Comment faire un diagramme d'Ishikawa ? [+ modèles et exemples]

Créé par l'ingénieur japonais Kaoru Ishikawa, le diagramme d'Ishikawa est un outil d'aide à la décision utilisé afin de déterminer, parmi différentes origines d'un problème, quelles sont les causes principales de celui-ci. Utilisant les composantes de la méthode des 5 M, ce diagramme des causes et effets permet de les hiérarchiser et d'avoir une vision d'ensemble propice à la résolution de problématiques.

Pourquoi réaliser un diagramme d'Ishikawa ?

• Obtenir une vision globale
• Anticiper et prévenir les problèmes
• Optimiser les séances de brainstorming

Obtenir une vision globale

Lorsqu'un problème se pose dans l'entreprise, le diagramme d'Ishikawa permet d'avoir une vision d'ensemble de la situation. Ainsi, il est plus aisé de déterminer les actions à prioriser et de prendre des décisions.

Anticiper et prévenir les problèmes

Le diagramme d'Ishikawa s'avère particulièrement utile pour anticiper les causes des problèmes majeurs auxquels l'entreprise pourrait être confrontée. En identifiant ces causes de manière proactive, l'objectif est d'améliorer les processus existants afin de prévenir ces problèmes ou d'optimiser les actions, contribuant ainsi à une gestion plus efficace des risques.

Optimiser les séances de brainstorming

Le diagramme d'Ishikawa trouve sa pertinence lors de séances de brainstorming. Il offre un cadre structuré pour identifier de manière systématique les causes potentielles des problèmes. En encourageant la créativité et la collaboration, cet outil favorise l'émergence d'idées innovantes pour résoudre les défis rencontrés par l'entreprise.

Quels sont les 5 M du diagramme d'Ishikawa ?

• Matière
• Milieu
• Méthode
• Matériel
• Main-d'œuvre

1 - Matière

Cet élément englobe les matières premières, les consommables et tout élément physique utilisé dans le processus de fabrication d'un produit. Les problèmes liés à la matière peuvent inclure une qualité insuffisante, des défauts de fabrication ou des problèmes d'approvisionnement.

2 - Milieu

Le milieu correspond à tous les éléments extérieurs à l'entreprise. Il inclut les impacts environnementaux tels que des variations de température ou d'humidité, mais aussi des facteurs tels que la concurrence ou les réglementations gouvernementales.

3 - Méthode

La méthode fait référence aux procédures et aux méthodologies utilisées pour effectuer une tâche. Les problèmes dans cette catégorie peuvent découler de méthodes inefficaces, de processus mal définis ou de lacunes dans la documentation des procédures.

4 - Matériel

Ce critère inclut tous les équipements, machines, outils et technologies utilisés dans le processus de production. Les problèmes de matériel peuvent résulter de pannes, de maintenance insuffisante, ou de l'obsolescence des équipements.

5 - Main-d'œuvre

Cet élément englobe les compétences, la formation, l'expertise et les ressources humaines nécessaires pour accomplir une tâche. Les problèmes à ce stade peuvent découler d'un manque de qualifications ou de connaissances ou encore de conflits au sein des équipes.

Comment faire un diagramme d'Ishikawa ?

Qualifier le problème à résoudre

Tout d'abord, il est nécessaire de déterminer quel est le problème à résoudre. Celui-ci constitue l'axe principal du diagramme. Il est à formuler de manière factuelle. Par exemple : « Diminution de CA de 5 % », ou « Ruptures des stocks fréquentes sur un produit X ».

Lister les causes possibles

Une fois que le problème est clairement formulé, il devient l'axe principal du diagramme, puis requiert le dressage d'un inventaire de toutes les causes possibles de celui-ci. Utiliser la méthode des 5 « Pourquoi ? » peut être intéressant.

