10 conseils pour un e-mail de prospection réussi [+ exemples]

À l'ère de la connexion permanente, les e-mails de prospection représentent la méthode la plus répandue (et souvent la plus efficace) pour prospecter activement. Toute entreprise doit donc apprendre à bien construire son e-mail et à le maîtriser pour une prospection réussie.

Grâce au générateur gratuit d'e-mails de HubSpot, les entreprises trouvent un moyen d'accélérer l'écriture et l'envoi de leurs e-mails de prospection. Cette solution utilise l'intelligence artificielle pour générer des e-mails selon l'objectif et le ton insérés comme requête. L'outil d'e-mailing peut aussi servir pour la planification, l'envoi et le suivi des e-mails de prospection.

1 - Se présenter avec clarté

La première étape pour écrire un e-mail de prospection est de penser à se présenter. L'expéditeur du mail ne doit pas sous-estimer la personne qui le lit, mais se mettre à sa place, surtout si elle ne le connaît pas. Écrire une présentation, même courte, est nécessaire pour que le prospect qui lit sache qui est son interlocuteur et pourquoi il lui envoie un e-mail. Cette présentation doit se situer au tout début de l'e-mail pour éclaircir la situation. Ainsi, le lecteur saura parfaitement à qui il a affaire. Cette présentation se veut être concise et mettra en avant le nom et le prénom de l'émetteur ainsi que la nature de son entreprise et les services qu'elle offre.

2 - Définir un objet unique

Pour rédiger le titre lui-même, il faut indiquer un objet qui n'est pas commun à tous les e-mails envoyés. Pour cela, l'objet de l'e-mail doit concorder avec la mission de l'entreprise auprès du futur prospect. Il doit capter l'attention de ce dernier tout de suite afin qu'il clique sur le lien pour ouvrir l'e-mail. Un objet non précisé ou inexistant sera considéré comme un spam à ses yeux.

3 - Privilégier les prospects déjà contactés

L'expéditeur de l'e-mail de prospection aura plus de chances de recevoir une réponse de la part d'un prospect ayant déjà été en contact avec son entreprise d'une manière ou d'une autre. Et pour cause : l'e-mail sera perçu comme moins intrusif si le prospect se rappelle avoir interagi avec la marque au préalable (sur les réseaux sociaux, par exemple). Le cold e-mailing doit être évité autant que possible pour que les e-mails de prospection garantissent un taux de réponse plus élevé.

4 - Convaincre le prospect

Pour arriver justement à capter l'attention et donner confiance au futur prospect, l'expéditeur doit choisir et utiliser les bons mots dans le texte de son e-mail. Le but est d'arriver à proposer au prospect les bonnes solutions en lien avec l'entreprise. Un vocabulaire adapté et technique mettra en valeur son expertise, mais aussi tous ses points forts. Il revient à l'émetteur de l'e-mail de montrer les résultats de son entreprise pour créer un lien de confiance avec le futur prospect à qui il s'adresse.

5 - Personnaliser le contenu en rapport avec le persona

Avant de personnaliser son e-mail de prospection, l'expéditeur doit effectuer une recherche sur sa cible pour répondre parfaitement aux demandes de son persona. Une recherche minutieuse permettra de personnaliser son e-mail au maximum et sera fortement appréciée par son lecteur. Il doit donc analyser à qui il écrit pour répondre à ses attentes.

6 - Donner de la valeur à l'e-mail

L'e-mail de prospection ne doit être ni trop long, ni trop court. Le message doit également apporter de la valeur ajoutée pour faire son effet auprès du futur prospect. Par exemple, il est possible de lui donner des conseils pour l'aider dans son projet ou de lui indiquer les éléments à prendre en compte lorsqu'il compare différents fournisseurs ou différents produits. Aller à l'essentiel est l'attitude juste à adopter.

En apportant un peu de nouveauté dans l'e-mail, les prospects seront plus intéressés et risquent de répondre plus rapidement. C'est pourquoi mettre en avant un problème ciblé et des solutions adaptées sont essentiels pour valoriser ses e-mails.

7 - Privilégier la qualité à la quantité

Il est conseillé de rédiger peu d'e-mails de très bonne qualité plutôt que d'en envoyer une masse où chaque e-mail est écrit à la légère et non finalisé. Si l'expéditeur débute la prospection, il peut y aller progressivement, mais il doit toujours penser à la qualité des services de l'entreprise et donc de ses e-mails. Il vaut mieux n'envoyer que cinq e-mails bien pensés, courtois et mettant en avant les atouts de l'entreprise que d'envoyer cinquante ou soixante e-mails non personnalisés et froids. Si les e-mails sont soignés avec une écriture de qualité, la prospection sera d'autant plus efficace.

