Une fiche de stock est un élément clé de la compétitivité commerciale. Une entreprise qui connaît parfaitement et constamment l'état de son stock anticipe tout risque de rupture ou de surstockage, fortement préjudiciable à son approvisionnement, ses relations avec les fournisseurs et ses capacités à répondre à la demande des clients. La fiche de stock est un document incontournable pour gérer les flux d'entrées et de sorties des marchandises.
Qu'est-ce qu'une fiche de stock ?
Une fiche de stock est une liste chronologique des achats (entrées) et des ventes (sorties) d'une marchandise. Ce document permet de surveiller l'état d'un stock, pour ajuster le volume et la fréquence des commandes. Figurent notamment la référence du produit, la date du mouvement, la quantité et le prix.
Quels sont les 4 niveaux de stock ?
Tableau de bord de l'état du stock, la fiche de stock ou fiche d'inventaire doit être à jour pour suivre l'évolution des flux et pour déclencher le réassort au moment opportun. De plus, ce document permet à l'entreprise d'évaluer le niveau de stock, en fin de mois, en quantité et en valeur. En outre, ce support aide à orienter la stratégie commerciale : niveau de commercialisation du produit, diversification de la gamme, nouvelle offre, etc.
Les stocks se composent des produits, marchandises, matières et fournitures que l'entreprise possède en réserve dans ses points de vente ou dans ses entrepôts ; fonds nécessaire pour produire, vendre, satisfaire les attentes du marché et se positionner par rapport à la concurrence.
Il est capital de bien assimiler les enjeux autour de la fiche de stock. Pour cela, il faut connaître les 4 niveaux de stocks de l'entreprise :
- Le stock maximum
- Le stock minimum
- Le stock théorique
- Le stock réel
1 - Le stock maximum
Le stock maximum est la quantité d'un produit à ne pas dépasser : quand la fiche de stock indique que le stock maximum est atteint, il faut suspendre les commandes auprès du fournisseur.
Pour déterminer le stock maximum d'un produit, il faut tenir compte des capacités et des coûts de stockage de la marchandise : le stockage ne doit pas grever la rentabilité. Le caractère périssable du produit, ou le risque de dépréciation, doit également être pris en considération : le stock maximum est plus faible sur un produit de consommation alimentaire qui se périme rapidement, par exemple.
2 - Le stock minimum
Le stock minimum est la quantité d'un produit en-dessous de laquelle il faut passer commande. On parle également de stock d'alerte, ou de stock critique.
Pour déterminer le stock minimum, il faut comparer le volume moyen des ventes du produit avec le délai moyen de réapprovisionnement auprès du fournisseur. C'est ainsi que l'entreprise s'assure que le produit n'est jamais en rupture de stock : la demande client est toujours satisfaite. Dans cet objectif, il est recommandé de constituer par ailleurs un stock de sécurité, pour faire face si le volume de ventes augmente subitement de manière imprévue, ou si les livraisons sont exceptionnellement en retard.
3 - Le stock théorique
Le stock théorique est le niveau de stock tel qu'il apparaît sur la fiche de stock. L'entreprise se base sur cette donnée pour assurer la gestion quotidienne des commandes, et pour orienter sa stratégie commerciale.
Le stock théorique doit être régulièrement vérifié grâce aux données de stock réel.
4 - Le stock réel
Le stock réel, également appelé stock disponible, est la quantité du produit effectivement stockée dans les entrepôts ou les points de vente, telle qu'elle apparaît après inventaire. Il est important de comparer les niveaux de stock théorique et réel, et d'évaluer l'écart entre les deux. Lorsque l'écart est important, une anomalie existe et elle doit être analysée. Il peut s'agir d'erreurs de saisie, par exemple.
Quel est l'intérêt de tenir des fiches de stock ?
Tenir des fiches de stock sert à connaître l'état de son stock en temps réel. Cette information est utile à des fins d'organisation : l'entreprise sait quand passer commande, et quand s'abstenir. Les fiches de stock, en outre, documentent les flux de marchandises : l'entreprise dispose de données à analyser pour améliorer sa gestion et sa stratégie commerciale.
De manière plus concrète, et dans le détail, voici 5 intérêts à tenir des fiches de stock.
Gérer les commandes
Les entrées et les sorties d'une marchandise sont enregistrées sur sa fiche de stock en temps réel. Quand le niveau de stock maximum est atteint, l'entreprise est immédiatement alertée : les commandes sont suspendues. Quand le niveau de stock minimum est atteint, à l'inverse, l'entreprise déclenche sans tarder une commande.
