Outil essentiel dans le cadre de la transformation digitale des entreprises, la GED est présente au sein de nombreuses structures. La Gestion Électronique des Documents est devenue essentielle dans un monde de plus en plus régi par le web et les nouvelles technologies. Encore méconnue de nombreuses entreprises, la GED facilite pourtant la gestion des documents

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Voici ce que c'est, l'intérêt qu'elle revêt pour une entreprise et les principaux outils à connaître pour la mettre en place.

Comment fonctionne la GED ?

L'objectif principal de la GED est d'établir un référentiel des différents documents de l'entreprise. Sont notamment concernés les bons de commande, les factures ou encore les fiches de paie générés par l'entreprise.

La GED prend en charge le cycle de vie d'un document. Elle s'intéresse ainsi à plusieurs étapes, à savoir :

  • L'acquisition d'un document : c'est-à-dire créer le document, l'enregistrer, le classer, puis l'indexer.
  • Le traitement du document : soit la gestion des droits d'accès, de la sécurité ou encore des modifications réalisées sur ce document.
  • Le stockage du document : il s'agit de définir sur quel support sera stocké le document, pour quelle durée et les modalités de sa destruction.
  • La diffusion du document : c'est-à-dire réfléchir à la manière dont le document sera mis à disposition de ses destinataires (sur Internet, via un intranet, par e-mail…).

Concrètement, la GED permet de numériser un document, de le retrouver au sein du logiciel choisi à l'aide d'une barre de recherche, de le modifier en ligne ou encore de le partager à d'autres utilisateurs.

 

Pourquoi mettre en place une GED ?

À l'heure du digital, la GED devient essentielle pour les entreprises. Elle permet entre autres de stocker, de traiter et d'archiver l'ensemble des documents très simplement. Il s'agit en effet d'un outil de digitalisation et de dématérialisation au service des TPE comme des plus grandes structures. Le papier est ainsi remplacé par un support numérique qui facilite l'utilisation de chaque document.

La GED présente de nombreux avantages, notamment :

  • Une meilleure collaboration au sein de l'entreprise, chaque collaborateur disposant d'un accès simplifié à l'information.
  • Une augmentation de la productivité grâce à la réduction du temps de recherche d'un document.
  • Une hausse de la sécurité dans la mesure où les risques de perte sont réduits et la traçabilité des documents, assurée.
  • Une baisse des coûts liés à la gestion du papier.
  • Une simplification de l'activité et de l'entreprise.

La mise en place d'une GED peut toutefois prendre du temps. De même, il est essentiel que l'ensemble de l'équipe soit impliqué dans la méthodologie pour que la GED soit efficace. Chaque collaborateur doit ainsi être formé et accompagné dans l'utilisation de la solution choisie.

Quels sont les outils de la GED ?

De nombreux outils de GED sont disponibles sur le marché. L'entreprise doit alors trouver une solution qui lui permet de stocker les données et qui soit adaptée à ses besoins (nombre de documents à traiter, nombre d'utilisateurs potentiels…).

Zeendoc

Zeendoc - système GED

Zeendoc est une application française qui facilite la recherche des documents. Les collaborateurs et les partenaires d'une entreprise peuvent ainsi retrouver une information en quelques secondes et la partager à d'autres membres de leur équipe. Intuitive, la solution proposée par Zeendoc permet de booster la productivité des collaborateurs et de simplifier le travail des équipes au quotidien. Il faut contacter l'équipe commerciale pour obtenir les prix des produits Zeendoc. 

QualiosDoc

Qualios Doc - système GED

Édité par Qualios, Qualios Doc est un outil de GED disponible en français, anglais et espagnol, qui permet à la fois d'éditer, de stocker et de traiter les documents d'une entreprise. La plupart des formats sont acceptés, la traçabilité des documents est excellente et l'outil de recherche est particulièrement bien pensé. Le prix des produits n'est pas disponible sur leur site web.

Oodrive

Oodrive - système GED

Créé en 2000, Oodrive est une solution française disponible en français et en anglais qui s'adresse à tous types d'entreprises. Elle permet de centraliser tous les documents électroniques de l'entreprise, de les structurer et de les partager de manière sécurisée. Grâce à Oodrive, il est possible d'accéder facilement à l'ensemble des documents, aussi bien via un ordinateur que sur un appareil mobile.

Open Bee

Open Bee - système GED

Open Bee est un outil de GED qui permet de partager facilement chaque information centralisée dans un espace dédié, parfaitement sécurisé. Également accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, Open Bee autorise la création de groupes de travail dans lesquels un utilisateur peut directement partager des documents avec ses collaborateurs. Le prix n'est pas renseigné. L'outil est disponible en français et en anglais.

Appic Documents

Appic Documents - système GED

Appic Documents est l'un des leaders dans le secteur de l'édition de logiciels GED. L'entreprise commercialise notamment Starjet, une solution GED permettant aux entreprises de dématérialiser leurs documents sous de nombreux formats, de les archiver ou encore d'extraire des informations précises de manière totalement sécurisée.

M-Files

M-Files - système GED

M-Files est un outil de GED bien pensé qui permet de rechercher un document facilement et de trouver une information précise dans les textes des documents. Des notifications peuvent être envoyées depuis l'outil et un même fichier peut être modifié en simultané par deux collaborateurs différents. Enfin, il rend possibles des intégrations avec différents outils tels que Salesforce ou NetSuite.

Nuxeo

Nuxeo - système GED

Nuxeo est un outil de GED qui permet de suivre avec précision le cycle de vie d'un document. Il simplifie également l'acquisition d'un document, qui peut soit se faire par le biais d'un e-mail, soit à la suite d'une numérisation. Bien que cette solution soit plus difficile à prendre en main, elle peut être personnalisée en fonction des besoins de l'entreprise. Un véritable atout pour celles qui disposent de collaborateurs spécialisés en gestion électronique des documents.

Open Doc Man

Open Doc Man - système GED

Open Doc Man est un logiciel de GED Open Source utilisable gratuitement depuis un navigateur internet. Facile à prendre en main, il permet de retrouver un document rapidement. Bien que l'outil soit régulièrement mis à jour, certains bugs sont parfois remontés par les utilisateurs.

 

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Publication originale le 10 septembre 2021, mise à jour le 20 septembre 2021

Sujet(s):

Processus de vente