La GED, Gestion Électronique des Documents, représente un outil numérique permettant aux entreprises de créer, stocker, utiliser et détruire leurs documents de manière automatisée et collaborative. L'objectif de cette solution consiste avant tout à simplifier la gestion de l'ensemble des documents administratifs d'une société, depuis les bons de commande jusqu'aux notes de frais, en passant par les factures et les fiches de paie. La mise en place d'une telle stratégie engendre un important gain de temps et, de ce fait, une meilleure productivité en interne mais contribue aussi à fluidifier les échanges entre les collaborateurs.
Définition de la GED
La Gestion Electronique des Documents est une solution informatique permettant de gérer la création, l'utilisation, le stockage et la destruction de documents de manière partagée. Cette démarche vise avant tout à faciliter les flux d'échanges de documents et d'informations au sein d'une structure.
Quelles sont les étapes de la GED ?
- Recueil du besoin et rédaction du cahier des charges GED
- Acquisition des documents
- Classement, traitement et indexation
- Stockage des documents
- Diffusion et partage des données
Recueil du besoin et rédaction du cahier des charges GED
La mise en place d'une stratégie de GED ne s'improvise pas et commence par une analyse détaillée du besoin en matière de gestion interne des documents. Au cours de cette phase, les différents utilisateurs de la future solution doivent être consultés pour faire ressortir plusieurs informations indispensables, notamment le volume, le format et la nature des documents à traiter. Il peut s'agir de notes de frais ou de bulletins de paie, par exemple, ou encore de documents métiers spécifiques ou encore de contrats clients. Ces premières données permettent de mieux cerner la capacité de stockage nécessaire et le mode de classement le plus efficace. Enfin, cette étape préliminaire met aussi en lumière les besoins en termes de collaboration : les fonctionnalités d'ajout de commentaires sur certains documents ou encore les droits d'édition sur d'autres doivent faire l'objet d'une réflexion interne. Toutes ces informations donnent lieu à la rédaction d'un cahier des charges GED dressant la liste des besoins et permettant de trouver la solution la plus adaptée.
Acquisition des documents
La première étape de la mise en place d'une GED concerne l'acquisition des documents. Ceux-ci peuvent être récoltés de deux manières : virtuelle ou physique. Dans le deuxième cas, il convient de numériser les documents originaux au format papier afin d'en extraire les informations importantes. À partir du fichier obtenu suite à un scan, il est possible d'utiliser un logiciel OCR, Reconnaissance Optique des Caractères, qui reconnaît les lettres et reconstitue les textes de manière lisible électroniquement. Cette méthode permet d'indexer tous les mots présents dans un fichier.
Classement, traitement et indexation
Une fois l'ensemble des documents récupérés vient la phase de classement. Celle-ci consiste à ranger les documents dans un certain ordre, en fonction de la date de création, du créateur du fichier ou encore de la référence du client concerné, par exemple. L'étape suivante est le traitement, qui consiste à attribuer les droits d'accès aux différents utilisateurs. En effet, tous peuvent ne pas avoir besoin d'effectuer les mêmes tâches sur les documents. Certains auront la possibilité de les modifier ou d'y ajouter des commentaires, tandis que d'autres personnes ne pourront que les consulter de manière passive. L'indexation se révèle aussi d'une grande importance. Il s'agit d'extraire certaines informations stratégiques du document comme des mots-clés afin que celui-ci ressorte dans un moteur de recherche interne.
Stockage des documents
Le stockage des documents doit aussi faire l'objet d'une réflexion particulière. Il convient de déterminer, en amont, la quantité d'espace de stockage nécessaire mais aussi la durée de conservation de chaque document et ses modalités de destruction. De plus, les documents doivent rester facilement accessibles aux personnes impliquées et une stratégie de sauvegarde doit aussi être mise en place si besoin.
Diffusion et partage des données
Le mode de partage des informations représente la dernière étape du processus de GED. Il s'agit de définir la manière dont les utilisateurs accèdent aux documents. Ces derniers peuvent leur être envoyés par e-mail par exemple, mis à disposition sur un intranet réservé aux salariés de l'entreprise ou bien accessibles en ligne sur un site internet dédié.
Pourquoi mettre en place une GED ?
Optimisation de la gestion de l'information au quotidien
La Gestion Électronique des Documents automatise le classement et l'indexation de l'ensemble des documents d'une entreprise, elle participe ainsi à réduire grandement le risque de perte d'information, qui peut s'avérer très nuisible pour la productivité d'une société. Les informations se révèlent faciles à trouver, ce qui engendre un réel gain de temps pour les collaborateurs.
Augmentation de la productivité interne
Dans la mesure où l'accès aux documents et aux informations se révèle beaucoup plus rapide, les collaborateurs perdent moins de temps à chercher les données dont ils ont besoin. De ce fait, les flux de travail internes, workflows, se voient simplifiés, notamment au niveau des circuits de validation, car tous les acteurs d'un même projet peuvent rapidement accéder à toutes les informations nécessaires. Sur le long terme, cette démarche améliore donc la productivité de chacun.
Simplification des échanges entre les collaborateurs
L'accessibilité des documents facilite les échanges entre les différents intervenants. Ceux-ci peuvent directement les commenter ou les annoter, ce qui, là encore, permet de gagner un temps précieux. Toutes les informations se trouvent centralisées au même endroit et les personnes concernées peuvent y intégrer en direct des remarques pertinentes et se répondre en commentaire, ce qui évite de passer des heures en réunion.
Réduction des coûts de traitement
En numérisant un maximum d'informations, ce système engendre aussi un réel gain d'argent au niveau des coûts d'impression. Les frais liés au papier se voient ainsi considérablement réduits lors de la mise en place d'une stratégie de GED.
Meilleure sécurisation des données
L'attribution de droits d'accès à certaines informations limite le risque de fuites. La mise en place d'une stratégie de GED contribue donc à renforcer la politique de sécurité interne d'une entreprise.
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Quels sont les 3 meilleurs outils de GED ?
Il existe aujourd'hui beaucoup de logiciels de GED. Le choix de cet outil doit avant tout répondre aux besoins de l'entreprise, définis dans le cahier des charges. Parmi les critères de sélection figurent notamment le type de documents et les formats gérés par le logiciel, le volume de stockage, l'ergonomie de l'outil ainsi que sa simplicité d'utilisation ou encore son prix.
Zeendoc fait partie des outils de GED plébiscités par les entreprises. Cette application entièrement française garantit un archivage sécurisé et facilite la recherche de documents. Son interface se révèle aussi très intuitive, ce qui permet aux collaborateurs de vite s'approprier l'outil.
Autre outil de GED particulièrement efficace, Nuxeo Platform simplifie l'acquisition des documents et permet de suivre précisément le cycle de vie de chacun d'eux. Conçu pour aider à la prise de décision, ce logiciel est notamment utilisé par l'Assemblée Nationale et le groupe Accor.
Enfin, le logiciel DocuWare constitue également un DMS, Document Management System, célèbre pour son efficacité. Celui-ci peut archiver, partager et sécuriser des documents et a pour vocation d'accompagner les entreprises dans leur processus de dématérialisation.
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