8 - Programmer les e-mails

Il sera plus simple pour l'expéditeur d'écrire des e-mails de qualité s'il n'est pas déjà submergé par de multiples tâches nécessitant une attention simultanée. Pour éviter de se retrouver dans cette situation, il peut utiliser un outil de programmation d'e-mails.

9 - Procéder à des relances réfléchies

Après avoir envoyé un e-mail de prospection pour un premier contact avec ses prospects, l'expéditeur doit leur laisser le temps de le lire et de lui répondre, car ils seront aussi occupés que ce dernier. Mais, si sept jours après l'envoi du premier e-mail, il ne se passe toujours rien, il est possible de mettre en place des relances. Pour cela, le conseil à suivre est d'écrire un e-mail de relance type qui apporte quelques modifications par rapport à l'e-mail de contact.

10 - Analyser les e-mails envoyés

Une fois les e-mails envoyés, que ce soit ceux de contact ou de relances, il est judicieux pour l'expéditeur d'observer les statistiques des e-mails ouverts, lus et non lus, afin de s'améliorer dans sa stratégie de prospection commerciale. Au besoin, le pourcentage de réponses positives et négatives sera à analyser.

Exemples d'e-mail de prospection

L'e-mail d'introduction

Une structure aérée

L'e-mail de prospection ne doit pas être un long bloc unique. Au contraire, il faut privilégier un e-mail aéré en plusieurs paragraphes pour que la lecture soit agréable et que le prospect ait du plaisir à lire. La structure de l'e-mail est un point pour une bonne première impression.

Modèle concret d'un e-mail

Voici un exemple fictif d'un e-mail de prospection commerciale :

• L'objet contient le nom de l'entreprise.
• L'e-mail est adressé au prospect en utilisant son prénom.
• L'expéditeur se présente et indique son rôle dans son entreprise.
• Il utilise une accroche personnalisée en fonction de l'activité du destinataire.
• Il apporte de la valeur en proposant du contenu informatif.
• La signature inclut le nom, le prénom, le nom de l'entreprise un lien vers le site et les coordonnées complètes.

Établir un plan

Le plan à suivre pour bien aérer l'e-mail est le suivant :

• Se présenter.
• Spécifier l'objet principal de l'e-mail, le pourquoi.
• Apporter des solutions.
• Inclure un call-to-action.

L'e-mail de félicitation

Aborder un prospect en le complimentant pour une action réalisée, un projet ou un événement est un excellent point de départ pour établir une relation commerciale positive. L'expéditeur prouve qu'il s'intéresse à la réussite de son destinataire, qui se sentira alors valorisé et plus motivé à donner une réponse. Dans l'e-mail de prospection, il est par exemple possible de féliciter le prospect pour :

• Le lancement d'un produit.
• La publication d'un article.
• La création d'un site web.
• L'acquisition d'un nouveau client.
• Une promotion.
• Un changement de poste.
• Un recrutement.

Voici un exemple d'e-mail de prospection utilisé pour féliciter un prospect de la réalisation d'une levée de fonds.

L'e-mail de résolution d'un problème

Avec ce type d'e-mail de prospection, l'expéditeur convainc son destinataire qu'il a trouvé la source de son problème. Pour le résoudre, il lui propose une ou plusieurs solutions et l'invite à le contacter pour plus d'informations. La méthode PAS (Problème-Agitation-Solution) est une technique efficace pour montrer aux prospects que les produits ou services d'une entreprise répondent à leurs besoins ou problématiques.

Exemple d'e-mail de prospection pour résoudre un problème rencontré par un prospect :

L'e-mail de mise en relation

Cet exemple d'e-mail de prospection offre la possibilité à l'expéditeur de mettre à profit les relations qu'il a établies avec les membres de son réseau professionnel pour approcher un nouveau prospect. Cet e-mail est envoyé à la suite d'une recommandation d'un contact que les deux interlocuteurs connaissent déjà, qu'il s'agisse d'un ami ou d'un collègue. Lorsqu'un e-mail de prospection inclut une référence ou une connexion mutuelle, les chances d'obtenir une réponse favorable augmentent significativement. Avec un e-mail de mise en relation, l'expéditeur possède tous les moyens de créer des liens commerciaux basés sur la confiance avec son prospect.

