Suivi des objectifs : pourquoi et comment le faire (+ tableau)

Tout projet ou adoption de nouvelle stratégie doit faire l'objet d'une définition et d'une organisation la plus rigoureuse possible. Ce suivi détaillé de chacune des étapes à réaliser permet d'y affecter les ressources adéquates, de vérifier l'avancement des équipes dédiées, d'en réorienter les priorités, et d'en mesurer les résultats.

Pourquoi faire un suivi des objectifs ?

Le suivi des objectifs est une sorte de feuille de route contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation d'un projet, qu'il soit de nature stratégique, organisationnelle ou communicationnelle, à l'échelle individuelle ou collective.

Cet état des lieux d'une situation à un moment donné et d'un but à atteindre sert à définir les ressources nécessaires, guider l'action de celui ou de ceux en charge de la réaliser, les moyens et délais dont il dispose pour l'effectuer et les résultats attendus. Pour ce faire, les indicateurs de performance, plus connus sous le jargon KPI (Key performance indicator) s'imposent, que ce soit en matière de coût, de délai, de qualité, d'avancée et de fonctionnement.

La question qui se pose alors est de savoir si les objectifs ont été atteints en une réalité mesurable et vérifiable. Plus les résultats escomptés seront réels, tangibles et visibles, plus l'analyse et le suivi de ceux-ci seront facilités. Cette sorte de plan de route est autant utile pour le chef de projet que pour le ou les collaborateurs afin de vérifier la progression, de corriger le tir si nécessaire et d'organiser les actions à venir. De plus, ce support permet à chacun de visualiser sa position et le reste à faire sur l'échelle des tâches à effectuer. Sachant alors dans quelle direction aller et dans quel but, à quelle échéance, le suivi d'objectifs devient un véritable outil mobilisateur et motivant.

Le suivi d'objectifs sert, par ailleurs, à des fonctions de communication efficace et tangible vis-à-vis des divers partenaires de l'entreprise.

Le cahier des charges constitue le point de départ du projet permettant de suivre les objectifs et les responsabilités de chaque maillon de la chaîne. Il définit un référentiel des résultats à atteindre, des délais, des contraintes, du respect des coûts affectés à l'opération et des investissements supplémentaires à effectuer le cas échéant, des références et obligations à observer, des moyens disponibles…

Les rapports et comptes rendus

Incontournables à l'heure de la mobilité et de la digitalisation, le compte rendu se révèle d'autant plus utile lors d'implications du projet directement sur le terrain ou en cas de suivis de chantier. L'interface logicielle utilisée permet aux équipes d'exposer leur avancement en temps réel, de façon géolocalisée, mais également de faire des analyses et traitements des données.

Les suivis budgétaires, des ressources et du calendrier se font en général par l'intermédiaire de rapports d'avancement, constat des progrès réalisés, des missions restantes à accomplir, des délais inhérents. Ils comportent :

• Le contrôle des missions.
• Les tâches accomplies ou en cours.
• Un retour des équipes sur les objectifs.
• Les questions posées par l'exécutif.
• Les audits budgétaires.
• La mise à jour des échéances et des activités.

Les réunions de suivi

Les réunions de suivi doivent être régulières, concerner un nombre fixe et peu élevé de participants. Il faut éviter d'y inviter des membres honorifiques et leur préférer les décisionnaires et hommes de terrain. Plus le projet est important et plus les équipes exécutives sont nombreuses. Dans ce cas, les réunions de suivi se feront en cascade : le chef de projet avec les chefs d'équipes et chacun d'eux avec leurs collaborateurs.

Quelle que soit l'ampleur du projet, une communication claire au sein de ces réunions s'impose pour que l'information soit comprise par tous de la même manière, mais également contribue au bon déroulé et à l'avancement optimal du projet grâce aux retours d'expérience et réadaptations régulières.

Les entretiens individuels

L'entretien individuel est principalement utilisé comme indicateur de montée en compétences d'un collaborateur. Celui-ci, à l'instar de tout projet, se voit affecter un ou des objectifs personnels à réaliser, une échéance et des ressources mises à sa disposition pour y parvenir. L'évaluation de la progression s'effectue à travers des grilles d'évaluation.

