Excel Online : comment utiliser la version gratuite et collaborative d'Excel ?

Microsoft est un éditeur de logiciels à la renommée incontestable. À l'aide de sa suite Office à installer localement sur l'appareil, l'entreprise a réussi à s'imposer comme la référencement en matière de traitement de texte, de création de tableurs ou encore de présentations par diapositives.

Cependant, les besoins des professionnels ont évolué et leurs déplacements de plus en plus fréquents peuvent nécessiter l'accès simplifié à tous leurs logiciels, y compris à l'aide d'un support ne disposant pas d'Excel en version bureau par exemple. Ainsi, Microsoft propose Excel Online, démocratisant l'accès à ce software, dont l'alternative en ligne présente des caractéristiques différentes de son alternative locale.

Accéder à Microsoft Excel Online

Pour accéder à Microsoft Excel Online, vous devez suivre quelques étapes clés :

• Vous rendre sur le site d'Excel Online.

• Créer/vous connecter à votre compte Microsoft.

• Cliquer sur « Nouveau classeur ».

• Cliquer sur « Fichier » puis sur « Enregistrer sous » ou « Télécharger une copie ».

Un compte Microsoft peut adopter de nombreux domaines, comme « outlook », « hotmail », « live » ou encore tout autre domaine personnalisé au nom de votre entreprise et accessible sur messagerie Outlook.

Lorsque vous êtes sur le site d'Excel Online, l'application requiert que vous vous connectiez à votre compte Microsoft ou que vous en créiez un afin d'y accéder. Une fois cette étape passée, vous accédez à l'interface suivante :

Ouvrez alors un nouveau classeur avec la commande correspondante ou bien importez un document à l'aide de la commande « Charger et ouvrir ». Dans le cas où vos tableurs seraient déjà accessibles sur votre espace OneDrive, accédez-y par le biais de la commande « Accéder à OneDrive ».

Une fois votre document créé, édité ou modifié, retenez qu'il s'enregistre automatiquement. Pour autant, vous avez toujours accès à la commande manuelle « Enregistrer sous ». De plus, Excel Online vous propose une autre commande avec « Télécharger une copie », afin d'enregistrer votre tableur sur le cloud et d'en posséder une copie en local sur votre device.

Cette procédure très intuitive fait synergiser OneDrive, vos appareils et la suite Office Online. Pour rappel, OneDrive est le système de stockage et partage de fichiers en cloud, à l'image de Google Drive.

Partager le document et travailler simultanément dessus

Excel Online est donc un véritable outil collaboratif à l'image de Google Drive. Autrement dit, il s'avère tout aussi pratique au quotidien pour des déplacements prévus par exemple que pour du télétravail, ou remote work.

Pour collaborer avec d'autres personnes sur un fichier, il suffit de cliquer sur « Partager » en haut à droite de l'écran, menant à cette fenêtre :

Ici, vous pouvez sélectionner une adresse-mail à qui proposer un lien d'accès à votre document, ou bien en obtenir directement le lien de partage avec la commande « Copier le lien ». Pour ajuster l'expérience d'accès à vos tableurs, après avoir cliqué sur « Toute personne disposant du lien peut modifier le contenu », vous pouvez :

• Décocher ou non la commande « Autoriser la modification ».

• Définir une date d'expiration d'accès.

• Renforcer la sécurité de votre tableur avec la définition d'un mot de passe.

Excel Online est donc une alternative gratuite à Excel bureau et ces deux versions se voient tout à fait complémentaires. Il s'agit d'un outil pratique pensé et destiné aux entreprises dont les process sont établis et souhaitant limiter l'utilisation de leurs données aux softwares Microsoft, et non Google avec Google Drive.

Autres fonctionnalités utiles

Excel Online présente d'autres fonctionnalités pratiques à l'utilisation, au-delà du partage manuel et paramétrable des fichiers.

La facilité d'accès depuis tout support

Inhérente au fonctionnement même du cloud, cette feature est la raison d'être d'Excel Online. Ce dernier donne donc accès aux professionnels à leurs tableurs sur tous les supports qu'ils peuvent avoir à disposition dans l'exercice de leurs missions :

• Ordinateur portable.

