La prise de décision collective implique des collaborateurs au sein de l'équipe, bien entendu, et aussi des collaborateurs des autres services dans l'entreprise. Ventes et marketing, par exemple, travaillent main dans la main à de nombreuses occasions. Se réunir, débattre et décider à plusieurs : le processus semble fastidieux. L'exercice toutefois est souvent rétribué, car la décision gagne en pertinence.
En quoi consiste une décision collective ?
Une décision collective est une décision prise avec ses propres collaborateurs, ou avec des collaborateurs interservices. La problématique est exposée, documentée, débattue et résolue à plusieurs.
Ce mode de fonctionnement s'inscrit dans une démarche de management collaboratif, une tendance ancrée dans les mœurs professionnelles : en 2018 déjà, près de 60 % des salariés affirmaient que le collaboratif faisait partie de leur culture d'entreprise. Le manager n'est pas individualiste ni autoritaire, il décide avec son équipe.
La décision collective s'inscrit également dans une démarche de décloisonnement. Les différents services dans une entreprise, en effet, disposent de compétences et de connaissances complémentaires, qu'il faut partager pour parvenir à des résultats qui satisfont des objectifs communs.
De nombreux managers l'ont compris : certaines décisions doivent impliquer un collectif, pour éviter les risques liés au fonctionnement en silos – diminution de la productivité, innovation limitée ou encore démotivation des équipes. La décision collective, en outre, s'impose lorsqu'il faut prendre une décision basée sur des données collectées par un service distinct.
Avantages et inconvénients des décisions collectives
Avantages
Décider à plusieurs, au sein de l'équipe ou en collaboration interservices, offre deux avantages majeurs : la décision gagne en justesse, et les collaborateurs sont motivés à exécuter la décision.
En ce qui concerne l'avantage de la justesse : la décision collective est très efficace pour éviter les biais de confirmation. L'implication de plusieurs collaborateurs dans le processus décisionnel permet en outre d'éclairer la problématique sous différents angles. Il en résulte une vue d'ensemble, qui augmente les chances de prendre une décision pertinente. Au sein de l'équipe, chacun peut apporter sa propre vision en fonction de sa personnalité. Interservices, chaque équipe apporte ses propres données et son expertise métier. Exemple : le marketing choisit collectivement avec le service des ventes le produit sur lequel communiquer pour susciter de l'intérêt autour d'une offre promotionnelle.
En ce qui concerne l'avantage de la motivation : quand la décision est collective, les collaborateurs sont mieux enclins à l'appliquer. Ils adhèrent en effet plus volontiers à une décision qu'ils ont participé à prendre. Ils comprennent parfaitement, en outre, les enjeux et les modalités de sa mise en œuvre : la mise en œuvre est facilitée.
Inconvénients
La prise de décision collective est le mode de fonctionnement qui s'impose comme une évidence dans certaines situations : décision complexe ou stratégique, par exemple. Dans d'autres situations, il faut évaluer la pertinence de prendre la décision collectivement.
Premier obstacle à anticiper : le processus est contreproductif en raison des personnalités impliquées. Une personne orgueilleuse a tendance à vouloir avoir raison, une personne introvertie reste en retrait et une personne peut rester dans l'opposition par principe, par exemple. Dans ces situations, la justesse de la décision collective n'est pas garantie. Le contexte au bureau, de même, peut être un obstacle. Quand des rivalités existent au sein d'une équipe ou interservices, par exemple, le déroulement du processus décisionnel est entravé. Il faut une cohésion de groupe, a minima une bonne entente, pour tirer avantage d'une décision collective.
Deuxième obstacle non négligeable : le temps nécessaire à la prise de décision collective. C'est un inconvénient majeur à deux égards.
- Il faut consacrer du temps au processus de décision collective, or le temps est une ressource souvent limitée en entreprise.
- Le déroulement de la prise de décision collective risque d'être fastidieux, auquel cas la fatigue décisionnelle s'installe.
Associer systématiquement un grand nombre de collaborateurs à la prise de décision n'est pas pertinent. Il faut identifier les décisions qui doivent être prises collectivement, puis les collaborateurs qui ont une valeur ajoutée dans le processus décisionnel.
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Comment prendre des décisions en groupe ?
- Le vote à la majorité
- Le brainstorming
- L'arbre de décision
- La technique du groupe nominal
- La méthode DELPHI
1 - Le vote à la majorité
Pour des décisions simples et à faible impact, qui portent sur un nombre de choix limité, la décision collective peut être prise à la majorité. Cette technique limite la perte de temps, en évitant de longs débats. Le vote est organisé selon diverses modalités : vote à main levée ou sondage en ligne, par exemple. L'option qui collecte le plus de suffrages est retenue.
2 - Le brainstorming
Le brainstorming est une technique de décision collective vertueuse en début de processus décisionnel. La technique est particulièrement adaptée pour des décisions qui font appel à la créativité. La réunion est l'occasion de faire surgir de nouvelles options, en mettant à contribution divers collaborateurs. À cet égard, c'est un bon moyen d'innover. Il est important de choisir une personne pour encadrer les débats. À l'issue du brainstorming, l'équipe doit parvenir à un consensus.
3 - L'arbre de décision
Un arbre de décision est un organigramme qui figure les choix possibles ainsi que leurs conséquences respectives. Ce support visuel aide à la prise de décision, et permet à l'équipe de décider collectivement sur la base de critères objectifs. Ainsi, les débats sont accélérés et le choix final est fondé. Il faut avoir des données chiffrées pour faire un arbre de décision fiable.
4 - La technique du groupe nominal
La technique du groupe nominal nécessite un travail individuel de préparation en amont de la décision collective. Chaque collaborateur doit proposer par écrit une solution brièvement argumentée à la problématique. Les propositions sont ensuite classées par chacun par ordre de préférence : l'option en tête du classement final est retenue. Cette technique de prise de décision en groupe peut être mise en œuvre à distance, et les propositions peuvent rester anonymes.
5 - La méthode DELPHI
La méthode DELPHI est fastidieuse car elle nécessite de recourir à un groupe d'experts, choisis en interne et en externe. La problématique est posée, puis chaque membre du groupe émet son avis. Plusieurs tours de table se succèdent, pour enrichir les débats, jusqu'à parvenir à un consensus. Faire appel à des experts extérieurs est un atout pour fonder la décision collective.
Le conseil de Benoit Reger, Senior Marketing Manager, HubSpot
« Utiliser les bons outils est essentiel pour prendre des décisions en groupe »
« Le tableau blanc est un outil efficace pour brainstormer. Il existe en version digitale : le bloc-notes virtuel Evernote, par exemple. Les utilisateurs de Zoom, également, disposent d'un tableau blanc. La suite Klaxoon et l'outil Slack, entre autres, permettent de décider en groupe en se basant sur des sondages et des questionnaires. Je conseille de s'équiper d'une plateforme qui centralise les données interservices, pour favoriser la prise de décisions collectives basées sur les données. »
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