Selon cette méthode, il faut se poser à cinq reprises une question pour être sûr d'identifier toutes les réponses possibles. Par exemple, la question : « Pourquoi notre CA a-t-il baissé de 5 % ? », répétée à cinq reprises doit apporter cinq réponses qui correspondent aux différentes causes à l'origine du problème posé.

Hiérarchiser les causes avec la méthode des 5 M

Lorsque ces causes sont déterminées, il faut les classer par catégorie grâce à la méthode des 5 M :

• Matière : noter si des composants du produit, des matériaux ou des emballages touchent à ce problème.
• Milieu : évaluer si le lieu de travail, les conditions de travail ou la concurrence jouent un rôle dans ce problème.
• Méthode : voir quelles techniques et quelles méthodes de travail ou procédures peuvent avoir un impact sur le sujet.
• Matériel : déterminer les outils, les machines ou les postes de travail qui peuvent avoir une importance dans la gestion de ces difficultés.
• Main-d'œuvre : identifier les ouvriers, les collaborateurs ou les services qui sont concernés par le problème posé.

Identifier les causes principales

Pour construire le diagramme d'Ishikawa, il faut tracer un axe horizontal qui représente la problématique, puis ajouter des branches qui partent de cette ligne. Elles correspondent aux 5 M prédéfinis de façon à les hiérarchiser.

Les différentes causes sont ensuite ajoutées sur les branches correspondantes. Ensuite, déterminer quel poids chacune de ces causes a eu sur le problème permet de comprendre laquelle a été la plus handicapante.

Faire un plan d'action

Au terme de l'analyse du diagramme, il est nécessaire d'élaborer le plan d'action qui va permettre de faire disparaître les dysfonctionnements, d'agir sur le problème et de le résoudre.

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Que faire après avoir fini le diagramme d'Ishikawa ?

Mettre en œuvre le plan d'action

Il s'agit là de mettre en œuvre les actions correctives selon le plan établi en s'assurant que chaque étape soit bien définie, avec des responsables assignés et des échéances précises.

Établir une évaluation continue

Il est essentiel de surveiller attentivement les progrès réalisés suite à la mise en œuvre du plan d'action. Pour cela, il faut mettre en place des points de contrôle réguliers et ajuster le plan en fonction des résultats obtenus, en gardant à l'esprit l'objectif de résolution du problème initial.

Mesurer l'impact des actions mises en place

L'entreprise doit évaluer l'impact des actions sur le problème identifié en mesurant les changements dans les processus, les performances et les résultats. Cela permet de déterminer si les ajustements ont eu les résultats escomptés.

Communiquer avec l'équipe

Il est crucial de maintenir une communication ouverte avec les membres de l'équipe et toutes les parties prenantes afin de partager les progrès réalisés, discuter des défis rencontrés et recueillir leurs feedbacks. Cette transparence favorise l'engagement de l'équipe et permet d'ajuster les actions en fonction des retours d'expérience.

Le conseil de HubSpot

Intégrez la flexibilité dans votre plan d'action. Les situations peuvent évoluer, et il est essentiel d'être prêt à ajuster vos stratégies en fonction des changements dans l'environnement organisationnel. Restez ouvert aux suggestions de vos équipes et soyez prêt à revisiter le plan d'action en cas de besoin. La flexibilité favorise l'adaptabilité, un élément clé dans la résolution efficace des problèmes.

Comment utiliser le diagramme d'Ishikawa en gestion de projet ?

Le diagramme d'Ishikawa aide à déceler et comprendre les origines de problèmes rencontrés à toutes les étapes d'un projet : l'avant-projet, l'initialisation, la planification, la réalisation, le contrôle et la clôture. Voici quelques conseils pratiques pour utiliser efficacement cet outil en gestion de projet :

• Choisir un outil de gestion de projet ou un modèle adapté pour la création du diagramme.
• Définir avec précision le problème.
• Identifier les catégories de causes possibles du problème.
• Déterminer toutes les causes envisageables et profondes des risques pour chaque phase du projet.
• Classer les causes dans les catégories prédéfinies.
• Hiérarchiser les causes du problème et identifier la principale.
• Spécifier des actions correctives et les mettre en œuvre.
• Mesurer l'efficacité des solutions apportées.
• Réitérer pour toutes les causes.