• Ordinateur fixe.

• Téléphone.

• Tablette.

La facilité de conversion d'un fichier Excel en code HTML

Pour convertir facilement un tableur en code HTML et ainsi l'incorporer à toute page web, il vous suffit d'accéder à l'emplacement du fichier désiré sur OneDrive et de sélectionner « Incorporer » après un clic droit.

Vous pouvez en personnaliser la sécurité et la possibilité de modification en sélectionnant « Personnaliser l'affichage de ce classeur incorporé pour les autres utilisateurs ». Cette action vous ouvre la fenêtre suivante :

Ici, vous pouvez ajuster à votre guise l'accès au document à l'aide de nombreuses options d'apparence, d'interaction et de code. Ce dernier est constitué d'une balise « iframe » à ajouter au HTML de la page de votre choix.

L'enregistrement automatique des modifications

Enfin, l'un des avantages essentiels d'Excel Online réside dans sa capacité à enregistrer automatique chacun de vos fichiers dès lors qu'une action d'édition/modification est effectuée.

De ce fait, l'instabilité d'une connexion sur un point Wi-Fi, les erreurs dues à un manque de temps avec oubli d'enregistrement ou bien plus encore sont désormais évitées.

Différences avec le logiciel Excel

Malgré une UX/UI, ou expérience et interface utilisateur, très similaire à la version Bureau d'Excel, le software en ligne de Microsoft présente des différences et inconvénients à considérer, tant sur le point du stockage que du partage ou encore de la compatibilité.

L'impossibilité d'annuler ou rétablir une action en travail simultané

Contrairement à Google Drive, il n'est pas possible de consulter les dernières modifications effectuées sur un fichier afin d'annuler une version et en rétablir une autre.

Les commandes Ctrl + Z et Ctrl + Y restent disponibles et fonctionnelles, mais si vous fermez un document puis le rouvrez sur Excel Online, il n'est pas possible d'annuler une action effectuée lors de la « session » précédente.

Sur ce point, Google Drive par exemple se montre plus performant en :

• Donnant accès à la liste des modifications effectuées et leur historique.

• Affichant les contenus ajoutés et remplacés.

• Fournissant la possibilité de rétablir en un simple clic une précédente version.

L'absence de compatibilité avec certaines polices et signatures numériques

Un autre inconvénient de la version online d'Excel réside dans son incompatibilité avec certaines polices et formats de signatures numériques. De ce fait, vous devez vous assurer que vos fichiers possèdent des mises en page adaptées à une utilisation sur Excel Online. Le cas contraire, vous devrez privilégier Excel dans sa version locale.

L'utilisation possible de feuilles protégées, et non de classeurs protégés

Une fois encore, Excel Online se veut plus restrictif en matière de possibilités, puisque seuls les classeurs peuvent être protégés et gardés confidentiels. Excel dans sa version bureau permet, lui, de protéger une feuille indépendamment des autres au sein d'un même fichier.

La non prise en charge du XML et des macros

Excel Online s'avère très pratique pour un travail collaboratif sur des fichiers Excel dits « simples ». En effet, cette version en cloud du logiciel de Microsoft ne propose pas de prise en charge du XML. Qui plus est, toute macro Excel créée en version locale ne peut être utilisée dans Excel Online, annulant vos potentielles formules automatisées.

Un volume de stockage limité et une taille de fichiers restreinte

Enfin, Excel Online se voit limité par son lien étroit avec OneDrive, le service de drive de Microsoft. Il propose un stockage restreint, limitant nécessairement la taille des fichiers qu'il vous est possible de travailler en ligne. Soyez donc vigilant quant au poids de vos tableurs en matière de mémoire et si Excel Online s'avère indispensable, envisagez la souscription d'un abonnement.

Il y a toujours une bonne raison d'utiliser Excel. Tableaux, factures, reçus, plannings :découvrez ces modèles de graphiques Excel pour formater vos données et mettre en évidence vos résultats.