Afin d'optimiser les ressources humaines au sein d'une entreprise, il devient essentiel de regrouper les informations dans un seul système. C'est l'objectif du SIRH, aussi appelé système d'information des ressources humaines, qui tend à se démocratiser. Digitalisation du processus RH, gain de productivité et amélioration du suivi RH…
Cette solution accompagne les entreprises dans la gestion de toutes les fonctions RH, de la gestion de la paie au recrutement des collaborateurs. Zoom sur le SIRH, sa définition, ses fonctions et ses avantages.
Définition du SIRH
L'acronyme SIRH signifie système d'information des ressources humaines. Cet outil regroupe plusieurs solutions logicielles de gestion des ressources humaines dans une seule et même interface, centralisant les données. Son but est d'améliorer la gestion des ressources humaines d'une entreprise, quelle que soit sa taille (TPE, PME, GE).
Quelles sont les fonctions d'un SIRH ?
Le SIRH se définit comme étant un ensemble de logiciels, composé de plusieurs briques logicielles, aussi appelées modules, ayant chacune une fonction spécifique. Il est possible de les diviser en trois grandes catégories, ci-après détaillées.
La gestion de la paie et des prestations sociales
Dans toutes les entreprises, la maîtrise de la paie est un élément essentiel des ressources humaines. Elle doit être réalisée de manière précise et parfaite, afin d'être juste et d'éviter les insatisfactions des employés.
Ici, il s'agit de rassembler toutes les données liées à l'établissement de la paie, avant de générer les bulletins de salaire. Ce module permet d'automatiser la relève des informations nécessaires (nombre d'heures travaillées, primes, absences, congés) pour établir les fiches de salaire et gérer la rémunération.
Cette partie permet également de calculer les cotisations sociales et patronales et de faciliter la gestion des prestations sociales, comme l'Assurance maladie, les pensions complémentaires, la retraite ou encore les accidents de travail. De plus, cette brique logicielle intègre directement les conditions de la convention collective propre à l'entreprise et permet sa mise à jour automatique en accord avec la législation.
Avec un SIRH, le risque d'erreur est donc minimisé et l'ensemble de la gestion administrative amélioré.
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La gestion du travail
Cette partie concerne l'organisation au travail, c'est-à-dire, le planning des présences, des absences et des congés des salariés, mais aussi la gestion du temps et des activités. C'est une tâche très chronophage où il est essentiel d'être rigoureux pour assurer la répartition des RTT, des congés payés et suivre les absences.
En intégrant la partie gestion de congés au SIRH, le processus de demande de prise de congé est automatisé. La validation s'effectue rapidement, en un clic, par le responsable. De plus, la gestion des plannings est simplifiée grâce à la mise en place de workflows, qui permettent, par exemple, de prévoir des formulaires pré-remplis.
Ce module vise donc à optimiser la répartition du travail et la partie organisationnelle, grâce à une visualisation globale et en temps réel via des tableaux de bords.
En conséquence, une telle gestion permet d'améliorer la productivité, car l'entreprise maîtrise parfaitement les plannings, son besoin en effectif en fonction des tâches à effectuer, et ce, selon diverses variables (temps de réunions, prise de congé, taux d'absentéisme). Mais aussi, le SIRH permet à l'entreprise d'analyser les projets les plus rentables, selon les heures passées dessus, leur réussite et le budget alloué.
La gestion du capital humain
Cette brique logicielle rassemble toutes les informations relatives aux employés, du recrutement à la gestion des talents, en passant par les formations.
Dans la partie recrutement, il s'agit de faciliter la gestion des entretiens d'embauche, de la diffusion des annonces, du partage des offres au sein même de l'entreprise, du suivi des candidatures et de l'onboarding des nouveaux salariés.
Concernant la gestion des talents, le SIRH permet d'avoir un suivi précis et efficace de la carrière de chaque employé dans l'entreprise. Notamment, grâce à l'évaluation des performances, les entretiens annuels, la gestion des compétences, les formations accordées et réalisées, le suivi des demandes de mobilité interne.
Quel est l'intérêt d'un SIRH ?
Comme l'indique sa définition, le SIRH a pour but l'harmonisation de l'ensemble des processus des ressources humaines. Il réalise cela grâce à la dématérialisation et à la centralisation des données.
Digitaliser les ressources humaines est un enjeu de taille pour chaque entreprise, afin de réduire les erreurs et de gagner en performance. Le service RH a une vision globale pour planifier et anticiper les besoins de personnel. Le SIRH peut également suggérer des recommandations sur l'organisation des ressources humaines, comme une meilleure répartition du temps de travail, par exemple. En plus, toutes les informations RH sont sécurisées dans le SIRH, ce qui permet de lutter contre la fraude documentaire.
Regrouper les informations dans une base de données unique permet aussi de développer un travail collaboratif et transparent. La mise à jour des données s'effectue de manière automatique dès la saisie de chaque collaborateur.
En second lieu, le SIRH permet d'automatiser les tâches quotidiennes chronophages, sans réelle valeur ajoutée. Ainsi, le service RH peut davantage se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Il s'agit, par exemple, de rendre automatique des fonctions basiques, comme l'édition des bulletins de paie ou des notes de frais.
Ensuite, il permet également d'optimiser le suivi RH, à l'aide de tableaux de bords, de reportings et d'indicateurs. C'est un outil essentiel au service RH pour améliorer la gestion globale de l'entreprise. Le SIRH facilite ainsi les prises de décision et permet de mettre en lumière les points faibles de l'entreprise, afin de les optimiser.
Et enfin, mettre en place un SIRH engage, responsabilise et motive les salariés. Grâce à un accès direct au portail RH, ils peuvent ainsi suivre leur évolution de carrière. Ils ont la possibilité de soumettre des souhaits de formation, de prise de congés ou encore d'actualiser leur profil. Ils deviennent donc acteurs de la gestion administrative.
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