Intemporelle, la lettre commerciale reste un excellent élément marketing utilisé par les entreprises pour communiquer avec leurs partenaires. Pour parvenir à démontrer son sérieux et son professionnalisme à sa clientèle, il est essentiel de veiller à la qualité de sa lettre commerciale.
Voici les informations incontournables à faire figurer et les bonnes pratiques à respecter pour réussir sa lettre commerciale.
Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ?
La lettre commerciale est un moyen de communication utilisé par l'entreprise pour échanger avec ses partenaires commerciaux. Une lettre commerciale peut ainsi prendre plusieurs formes comme :
- Un bon de commande.
- Une offre commerciale.
- Une confirmation de commande.
- Un devis.
- Un accusé de réception.
- Une facture.
- Une lettre publicitaire.
Quelle que soit la forme de la communication écrite choisie, toutes doivent présenter une certaine cohérence pour permettre au destinataire de la lettre commerciale d'identifier facilement son expéditeur.
Dans le cadre d'une première prise de contact avec un tiers, l'entreprise peut mettre un modèle à disposition de ses collaborateurs. La charte graphique étant prédéfinie, il ne leur reste plus qu'à modifier certains éléments pour adapter leur lettre commerciale au destinataire. D'ailleurs, si les PME sont habituellement assez flexibles dans leur communication, les grands groupes sont à l'inverse plutôt rigides dans le choix du format de leurs éléments de communication.
La lettre commerciale est très utilisée en B2B et en B2C par les commerciaux et les employés qui communiquent souvent avec l'extérieur pour garder le contact et favoriser les échanges. Ainsi, utiliser un modèle permet à la fois de gagner du temps et d'éviter certaines erreurs lors de sa création.
Quelles informations inclure dans une lettre commerciale ?
Une lettre commerciale doit faire figurer des éléments qui permettent au destinataire d'identifier l'entreprise expéditrice. Elle doit ainsi comporter :
- Le SIRET et le SIREN de l'entreprise.
- Son nom complet.
- Des éléments de contact (adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail).
- Un numéro de TVA intracommunautaire.
- Ses coordonnées bancaires.
D'autres éléments doivent également être ajoutés comme :
- Le lieu et la date à laquelle a été rédigée la lettre.
- La forme juridique de l'expéditeur et le montant qui figure au capital de l'entreprise.
Bien que son contenu puisse être conséquent, une lettre commerciale doit toujours être courte et concise. Elle peut prendre la forme d'un courrier papier ou être établie au format PDF.
Comment structurer une lettre commerciale ?
Une lettre commerciale offre une première impression de son professionnalisme à ses partenaires commerciaux. Son format et sa structure doivent donc être choisis avec précaution pour refléter le sérieux de l'entreprise.
L'objet de la lettre
L'objet de la lettre commerciale doit directement refléter son sujet et permettre au destinataire de comprendre la raison pour laquelle l'entreprise lui écrit. L'objet peut, par exemple, comporter une référence ou un numéro de transaction pour faciliter la compréhension de son destinataire.
Bon à savoir : avant d'évoquer l'objet de son courrier, l'entreprise peut ajouter son logo en en-tête, ainsi que ses informations personnelles, le lieu et la date d'émission de la lettre.
L'accroche
En dessous de l'objet, la lettre commerciale doit faire apparaître une formule de politesse. Nul besoin d'être original ici : cet élément est assez rigide, tant sur la forme que sur le fond.
Si le nom du destinataire est connu, l'entreprise peut utiliser la formulation « Madame X », ou « Monsieur Y », suivie d'une virgule. Si le nom de l'interlocuteur n'est pas connu par l'entreprise, elle peut alors utiliser la formulation « Madame, Monsieur, ».
L'argumentation
L'argumentation est intégrée au corps du texte. Elle permet à l'entreprise de parler des avantages de son offre et d'anticiper les objections. Elle doit mettre en situation le destinataire et lui expliquer quelle est la plus-value de l'offre proposée ou encore le retour sur investissement qu'il peut espérer.
L'argumentation doit être divisée en paragraphes pour faciliter la compréhension du propos tenu par l'entreprise. Elle ne doit comporter ni fautes d'orthographe ni formulations négatives.
Le call-to-action
Une lettre commerciale doit comporter un appel à l'action pour expliquer au destinataire ce qu'il doit faire, par exemple :
- Réaliser une commande.
- Cliquer sur un lien.
