26 exemples d'e-mails de relance commerciale

L'e-mail reste un canal de communication largement privilégié dans le cadre des échanges professionnels. En dehors de l'e-mailing envoyé à une liste de contacts, c'est un outil puissant pour débuter ou entretenir une relation commerciale.

Néanmoins, relancer un prospect, un client, un fournisseur ou un collaborateur demande de mettre les formes. En effet, la structure d'un e-mail de relance dépend directement de la situation rencontrée et de l'objectif commercial visé. Voici 26 exemples de formulation d'e-mails de relance.

Pourquoi envoyer un e-mail de relance ?

L'e-mail de relance constitue un élément clé dans la stratégie commerciale B2B. Cette pratique permet d'entretenir une relation durable avec les prospects tout au long du cycle de vente. La persévérance dans les échanges démontre le professionnalisme et l'engagement envers les besoins du prospect.

Un e-mail de relance bien rédigé maintient le dialogue ouvert et aide à faire avancer les négociations commerciales. Il offre l'opportunité de réaffirmer la valeur ajoutée de la solution proposée tout en montrant une réelle volonté d'accompagnement.

La relance par e-mail permet également de rester présent dans l'esprit du prospect sans être intrusif. Cette approche respectueuse laisse le temps nécessaire à la réflexion tout en manifestant une disponibilité constante. Dans un contexte B2B où les cycles de décision sont souvent longs, maintenir ce contact régulier s'avère crucial.

L'e-mail de relance aide aussi à qualifier davantage les prospects. Les réponses obtenues, ou l'absence de réponse, permettent d'affiner la compréhension des besoins et des freins éventuels. Ces informations précieuses orientent la suite des échanges et optimisent le processus commercial.

Comment l'automatisation intelligente révolutionne-t-elle les e-mails de relance ?

L'évolution des technologies transforme profondément la manière dont les entreprises gèrent leurs communications commerciales. L'automatisation intelligente des e-mails de relance représente aujourd'hui un levier stratégique pour optimiser le processus de vente et maximiser les taux de conversion. Cette approche innovante permet de combiner l'efficacité des systèmes automatisés avec la pertinence d'une communication personnalisée.

Transformation du paysage commercial

L'automatisation intelligente redéfinit les standards de la communication commerciale en intégrant des capacités avancées d'analyse et de personnalisation. Cette évolution technologique permet aux équipes commerciales de se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée tout en maintenant un contact régulier et pertinent avec leurs prospects.

L'hyper-personnalisation basée sur l'intelligence artificielle constitue l'un des principaux atouts de cette révolution. Les systèmes d'automatisation modernes analysent les données comportementales, les préférences et l'historique des interactions pour adapter automatiquement le contenu des e-mails de relance. Cette personnalisation dynamique va bien au-delà de la simple insertion du prénom du destinataire. Elle permet d'ajuster le ton, les arguments et même les éléments visuels en fonction du profil spécifique de chaque prospect.

L'approche multicanal intégrée représente un autre aspect fondamental de cette transformation. Les plateformes d'automatisation modernes orchestrent désormais des séquences de communication cohérentes à travers différents canaux : e-mail, LinkedIn, SMS, appels téléphoniques ou messages via les réseaux sociaux professionnels. Cette intégration assure une présence constante et cohérente auprès des prospects, quel que soit leur canal de prédilection. Les mails de relance s'inscrivent ainsi dans une stratégie globale, où chaque point de contact renforce le message précédent.

Délivrabilité et conformité renforcée

La performance des e-mails de relance dépend directement de leur capacité à atteindre effectivement la boîte de réception des destinataires. Les solutions d'automatisation intelligente intègrent désormais des mécanismes sophistiqués pour optimiser la délivrabilité tout en garantissant le respect des normes réglementaires.

La surveillance en temps réel de la réputation de l'expéditeur constitue un élément essentiel de cette approche. Les plateformes avancées analysent continuellement les indicateurs de performance (taux d'ouverture, taux de rebond, plaintes pour spam) et alertent en cas de dégradation potentielle de la réputation. Cette vigilance constante permet d'ajuster rapidement les pratiques d'envoi pour maintenir des taux de délivrabilité optimaux.

