Les responsables d'équipe commerciale évitent parfois d'utiliser un CRM car ils manquent de temps. En réalité, un logiciel de ce type peut leur permettre d'éliminer les tâches superflues et de les rapprocher des membres de leur équipe et de leurs clients.

Téléchargez cet e-book pour accélérer la croissance de votre entreprise avec un  CRM

En enregistrant les données commerciales dans un CRM et en communiquant avec les contacts directement depuis l'interface, il devient très aisé de gérer une équipe efficace.

Nul besoin de faire une mise à jour manuelle de feuilles de calcul obsolètes ou de rechercher des informations dans une multitude d'e-mails. En outre, en centralisant toutes les données, il est possible de gagner réellement du temps.

Cet article offre des conseils pour découvrir les fonctionnalités d'un CRM qui permettent d'organiser et de présenter de manière efficace les données d'une équipe sur le montant des transactions, les prospects potentiels, ou les communications avec les clients. Les responsables commerciaux peuvent ainsi se concentrer davantage sur la gestion de leur équipe.

1 - Suivre les indicateurs de productivité

En partageant des rapports sur les indicateurs mesurés, les responsables sont capables de réellement motiver une équipe, mais également d'identifier ses points forts et ses faiblesses.

Néanmoins, les indicateurs clés d'activité ne sont pas toujours la priorité des responsables d'équipe. Selon une étude, ces indicateurs, qui sont pourtant les plus faciles à suivre, représentent seulement 17 % des indicateurs utilisés pour gérer les performances commerciales. S'ils ne les étudient pas, les responsables peuvent manquer d'informations sur le niveau de productivité des membres de leur équipe. Ils sont alors incapables d'identifier les plus performants et d'aider ceux qui n'atteignent pas les objectifs.

Un CRM facilite le suivi du travail quotidien de chacun car il permet d'automatiser l'établissement de rapports sur les activités enregistrées, comme les réunions, les appels et les e-mails. Les responsables d'équipe peuvent ainsi centraliser les données de leurs commerciaux, les suivre chaque jour et s'y référer durant les entretiens individuels. Ces analyses régulières de performance les aident à évaluer leur équipe et à déceler les possibilités d'amélioration.

2 - Suivre les indicateurs liés au chiffre d'affaires

La communication est un aspect essentiel pour la performance des responsables commerciaux, mais aussi pour la croissance professionnelle des représentants. Une communication régulière permet de prendre connaissance du planning quotidien de chaque commercial et de préserver l'état global d'un pipeline.

Pour initier des interactions permanentes avec une équipe, les responsables peuvent analyser les fiches d'informations des contacts, des entreprises et des transactions attribuées à chaque commercial dans le CRM, puis s'appuyer sur ces données pour discuter des performances de chacun et leur fournir l'accompagnement nécessaire.

Les CRM peuvent établir des rapports sur différents indicateurs, dont :

  • Les transactions conclues par propriétaire : en appliquant des filtres, les responsables d'équipes peuvent créer une vue pour chaque commercial, afficher les transactions fermées et leur montant, et leur envoyer. Ils savent ainsi à quel point chaque commercial contribue au chiffre d'affaires de l'entreprise et chacun peut suivre ses propres progrès.
  • Les contacts attribués à chaque commercial et la date de la dernière prise de contact : en créant une vue par commercial afin d'afficher le nombre de leads qui leur sont attribués et la date de la dernière prise de contact (e-mail envoyé, réunion planifiée ou appel passé), les responsables d'équipe peuvent savoir si les leads sont bien répartis et si chaque commercial communique de manière proactive.
  • Les transactions ouvertes et le montant estimé : les responsables d'équipe peuvent créer une vue pour chaque commercial afin de voir les transactions ouvertes et le revenu potentiel qui leur est associé. Ainsi, ils peuvent établir des priorités de façon efficace.
  • Les commerciaux les plus performants en fonction du revenu généré : ce type de vue permet de classer les commerciaux en fonction des prévisions de revenus. Ainsi, les membres d'une équipe peuvent être davantage motivés pour conclure ces transactions.

3 - Analyser les appels et les e-mails enregistrés

Il est impossible d'écouter chaque appel passé par un commercial ou de relire chaque e-mail envoyé. En revanche, les responsables d'équipe peuvent consulter les interactions enregistrées sur les fiches d'informations d'un contact dans le CRM. Ainsi, ils obtiennent des informations précieuses sur la progression des relations avec les clients.

Écouter les appels enregistrés offre plusieurs avantages, tout particulièrement en matière de développement des compétences et d'opportunités de formation.