- Se rendre sur un site internet…
Quel qu'il soit, le call-to-action doit être le plus simple et le plus clair possible.
La formule de politesse
La fin d'une lettre commerciale doit toujours comporter une nouvelle formule de politesse. Elle peut être très formelle ou plus cordiale en fonction du niveau de familiarité entre l'entreprise et son destinataire. Plusieurs formules peuvent ainsi être employées comme :
- Sincères salutations.
- Salutations distinguées.
- Bien à vous.
- Cordialement.
La signature
L'entreprise doit conclure sa lettre commerciale par une signature. L'expéditeur peut, si la politique de son entreprise le lui permet, signer de son nom ou utiliser une autre formulation comme « Votre conseiller ». Pour cela, grâce à l'outil de création de signature d'e-mail de HubSpot, il est possible de facilement concevoir une signature d’e-mail de manière gratuite et simplifiée.
Le post-scriptum
Si « PS » était beaucoup utilisé dans les lettres manuscrites lorsqu'un oubli était constaté, il fait moins sens aujourd'hui où le digital est presque omniprésent. Pourtant, ajouter un « PS » de deux lignes permet soit de synthétiser le message, soit de mettre en évidence une actualité, une offre en cours ou un site internet. Il s'agit d'ailleurs d'un des éléments les plus vus d'une lettre commerciale.
Comment mettre en page une lettre commerciale ?
Si le contenu d'une lettre commerciale est important, sa forme l'est tout autant. Plusieurs éléments doivent ainsi faire l'objet d'une attention toute particulière. C'est le cas des marges. Pour que l'effet visuel d'une lettre soit optimal, il faut que la taille des marges soit au moins de :
- 45 mm pour la marge supérieure.
- 25 mm pour la marge inférieure.
- 20 mm pour la marge de droite.
- 25 mm pour la marge de gauche.
La police d'une lettre commerciale doit être standard et facile à lire, idéalement dans une taille de 12 points. Attention à ne pas utiliser de majuscules en dehors de ce qui est prévu par la grammaire française au risque d'agresser visuellement le lecteur.
La lettre commerciale d'une entreprise doit être en accord avec sa charte graphique. Les couleurs de la lettre peuvent ainsi être choisies en fonction de celles du logo, par exemple.
Bon à savoir : pour qu'une lettre commerciale ait toutes ses chances d'être lue par son destinataire, il faut l'envoyer le lundi afin qu'elle soit reçue en semaine
Pour aller plus loin, téléchargez ces modèles gratuits d'e-mails commerciaux et rédigez des e-mails réussis, percutants et adaptés à chaque situation.
Comment faire une lettre commerciale ?
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Intemporelle, la lettre commerciale reste un excellent élément marketing utilisé par les entreprises pour communiquer avec leurs partenaires. Pour parvenir à démontrer son sérieux et son professionnalisme à sa clientèle, il est essentiel de veiller à la qualité de sa lettre commerciale.
Voici les informations incontournables à faire figurer et les bonnes pratiques à respecter pour réussir sa lettre commerciale.
Qu'est-ce qu'une lettre commerciale ?
La lettre commerciale est un moyen de communication utilisé par l'entreprise pour échanger avec ses partenaires commerciaux. Une lettre commerciale peut ainsi prendre plusieurs formes comme :
Quelle que soit la forme de la communication écrite choisie, toutes doivent présenter une certaine cohérence pour permettre au destinataire de la lettre commerciale d'identifier facilement son expéditeur.
Dans le cadre d'une première prise de contact avec un tiers, l'entreprise peut mettre un modèle à disposition de ses collaborateurs. La charte graphique étant prédéfinie, il ne leur reste plus qu'à modifier certains éléments pour adapter leur lettre commerciale au destinataire. D'ailleurs, si les PME sont habituellement assez flexibles dans leur communication, les grands groupes sont à l'inverse plutôt rigides dans le choix du format de leurs éléments de communication.
La lettre commerciale est très utilisée en B2B et en B2C par les commerciaux et les employés qui communiquent souvent avec l'extérieur pour garder le contact et favoriser les échanges. Ainsi, utiliser un modèle permet à la fois de gagner du temps et d'éviter certaines erreurs lors de sa création.
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Quelles informations inclure dans une lettre commerciale ?
