En contrôle de gestion, la mise en place de processus d'amélioration est nécessaire au sein d'une entreprise. Pour cela, il existe l'audit interne, une activité indispensable. Il s'inscrit dans une démarche de progrès de l'entreprise et permet d'accompagner l'entité à atteindre ses objectifs. Selon les besoins et les ressources, il peut être porté sur certains services ou sur l'ensemble des services de l'organisation. Voici un guide pour mieux comprendre les enjeux d'un audit interne et les étapes pour le mettre en place.
Qu'est-ce qu'un audit interne ?
L'audit interne, également appelé « audit de première partie », est un processus consistant à apporter à une entité l'assurance de la maîtrise de ses opérations et des conseils pour les optimiser.
L'audit interne peut se réaliser au sein de toutes les entreprises, publiques ou privées, quelle que soit leur taille. Il est conduit par des professionnels, les « auditeurs internes », et répond à des normes internationales. s'inscrit dans une démarche d'amélioration globale de la qualité. Il s'opère de façon méthodique et indépendante tout en étant rattaché au comité d'audit et à la direction générale de l'entreprise.
Quels sont les objectifs de l'audit interne ?
L'audit interne vise à vérifier, contrôler et évaluer afin de fournir les axes d'amélioration des processus de l'entreprise. Selon les besoins et les ressources de l'entité, il peut être conduit en une seule ou plusieurs fois. Il permet d'auditer les différentes pratiques dans tous les services de l'entreprise, ceux du siège, comme des filiales.
Optimisation de la gouvernance
Réaliser un audit interne permet d'aider une organisation ou une entreprise à atteindre les objectifs fixés en évaluant l'efficacité des moyens mis en œuvre. Il vise donc à améliorer les performances de l'entreprise en mesurant les processus de management des risques, de surveillance et de gouvernance. L'audit interne a pour but d'aider les équipes des services généraux dans l'exécution efficiente de leurs responsabilités. Il vérifie également que la réalité de terrain correspond à l'image externe que souhaite donner l'entreprise, afin d'organiser les services selon les principes affichés par la marque.
Amélioration des procédures de contrôle
L'auditeur interne exerce une fonction de contrôle des modes de fonctionnement et d'organisation d'une société. Il s'agit d'une vérification des procédures de contrôles internes existants dans l'entreprise. Par cette analyse des process, il met en évidence les possibles dysfonctionnements des activités de supervision, de surveillance et de vérification dans l'organisation intrinsèque de la société.
Perfectionnement du management des risques
La mission de l'auditeur interne est de s'assurer que les risques encourus sont correctement gérés et anticipés. Il s'attache à savoir si les procédures sont correctement établies par la hiérarchie, connues et respectées par les collaborateurs. Il permet d'anticiper les éventuels futurs problèmes et leurs conséquences. L'audit interne permet ainsi de protéger l'entreprise et d'augmenter sa performance opérationnelle.
Comment faire un audit interne ?
Définir l'objectif de l'audit interne
L'audit interne permet d'évaluer l'efficacité des moyens mis en œuvre pour atteindre le référentiel normatif. À la fin de celui-ci, l'entreprise possédera une vision précise des améliorations à apporter et des points forts sur lesquels capitaliser.
La première étape consiste donc à déterminer un objectif. De manière générale, l'audit interne s'appuie sur quatre objectifs principaux : vérifier la conformité à un référentiel et détecter les non-conformités ; analyser l'efficacité du système ; identifier les points d'amélioration ; capitaliser sur les points forts.
Choisir les auditeurs
La réussite d'un audit dépend du choix de son auditeur.
Dans un audit interne, l'auditeur fait partie intégrante de l'effectif de l'entreprise. Il doit être objectif, indépendant et posséder une vision globale de la société et de ses métiers.
De plus, l'auditeur doit maîtriser les procédures et les méthodes relatives à l'audit. Il s'agit aussi de lui fournir toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation de l'audit interne. À savoir, lui fournir les normes du système de management, les cahiers des charges des produits et les processus de l'entreprise.
Il est également essentiel que l'auditeur fasse preuve de certaines qualités, telles que l'impartialité, la conscience professionnelle, la confidentialité et l'indépendance.
Il doit aussi faire preuve d'ouverture d'esprit et de neutralité. En effet, il ne doit pas être négatif, critique ou engager des discussions à caractère litigieux ou personnel.
Préparer l'audit
Cette étape est essentielle, car elle détermine l'approche générale pour réussir la mission de manière efficace.
Il s'agit, en premier lieu, de définir les services et les activités à auditer, mais aussi de déterminer la fréquence et la durée des entretiens.
C'est aussi pendant cette phase qu'il est nécessaire de prévenir les personnes qui seront auditées. D'ailleurs, pendant cet entretien, il est important de créer une relation positive en dédramatisant l'enjeu de l'audit et en instaurant un climat de confiance qui insuffle à l'audité de collaborer.
Pendant la préparation de l'audit interne, l'auditeur prend connaissance des documents qui lui ont été remis, afin de mieux comprendre et d'analyser le fonctionnement global de l'entreprise. Il peut s'agir des référentiels normatifs, des rapports de l'audit précédent et des manuels qualité.
Réaliser l'audit interne
Il est désormais temps de réaliser l'audit. Pour commencer, il est conseillé d'organiser une réunion d'ouverture afin de présenter le plan d'audit, de rappeler les objectifs et de présenter les auditeurs.
