Le terme « sales automation » fait désormais partie du quotidien des entreprises qui cherchent à optimiser leur cycle de vente. En effet, 61 % des équipes enregistrant une surperformance utilisent leur CRM pour automatiser une partie de leur processus de vente. Les outils de sales automation permettent d'augmenter l'efficacité des commerciaux et de conclure davantage de contrats.
Qu'est-ce que la sales automation ?
La sales automation désigne l'ensemble des solutions visant à prendre en charge et à optimiser les tâches fastidieuses et chronophages de la force de vente. Cela passe notamment par la mise en place de prises de contact automatisées sur une catégorie de prospects bien ciblée dans l'objectif de les convertir en clients.
Pourquoi utiliser des outils de sales automation ?
La sales automation concerne généralement les tâches administratives récurrentes qui nécessitent un investissement en temps important de la part des commerciaux sans pour autant générer de revenus.
Utiliser des solutions logicielles d'automatisation permet de réduire le temps passé à répondre aux prospects ou à saisir manuellement des informations, ce qui laisse davantage de place à la vente à proprement parler.
Cela peut également améliorer l'efficacité du processus de vente en évitant les oublis d'envoi d'e-mails ou de rappel des prospects. L'outil peut être configuré, par exemple, pour envoyer automatiquement un second e-mail à un prospect qui n'aurait pas ouvert l'e-mail original au bout de X jours.
Le logiciel d'automatisation donne un aperçu des résultats de la force de vente en produisant des reportings et des analyses qui mettent en évidence les points forts et les points faibles pour une amélioration en continu du processus.
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6 outils de sales automation
Il est indispensable de bien définir votre cahier des charges avant de choisir un outil de sales automation. Certains d'entre eux ne pourront prendre en charge qu'une partie du processus comme l'envoi automatique d'e-mails ou la création de listes de prospection. D'autres seront en mesure de gérer l'intégralité de l'automatisation. C'est le cas des solutions CRM.
HubSpot
Le Sales Hub est un CRM puissant et facile à utiliser qui regorge de fonctionnalités comme :
- L'automatisation de l'envoi d'e-mails et de tâches de suivi pour chaque prospect afin de ne pas perdre le contact.
- La possibilité de personnaliser les e-mails en y intégrant des messages spécifiques en fonction du destinataire.
- L'utilisation de workflows pour attribuer les leads aux différents commerciaux, gérer les tâches à accomplir et déclencher des alertes lorsqu'un suivi est attendu pour un prospect en particulier.
L'outil possède une version gratuite. Quant à l'option payante, elle est disponible à partir de 41 € par mois et inclut la création de devis, la planification de rendez-vous ou encore le chat en direct.
Pipedrive
Pipedrive aide à suivre les commerciaux, gérer les listes de prospects et accroître le taux de conversion.
Il propose de nombreuses fonctionnalités telles que :
- Une vue du pipeline pour suivre les activités et maintenir l'engagement des prospects.
- Une fonction de génération de leads.
- Une analyse de l'impact des actions entreprises grâce à des tableaux de bord.
Pipedrive ne propose pas d'option gratuite, seulement une version d'essai. La version payante est disponible à partir de 12 € par mois.
Zoho
Zoho propose une suite de logiciels permettant d'automatiser les processus du cycle de vente. Il dispose d'outils de gestion de la relation client tels que les e-mails, le chatbot, l'enregistrement des réunions ou des appels téléphoniques.
Zoho est disponible gratuitement. Sa version payante commence à moins de 12 € par mois et propose en plus des règles de notation, des pipelines multiples, des envois d'e-mails en masse ainsi que des tableaux de bord personnalisés.
Monday.com
Monday.com est une plateforme d'automatisation de la force de vente destinée aux entreprises de toutes tailles. Personnalisable, elle permet de capter des prospects, de nourrir leurs circuits de vente et de les fidéliser au sein d'un seul outil très simple d'utilisation.
Disponible en version gratuite, le logiciel propose une période d'essai de son édition payante, dont l'abonnement est à 29 € par mois.
ActiveCampaign
Avec ActiveCampaign, il est possible de créer des suivis qui s'adaptent aux comportements des clients afin d'être à même d'envoyer le bon message au bon moment. L'outil permet également de :
- Créer des campagnes par e-mails avec des modèles totalement responsives.