4 exemples de diagramme d'Ishikawa

Diagramme d'Ishikawa pour un service client

Voici un exemple de diagramme d'Ishikawa pour un service client. Le problème qui se pose est : « Les clients se plaignent que certaines de leurs demandes ne sont pas toutes traitées. »

Les causes possibles au problème du service sont :

• Matière : les procédures de réponses standardisées ne correspondent pas toujours aux demandes des clients.
• Milieu : deux employés sont en arrêt maladie.
• Méthode : les demandes arrivent par mail, par chat en ligne et par téléphone, cela fait beaucoup de supports clients.
• Matériel : plusieurs ordinateurs fonctionnent au ralenti.
• Main-d'œuvre : les employés du service client reçoivent trop de demandes.

Le diagramme d'Ishikawa peut également évoluer en fonction des besoins de l'entreprise en rapport avec la problématique soulevée :

Diagramme d'Ishikawa pour la vente

Il s'agit d'un autre exemple de diagramme d'Ishikawa adapté à la vente. Le problème posé est : « Le chiffre d'affaires de l'entreprise est en baisse ».

Les causes de cette baisse de CA peuvent être :

• Matière : la qualité des produits est en baisse.
• Milieu : un nouveau concurrent s'impose sur le même marché que l'entreprise.
• Méthode : l'entreprise manque de procédures, ce qui fait perdre du temps aux équipes et réduit la capacité de production.
• Matériel : le matériel de production est défectueux.
• Main-d'œuvre : l'effectif est réduit et le personnel est démotivé en raison d'une plus grande charge de travail.

La version la plus simple du diagramme permet de choisir librement les catégories selon les circonstances et les réponses aux questions « pourquoi ? ».

Diagramme d'Ishikawa pour les ressources humaines

Cet exemple de diagramme d'Ishikawa est employé par les ressources humaines. Ici, le problème est un fort taux d'absentéisme dans l'entreprise.

Les causes potentielles de cet absentéisme sont les suivantes :

• Matière : le choix de matériaux de faible qualité a un impact sur la santé des salariés.
• Milieu : l'entreprise se trouve dans un secteur en perte de vitesse et très concurrentiel.
• Méthode : les problèmes découlent d'un manque d'autonomie et d'implication des salariés dû à une organisation très hiérarchique.
• Matériel : le matériel est vétuste, ce qui rend les conditions de travail difficiles et favorise les accidents de travail.
• Main-d'œuvre : la main-d'œuvre est peu qualifiée et trouve peu de sens dans son travail, il n'existe ni formation ni projet professionnel pour les motiver.

Diagramme d'Ishikawa pour l'industrie

Le diagramme d'Ishikawa est également utilisé dans l'industrie. Dans cet exemple, le problème est « Réduire les défauts de production » et les 5 M varient légèrement.

Les causes possibles de ce problème de production sont :

• Matériel : les produits comportent des défauts de fabrication causés par les matières premières ou les composants. De plus, des problèmes d'emballages accentuent la situation.
• Milieu : les conditions de travail (éclairage, ventilation, température, bruit, sécurité, etc.) sont pénibles.
• Méthode : la documentation, les techniques, les procédures de production, la coordination des équipes ont besoin d'être repensées.
• Machines : les machines sont défectueuses, mal utilisées ou mal réglées et la maintenance est inappropriée.
• Main-d'œuvre : des dysfonctionnements humains surviennent pour diverses raisons (manque de compétences techniques, absence de formation, mauvaise communication, fatigue ou stress, distractions, etc.).

Pour aller plus loin, téléchargez et créez vos propres diagrammes pour optimiser les performances de votre entreprise.