Exemple d'e-mail de mise en relation destiné à un prospect :

L'e-mail de remerciement

Ce type d'e-mail de prospection est utilisé pour remercier un prospect d'avoir effectué une action, comme un achat, un téléchargement via un formulaire, un retour d'expérience ou une participation à un événement. L'envoi d'un message gratifiant aide l'expéditeur à nouer une relation de confiance avec son interlocuteur. L'e-mail de remerciement doit aller droit à l'essentiel. En plus de remercier le prospect, l'expéditeur doit lui proposer d'autres informations ou contenus susceptibles de l'intéresser.

Exemple d'e-mail de remerciement pour un prospect :

L'e-mail de critique constructive

Ce type d'e-mail de prospection vise à mettre en avant les forces et les faiblesses des produits, des services ou de l'entreprise du prospect. L'expéditeur peut émettre une critique constructive auprès de son destinataire après avoir analysé son site web ou sa stratégie marketing, par exemple. Cette approche consiste à identifier les lacunes du prospect dans un domaine précis et de lui suggérer des pistes d'amélioration, tout en l'incitant à entamer une discussion sur les retours constructifs avec l'expéditeur.

Voici un exemple d'email de prospection à utiliser pour formuler une critique constructive :

L'e-mail de relance

Un délai raisonnable entre les contacts

Dans le cas où le premier e-mail de prospection commercial est resté sans réponse, il est nécessaire d'adresser au prospect un e-mail de relance. Il faut laisser passer de 3 à 7 jours ouvrables entre ces deux contacts. Par la suite, en l'absence de réponse du prospect, un second e-mail de relance pourra être envoyé après un délai d'environ deux semaines.

Modèle d'un e-mail de relance

Voici un exemple d'e-mail de prospection de relance :

Un contenu direct et incitatif

Cet exemple respecte les mêmes règles de présentation que l'e-mail d'introduction. L'e-mail de relance doit être relativement court, direct et incitatif. Il commence par une remise dans le contexte, un rappel de la situation. Il peut s'agir du dernier e-mail ou d'un premier rendez-vous avec le destinataire. L'expéditeur prendra ensuite soin de rappeler la valeur ajoutée du produit ou du service de son entreprise. Pour conclure l'e-mail de prospection, il doit penser à une formule de politesse indiquant sa disponibilité pour tout échange et à intégrer un call-to-action, l'objectif premier d'un e-mail de prospection restant l'incitation à passer à l'action. Cet appel à l'action peut bien sûr concerner une vente, mais également une prise de rendez-vous, un téléchargement ou le remplissage d'un formulaire.

L'e-mail de suivi

L'e-mail de suivi est envoyé à un prospect après un premier contact, lorsqu'il tarde à répondre. Le but de ce type de courriel est de rappeler au destinataire son interaction précédente et de l'encourager à donner suite au message reçu ou à effectuer une action. En relançant son destinataire avec un e-mail de suivi, l'expéditeur maximise ses chances de garder le contact durablement avec lui et de le fidéliser.

Exemple d'e-mail de suivi destiné à un prospect déjà contacté :

L'e-mail de vérification

Si un e-mail reste sans réponse, c'est certainement parce qu'il a été envoyé au mauvais destinataire. L'erreur est humaine ; toutefois, il revient à l'expéditeur d'envoyer un e-mail de vérification nécessaire afin de s'assurer que la personne à laquelle il s'adresse est la bonne.

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Comment l'IA révolutionne-t-elle la prospection ?

L'intelligence artificielle transforme radicalement la prospection commerciale en permettant aux entreprises de gagner en efficacité, en personnalisation et en performance. Cette révolution technologique s'articule autour de deux axes principaux : l'accélération de la génération d'e-mails et l'optimisation des processus non rédactionnels.

Le rôle de l'IA dans l'accélération du processus de génération d'e-mails de prospection

L'IA révolutionne la rédaction d'e-mails de prospection en automatisant et personnalisant à grande échelle. Les entreprises qui utilisent des systèmes basés sur l'IA peuvent observer des taux de conversion beaucoup plus élevés par rapport aux méthodes traditionnelles.

Les générateurs d'e-mails alimentés par l'IA, comme celui de HubSpot, permettent de créer des messages personnalisés en fonction de l'objectif et du ton souhaités. Ces outils analysent les profils des prospects et génèrent automatiquement des séquences d'e-mails adaptées au comportement de chaque destinataire, économisant des heures de travail manuel tout en augmentant les taux de réponse.

