom Nom] se tient à votre disposition pour toute demande urgente, vous pouvez le/la contacter à cette adresse e-mail : [adresse e-mail]
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence pour fêtes de fin d'année
Belles fêtes de fin d'année !
Bonjour,
Je suis absent du bureau du [date] au [date] compris.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse e-mail]
Je vous souhaite de belles fêtes de fin d'année,
[Prénom Nom]
En congé du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous remercie pour votre e-mail. Je suis actuellement dans/en/à [lieu] en famille pour fêter Noël et serai de nouveau à votre disposition le [date], avec énergie et enthousiasme.
Bonnes fêtes de fin d'année !
[Prénom Nom]
Message automatique — Fêtes de fin d'année
Bonjour,
Quelle résolution comptez-vous prendre pour cette nouvelle année ?
J'ai décidé de ne plus consulter mes e-mails lorsque je suis en vacances. N'ayez crainte, je reviens le [date] et vous répondrai au plus vite.
Si votre demande est urgente, merci de contacter [Prénom Nom] via [adresse e-mail].
Je vous souhaite d'excellentes fêtes de fin d'année,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence à longue durée
Exemples de message pour congé maternité ou paternité
Congé parental du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis en congé maternité/paternité/parental jusqu'au [date] inclus. Pendant mon absence, je vous invite à contacter [Prénom Nom] : [adresse e-mail].
Cordialement,
[Prénom Nom]
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Je suis actuellement en congé maternité/paternité/parental jusqu'au [date].
Merci de prendre contact avec mon remplaçant/ma remplaçante [Prénom Nom] par e-mail à l'adresse suivante : [adresse e-mail] ou par téléphone au numéro [numéro].
Belle journée,
[Prénom Nom]
Le modèle de suivi du congé parental permet de préparer et d'assurer le suivi du congé parental.
Exemple de message d'absence pour longue maladie
Absence prolongée pour raison médicale
Bonjour,
Merci pour votre message. Pour des raisons de santé, je serai en arrêt maladie prolongé à compter du [date] jusqu'à nouvel ordre. Pendant cette période, je ne pourrai pas répondre aux e-mails.
Si votre demande revêt un caractère d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] au numéro suivant [numéro de téléphone].
Bien à vous.
[Prénom Nom]
Exemple de message pour congé sabbatique
Absence pour congé sabbatique
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
En congé sabbatique depuis le [date de début], je prévois de revenir le [date de retour]. Si vous avez besoin d'aide en mon absence, vous pouvez vous adresser à [Prénom Nom].
Cordialement.
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour départ définitif de l'entreprise
Départ de l'entreprise
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. J'ai quitté [Nom de l'entreprise] le [date]. Pour toute demande, merci de vous adresser à [Prénom Nom] à l'adresse e-mail suivante : [adresse e-mail] ou par téléphone au [numéro].
Cordialement,
[Prénom Nom]
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Exemples de message d'absence due aux activités de l'entreprise
Exemple de message d'absence due à la fermeture annuelle de l'entreprise
Fermeture annuelle
Bonjour,
Notre entreprise sera fermée pour la période annuelle de fermeture à partir du [date de début]. Durant cette période, aucun membre du personnel ne sera disponible pour répondre aux e-mails ni pour traiter les demandes.
Nous vous prions de bien vouloir patienter jusqu'à notre retour, le [date de retour]. Nous traiterons vos messages dès notre réouverture.
Nous vous remercions de votre compréhension.
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour un déplacement professionnel ou voyage d'affaires
Absence pour déplacement professionnel
Je serai en déplacement professionnel du [date de début] au [date de fin] avec un accès limité à mes e-mails. Je ne pourrai donc pas répondre immédiatement à vos messages.
Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Prénom Nom] à l'adresse e-mail suivante [adresse e-mail du collègue] ou par téléphone au [numéro de téléphone].
Merci de votre compréhension.
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour une formation
Absence pour formation
Je vous informe que je serai en formation du [date de début] au [date de fin]. Pendant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre à vos e-mails ni de traiter les demandes.
Pour toute question urgente, merci de contacter [nom du collègue ou du supérieur hiérarchique] à l'adresse [adresse e-mail du collègue ou du supérieur hiérarchique] ou par téléphone au [numéro de téléphone du collègue ou du supérieur hiérarchique].
À bientôt,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence original
Attention : auto-destruction activée
Bonjour,
Cette boîte de messagerie est fermée du [date] au [date]. Tous les messages reçus pendant cette période s'autodétruiront automatiquement…
… 5, 4, 3, 2, 1 BOUM !