Une lettre commerciale doit faire figurer des éléments qui permettent au destinataire d'identifier l'entreprise expéditrice. Elle doit ainsi comporter :
D'autres éléments doivent également être ajoutés comme :
Bien que son contenu puisse être conséquent, une lettre commerciale doit toujours être courte et concise. Elle peut prendre la forme d'un courrier papier ou être établie au format PDF.
Comment structurer une lettre commerciale ?
Une lettre commerciale offre une première impression de son professionnalisme à ses partenaires commerciaux. Son format et sa structure doivent donc être choisis avec précaution pour refléter le sérieux de l'entreprise.
L'objet de la lettre
L'objet de la lettre commerciale doit directement refléter son sujet et permettre au destinataire de comprendre la raison pour laquelle l'entreprise lui écrit. L'objet peut, par exemple, comporter une référence ou un numéro de transaction pour faciliter la compréhension de son destinataire.
Bon à savoir : avant d'évoquer l'objet de son courrier, l'entreprise peut ajouter son logo en en-tête, ainsi que ses informations personnelles, le lieu et la date d'émission de la lettre.
L'accroche
En dessous de l'objet, la lettre commerciale doit faire apparaître une formule de politesse. Nul besoin d'être original ici : cet élément est assez rigide, tant sur la forme que sur le fond.
Si le nom du destinataire est connu, l'entreprise peut utiliser la formulation « Madame X », ou « Monsieur Y », suivie d'une virgule. Si le nom de l'interlocuteur n'est pas connu par l'entreprise, elle peut alors utiliser la formulation « Madame, Monsieur, ».
L'argumentation
L'argumentation est intégrée au corps du texte. Elle permet à l'entreprise de parler des avantages de son offre et d'anticiper les objections. Elle doit mettre en situation le destinataire et lui expliquer quelle est la plus-value de l'offre proposée ou encore le retour sur investissement qu'il peut espérer.
L'argumentation doit être divisée en paragraphes pour faciliter la compréhension du propos tenu par l'entreprise. Elle ne doit comporter ni fautes d'orthographe ni formulations négatives.
Le call-to-action
Une lettre commerciale doit comporter un appel à l'action pour expliquer au destinataire ce qu'il doit faire, par exemple :
Quel qu'il soit, le call-to-action doit être le plus simple et le plus clair possible.
La formule de politesse
La fin d'une lettre commerciale doit toujours comporter une nouvelle formule de politesse. Elle peut être très formelle ou plus cordiale en fonction du niveau de familiarité entre l'entreprise et son destinataire. Plusieurs formules peuvent ainsi être employées comme :
La signature
L'entreprise doit conclure sa lettre commerciale par une signature. L'expéditeur peut, si la politique de son entreprise le lui permet, signer de son nom ou utiliser une autre formulation comme « Votre conseiller ». Pour cela, grâce à l'outil de création de signature d'e-mail de HubSpot, il est possible de facilement concevoir une signature d’e-mail de manière gratuite et simplifiée.
Le post-scriptum
Si « PS » était beaucoup utilisé dans les lettres manuscrites lorsqu'un oubli était constaté, il fait moins sens aujourd'hui où le digital est presque omniprésent. Pourtant, ajouter un « PS » de deux lignes permet soit de synthétiser le message, soit de mettre en évidence une actualité, une offre en cours ou un site internet. Il s'agit d'ailleurs d'un des éléments les plus vus d'une lettre commerciale.
Comment mettre en page une lettre commerciale ?
Si le contenu d'une lettre commerciale est important, sa forme l'est tout autant. Plusieurs éléments doivent ainsi faire l'objet d'une attention toute particulière. C'est le cas des marges. Pour que l'effet visuel d'une lettre soit optimal, il faut que la taille des marges soit au moins de :
La police d'une lettre commerciale doit être standard et facile à lire, idéalement dans une taille de 12 points. Attention à ne pas utiliser de majuscules en dehors de ce qui est prévu par la grammaire française au risque d'agresser visuellement le lecteur.
La lettre commerciale d'une entreprise doit être en accord avec sa charte graphique. Les couleurs de la lettre peuvent ainsi être choisies en fonction de celles du logo, par exemple.
Bon à savoir : pour qu'une lettre commerciale ait toutes ses chances d'être lue par son destinataire, il faut l'envoyer le lundi afin qu'elle soit reçue en semaine
Pour aller plus loin, téléchargez ces modèles gratuits d'e-mails commerciaux et rédigez des e-mails réussis, percutants et adaptés à chaque situation.
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