Des milliards de mails sont envoyés chaque année. Si ce mode de communication a été adopté aussi bien par les particuliers que les professionnels dans le monde entier, il est aussi accusé de générer une perte de productivité. Baisse de la concentration, mails en retard, mails perdus dans une messagerie surchargée… la gestion des emails est loin d'être simple. Heureusement, plusieurs solutions de gestion sont disponibles, dont la méthode Inbox Zero.
Comment fonctionne la méthode Inbox Zero ?
La méthode Inbox Zero est un outil de gestion des mails, à utiliser au même titre que d'autres applications d'organisation pour augmenter l'efficacité. Elle permet de vider la boîte mail pour gagner en productivité et éviter le stress.
La méthode Inbox Zero consiste à réduire au maximum le temps et l'attention nécessaire pour traiter les mails. Le terme « Zero » ne concerne pas le nombre de mails disponibles dans la messagerie, mais bel et bien la gestion des mails. L'objectif est alors de les traiter rapidement suite à leur réception et de ne pas laisser traîner.
Une boîte mail ne doit pas être un lieu de stockage. Selon la méthode Inbox Zero, un mail doit être traité dès sa réception, soit par le biais d'une réponse, soit grâce à un archivage. L'idée n'est pas d'atteindre une boîte mail totalement vide, mais plutôt de mieux organiser, trier et classer les mails entrants.
Quel est l'intérêt de la méthode Inbox Zero ?
Avoir une boîte mail surchargée, c'est comme laisser les dossiers s'empiler sur son bureau. C'est un véritable problème pour la plupart des personnes qui se sentent stressées à l'idée d'avoir autant de papiers, ou de mails dans ce cas précis, à traiter. Mails et dossiers viennent ainsi atténuer la productivité au travail.
La méthode Inbox Zero offre de nombreux avantages à ceux qui l'utilisent. Ils gagnent en effet en productivité, en tranquillité d'esprit et en motivation.
Lorsqu'un mail n'est pas lu immédiatement, il reste présent à l'esprit. Il pèse sur la conscience et peut devenir un véritable élément perturbateur. Traiter les mails rapidement permet ainsi de gagner en efficacité et en sérénité. Dans le même temps, une boîte mail presque vide est plus motivante qu'une messagerie encombrée par des dizaines, voire des centaines de mails non ouverts.
Avec la méthode Inbox Zero, les mails sont lus et gérés immédiatement. Le gain de temps est réel, puisqu'il n'est plus nécessaire de revenir sur un mail déjà ouvert pour le relire et le traiter. C'est également un moyen pour l'utilisateur de démontrer son respect à ses contacts, qui n'attendent plus plusieurs jours avant de recevoir une réponse.
Enfin, grâce à la méthode Inbox Zero, il n'est plus possible de manquer un mail important. Aucun risque d'oublier de répondre à une urgence donc.
Comment mettre en place et appliquer la méthode Inbox Zero ?
Supprimer les emails sans intérêt
Lorsqu'un mail indésirable ou ne présentant aucun intérêt est reçu, il doit être supprimé immédiatement. L'objectif ? Ne pas encombrer la boîte mail avec une information inutile.
La méthode Inbox Zero consiste aussi à se désinscrire des newsletters ou des mails marketing qui ne sont jamais consultés, soit par manque de temps, soit par désintérêt. En allégeant le poids de la boîte mail, l'esprit est, lui aussi, plus léger.
Déléguer à la bonne personne
Lorsqu'il est destiné à une autre personne, le mail reçu doit être transféré immédiatement. Il ne faut pas attendre pour le faire parvenir à la personne compétente, sous peine d'allonger encore davantage la liste des tâches à mener à bien. Une fois délégué, le mail doit être archivé.
Répondre rapidement
Selon la méthode Inbox Zero, un mail qui nécessite une réponse rapide doit être traité immédiatement, en particulier si cette action ne prend pas plus d'une ou deux minutes. Une fois la réponse envoyée, le mail ne doit pas être conservé dans la boîte mail. Il doit être archivé ou supprimé.
Différer lorsque le travail est plus conséquent
Lorsqu'un mail nécessite une réponse longue, il peut être traité sur un créneau dédié. En dehors de ce moment précis, la boîte mail ne doit pas être ouverte. Ainsi, il est plus facile de se concentrer sur les autres tâches importantes à réaliser au cours de la journée.
Archiver les emails informatifs
Un mail qui ne nécessite qu'une lecture sans réponse doit être archivé. C'est le cas des newsletters ou des notifications de réunion qu'il faut simplement lire, par exemple. Il suffit alors de créer un unique dossier d'archives pour y glisser tous les mails à retrouver plus tard si nécessaire.
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