La personnalisation assistée par IA va bien au-delà du simple ajout du prénom du prospect. Elle permet de créer des accroches percutantes basées sur l'analyse des profils LinkedIn, l'activité récente de l'entreprise ou les centres d'intérêt spécifiques. Les e-mails hyper-personnalisés génèrent six fois plus de transactions que les e-mails génériques, démontrant l'efficacité de cette approche.

Les autres applications de l'IA pour optimiser la prospection

Le ciblage intelligent permet d'identifier les prospects les plus prometteurs en analysant des millions de points de données : taille d'entreprise, comportement en ligne, historique d'achat et signaux d'intention d'achat.

Le lead scoring prédictif utilise l'apprentissage automatique pour évaluer la probabilité de conversion de chaque prospect. L'IA traite de grandes quantités de données en un temps record pour classer automatiquement les prospects selon leur potentiel, permettant ainsi aux équipes commerciales de se concentrer sur les leads les plus qualifiés.

L'optimisation du timing d'envoi est également révolutionnée par l'IA. Les algorithmes analysent les habitudes de consultation d'e-mails des prospects pour déterminer les créneaux horaires optimaux d'envoi, ce qui augmente significativement les taux d'ouverture et de réponse.

Les chatbots intelligents, intégrés aux plateformes comme HubSpot, engagent automatiquement la conversation avec les visiteurs du site web, répondent en langage naturel et qualifient les prospects en temps réel. D'ailleurs, 93 % des commerciaux en B2B utilisant l'IA et l'automatisation considèrent que les chatbots sont efficaces pour la prospection et la génération de leads.

Enfin, l'enrichissement automatisé des données utilise l'IA pour compléter les fichiers de prospection existants avec des informations supplémentaires issues des réseaux sociaux, des publications professionnelles et des données publiques. Cette approche permet un ciblage plus précis et une personnalisation accrue de vos actions commerciales.

Qu'est-ce que la prospection multicanale ?

La prospection multicanale consiste à utiliser plusieurs canaux de communication simultanément pour atteindre et engager les prospects. Cette approche stratégique combine l'e-mail, LinkedIn, les réseaux sociaux, le téléphone et d'autres points de contact pour maximiser les chances de conversion et créer une expérience prospect plus complète.

Les avantages d'une approche multicanale 

En contactant les prospects sur plusieurs canaux, les entreprises obtiennent une visibilité maximale et augmentent leurs chances de recevoir une réponse. Cette méthode permet de toucher chaque prospect sur la plateforme qui lui convient le mieux, ce qui améliore considérablement les taux de réponse et de réservation de réunions.

Les séquences multicanales créent également plusieurs points de contact qui renforcent la crédibilité et la reconnaissance de marque, générant des résultats significativement supérieurs aux approches mono-canal.

Les canaux clés de la prospection multicanale

LinkedIn occupe une position centrale dans la prospection B2B. Cette plateforme permet de cibler des profils précis, d'établir des connexions professionnelles et de partager du contenu à valeur ajoutée. Les outils modernes permettent d'automatiser jusqu'à 800 actions par mois tout en respectant les limites de la plateforme.

Les réseaux sociaux, particulièrement X (anciennement Twitter) et LinkedIn, offrent des opportunités d'engagement authentique. Les professionnels peuvent commenter, partager et interagir avec le contenu des prospects pour rester présents dans leur esprit avant l'approche commerciale directe.

L'e-mail et le téléphone complètent cette stratégie en permettant des échanges plus approfondis et personnalisés avec les prospects les plus engagés.

Comment construire une séquence multicanale efficace ?

Les séquences multicanales modernes intègrent des déclencheurs intelligents qui adaptent les messages selon les actions des prospects. Par exemple, si un prospect visite plusieurs pages d'un site web, l'IA peut déclencher automatiquement un e-mail personnalisé ou un message LinkedIn contextuel.

Une séquence multicanale typique pourrait suivre ce parcours : visite de profil LinkedIn → invitation de connexion → e-mail personnalisé → nouveau message LinkedIn → appel téléphonique → e-mail de suivi. Cette approche progressive et coordonnée respecte le rythme du prospect tout en maintenant une présence constante et professionnelle.

L'analyse de performance multicanale permet de mesurer l'efficacité de chaque canal et d'optimiser continuellement les campagnes pour des résultats toujours meilleurs.

Avec ces modèles et ces nouvelles approches technologiques, les entreprises ont en main tous les atouts pour rédiger des e-mails de prospection de qualité et développer une stratégie multicanale efficace. Avec un minimum de motivation et de savoir-faire, elles arriveront naturellement à attirer les prospects et à les convertir dans un environnement commercial de plus en plus digitalisé.

FAQ sur la prospection par e-mail

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