Une fiche de stock constitue un des éléments clés de la compétitivité commerciale. Une entreprise qui connaît de manière exhaustive l'état de son stock anticipe tout risque de rupture ou de surstockage, fortement préjudiciable à son approvisionnement, ses relations avec les fournisseurs et ses capacités à répondre à la demande des clients. Ce document se révèle incontournable pour optimiser la gestion des flux d'entrées et de sorties des marchandises.
Qu'est-ce qu'une fiche de stock ?
La fiche de stock est un document qui recense l'historique des achats et des ventes d'une entreprise. Elle récapitule en détail tous les mouvements du stock : produits, dates et quantités commandées vendues, renouvellement, prix…
Véritable synthèse de l'état du stock, la fiche de stock ou fiche d'inventaire se doit d'être à jour afin de suivre l'évolution des flux et de déclencher le réassort au moment opportun. De plus, ce document permet à l'entreprise d'évaluer le niveau de stock en fin de mois en quantité et en valeur. En outre, ce support contribue à l'orientation marketing de la stratégie commerciale : niveau de commercialisation du produit, diversification de la gamme, nouvelle offre, etc.
Les stocks se composent des produits, marchandises, matières et fournitures que l'entreprise possède en réserve dans ses points de vente ou ses entrepôts ; fonds nécessaire pour produire, vendre, satisfaire les attentes du marché, et se positionner par rapport à la concurrence.
Il est capital de bien assimiler les enjeux autour de la fiche de stock. Pour cela, il faut connaître les 4 niveaux de stocks de l'entreprise.
- Le stock maximum : le niveau de stock à ne pas dépasser pour éviter un surplus coûteux et risqué.
- Le stock minimum : le niveau de stock en dessous duquel il devient impossible de répondre aux clients.
- Le stock théorique : le niveau de stock dont l'entreprise pense disposer en se basant sur les informations de la fiche.
- Le stock réel : le niveau de stock que l'entreprise détient réellement après avoir réalisé l'inventaire.
Quel est l'intérêt de tenir des fiches de stock ?
Le domaine de la vente en détail se caractérise par une activité rythmée par les flux de marchandises. Ceux-ci transitent des entrepôts aux points de vente pour parvenir aux clients, dernière étape. S'il est facile de surveiller les entrées à partir du coût d'achat des marchandises, il est en revanche difficile d'évaluer les sorties qui, en général, dépendent de certaines variables. En effet, l'achat des produits a lieu à certaines périodes, dans des quantités et à des tarifs différents. Facteurs qui compliquent d'autant l'évaluation des sorties de stocks, et donc la détermination du montant du stock final. C'est là que la fiche de stock revêt tout son intérêt.
La fiche de stock permet de gérer les stocks de manière précise et optimale afin d'éviter :
- le surstockage : l'excès de stock immobilise la trésorerie, multiplie le risque de péremption ou de détérioration de marchandises, entraînant de fait une perte de chiffre d'affaires et de bénéfices.
- la rupture de stock : source de délai d'approvisionnement supplémentaire et aléatoire, de complication avec les partenaires et d'insatisfaction du client, qui, tous deux, peuvent alors se tourner vers la concurrence, d'où le risque de perte de part de marché.
Une bonne gestion des stocks est synonyme d'une trésorerie saine. En effet, les entreprises bénéficient d'un capital à un moindre coût, en quantité suffisante au moment opportun, et donc maximiser le profit. L'équilibre des stocks se révèle également garant de la confiance et de la fidélisation de leurs clients.
Le suivi chronologique des mouvements de marchandises (flux entrants et sortants) répertorié par la fiche de stock remplit 3 fonctions.
- Tout d'abord, elle détermine la quantité de stock final théorique à la suite de chaque mouvement.
- Ensuite, en plus de donner une vue d'ensemble de l'évolution des stocks sur une période donnée, elle signale l'atteinte du seuil d'alerte pour renouveler les commandes à temps.
- Enfin, elle permet de calculer le CUMP (coût unitaire moyen pondéré) de chaque produit au terme d'une période définie, afin de connaître la valeur réelle du stock et d'être à même de la valoriser du point de vue comptable.
Les données que la fiche d'inventaire comporte peuvent aussi aider les entreprises à prendre des décisions de stratégie commerciale : continuer à produire ou attendre que le stock diminue. Ce document s'avère par ailleurs fort utile pour saisir de précieuses opportunités commerciales (faire appel à de nouveaux fournisseurs, pénétrer de nouveaux secteurs, attirer de nouveaux prospects par exemple), mais aussi pour disposer d'informations essentielles provenant des partenaires. C'est pourquoi il est indispensable pour un responsable commercial de réaliser une fiche de stock afin non seulement d'assurer le bon fonctionnement de son entreprise, mais également de garantir sa compétitivité face à la concurrence. Les professionnels du secteur de la restauration utilisent la fiche de stock en complément de la fiche recette pour réaliser les prévisions des consommations prévues et réelles et mieux ajuster son cycle d'exploitation.
Autre importance : une fiche de stock se crée à chaque nouvelle commande effectuée par un nouveau client.
Comment réaliser une fiche de stock ?
Pour ce faire, tout dépend du flux de marchandises. Les entreprises qui enregistrent peu d'entrées et de sorties ou le secteur de la restauration peuvent tout à fait réaliser une fiche de stock sur Excel ou un outil similaire.
L'essentiel n'en demeure pas moins de respecter certains paramètres, à savoir lister tous les produits en précisant les quantités en début de mois par celle de la fin du précédent.
Le format du tableau semble le plus adapté pour recenser toutes les informations requises, et ce, pour chaque produit. Chaque colonne indiquera :
- La dénomination du produit.
- La date.
- L'état du stock à la fin du mois précédent.
- Les entrées : quantité, prix unitaire, valeur du stock.
- Les sorties : quantité, prix unitaire, valeur du stock.
- Le stock disponible.
- La consommation moyenne du trimestre précédent.
- Le délai de livraison.
- Le stock final.
- Le taux de marge commerciale peut éventuellement être ajouté aux entrées et sorties.
Le plus important est de veiller à l'actualisation de la fiche en fonction des flux.
Pour mieux comprendre comment faire une feuille d'inventaire : voici un modèle personnalisable pour mieux suivre les stocks et leur valeur.
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