Toutes les entreprises ont besoin de traiter le flux d'information auquel elles font face. Et ce, de manière stratégique pour permettre de prendre de bonnes décisions. L'information doit donc être de qualité, pertinente, fiable et précise. Il est alors essentiel de mettre en place un système d'information qui permet de centraliser et dématérialiser les diverses données de l'entreprise. Voici tout ce qu'il y a à savoir sur le système d'information : définition, rôle, types et fonctions.
Qu'est-ce qu'un système d'information ?
Le système d'information (SI) permet que les différentes informations circulent au sein de l'entreprise grâce à un ensemble de ressources matérielles, humaines et logicielles. Son objectif est d'optimiser la gestion de l'information, en permettant qu'elle soit délivrée à la bonne personne, au bon moment, au bon format.
Il s'agit donc d'un système ayant un rôle fondamental dans le fonctionnement de l'entreprise. Les informations peuvent être d'origine diverses : commerciales, managériales, comptables, financières, fiscales.
Les différents types de systèmes d'information
Il existe de nombreux systèmes d'information. Parmi les plus utilisés, il y a :
- Le système d'information des ressources humaines (SIRH) : il s'agit d'un ensemble de logiciels visant à améliorer la gestion des ressources humaines d'une entreprise. Il permet de gérer la paie, l'organisation du travail, le capital humain.
- Le système d'information comptable (SIC) : il englobe les outils dédiés à traiter, organiser et contrôler les informations financières, comptables, fiscales et sociales.
- Le système d'information commercial (SIC) : il a pour but de simplifier la diffusion des informations commerciales dans l'entreprise, en les collectant, en les stockant, en les analysant et en les diffusant aux acteurs concernés. Il s'agit d'un outil essentiel sur lequel s'appuient les manageurs pour bénéficier d'informations fiables, complètes, mises à jour et pertinentes en vue de prendre des décisions opérationnelles.
Quel est le rôle d'un système d'information ?
Le SI joue deux rôles au sein d'une entreprise. En premier lieu, il possède une finalité fonctionnelle, car il s'agit d'un outil de communication entre les différents services. Il assure ainsi une cohésion et joue un rôle à la fois stratégique et opérationnel.
En second lieu, il a une fonction sociale, car il consolide l'intégration des salariés, mais aussi des acteurs externes à l'entreprise en prônant une culture d'entreprise et favorisant une vie sociale par le biais de la diffusion de l'information.
Un système d'information est indispensable au bon fonctionnement d'une entreprise. En effet, il leur apporte de nombreux bénéfices comme l'optimisation du processus à tous les niveaux, qu'il s'agisse de la collecte, du traitement, du stockage que de la diffusion. Il s'occupe de toutes les données : statistiques, matérielles, technologiques.
Il permet aussi de gagner du temps, car de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées. Toutes les informations sont regroupées à un seul endroit, ce qui permet de les trier et de les consulter plus facilement. Les salariés ne perdent plus de temps à la saisie, ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui accroît la productivité. Cette automatisation permet également de réduire le risque d'erreurs.
Par ailleurs, le SI contribue également à améliorer la relation client et à avoir une meilleure communication.
Quelles sont les 4 fonctions d'un système d'information ?
Le système d'information permet de collecter, stocker, transformer et diffuser l'information.
Dans une entreprise, la collecte des informations est essentielle, car elles assurent la pérennité de l'entreprise. En effet, elles aident à la prise de décision, permettent de mieux piloter l'activité et de créer de la valeur. Mais c'est souvent une opération coûteuse pour l'entreprise, car elle nécessite une intervention humaine. Avec un SI, les données sont saisies une seule fois par rapport à une saisie manuelle qui requiert plusieurs saisies.
Il faut par ailleurs noter que les informations peuvent être d'origine interne. Il s'agit, par exemple, des données générées par les services de l'entreprise relatifs à l'organisation, à son fonctionnement ou des données informelles. Mais elles peuvent avoir une provenance externe lorsqu'il s'agit d'informations générées par les parties prenantes externes à l'entreprise. Ces données sont importantes pour anticiper les mutations et l'adaptation du SI.
Une fois saisies et collectées, les informations sont stockées de façon sécurisée, durable et stable. Elles peuvent ainsi être utilisées ultérieurement pour être consultées si besoin ou pour répondre à une obligation légale.
Le stockage des données s'organise grâce à des moyens techniques et organisationnels. Il peut s'agir de méthodes d'archivage, des techniques de sauvegarde, des méthodes pour protéger contre le risque de piratage ou pour prévenir la destruction des informations. Il est donc très important que le SI soit parfaitement sécurisé.
Le stockage permet aussi d'organiser les informations dans des bases de données, qui sont elles-mêmes sauvegardées sur :
- des disques durs des serveurs du système d'information de l'entreprise : dans ce cas, les données sont accessibles uniquement depuis ces serveurs.
- dans le cloud : il est possible d'y avoir accès de partout.
- dans des aires de stockage de la société : elles sont consultables depuis les composants du système d'information mais seulement au sein de l'entreprise.
Ensuite, il y a la phase de traitement. C'est-à-dire créer de nouvelles informations à partir d'informations existantes. Ce processus s'effectue à partir de programmes informatiques ou des opérations manuelles.
Les données peuvent être traitées de 4 manières différentes. Il est possible de :
- Consulter l'information : c'est le traitement le plus simple. Il s'agit d'accéder aux informations telles qu'elles aient été enregistrées,
- Organiser l'information : les informations sont structurées en fonction de critères spécifiques,
- Mettre à jour l'information : l'information est reprise pour être actualisée,
- Produire de nouvelles informations : de nouvelles données sont créées à partir des informations existantes.
Et enfin, les informations sont distribuées aux bons destinataires, au bon moment et sous la bonne forme.
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