Comment faire un budget prévisionnel ?

Étape essentielle dans le développement de l'entreprise, le budget prévisionnel est un véritable outil de pilotage lorsqu'il est bien mené. Il permet au dirigeant d'évaluer sa trésorerie et d'anticiper le résultat de son entreprise à partir de ses recettes et de ses dépenses. 

Voici comment faire un budget prévisionnel pour gérer efficacement son entreprise.

Pourquoi faire un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est utilisé aussi bien par les entreprises déjà établies que par les startups naissantes ou les associations, par exemple. Il permet d'avoir une idée la plus fiable possible des dépenses nécessaires pour le bon fonctionnement de l'activité et des entrées d'argent à venir. Il établit ainsi les besoins en financement de l'entreprise et anticipe les risques potentiels avant qu'ils ne l'impactent véritablement.

En effet, le budget prévisionnel est le parfait reflet de la santé financière de l'entreprise. Il permet de vérifier la rentabilité et les performances d'un projet. Un budget prévisionnel réussi peut inspirer la confiance des banques ou des investisseurs et faciliter une demande de prêt ou une levée de fonds.

Lorsqu'il est suivi mensuellement, c'est un véritable outil d'aide à la décision. Il permet, par exemple, de suspendre ou de supprimer des investissements si le chiffre d'affaires n'est pas suffisant ou, à l'inverse, de procéder à de nouveaux investissements, l'objectif étant d'éviter les pénuries financières et les découverts bancaires.

En définitive, établir un budget prévisionnel aide à mieux gérer un projet et à se constituer une ligne directrice pour l'avenir.

Récolter les informations nécessaires

Si l'entreprise est déjà en activité ou si le budget prévisionnel concerne une reprise d'entreprise, de nombreuses informations peuvent être rassemblées comme :

• Les états financiers précédents.
• Les budgets prévisionnels des années passées.
• Les KPIs utilisés.

Ces informations permettent de mieux comprendre l'évolution de l'entreprise sur le plan financier et opérationnel. Elles servent de base pour concevoir le nouveau budget prévisionnel.

Les résultats de l'étude de marché ainsi que le plan commercial fournissent également de précieuses informations grâce aux données issues du terrain.

Bon à savoir : si le budget prévisionnel concerne un projet qui ne dispose que d'un historique limité, il faudra s'appuyer sur l'étude de marché et sur ses connaissances du secteur pour l'établir.

Réunir les personnes concernées

Lorsque l'entreprise est dirigée par plusieurs associés, tous doivent être réunis pour définir ensemble les objectifs à atteindre et les améliorations potentielles. Les hypothèses budgétaires et les prévisions peuvent aussi être établies conjointement avec les collaborateurs de l'entreprise, notamment avec les équipes commerciales.

Le budget prévisionnel peut ensuite être présenté au reste de l'équipe pour expliquer les objectifs mis en place avant d'être transmis à l'expert-comptable de l'entreprise.

Prévoir les dépenses

L'entreprise a besoin de connaître l'ensemble des dépenses qu'elle est susceptible de réaliser pour établir son budget prévisionnel. Celles-ci peuvent être nombreuses et concerner :

• L'ouverture d'un point de vente.
• L'achat ou le renouvellement du matériel (véhicules, mobilier, ordinateurs, fournitures administratives…).
• Les frais liés au personnel (salaires, notamment).
• Les frais liés à la structure (loyer, charges, impôts, assurance, entretien des locaux…).
• Les autres charges externes (publicité, déplacements, honoraires de prestataires…).
• Les charges financières (emprunts bancaires, intérêts…).

Pour que le budget prévisionnel soit le plus fiable possible, l'entreprise doit demander à l'ensemble de ses fournisseurs d'établir des devis chiffrés.

Identifier les recettes

L'entreprise doit également établir son prévisionnel de vente et évaluer le montant de ses recettes à partir :

• Des ventes réalisées.
• Des prestations de service assurées.
• Des produits financiers générés.
• Des subventions ou autres aides accordées.

Bon à savoir : plusieurs outils permettent à l'entreprise de générer son budget prévisionnel. Elle peut en effet se servir d'un tableur comme Excel ou d'un logiciel prévisionnel spécialisé. Elle peut également confier cette mission à son expert-comptable.

Quand faut-il établir un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est réalisé à la toute fin de l'étude de marché. Il est souvent établi pour présenter un Business Plan complet à de potentiels investisseurs dans le but d'obtenir des fonds supplémentaires. Il est également nécessaire dans le cadre de la création d'une entreprise ou du lancement d'un nouveau service ou produit.

Le budget prévisionnel peut en réalité être établi à tout moment de l'année pour permettre au chef d'entreprise de piloter son activité et d'agir en conséquence.

Comment suivre son budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel permet de faire régulièrement le point sur l'activité et les finances de son entreprise. Pour cela, il faut toutefois que le budget prévisionnel soit mis à jour tous les mois. En agissant ainsi, l'entreprise peut en effet :

• Ajuster son budget au fur et à mesure.
• Comparer ses prévisions aux chiffres réels et vérifier que les objectifs fixés ont été atteints.
• Limiter les effets de calendrier, notamment dans certains secteurs comme ceux du tourisme et de la restauration.

Pour vérifier ses projections et contrôler la bonne évolution de ses activités, l'entreprise peut utiliser certains ratios comme le taux de marge brute ou le taux de marge d'exploitation, par exemple.

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