Les responsables d'équipe peuvent ainsi déceler un ton considéré comme insistant, qui pourrait rebuter des prospects. Dans ce cas de figure, il leur est conseillé de mentionner cet appel au cours du prochain entretien individuel, de le réécouter avec le commercial concerné et d'offrir des conseils afin qu'il puisse offrir une impression plus agréable à ses interlocuteurs.

L'étude des fiches d'informations des contacts peut également permettre à des responsables de découvrir une série d'e-mails n'ayant pas généré de réponse. Le commercial concerné a travaillé dur pour éveiller l'intérêt de son prospect, mais n'a obtenu aucun résultat. Il s'agit d'une véritable perte de temps.

Dans ces circonstances, les responsables d'équipe peuvent envoyer le lien de la fiche d'informations au commercial concerné et discuter de la manière dont il est possible de distinguer les leads prometteurs des prospects non intéressés. Il est également possible de rédiger un e-mail de rupture efficace qui pourrait finalement susciter une réponse.

Il est plus simple d'utiliser un CRM pour analyser les appels et les e-mails que de demander aux commerciaux d'enregistrer leurs réunions ou d'envoyer des messages. Les échanges sont ainsi plus rapides et l'accompagnement plus efficace.

4 - Créer des rapports d'équipe

Le chiffre d'affaires augmente généralement avec l'utilisation d'un CRM. Les équipes commerciales ayant adopté un CRM permettent en général à une entreprise de multiplier par près de huit chaque euro dépensé.

Il est utile que les commerciaux connaissent la valeur monétaire de leur travail au niveau de leur équipe et au niveau de chaque transaction. Les rapports sur les transactions sont idéaux pour suivre le pipeline de chaque commercial et d'une équipe entière.

Ces rapports peuvent comprendre des informations comme la phase de chaque transaction dans un pipeline ou le nombre de transactions fermées au cours d'une période donnée. Lorsqu'ils sont accessibles depuis un tableau de bord partagé, l'équipe entière peut prendre connaissance de sa performance globale et les commerciaux peuvent comparer leurs propres résultats.

5 - Assigner automatiquement les leads

L'attribution des leads joue un rôle important dans la vente. Il est essentiel d'attribuer les prospects et les clients à différents membres d'une équipe, afin qu'ils bénéficient d'un nurturing pertinent et opportun et afin de bien répartir les transactions. Si un commercial se voit attribuer trop de leads, ceux-ci ne recevront pas un suivi de la même qualité et les autres membres de l'équipe auront moins d'opportunités de contribuer au chiffre d'affaires global de l'entreprise.

Les filtres d'un CRM permettent de répartir les prospects en fonction de critères précis. Si un commercial cible les établissements scolaires, il est possible d'appliquer un filtre par secteur d'activité. Si une entreprise veut segmenter ses contacts en fonction de la taille de leur organisation, elle peut filtrer ses données en fonction du nombre de salariés.

Les responsables d'équipe peuvent également attribuer les prospects en masse à différents commerciaux. Ainsi, les entreprises et les fiches d'informations des contacts associés seront toutes gérées et réparties équitablement.

6 - Attribuer des tâches

Les responsables commerciaux efficaces savent comment déléguer des tâches. En effet, s'ils s'en attribuent trop, ils sont moins disponibles pour les membres de leur équipe et ils ne leur donnent pas l'opportunité de développer leurs compétences commerciales, les rendant ainsi moins efficaces et moins autonomes sur le long terme.

Il est possible d'établir une liste de tâches à effectuer dans un CRM, éliminant ainsi le besoin de recourir à des documents externes. Ensuite, il suffit de se réserver des tâches ou de les attribuer à différents commerciaux. En configurant des rappels par e-mail dans le CRM afin d'effectuer un suivi automatique, les commerciaux restent concentrés sur leurs objectifs et la communication est renforcée au sein d'une équipe. Un système de tâches mieux organisé permet de consacrer plus de temps aux leads et à la conclusion de transactions.

En s'appuyant sur un CRM, il est possible de mieux structurer une équipe et d'obtenir davantage d'informations sur les activités quotidiennes des commerciaux. En automatisant le suivi des données, les responsables peuvent ainsi se concentrer sur le développement de leur équipe et sur la croissance de leur entreprise. Téléchargez ce guide pour découvrir comment accélérer la croissance de votre entreprise avec un CRM.

Télécharger l'e-book sur le CRM

Publication originale le 25 avril 2019, mise à jour le avril 25 2019

Sujet(s):

CRM