- Automatiser les tâches répétitives.
- Déclencher des actions à réaliser en réponse à des événements comme la réception d'un e-mail d'un contact en cours de transaction.
Là encore, pas de version gratuite, mais une option de base très accessible à moins de 10 € mensuels, qui offre un certain nombre de fonctionnalités comme le formulaire de capture de leads, l'auto-répondeur pour e-mails ou encore l'éditeur de rapports sur les ventes.
Salesforce Sales Cloud
Salesforce Sales Cloud est une plateforme CRM SaaS personnalisable qui évolue au rythme de l'entreprise. Elle permet de gérer la relation client en temps réel et d'autonomiser les équipes commerciales afin qu'elles concluent davantage de ventes.
L'outil est disponible sur mobile et un fil social en temps réel offre la possibilité aux différents utilisateurs de partager des informations.
Salesforce Sales Cloud ne propose pas de version gratuite. Pour y avoir accès, il faut payer 25 € mensuel pour 10 utilisateurs maximum. Pour une utilisation illimitée, il faudra compter 300 € par mois.
Exemples d'utilisation de sales automation
Les outils de sales automation présentent de nombreuses applications à toutes les étapes du cycle de vente. Voici quelques exemples concrets.
Prospection
Utiliser un outil de sales automation au moment de la prospection permet de capturer les leads appropriés pour votre entreprise. Il est capable de générer des listes de prospects en ligne avec les profils que vous aurez définis au préalable.
L'utilisation d'un outil d'analyse intégré à votre boîte de réception vous permettra également de gagner un temps précieux. Avec un tel outil, il est possible d'extraire des dossiers CRM les informations de votre lead, ses profils sur les réseaux sociaux et son entreprise pour que vous ayez à portée de main tout ce dont vous avez besoin pour envoyer l'e-mail parfait. Vous n'aurez plus à ouvrir une multitude d'onglets pour connaître ses centres d'intérêt, l'intitulé de son poste ou même la dernière page sur laquelle il a effectué une conversion.
Optimisation des leads
Plus vous disposerez d'informations sur le lead (taille de son entreprise, secteur d'activité, présence sur les réseaux sociaux, fournisseurs actuels…), plus il vous sera facile de vous rapprocher de lui et de gagner sa confiance.
C'est là qu'interviennent les outils d'optimisation des leads. Ils rassemblent des informations provenant de centaines ou de milliers de sources de données afin de vous fournir un profil complet et actuel de votre lead.
Création de contacts et de transactions
Pour ajouter de nouveaux contacts et de nouvelles opportunités à votre CRM, vous pouvez soit les saisir manuellement, soit utiliser un logiciel marketing.
Commencez par configurer des workflows pour créer et modifier automatiquement les fiches d'information des leads qui répondent à certains critères. Par exemple, vous pouvez définir un lead comme « Qualifié » s'il possède le titre X ou le rôle Y et s'il a visionné la vidéo de présentation d'un produit ou visité votre page de tarifs.
Assurez-vous ensuite d'intégrer vos différentes sources de leads à votre CRM. Il peut s'agir de participants à un webinar, à une enquête, à un événement, de nouveaux abonnés par e-mail ou encore de répondants aux publicités sur le formulaire Facebook.
Si une intégration native n'est pas disponible, utilisez Zapier, un outil tiers qui vous permet de connecter facilement vos applications entre elles.
Modèles d'e-mails
La prospection, la confirmation de rendez-vous et les e-mails de suivi varient généralement peu. Pour augmenter le taux de réponse, personnalisez 30 à 50 % de votre contenu, mais pas plus.
Créez des modèles d'e-mails pour éviter de copier-coller des messages ou, encore moins efficace, de recopier les mêmes phrases. Il vous suffit de rédiger des versions maîtres des e-mails que vous envoyez régulièrement aux leads, puis de les enregistrer comme modèles.
Vous pouvez les adapter rapidement au destinataire et à la situation avant de les envoyer, par exemple, en ajoutant des jetons de personnalisation pour saisir automatiquement des données telles que le nom du lead, son entreprise et l'intitulé de son poste.