[Prénom Nom]
En congé du [date] au [date]
Je suis en vacances, vous pouvez m'adresser un e-mail, mais UN SEUL. Au-delà de cette limite, j'effacerai au hasard et sans les lire les messages pour n'en garder qu'un. Choisissez avec soin.
(Pour info, vous avez déjà envoyé un message.)
[Prénom Nom]
Absence pour cause de baignade — de retour le [date]
Bonjour,
Je suis actuellement en congé du [date] au [date]. Pour les urgences, merci de vous adresser au cinquième transat sur la gauche, parasol bleu et maillot de bain à pois.
Permanence de 10 h à 18 h (risque d'absence pour cause de baignade).
[Prénom Nom]
Il est possible d'utiliser un outil de programmation des e-mails afin de planifier en amont l'envoi du message d'absence.
Gérer les absences en équipe
Anticiper les chevauchements d'absences
Dans les grandes équipes, la période estivale concentre souvent plusieurs absences simultanées qui fragilisent la continuité opérationnelle. Un manager ou un responsable RH doit identifier en amont les périodes à risque : quelles compétences critiques sont absentes en même temps, quels projets arrivent à échéance, quels clients nécessitent un suivi sans interruption. Une cartographie des absences sur un planning partagé permet d'arbitrer les demandes de congés de manière équitable et de répartir la charge entre les collaborateurs présents.
Structurer la communication interne pendant les absences
Un message d'absence individuel ne suffit pas à garantir la fluidité des échanges au sein d'une organisation. Les équipes performantes définissent en amont un protocole clair : désignation d'un binôme de référence, transmission des dossiers en cours, mise à jour des accès aux outils partagés. Pour les directions qui pilotent des équipes distribuées ou des collaborateurs en travail hybride, centraliser ces informations dans un kit RH structuré réduit significativement les frictions au retour.
Centraliser le suivi des absences dans un outil dédié
Au-delà du message d'absence automatique, les organisations qui gèrent des équipes de taille significative ont tout intérêt à s'appuyer sur un planning centralisé. Cela permet d'avoir une vue consolidée des présences, d'anticiper les pics de charge et de faciliter les arbitrages entre services. Le modèle de planning des absences de HubSpot offre une structure clé en main pour assurer ce suivi sans recourir à des outils complexes, directement utilisable par les équipes RH et managers.
Comment ajouter un message d'absence automatique sur Outlook ?
Sélectionner « Paramètres d'affichage »
Pour programmer un e-mail d'absence sur Outlook, il faut se rendre dans l'onglet « Afficher », juste à côté de « Accueil », puis sélectionner « Paramètres d'affichage » dans le menu qui s'ouvre.
Aller dans « Réponses automatiques »
Dans le panneau des paramètres, cliquer sur « Comptes », puis sélectionner « Réponses automatiques » pour accéder à la configuration de la réponse automatique.
Sélectionner les dates d'absence et rédiger le message
Il faut activer les réponses automatiques en cochant l'option correspondante, définir la période d'absence avec une date de début et de fin, puis rédiger le message qui sera automatiquement envoyé à chaque e-mail reçu durant cette période. L'option « Envoyer uniquement à mes contacts » permet de restreindre les envois aux personnes du carnet d'adresses. L'opération se finalise en cliquant sur « Enregistrer ».
Comment ajouter un message d'absence automatique sur Gmail ?
Ouvrir Gmail et aller dans « Paramètres »
Ouvrir Gmail, puis cliquer sur l'icône « Paramètres » en forme d'engrenage en haut à droite de l'interface. Sélectionner ensuite « Voir tous les paramètres » pour accéder à la page de configuration complète.
Activer l'option « Réponse automatique »
Faire défiler vers le bas jusqu'à la section « Réponse automatique », cocher « Réponse automatique activée », renseigner une date de début et, si possible, une date de fin, puis rédiger le message. L'option « Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts » est également disponible. L'opération se finalise en cliquant sur « Enregistrer les modifications ».
FAQ sur les messages d'absence du bureau
Comment rédiger un message d'absence professionnel qui inspire confiance aux contacts ?
Pourquoi est-il important de configurer une réponse automatique avant un congé prolongé ?
Quand faut-il activer et désactiver son message d'absence automatique ?
Quel ton adopter pour rédiger un message d'absence original sans nuire à son image professionnelle ?
Comment un manager peut-il assurer la continuité opérationnelle pendant les absences estivales de son équipe ?
Pour aller plus loin, téléchargez ce modèle gratuit de planning des absences ou découvrez le générateur d'e-mails utilisant l'IA de HubSpot.
Email de prospection
![10 conseils pour un e-mail de prospection réussi [+ exemples]](https://53.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/53/email-de-prospection.png)