Les techniques d'authentification avancée renforcent également la légitimité des communications. L'implémentation systématique des protocoles SPF, DKIM et DMARC garantit l'authenticité de l'expéditeur et réduit considérablement les risques de filtrage par les systèmes anti-spam. Ces standards techniques, bien qu'invisibles pour l'utilisateur final, jouent un rôle déterminant dans l'efficacité des campagnes de relance par e-mail.

La conformité au RGPD et aux autres réglementations internationales sur la protection des données personnelles s'impose comme une priorité absolue. Les plateformes d'automatisation modernes intègrent des fonctionnalités dédiées à la gestion des consentements, à la traçabilité des préférences et à la documentation des bases légales de traitement. Cette rigueur en matière de conformité protège non seulement contre les risques juridiques, mais renforce également la confiance des destinataires, élément fondamental pour établir une relation commerciale durable.

26 modèles d'e-mails de relance pour chaque situation professionnelle

Un prospect ne donne pas de réponse au dernier mail qui lui a été envoyé (3 variantes)

Un mail de prospection laissé sans réponse peut s'expliquer de plusieurs façons : le contact visé n'était pas le plus à même de répondre à la sollicitation ou bien le mail est arrivé dans le dossier « Indésirables » du prospect.

Dans tous les cas, il vaut mieux chercher à augmenter la pertinence du prochain mail plutôt que de s'interroger sur les raisons de ce silence. Ainsi, il faut prendre en considération toutes les possibilités. Il est possible que le prospect n'ait pas souvenir de l'entreprise ou de l'offre. Il est donc important d'intégrer un rappel au second mail de relance. Autre possibilité : le premier mail a été mal adressé. Dans ce cas, il convient de repréciser à qui il s'adresse, même si le nom de la personne n'est pas connu.

L'interlocuteur n'est plus le même (2 variantes)

Le changement d'interlocuteur constitue un moment délicat dans la relation commerciale. Cette transition nécessite une approche particulière pour maintenir la continuité des échanges et préserver la confiance établie. Le nouveau contact doit démontrer sa maîtrise du dossier tout en apportant une valeur ajoutée aux discussions précédentes.

La reprise de contact doit être rapide pour éviter toute perte d'élan dans le processus commercial. L'e-mail de relance doit rassurer le prospect sur la transmission des informations et la continuité du suivi. Un récapitulatif des points abordés précédemment permet de démontrer le professionnalisme et l'engagement envers le projet.

Un prospect intéressé a demandé qu'on revienne vers lui ultérieurement

Il est très courant qu'un prospect demande de revenir vers lui plus tard, en particulier en B2B ou dans le cas d'une décision d'achat longue. Parfois, plusieurs mois se sont écoulés entre le premier contact et le mail de relance. Le défi d'une relance de ce type est de jouer sur le souvenir positif du prospect, qui a peut-être oublié ce premier contact. Il est donc essentiel de lui en rappeler l'objet.

Ensuite, il faut se montrer ouvert à recevoir des questions. En effet, l'avis du prospect sur le produit ou le service proposé a nécessairement évolué. Pour finir, le mail de relance doit ouvrir sur une possibilité de rencontre en personne afin de présenter la solution plus en détail.

Après une rencontre lors d'un événement professionnel

Les salons et autres événements professionnels constituent une opportunité de prendre contact avec une clientèle potentielle. Si l'entrevue a laissé un souvenir positif, il peut être judicieux d'envoyer un mail de relance pour concrétiser la proposition commerciale évoquée. Pour cela, il est conseillé de ne pas laisser trop de temps s'écouler.

Néanmoins, contextualiser la proposition reste essentiel. Cela passe par un rappel du nom de l'événement et du cadre dans lequel a eu lieu la discussion (sur un stand, à la sortie, lors d'un séminaire, etc.) et, bien entendu, du sujet abordé.

À la suite d'un rendez-vous

Après un rendez-vous avec le prospect, il est possible que certains points spécifiques n'aient pas été abordés. Les deux parties peuvent ressentir un sentiment de confusion. Par conséquent, relancer un prospect après un rendez-vous permet de lui montrer que ses problématiques ont été entendues et comprises. Il est donc important de les faire figurer dans le mail. La relance est aussi l'occasion de rappeler les caractéristiques du produit ou du service vendu.