Automatisation des e-mails commerciaux
Il arrive que vous souhaitiez prévoir l'envoi de plusieurs e-mails à destination du même lead, au cas où il ne réponde pas au premier. Vous pouvez ainsi attribuer une campagne d'e-mails spécifiques à ce lead, définir le moment des envois, ajouter des jetons de personnalisation pour la société et les coordonnées et inclure quelques détails individualisés pour rendre vos messages plus humains.
Choisissez ensuite de cesser l'envoi de messages si vous recevez une réponse du lead.
Planification de rendez-vous
Planifier une conversation avec un lead peut s'avérer compliqué et nécessiter plusieurs allers-retours avant de réussir à définir une date et une heure qui conviennent à chacun.
Avec un outil de planification de rendez-vous, vous passez directement de l'envoi d'un e-mail proposant une démonstration à la réservation d'un créneau. Il vous suffit d'envoyer au lead un lien vers votre propre calendrier. Il peut alors choisir le créneau qui lui convient le mieux.
Appels commerciaux
L'auto-évaluation est essentielle pour améliorer vos appels commerciaux, notamment lors de la phase de prospection. Cependant, il est rare de disposer du temps nécessaire pour réécouter et analyser vos anciennes communications.
Grâce à des outils de conversation intelligents, vous pouvez rapidement accéder aux résumés de tous vos appels, qui auront été retranscrits et analysés.
Automatisation de la gestion des transactions
Qu'il s'agisse d'un message vocal laissé à l'un de vos leads, d'une relance téléphonique ou d'un e-mail de suivi, il est essentiel que l'ensemble de vos activités soient enregistrées dans le CRM.
L'automatisation de l'activité liée aux transactions est extrêmement simple : il vous suffit d'adopter un outil qui enregistrera vos appels, vos rendez-vous et vos e-mails pour vous.
Propositions
Lors de la rédaction d'une proposition ou d'un devis, vous n'avez plus besoin de copier-coller les données depuis vos e-mails, vos notes ou le CRM. Des outils comme PandaDoc s'intègrent parfaitement au CRM. Lorsque vous établissez un devis, ils transfèrent automatiquement les données importantes comme les informations client, le détail des produits et leur prix.
Vous pouvez en général configurer des rappels. Vous évitez ainsi d'importuner les leads en leur demandant de signer la proposition : votre outil le fait pour vous.
Si vous souhaitez vous assurer que votre responsable ou le service juridique examine le contrat en premier, créez un workflow interne automatisé pour que les parties prenantes puissent approuver la proposition avant de l'envoyer à l'acheteur.
Reporting
À la tête d'une équipe commerciale, vous consacrez au moins une heure par jour à créer manuellement des rapports et à en faire des captures d'écran ou à les joindre à des e-mails.
Sachez qu'il existe un moyen bien plus simple de garder vos commerciaux informés et motivés. Utilisez votre CRM pour créer des rapports automatiques par e-mail. Vous pouvez, par exemple, envoyer un récapitulatif quotidien des tâches à vos commerciaux et un rapport financier hebdomadaire au directeur des ventes.
Rotation des leads
L'attribution manuelle des leads nécessite du temps et de la bande passante. De plus, il existe toujours un risque d'oublier un lead, ce qui n'aidera pas votre équipe à atteindre son quota.
Ayez recours à un outil pour faire le travail à votre place. Utilisez votre CRM pour attribuer les leads en fonction de leur position géographique, de la taille de leur entreprise, de leur catégorie ou d'autres critères.
Score des leads
Pour garder vos commerciaux concentrés sur les meilleures opportunités, utilisez un système de score des leads automatisé. Ce genre de logiciel s'appuie sur des données démographiques et comportementales pour déterminer le niveau de qualification d'un lead. Les commerciaux savent donc exactement quel lead traiter en priorité.
Quelques points sont toutefois à prendre en compte avant d'investir dans ce type d'outil. Vous devez disposer de suffisamment de leads à qualifier en premier lieu, ce qui signifie que si vos commerciaux sont en demande constante, vous devez probablement chercher à en générer davantage.
Vous devez également détenir suffisamment d'informations pertinentes. Des formulaires de capture des leads aux outils d'enrichissement des données en passant par le comportement des leads en ligne ou leur engagement par e-mail ou sur les réseaux sociaux, il existe de très nombreuses sources à exploiter.
Vous pourrez obtenir davantage de résultats avec l'automatisation des ventes. Adoptez ces outils et laissez les résultats parler d'eux-mêmes.
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