Les outils de visualisation

Le diagramme de Gantt sert à l'illustration des tâches en rapport avec une planification donnée sur une période définie avec des objectifs à atteindre. Il inclut notamment les dates de début et de fin de projets et/ou d'étapes, les relations de dépendances, l'affection et la structuration des missions. Il s'agit d'une feuille de route à laquelle le chef de projet peut se référer pour vérifier la cohérence de la stratégie mise en place. Par l'intermédiaire de l'enregistrement des temps réalisés sur les tickets, le diagramme de Gantt permet au chef de projet de suivre l'avancement du projet et l'atteinte des objectifs.

Les tableaux Kanban et Scrum, principalement en lien avec les méthodes de travail Agile et Lean, offrent une visualisation séquentielle de la tâche à accomplir, du responsable affecté, des supports disponibles et du délai de la réalisation. Divisée en trois étapes, chaque tâche identifiée doit être déplacée d'une colonne à l'autre en fonction de l'étape où elle se trouve : à faire, en cours, terminée.

Les tableaux de bord

Les dashboards, ou tableaux de bord, servent à mettre en évidence la réalisation ou non des objectifs de toute une entreprise. Ils sont aujourd'hui utilisés non plus simplement comme outils de contrôle, mais également comme outils de prise de décision. Il s'agit de représentations visuelles, dynamiques d'indicateurs de performance et d'informations pertinentes pour l'évaluation d'une situation.

Afin de visualiser les différences entre le prévisionnel et le réalisé, les tableaux de progression ou de bord sont donc d'une grande utilité. Pour les construire, plusieurs étapes sont nécessaires à réaliser.

Comment faire un bon tableau de suivi des objectifs

Définition de l'objectif de tableau

Le tableau de suivi des objectifs est en fait une synthèse de paramètres de différentes natures, telles que le reporting, le pilotage ou la communication, concourant à la réalisation d'un projet. L'avantage de ce support d'information est qu'il fixe un cap en fonction de données réelles et prévisionnelles, offrant ainsi une souplesse quant à l'organisation. En effet, d'une utilisation souple, il permet de rectifier toute déviance, de pallier tout retard ou de réorienter les actions en cas de problèmes, en contrôlant au fil de l'eau l'avancement du projet.

Identification des indicateurs pertinents

Les indicateurs clé de performance, KPI, pris en compte dans le tableau de suivi dépendront des missions et objectif de celui-ci. Ils feront du document réalisé un outil efficace et pertinent s'ils sont correctement choisis. Pour chaque objectif, il est nécessaire de définir un KPI principal et un ou plusieurs indicateurs secondaires tout en prenant garde à ne pas surcharger le tableau.

Les différentes catégories d'indicateurs clés de performance donnent une vision claire et simple de facteurs complexes comme :

• Les indicateurs financiers : coût réel et investissement à faire.
• Les indicateurs de délais impartis.
• Les indicateurs de qualité mesurent la productivité, la performance et la satisfaction du client.
• Les indicateurs d'avancement permettent de mesurer le rythme et le degré d'avancement d'un projet.
• Les indicateurs de fonctionnement ou d'activité sont utilisés pour détecter les dysfonctionnements afin d'appliquer les mesures correctrices.

Création du tableau

La création de tableaux de suivi des objectifs nécessite comme base de départ des données spécifiques et vérifiables qui serviront aux calculs d'indicateurs choisis. Il faut également que ces informations soient utilisables par les chargés de la mission. La plupart du temps sous forme quantitative, les chiffres pertinents sont généralement extraits de classeurs informatiques ou de logiciels de gestion.

La forme du tableau dépend de la complexité du sujet abordé, du nombre et de la qualité de ses utilisateurs ainsi que de sa finalité. Pour le rendre lisible, il s'avère primordial de hiérarchiser les informations selon leur importance et leur priorité. Le recours à des repères en couleur, des symboles, icônes ou graphiques le rendra plus compréhensible, attractif, rapidement utilisable.

Diffusion du tableau

Le tableau de suivi des objectifs se révèle un support de communication efficace en matière d'indice de performance et de progression, qu'il concerne le parcours individuel ou un projet global. Il sera diffusé sur écran au cours de réunions, sous forme d'affichage, de rapports distribués ou consultables sur le site de l'entreprise.

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