Après une demande de documentation (2 variantes)

La documentation technique représente souvent une étape clé dans le processus de décision d'achat B2B. L'envoi de documents détaillés permet au prospect d'évaluer précisément l'adéquation de la solution avec ses besoins. Cependant, ces documents peuvent être complexes ou nécessiter des éclaircissements.

L'e-mail de relance après l'envoi de documentation doit donc être à la fois courtois et proactif. Il s'agit de s'assurer que le prospect a bien reçu et consulté les documents, tout en proposant un accompagnement personnalisé pour faciliter sa compréhension. Cette étape peut naturellement déboucher sur une démonstration plus concrète de la solution.

Après une période d'inactivité (2 variantes)

La reprise de contact après une période d'inactivité constitue un moment délicat du processus commercial. Cette situation survient fréquemment en B2B, où les cycles de décision peuvent s'étendre sur plusieurs mois. Les raisons de cette inactivité sont multiples : contraintes budgétaires, réorganisation interne, changement de priorités ou encore attente d'un moment plus propice.

L'e-mail de relance doit alors adopter une approche diplomatique, reconnaissant le temps écoulé tout en démontrant une compréhension du contexte professionnel. Il est essentiel de rappeler les échanges précédents tout en ouvrant la discussion sur les évolutions possibles du projet ou des besoins. Cette approche permet de réactiver le dialogue de manière naturelle et pertinente.

À la suite d'une objection (2 variantes)

Les objections font partie intégrante du processus commercial B2B et représentent souvent une opportunité de dialogue constructif. Qu'elles soient d'ordre budgétaire ou technique, ces objections témoignent d'un intérêt réel pour la solution proposée, tout en révélant les points de blocage à lever.

La réponse aux objections nécessite une approche méthodique et rassurante. L'e-mail de relance doit démontrer une écoute attentive des préoccupations exprimées et proposer des solutions concrètes et adaptées. Il est crucial de transformer ces obstacles apparents en opportunités de démontrer la flexibilité et l'expertise de l'entreprise, tout en maintenant une posture de conseil et d'accompagnement.

Après une démonstration ou un essai (2 variantes)

La phase de démonstration ou d'essai représente une étape cruciale dans le processus de vente B2B. C'est le moment où le prospect peut concrètement évaluer la solution et sa pertinence par rapport à ses besoins. Cette période est particulièrement sensible car elle permet de transformer l'intérêt théorique en conviction pratique.

L'e-mail de relance après une démonstration doit capitaliser sur l'expérience directe du prospect avec la solution. Il est essentiel de solliciter un retour d'expérience précis tout en maintenant l'élan créé par la démonstration. Cette phase permet également d'identifier d'éventuels points de blocage ou des besoins d'approfondissement, ouvrant ainsi la voie à des échanges plus ciblés et constructifs.

Après un devis (2 variantes)

L'envoi d'un devis marque une étape décisive dans le processus commercial B2B. Cette phase nécessite un suivi particulièrement attentif car elle représente souvent le moment où les décideurs examinent concrètement l'investissement proposé. Le timing et la manière de relancer sont cruciaux pour maintenir l'intérêt sans exercer de pression excessive.

La relance après un devis doit équilibrer plusieurs aspects : laisser le temps nécessaire à l'étude de la proposition, tout en maintenant une présence active et constructive. Il est important de montrer une ouverture aux ajustements potentiels et une volonté d'accompagnement dans la prise de décision. Cette approche permet également d'anticiper les éventuelles objections et de proposer des solutions adaptées avant la fin de validité du devis.

Après un changement de situation (2 variantes)

Les évolutions du marché, des offres ou des besoins constituent des opportunités légitimes de reprendre contact avec un prospect. Cette approche est particulièrement pertinente en B2B, où les entreprises sont constamment à la recherche de solutions pour s'adapter aux changements de leur environnement professionnel.

L'e-mail de relance dans ce contexte doit mettre en avant la valeur ajoutée des nouveautés ou des évolutions, tout en établissant un lien clair avec les besoins précédemment identifiés du prospect. Cette démarche proactive démontre une veille attentive des enjeux du secteur et un réel souci d'accompagnement dans la durée. Il est essentiel de présenter ces changements comme des opportunités concrètes d'amélioration ou d'optimisation pour l'entreprise ciblée.