La fiche de stock, en ce sens, est un support essentiel pour gérer les commandes. Sans fiche de stock, il faudrait faire un inventaire quotidien des marchandises pour constater l'état des stocks.
Éviter le surstockage
Grâce aux fiches de stock, il est possible de surveiller attentivement l'état des stocks, pour éviter le surstockage – grâce aux données de stock maximum. Éviter le surstockage permet de limiter les coûts structurels. L'intérêt économique est évident.
En ce qui concerne les produits périssables ou à fort risque de dépréciation, maîtriser les quantités de stock permet en outre d'éviter le gaspillage. L'enjeu est non seulement financier, mais aussi éthique. La RSE en effet impose de limiter au maximum la destruction de stocks.
Éviter la rupture de stock
Grâce aux données de stock minimum de la fiche, l'entreprise limite le risque de rupture de stock. C'est un atout dans la mesure où la disponibilité d'un produit est un élément de la satisfaction client, et de sa fidélisation. L'atout est d'autant plus important sur les secteurs d'activité où la clientèle est volatile, où l'attachement à la marque est faible.
Préserver une trésorerie saine
En tant que support pour la gestion des commandes, les fiches de stock contribuent à maintenir une trésorerie saine :
- Il y a toujours suffisamment de stock pour réaliser des ventes, de manière à encaisser des liquidités.
- Le stock n'est jamais excessif, ce qui limite le risque de surcoût de stockage qui entraîne des pertes financières.
Améliorer sa stratégie commerciale
Les données des fiches de stock peuvent être utilisées à des fins d'analyse. Les fiches en effet consignent les dates des flux de marchandises entrants et sortants, les volumes et les prix. Sur la base de cet historique de données, il est possible de faire des prévisions, de manière à améliorer sa stratégie.
Les données des fiches permettent par exemple de calculer le CUMP (coût unitaire moyen pondéré) : cet élément comptable est utile pour optimiser les coûts des stocks.
Comment faire une fiche de stock ?
- Choisir les données d'en-tête de la fiche
- Créer le tableau
- Remplir la fiche de stock
- Vérifier la conformité des données de stock
1 - Choisir les données d'en-tête de la fiche
D'une entreprise à une autre, les données des fiches de stock varient. Parmi les données fréquentes, figurent en en-tête de chaque fiche :
- Le nom et la référence de la marchandise
- Le nom du fournisseur
- La période – les fiches de stock sont généralement mensuelles
- Les niveaux de stock minimum et de stock maximum du produit
2 - Créer le tableau
La fiche de stock d'un produit se présente sous forme de tableau. La première ligne du tableau indique l'état du stock initial, c'est-à-dire la quantité du produit qui est en stock au moment d'éditer la fiche. Les lignes suivantes recensent les mouvements de la marchandise par ordre chronologique : chaque ligne correspond à un flux entrant ou sortant.
En colonnes figurent diverses informations, notamment :
- La date du mouvement dans la première colonne
- La nature du mouvement (achat ou vente) dans la deuxième colonne
- La quantité concernée par le mouvement
- Le prix unitaire
- La valeur
- La quantité de stock final, mise à jour lors de chaque mouvement
- La valeur du stock final, mise à jour lors de chaque mouvement
Divers supports se prêtent à l'établissement d'une fiche de stock : un support papier, un tableur de type Excel ou un logiciel de gestion des stocks. Pour accélérer la création des fiches et les calculs, il est judicieux d'utiliser un tableur ou un logiciel. Le cas échéant, il faut configurer les formules de calcul automatique.
3 - Remplir la fiche de stock
La fiche de stock doit être mise à jour régulièrement, pour avoir une vision des stocks la plus fiable possible. Il faut donc décider d'une fréquence de remplissage adaptée aux volumes des flux : lors de chaque mouvement, à la fin de chaque journée, ou à la fin de chaque semaine, par exemple.
4 - Vérifier la conformité des données de stock
Pour s'assurer que les fiches de stock sont des documents fiables pour fonder sa stratégie de gestion des commandes, il faut régulièrement comparer le stock théorique avec le stock réel, en réalisant des inventaires.
Pour bien comprendre comment faire une feuille d'inventaire : voici un modèle personnalisable pour bien suivre les stocks et leur valeur.
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