Les déplacements des salariés peuvent parfois poser problème, comme dans le cas d'accidents du travail. Pour prévenir ces aléas, mais aussi pour encadrer les voyages d'affaires que peuvent être amenés à réaliser les collaborateurs, il est d'usage de formaliser un ordre de mission pour poser un cadre clair et précis à ces déplacements.
Qu'est-ce qu'un ordre de mission ?
Un ordre de mission est un document qui a pour but d'encadrer et formaliser les déplacements professionnels des employés d'une entreprise. Il doit être rédigé par écrit et prendre la forme d'une lettre physique. Il doit aussi impérativement être transmis avant le départ du salarié.
Quel est le but d'un ordre de mission ?
Le but d'un ordre de mission est de contractualiser les déplacements que doivent réaliser les salariés d'une entreprise. C'est une pratique courante dans les services commerciaux où les voyages d'affaires sont fréquents, que ce soit pour visiter les clients ou se rendre à des salons professionnels. Mais ce document sert aussi aux auditeurs et d'autres équipes qui ont besoin de quitter les bureaux pour mener à bien leur mission.
Avec un ordre de mission, l'employeur autorise clairement son salarié à se déplacer pour un délai et un objectif défini. Ce document protège le collaborateur de toute poursuite pour “abandon de poste” et il permet à sa hiérarchie de définir le cadre de son déplacement.
Il sert aussi à préciser comment seront gérés les frais de déplacement en stipulant si ceux-ci seront remboursés au réel, sur présentation de factures, ou de manière forfaitaire.
Enfin, l'article L411-2 du code de la sécurité sociale indique quant à lui que de nombreux cas de figure peuvent exclure la reconnaissance d'un accident du travail, lorsque celui-ci survient. Il est donc indispensable pour les employés de requérir un ordre de mission avant tout déplacement professionnel afin de pouvoir être protégé si un problème survenait.
Qui doit établir un ordre de mission ?
L'ordre de mission doit être établi par l'employeur du salarié qui va réaliser un déplacement professionnel. Cet employeur peut se matérialiser par le responsable hiérarchique direct, N+1, ou par le service des Ressources Humaines.
Dans beaucoup de grandes entreprises où les voyages d'affaires sont fréquents, le service RH met à disposition un formulaire d'ordre de mission que le responsable pourra alors facilement remplir. Cette démarche est importante car l'ordre de mission est considéré comme étant un avenant au contrat du salarié. Les informations mentionnées doivent donc être précises d'un point de vue légal.
Quand établir un ordre de mission ?
Un ordre de mission est nécessaire pour chaque déplacement d'un salarié hors des bureaux de l'entreprise, hors de son lieu de travail habituel. Que cela soit ponctuel ou régulier, il doit être encadré par ce document officiel pour protéger les deux parties.
Dans le cadre de déplacements permanents, comme pour les commerciaux sans présence physique au siège de l'entreprise, là aussi un ordre de mission devra être formalisé bien qu'il prendra une forme différente, notamment en ce qui concerne la durée.
Est-ce qu'un ordre de mission est obligatoire ?
L'établissement d'un ordre de mission est obligatoire pour l'ensemble des déplacements ou voyages d'affaires que les employés d'une entreprise devront réaliser. Dans des métiers où ceux-ci sont fréquents, comme dans le conseil et l'audit par exemple, les conventions collectives stipulent cette obligation. C'est le cas de la convention Syntec qui précise cette obligation mais donne aussi des référents aux remboursements des frais que l'employé pourrait être amené à avancer. La notion de prime, ou de compensation en temps de repos, est elle aussi abordée dans cette convention collective.
Quels éléments doivent figurer dans un ordre de mission ?
- Identification du salarié : prénom, nom, adresse, fonction et, éventuellement, numéro d'identification interne.
- Cadre du déplacement : dates/heures de départ et de retour, destination(s).
- Mode de transport : train, avion… mais il est aussi important de préciser si l'employé utilisera son véhicule personnel.
- Conditions d'hébergement : lorsque nécessaire, le lieu d'hébergement sera précisé.
- Motif du déplacement : l'employeur précise ici les raisons qui motivent ce voyage d'affaires.
- Remboursement des frais de déplacement : au réel, sur présentation de factures, ou au forfait et alors le montant doit être précisé.
- Contrôle médical : cette formalité ne s'applique pas à tous les cas.
- Rémunération : si une prime ou un bonus est proposé, cela doit alors être mentionné dans l'ordre de mission.
- Conditions supplémentaires : l'employeur abordera ici des éléments comme le maintien des prestations sociales (retraite, prévoyance, sécurité sociale…), la possibilité de faire venir la famille, les conditions d'un éventuel rapatriement ou celles de réintégration dans l'entreprise une fois le moment du retour venu.
- Date et signature : l'ordre de mission devra être daté et signé par l'employeur.
Exemple d'ordre de mission
Société
Prénom + Nom de l'employeur
Adresse de la société
Prénom + Nom du salarié
Adresse du salarié
Lieu + date d'établissement de l'ordre de mission
Objet : ordre de mission
La société [nom de l'entreprise] confie à Madame/Monsieur [prénom, nom] occupant la fonction de [fonction du salarié dans l'entreprise] et résidant au [adresse personnelle] la mission de [objet de la mission].
Les objectifs de cette mission sont :
- Objectif 1
- Objectif 2
- …
Dans le cadre de cette mission, le déplacement se déroulera du [date de départ] au [date de retour] et durera donc [X jours/mois].
Ce déplacement aura lieu entre [adresse société ou adresse personnelle] et le lieu de la mission situé au [adresse].
Pour ce déplacement, les moyens de transport suivants seront utilisés :
- Moyen de transport 1, référence si possible (par exemple le numéro de vol), lieu de départ, date et horaire, lieu d'arrivée, date et horaire
- Moyen de transport 2, référence si possible (par exemple le numéro de vol), lieu de départ, date et horaire, lieu d'arrivée, date et horaire
- …
Pendant son déplacement, le lieu de résidence sera le suivant : [nom de l'hôtel] situé au [adresse de l'hôtel] du [date d'arrivée] au [date de départ], soit un total de [X nuitées/mois].
Les frais de déplacement seront remboursés sur une base réelle/forfaitaire.
[préciser alors si la présentation de factures est requise ou le montant forfaitaire du remboursement]
Signature de l'employeur
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