Une relance basée sur l'engagement digital (2 variantes)

L'analyse des interactions numériques offre des opportunités précieuses pour des relances contextualisées et pertinentes. Ce type de mail de relance s'appuie sur les actions spécifiques du prospect avec le contenu digital de l'entreprise, créant ainsi une continuité naturelle dans la relation commerciale.

Une relance trigger comportemental (2 variantes)

Les déclencheurs comportementaux permettent d'automatiser des communications parfaitement synchronisées avec le parcours d'achat du prospect. Ces mails de relance, activés par des actions spécifiques, interviennent au moment précis où l'intérêt du prospect est à son maximum.

Une relance partenariat/écosystème (2 variantes)

L'approche indirecte via un réseau commun renforce considérablement la crédibilité et l'impact du message. Ce type de mail de relance capitalise sur la confiance préexistante entre le prospect et un tiers, facilitant ainsi l'ouverture au dialogue.

Quelques bonnes pratiques pour rédiger un e-mail de relance

L'e-mail est un canal puissant dont il est important de maîtriser les subtilités. Ainsi, quelques bonnes pratiques sont à connaître pour optimiser la rédaction d'un e-mail commercial.

Créer l'envie de lire le mail

Pour donner envie à un prospect d'ouvrir un mail alors qu'il en reçoit parfois jusqu'à plusieurs centaines par jour, une seule solution : soigner l'objet. En e-mailing, l'objet est un élément très important. Il doit rester court afin de ne pas être coupé par les messageries, tout en contenant les informations importantes. Enfin, quelques mots sont à proscrire pour éviter de faire basculer l'e-mail dans le dossier « Indésirables » du prospect (« urgent », « promotion », « gratuit », etc.).

Adapter le ton à l'interlocuteur

Suivant le secteur d'activité dans lequel exerce le prospect, le ton peut être plus ou moins familier. Adopter un ton adapté à la fonction de l'interlocuteur et au type d'entreprise renforce le sentiment de confiance, essentiel lors d'une relance commerciale.

Quoi qu'il en soit, même si le tutoiement est accepté, il convient de rester professionnel en ne faisant pas abstraction des formules de politesse habituelles.

Jouer la carte de la concision

Tout comme dans l'objet du mail, le contenu doit rester concis. En effet, le but est généralement d'obtenir une entrevue plus longue avec le prospect. Il faut donc veiller à ne pas tout lui révéler. Plus généralement, être concis garantit une meilleure chance de succès au mail de relance. En effet, l'interlocuteur est probablement occupé et doit trier un grand nombre de propositions reçues par mail.

Utiliser l'intelligence artificielle

Pour accélérer la génération d'e-mails pertinents pour ses prospects et clients, il est désormais possible d'utiliser des outils d'IA tels que le générateur d'e-mails IA gratuit de HubSpot. Celui-ci permet de générer des mails en quelques instants pour répondre à différents objectifs, d'adapter le ton et de reformuler le texte selon la situation.

Intégrer un call-to-action

En marketing, le call-to-action est représenté par un élément visuel qui donne envie au lead d'aller plus loin, en téléchargeant un document ou en passant commande sur Internet, par exemple. Dans le cadre d'une relation commerciale, inviter un prospect à passer à l'action est un facteur de réussite. C'est la raison pour laquelle tous les modèles présentés ci-dessus intègrent une proposition de nouvelle prise de contact.

Automatiser l'envoi d'e-mails

Outre ces quelques mails de relance types, il existe une multitude de possibilités pour relancer un prospect. Ainsi, l'automatisation des e-mails de relance amène à des résultats plus probants, grâce à la personnalisation, tout en représentant un gain de temps pour l'entreprise qui démarche.

Des outils de marketing automation existent, permettant de passer au pilotage automatique des leads et d'observer une croissance plus constante du nombre de prospects qualifiés. Le CRM gratuit de HubSpot intègre ces fonctionnalités pour une gestion optimisée des relances.

FAQ sur les e-mails de relance

Pour aller plus loin, découvrez comment rédiger des e-mails réussis et percutants avec les modèles gratuits d'e-mails de prospection, ou découvrez le logiciel gratuit de suivi des e-mails commerciaux de HubSpot.