Ensuite, il convient d'effectuer les entretiens individuels. Pour cela, le questionnaire utilisé doit couvrir tous les sujets d'étude. La méthode du QQOQCP peut être utile afin de valider les informations sur l'ensemble des dimensions du problème. Il est aussi essentiel pour l'auditeur de se rendre sur le lieu de travail de l'audité pour l'observer dans son environnement.
Pendant la réunion de clôture, les résultats de l'audit sont présentés en identifiant les différents points : les non-conformités majeures, les points sensibles, la proposition de progrès, les points forts sur lesquels capitaliser.
Il ne faut pas perdre de vue que l'objectif de l'audit est d'évaluer tout en allant vers une démarche d'amélioration continue. Il est donc important de terminer sur une touche positive afin de motiver l'audité à vouloir s'améliorer.
Mettre en place les actions correctives
Une fois les points faibles et les éléments non conformes identifiés, l'auditeur doit lister les actions recommandées pour les optimiser.
Suivant l'accord de la direction, il établira un plan d'action comportant les différentes tâches à effectuer, les moyens humains et financiers à allouer, ainsi que le délai de mise en œuvre.
Il faut cependant faire attention à ne pas brûler les étapes dans la mise en place des actions et laisser un temps d'adaptation aux différents intervenants.
Suivre l'efficacité des actions engagées
C'est à l'audité que revient la mission de mettre en place les diverses actions correctives. Celles-ci seront vérifiées, soit par un audit supplémentaire, soit à travers différents indicateurs tels que les retours client, les retours internes, les mises en situation ou encore les indicateurs associés à l'action.
Un rapport de suivi peut aussi être rédigé et délivré aux intervenants.
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Quels sont les rôles de l'auditeur interne ?
Lors d'un audit interne, l'équipe d'auditeurs exerce différents rôles dans le but d'aider à l'amélioration de l'organisation interne de l'entreprise.
Les travaux d'enquête et de vérification
Tout audit interne débute par une phase de recherche d'information. L'auditeur commence par collecter tous les documents nécessaires à l'étude de l'activité auditée. L'organigramme et les descriptifs de poste, les statistiques d'activité ou les études et audits précédents sont autant d'écrits sur lesquels va se baser sa première analyse. L'auditeur va ensuite débuter son activité par la lecture et la vérification de ces sources. Il fera, par la suite, une analyse séquentielle de toutes les opérations et des procédures à auditer. Cette première partie se terminera par l'élaboration d'un programme de travail de l'audit permettant la réalisation de sa partie pratique sur le terrain.
La réalisation de l'audit de l'entité
L'auditeur est présent dans la structure pour identifier les risques encourus par les collaborateurs et analyser le management de ceux-ci. Il commence donc par la définition et le descriptif de tous les postes existants au sein de l'activité. Il doit alors répondre aux questions : qui, quoi, où et comment. Pour que la prévention des risques et leur contrôle soient exécutoires, il est nécessaire que l'information circule bien au sein de l'entité. L'auditeur va donc élaborer un diagramme pour vérifier la pertinence et l'efficacité de cette circulation.
Pour collecter les informations de terrain nécessaires, l'audit interne se fonde sur les entretiens des collaborateurs et de leur hiérarchie. Ces auditions sont les fondements de la procédure d'audit. Pour être efficaces, ils doivent être menés sans a priori et avec objectivité. L'auditeur interne doit également s'adapter à son public pour que celui-ci n'éprouve pas de réticences à lui parler. Après les entretiens et la collecte de toutes les informations utiles, l'auditeur élaborera les questionnaires de contrôles internes qui permettront la vérification ultérieure des process mis en place.
L'auditeur interne doit agir avec adaptabilité et souplesse pour pouvoir réaliser son audit en harmonie avec les circonstances et les impératifs du terrain.
Le rapport d'audit : écriture et contenu
Le rapport d'audit génèrera un fort impact sur l'entreprise. C'est une sorte de guide pour mener des actions futures. L'auditeur a une obligation de moyen et non de résultat : il conseille, mais ne met pas en application. Son rapport doit donc être lisible, utile et efficace. Il est rédigé de façon claire, objective, factuelle et impartiale, dans un langage permettant aux cadres de le comprendre et d'agir en toute connaissance de causes.
Les intérêts du rapport résident notamment dans la signalisation des process ou domaines à améliorer et la révélation de nouveaux risques. Mais, il définit également les procédures de vérifications internes en se basant sur les points forts et réussites de l'entreprise. Il contient diverses informations dont :
- la présentation de la terminologie utilisée ;
- la présentation de l'équipe d'auditeurs ;
- les documents évalués et personnes interrogées ;
- les faits observés ;
- les non-conformités majeures, les points sensibles, les points forts ;
- les recommandations émises.
Pour que ces recommandations puissent être bien comprises et acceptées par le plus grand nombre elles doivent être rédigées en respectant certains critères.
- Des recommandations positives : elles doivent se fonder sur les points forts de l'entreprise et démontrer comment ceux-ci peuvent servir de base aux améliorations à apporter.
- Des recommandations précises : tant sur les informations concernant les non-conformités observées que sur les améliorations à apporter.
- Des recommandations succinctes : éviter tout élément superflu qui pourrait parasiter la bonne compréhension des consignes proposées.
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