SIPOC : qu'est-ce que c'est et comment faire ?

L'acronyme SIPOC est formé en anglais des mots « Suppliers », « Inputs », « Process », « Outputs » et « Customers », qui se traduit en français par « fournisseurs », « entrées », « processus », « sorties » et « clients ». Mais à quoi sert cette méthode ?

Dans un processus, il faut déterminer le début et la fin du processus, mais également les étapes. Aussi, l'outil SIPOC se présente sous la forme d'un diagramme ou d'un tableau pour plus de lisibilité.

Dans la rubrique « Suppliers », l'entreprise identifie les fournisseurs internes et externes qui fournissent les entrées du processus. Ces sources peuvent être des personnes ou des processus internes à l'entreprise ou d'autres entreprises externes.

La rubrique « Inputs » liste les entrées qui alimentent le processus. Matériel, moyens humains, données… Ces entrées sont nécessaires au bon déroulement du processus.

Dans « Processus », l'entreprise décrit les activités, étapes, tâches et opérations principales qui transforment les entrées en sorties. C'est donc un flux de tâches.

Dans « Outputs », il faut lister les sorties à destination des clients. Cette sortie peut bien sûr être un produit ou un service, mais également un formulaire, un e-mail, etc.

Enfin, la rubrique « Customers » permet d'identifier les clients internes et externes, intermédiaires et finaux. La notion de clients internes implique notamment d'autres équipes de la même entreprise, des personnes spécifiques, voire un autre processus.

Source : blog gestion de projet

Pourquoi utiliser SIPOC ?

La méthode SIPOC permet de décrire un processus métier du début à la fin et d'avoir une vue d'ensemble des étapes du processus et des éléments qui le composent. C'est une cartographie des processus qui décrit l'enchaînement des tâches et les différentes étapes pour atteindre les objectifs. Cet outil permet de comprendre les entrées et les sorties, les fournisseurs et les clients, et le processus. Il permet de simplifier les informations pour mieux comprendre un processus et ainsi mieux communiquer avec les équipes. Avec cet outil, tous les collaborateurs détiennent en effet le même niveau d'information. Le SIPOC peut mettre en avant un processus en cours ou futur. SIPOC est beaucoup utilisé par les consultants et les analystes en Business Process Management.

Comment faire un SIPOC ?

Pour faire un SIPOC, dans un premier temps, il faut comprendre le processus. Par exemple, pour modéliser un processus de production, les entrées désigneront des matières premières. Les sorties représenteront alors des produits semi-finis ou des produits finis. En ce qui concerne un processus informatisé, les entrées désigneront des données ou un processus précédent, les sorties désigneront de nouvelles données, un autre processus, un rapport, etc. Il faut ensuite se poser les bonnes questions pour chaque rubrique.

• Pour le S « Suppliers/fournisseurs » : qui fournit le matériel ou les entrées ?
• Pour le I « Inputs/entrées » : quelles sont les ressources demandées ou délivrées par le fournisseur ? Ce peut être du matériel ou des informations.
• Pour le P « Process/processus » : quelles actions ou activités sont exécutées pour créer de la valeur ? Le processus est très souvent constitué de plusieurs étapes.
• Pour le O « Outputs/sorties » : quel produit ou service est créé par/ou résulte du processus exécuté ?
• Pour le C « Custumers/clients » : quels sont les clients, les récepteurs, les bénéficiaires de ce qui ressort du processus étudié ?

Déterminer les membres de l'équipe qui travaillent sur le SIPOC

Il faut tout d'abord constituer une équipe pour travailler sur l'outil SIPOC et réaliser une session de brainstorming avec un animateur. Les membres du groupe de travail doivent venir de multiples disciplines et être en contact direct avec le processus. Cela leur permettra d'apporter des contributions différentes et d'élargir leur vision. Au cours de cet atelier de travail, l'équipe pourra inscrire ses notes sur un tableau blanc ou sur des post-its. Autre possibilité : travailler directement sur un grand diagramme SIPOC vierge, où tous les membres de l'équipe pourront écrire leurs annotations. Cette session de réflexion permettra d'avoir plusieurs points de vue sur le processus. Certains participants ne connaissant peut-être pas l'outil SIPOC, l'animateur devra leur présenter avant de commencer.

Exposer le processus

Pour commencer, il faut décrire le processus étudié. Pour cela, il faut donner 4 à 6 opérations principales du processus pour rentrer dans le sujet. Il faut choisir les opérations de début et de fin, puis les compléter avec les opérations intermédiaires. Il est important de mettre en avant les activités principales et ne pas donner de détails pour donner une vue synthétique de l'ensemble. L'équipe doit se poser la question : quelles actions ou activités sont exécutées pour créer de la valeur ? Les éléments récupérés doivent être inscrits dans l'ordre d'exécution dans la colonne P.

Lister les sorties

Après avoir exposé le processus, il faut lister les sorties. Pour cela, l'équipe doit se poser la question : quel produit ou service est créé ou résulte du processus exécuté ? Les sorties du processus incluent le produit ou le service fourni, mais pas uniquement. Elles incluent aussi l'approbation de documents, de données, de décisions et tout ce qui ressort d'un processus. Il est important de se concentrer sur les sorties qui posent problème ou qui sont plus importantes. Tous les éléments trouvés doivent être inscrits dans la colonne O.

Répertorier les clients

Après avoir listé les sorties, il faut dénombrer les clients. Ce sont les clients externes et internes qui profitent des sorties d'un processus, les destinataires finaux. Une sortie correspond alors à au moins un client qui apparait dans la colonne C. Il est cependant possible d'avoir une sortie sans client et un client sans sortie. Il faut alors se poser la question : quels sont les clients ou les récepteurs, les bénéficiaires des sorties du processus ? Enfin, il est important de préciser aussi dans la colonne C les exigences attendues pour chaque sortie.

Réaliser l'inventaire des entrées

Après avoir listé les clients, il faut identifier les entrées. Pour cela, il faut faire un inventaire des entrées qui alimentent le processus. Les entrées peuvent désigner des matériels, des personnes, des machines, des équipements, des systèmes informatiques, etc. Il faut alors se poser la question : quelles sont les ressources demandées ou délivrées par le fournisseur ? Les entrées sont à inscrire dans la colonne I. Cette étape nécessite une vigilance accrue pour n'oublier aucun élément.

Repérer les fournisseurs

Après avoir réalisé l'inventaire des entrées, il faut lister les fournisseurs qui donnent les éléments en entrée. Pour cela, il faut se poser la question : qui fournit le matériel ou les entrées ? Les éléments trouvés sont à inscrire dans la colonne S.

Pour aller plus loin, téléchargez ce livre blanc pour vous aider à réussir votre transformation digitale avec succès.